Enviar una encuesta desde la lista relacionada de un registro

1. En Zoho CRM, haz clic en Configuración > Ajustes > Personalización > Plantillas > Plantillas de correo electrónico.
2. En la página de Plantillas de correo electrónico, haz clic en Nueva plantilla
3. En la página de Nueva plantilla de correo electrónico, selecciona el Tipo de registro.
4. Completa todos los campos requeridos.
5. Mientras redactas el correo, haz clic en Insertar enlace a encuesta.
    
    
   
   • En la ventana emergente Insertar enlace a encuesta, selecciona la encuesta que deseas insertar desde la lista desplegable Selecciona la Encuesta.
     
     
     
   • Cambia el texto que se mostrará como el enlace de la encuesta, si es necesario.
   • Haz clic en Insertar.
6. Haz clic en Guardar. 

Nota
 

• Al crear una plantilla de correo electrónico, el botón Insertar enlace de encuesta aparece para los módulos de Prospectos/Contactos/Casos o cualquier otro módulo personalizado en el que tengas una lista de direcciones de correo electrónico. Ejemplo: Proveedores. También aparece para Oportunidades de venta, Órdenes de venta y Facturas.
• Solo los usuarios de Zoho CRM que tengan habilitado el permiso Gestionar plantillas de correo electrónico en su perfil pueden insertar el enlace de encuesta y crear una plantilla de correo electrónico.
  

Una vez que hayas creado una plantilla de correo electrónico con los enlaces de la encuesta, puedes enviar encuestas por correo electrónico a tus contactos. Las encuestas por correo electrónico pueden enviarse utilizando todas las opciones de envío de correos disponibles en Zoho CRM. Estas son las siguientes:

• Correos electrónicos automáticos
• Emails individuales
• Emails masivos

Envíos de correos automatizados usando reglas de flujo de trabajo

Puedes automatizar el envío de encuestas por correo electrónico creando una regla de flujo de trabajo para el módulo requerido. Por ejemplo, cuando ganas una oportunidad, quizás quieras enviarle al contacto asociado una encuesta genérica por correo sobre su experiencia de compra con tu organización. Puedes hacer esto configurando una Regla de Flujo de Trabajo. Cada vez que el campo Etapa sea actualizado a Cerrado Ganado, el contacto asociado con la oportunidad recibirá tu encuesta por correo electrónico. Ver también Crear reglas de flujo de trabajo

Emails individuales

También puedes enviar una encuesta por correo electrónico a un contacto de forma manual. Puedes enviar estas encuestas a tus prospectos y contactos desde la opción de Enviar correo en la página de Detalles del registro o en la Vista de lista.

En la página de redacción de correo, simplemente selecciona e inserta la plantilla de encuesta desde la lista desplegable de Plantilla de correo y envía el correo.

Alternativamente, puedes hacer clic en el icono de Encuesta () para buscar y enviar una encuesta en particular. No se requiere una plantilla de correo electrónico para hacer esto.

 

Correos Masivos

Hay dos formas de enviar correos electrónicos de encuestas masivas a tus contactos de Zoho CRM.

• Envía correos desde Zoho CRM usando la función de Correo Masivo
• Enviar correos desde Zoho Campaigns (Integra Zoho CRM con Zoho Campaigns)

Los correos electrónicos masivos pueden enviarse a tus contactos de CRM desde Zoho CRM utilizando la función de Correo Masivo. Sin embargo, existen límites para enviar correos masivos desde Zoho CRM. Si necesitas enviar correos a miles de contactos de una sola vez, puedes hacerlo integrando Zoho CRM con Zoho Campaigns. Utilizar Zoho Campaigns para enviar tus correos electrónicos también te permite acceder a estadísticas útiles de marketing por correo electrónico, como el número de aperturas, clics, correos rebotados, etc.

Para enviar correos masivos desde Zoho CRM

1. Haz clic en el módulo requerido (prospectos/contactos/módulo personalizado).
2. Selecciona la opción de correo masivo en las Herramientas del módulo
   
3. Selecciona la plantilla de encuesta por correo electrónico requerida y haz clic en Enviar. Consulta también Enviar correos masivos 
   
    

Para enviar correos masivos de encuestas desde Zoho Campaigns

1. Integra Zoho CRM con Zoho Campaigns, si aún no lo has hecho. Ver también: Configuración de la integración con Zoho Campaigns
2. En tu cuenta de Zoho Campaigns, sincroniza los contactos de Zoho CRM con la lista de correo correspondiente en Zoho Campaigns.
   
