Disponibilidad de las funciones: planes Premium y Empresarial. También disponible para usuarios de Zoho CRM Plus y Zoho One.

Activar presupuesto

• El Presupuesto del proyecto está activado de forma predeterminada para los perfiles de administrador. 
  
• En el caso de otros perfiles, para habilitar el permiso de presupuesto del proyecto, edite Perfiles.
  
• EVM solo se puede habilitar si el presupuesto del proyecto está habilitado.

Activar umbral de presupuesto y límite de sobrepaso

Reciba notificaciones por correo electrónico cuando el coste real exceda el umbral especificado o el presupuesto planificado.    

1. Alterne los botones Correo electrónico de umbral de presupuesto y Correo electrónico de sobrepaso del presupuesto en la sección Configuración de presupuesto. 
   
2. Haga clic en Personalizar correo electrónico para modificar la plantilla de correo electrónico.  
   
3. Haga clic en Guardar.
   

Establezca el presupuesto para un proyecto

1. Vaya a Proyectos en el panel de navegación de la izquierda y, luego, haga clic en Nuevo proyecto.
   
2. Añada los detalles del proyecto.
   
3. Seleccione la divisa según sus requisitos en la sección Presupuesto.
   
4. Seleccione Según la cantidad o Según las horas en el campo Presupuesto del proyecto a fin de configurar/crear un presupuesto para su proyecto. También puede configurar el presupuesto para los hitos y las tareas. Si no desea configurar un presupuesto en este momento, puede seleccionar Ninguno.
   
5. Añada la cantidad o las horas de presupuesto según su selección anterior.
   
6. Añada el límite del umbral. Puede definir este límite solo si activó Correo de umbral de presupuesto en Configuración de presupuesto. Tenga en cuenta que recibirá una notificación por correo electrónico cuando el coste real exceda este límite. Haga clic aquí para saber cómo activarlo.
   
7. Elija el Método de facturación. 
   
   • Según las horas de trabajo del personal: a los usuarios se les asignan diferentes tarifas y la facturación del proyecto se basa en las tasas de usuario de los miembros que trabajan en el proyecto. Puede establecer las tasas de usuario en la página Agregar usuario.
     
   • Según las horas del proyecto: a los usuarios se les asigna una tarifa estándar y la facturación del proyecto se basa en las horas registradas para el proyecto en su totalidad.
     
   • Costo fijo para el proyecto: se factura a los clientes según un costo fijo. Esta opción solo está disponible para portales integrados con Zoho Invoice. En esta opción, debido a que la facturación se realiza en función de un costo fijo, no puede realizar un seguimiento de un presupuesto con una cantidad variada. Es decir, no se aplica el tipo de presupuesto basado en el monto.
     
   • Según las horas de tarea/tema: según el método de facturación basado en tareas o temas, a los clientes se les factura según las horas registradas en tareas o temas. Este método de facturación se utiliza cuando su organización proporciona servicios que son independientes entre sí y, por lo tanto, cada tarea o tema requiere un presupuesto diferente según su propósito. Esto se agregará a la lista de tareas, hitos y costes planificados del proyecto.
     
8. Si selecciona Costo fijo para el proyecto, añada el costo fijo.
   
9. Si selecciona Según las horas del proyecto, añada la Tasa por hora.
   
10. Si selecciona el método de facturación basado en tareas o temas, añada la Tasa por hora predeterminada.
    

Haga clic aquí para comprender cómo se calcula el costo real y planificado en función de las métricas anteriores.

• La divisa predeterminada es la moneda base que se elige cuando habilita el presupuesto. Se utiliza para la elaboración del presupuesto solo cuando no se elige ninguna moneda durante la creación del proyecto.
  
• La vista de lista de proyectos muestra el presupuesto consolidado para tareas y temas.
  
• El costo planificado para una tarea recurrente se multiplicará por la cantidad de ocurrencias.
  
• Para ver los costos planificados, los usuarios deben tener el permiso Tarea > Ver todo.
  
• Para ver los costos reales y previstos, los usuarios deben tener el permiso Planilla de horas trabajadas > Ver todo.
  

El gráfico del presupuesto del proyecto se muestra en el panel.  Si no puede ver los detalles del presupuesto, haga clic en y habilite Estado del presupuesto. El gráfico proporciona una vista detallada del costo planificado y del costo real incurrido para la tarea. La variación de costos es la diferencia entre el costo previsto y el costo real. Un presupuesto tiene excedentes cuando el costo planificado es mayor que el costo real; de lo contrario, el presupuesto se sobrepasa.

Proyecciones

El costo u horas proyectados proporciona una imagen futurista basada en el desempeño actual de un proyecto. Es el costo estimado en el momento de la finalización y se calcula en función del porcentaje de finalización según la fecha, el costo planificado y el costo real.

El costo o las horas proyectadas se calculan en función de las horas de trabajo o las horas planificadas y las horas reales registradas para las tareas y la tasa por hora. Las fórmulas para calcular el costo proyectado y las horas proyectadas se proporcionan a continuación:

• Costo proyectado = (((100 - % de finalización) * costo planificado)/100) + costo real
  
• Horas proyectadas = (((100 - % de finalización) * horas planificadas)/100) + horas reales.
  

Calcular presupuesto

• Horas planificadas: total de horas de trabajo
  
• Horas reales: total de horas registradas facturables
  
• Costo planificado: horas planificadas * tasa por hora
  
• Costo real: horas reales * tasa por hora
  
• Variación de costos: costo planificado - costo real
  

Programa de cálculo automático del presupuesto

El presupuesto se calcula automáticamente cada seis horas. Dentro del intervalo de actualización automática, si desea calcular el presupuesto, haga clic en el botón en el widget Estado del presupuesto.

Requiere el permiso Tarea y Planilla de horas trabajadas > Ver todo.

Realizar un seguimiento de los excesos del presupuesto

Vaya al módulo correspondiente (Tarea/Hito), haga clic en y seleccione Sobrepaso en el campo Presupuesto. Las horas de registro se pueden marcar como facturables en caso de que se cobre un costo al cliente y como no facturables para indicar que las horas no se cobran. Cuando los miembros del equipo registran el tiempo para la tarea, se calculará automáticamente el costo real de las horas facturables aprobadas. Esto actualiza el presupuesto en tiempo real. Es posible que tenga que aprobar o rechazar los registros de la planilla de horas trabajadas para garantizar que el presupuesto se calcule con precisión.

Editar presupuesto

Una vez que se establece el presupuesto del proyecto, se puede editar si es necesario.

1. Haga clic en Proyectos en el panel de navegación de la izquierda.
   

2. Pase el cursor sobre un proyecto y haga clic en .
   

3. Seleccione Editar proyecto.
   

Puede realizar un seguimiento de los costos del proyecto con presupuestos y entregarlo a tiempo sin problemas mediante la gestión de los costos reales y planificados. Esto permite una planificación más precisa para proyectos futuros, según los fondos disponibles y el ancho de banda del equipo.

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo realizar la integración en Zoho Invoice o Zoho Books.