    
3. Para crear una campaña de encuesta, en la pestaña Campañas de correo, haz clic en Campañas avanzadas > Campañas de encuesta > Campaña de Zoho Survey.
   
   
4. En la pestaña Información básica, ingresa el Nombre de la campaña, selecciona la encuesta que deseas enviar a tus contactos desde la lista desplegable de Encuestas y completa todos los demás datos requeridos.
   
    
5. Haz clic en Crear contenido.
6. Elige la plantilla de correo electrónico deseada.
7. Edita el contenido del correo electrónico según sea necesario y haz clic en Guardar y cerrar. 
   Ten en cuenta que al hacer clic en el botón de llamado a la acción, el usuario será dirigido a la encuesta seleccionada. Este botón de CTA se puede editar.
8. Una vez que hayas revisado el contenido, haz clic en Destinatarios.
9. Elige tu(s) lista(s) de correo a la(s) que deseas enviar la encuesta. Haz clic en  Continuar.
   
    
10. Revisa todas las acciones y Envía Inmediatamente o Programa la campaña según sea necesario.
    Después de enviar la campaña, puedes ver las respuestas a estas encuestas en la página de detalles del cliente potencial o contacto correspondiente, en la sección Zoho Survey dentro de Zoho CRM.
    
    También puedes habilitar la actualización automática de los campos del CRM con las respuestas de la encuesta. Para hacerlo, debes haber mapeado CRM-Encuesta antes de enviar la campaña. Consulta también: Actualizar automáticamente los datos del CRM con las respuestas de la encuesta

Ver respuestas de la encuesta

Uno de los principales beneficios de la integración con Zoho Survey es que puedes ver las respuestas de las encuestas de manera contextual directamente desde Zoho CRM. Esto te ahorra el trabajo de buscar manualmente la respuesta de un contacto en los resultados de la encuesta. Si vas a presentar una propuesta a un contacto, puedes ver su número de contacto y sus respuestas a la encuesta en la misma página.

Para ver las respuestas de la encuesta

1. Haz clic en el módulo.
   La lista relacionada de Zoho Survey está disponible para cualquier módulo que tenga un campo de correo electrónico, incluyendo los módulos personalizados.
2. Selecciona un registro para ir a la página de Detalles del Registro.
   En la sección de Zoho Survey, se mostrarán los detalles de las encuestas por correo electrónico enviadas a los registros. Las columnas Enviado por y Fuente te indican si la campaña ha sido enviada desde Zoho CRM vía Correo Individual/Correo Masivo/Alerta de Flujo de Trabajo o desde Zoho Campaigns.
   
    
3. Haz clic en el enlace Ver respuesta para la encuesta correspondiente.
   Si el destinatario no ha respondido a una encuesta, no aparecerá el enlace Ver respuesta . En su lugar verás una entrada llamada "Aún no responde".
4. En la ventana emergente de Resultados de la encuesta, selecciona lo siguiente para ver los detalles de las respuestas:
   
   • Reporte individual- Haz clic en Respuesta individual para ver los detalles de la respuesta exacta del cliente/prospecto.
     
     Los detalles incluyen la respuesta real del cliente/prospecto, el tiempo de respuesta y la dirección IP.
      
     
      
   • Reporte de resumen- Haz clic en Reporte de resumen para ver los detalles de la respuesta general a la encuesta.
     
     Los detalles incluyen el total de visitas a la encuesta, el número total de respuestas, la respuesta que recibió la mayor cantidad de votos, etc.
      
      
     

Nota

• El enlace Ver respuesta puede que no se muestre si el encuestado ha respondido la encuesta pero se utilizó un servicio de correo electrónico distinto a Zoho CRM para enviar los correos masivos.
  

Responder la encuesta en nombre de tus encuestados

Además de enviar encuestas a tus prospectos y clientes, también puedes completar una encuesta en su nombre. Por ejemplo, si estás en una llamada con un cliente y él o ella prefiere responder las preguntas de tu encuesta por teléfono en lugar de hacerlo por correo electrónico. En ese caso, puedes completar la encuesta por correo electrónico en nombre del cliente y enviar la encuesta.

Para realizar una encuesta

Las encuestas realizadas por un usuario de Zoho CRM en nombre de un cliente potencial o contacto se tratan como cualquier otra encuesta regular. Para distinguir las encuestas tomadas por usuarios de Zoho CRM de aquellas respondidas por clientes, busca la entrada "Tomada por usuario" para una encuesta en la columna Origen de la Lista Relacionada de Zoho Survey.

Actualiza automáticamente los registros de Zoho CRM con respuestas de encuestas

La integración de Zoho Survey con Zoho CRM permite la actualización automática de los datos de Zoho CRM con las respuestas de las encuestas. Al combinar los datos de Zoho CRM y de las encuestas, puedes obtener información valiosa y tomar mejores decisiones empresariales basadas en datos. Esta es una función potente que te permite automatizar tus planes de acción posteriores a la encuesta de manera eficiente, sin esfuerzos manuales. Una vez que asocias los campos de Zoho CRM con las preguntas correspondientes de la encuesta, según las respuestas de tus clientes, puedes activar todas las acciones basadas en flujos de trabajo como 'Enviar alerta, Actualizar campo, Asignar propietario, Funciones personalizadas'.

Por ejemplo, has enviado una encuesta a tus clientes sobre el desempeño de tu representante de ventas. La encuesta tiene una pregunta que le pide al destinatario calificar las habilidades de comunicación del representante de ventas. Quieres ver a todos los usuarios que han calificado las habilidades como "Excelente". Todo lo que tienes que hacer es aplicar un filtro y buscar todos los registros en los que el valor del campo personalizado "Comunicación del representante de ventas" sea "Excelente". ¡Listo! Se mostrarán todos los registros que cumplan con los criterios.

Esto se logra al asociar los campos de Zoho CRM con las preguntas respectivas de la encuesta antes de enviarla. La respuesta a una pregunta en particular se actualiza como el valor para el campo asignado. Para asociar campos de Zoho CRM con preguntas de la encuesta, sigue los pasos a continuación:

1. Ve a https://survey.zoho.com/ y crea una encuesta.
2. En la Pestaña de Integración, haz clic en Zoho CRM.
3. En la sección de Integración CRM, haz clic en Integrar ahora.
4. Selecciona el módulo requerido.
   
    
5. Asigna todos los campos a las preguntas correspondientes de la encuesta.
   Por ejemplo, asigna el campo "Comunicación del Representante de Ventas" a la pregunta "¿Qué te parecen las habilidades de comunicación de nuestro representante de ventas?"
   
   Si no tienes un campo adecuado, crea un campo personalizado en Zoho CRM y luego asigna el campo a la pregunta.
6. Selecciona el Tipo de Acción como Actualizar Registro. Esto significa que Zoho CRM simplemente actualizará los campos del registro existente.
   Selecciona Agregar Registro si quieres que Zoho CRM cree un registro a pesar de los duplicados.
   Selecciona Agregar/Actualizar Registro si quieres que Zoho CRM verifique duplicados. Si existe un duplicado, solo se actualizará el registro existente. Si no hay tal registro, se creará uno nuevo y se agregarán las respuestas.
7. Selecciona Prellenar campos mapeados desde CRM a la encuesta si deseas que Zoho Survey muestre el valor existente de los campos que ya están disponibles en Zoho CRM.
   Por ejemplo, si el nombre del prospecto/contacto ya está disponible en el CRM, el destinatario no tendrá que escribir su nombre al responder la encuesta. Su nombre se prellenará y se mostrará automáticamente.
8. Haz clic en Guardar.
   Ahora las preguntas de Zoho Survey están mapeadas con los campos de Zoho CRM.

Para enviar esta encuesta a un cliente potencial/contacto

1. Crea una nueva Plantilla de correo electrónico.
2. Inserta el enlace de la encuesta en la plantilla.
   
   El Id del potencial cliente se agrega automáticamente a la URL de la encuesta. Esto es fundamental para obtener las respuestas de la encuesta de ese registro en particular.
   
   Si no deseas tener este ID, puedes eliminarlo manualmente. Ten en cuenta que si eliminas este ID o lo modificas, las respuestas de la encuesta no se registrarán de manera automática en Zoho CRM.
   
    
3. Guarda la plantilla.
4. Selecciona esta plantilla al enviar el correo electrónico de la encuesta a un cliente potencial/contacto.

Para ver el registro actualizado con las respuestas de la encuesta

1. Haz clic en el lead/contacto deseado
2. En la página de Detalles del Registro, verás que las respuestas de la encuesta se han actualizado automáticamente en los campos respectivos.
   
   

Como puedes ver, las respuestas de la encuesta ahora están disponibles como datos de Zoho CRM. Puedes filtrar registros específicos según ciertos criterios. Por ejemplo, para ver quién calificó las habilidades de comunicación del representante de ventas como "Excelente", crea una vista personalizada con los criterios adecuados.

Se muestran los registros que coinciden con los criterios.