Integración de Zoho Invoice

Integración de Zoho Invoice

Puede crear un presupuesto de proyecto, facturar los registros de hora y registrar los gastos de todos sus proyectos con la integración de Zoho Projects en Zoho Invoice o Zoho Books. Los gestores del proyecto pueden crear un presupuesto para ver el coste real frente al previsto en tiempo real. La factura enumera los productos o servicios que forman parte de la venta, el precio y la cantidad, los distintos impuestos aplicados y los descuentos otorgados. Puede guardar una factura como borrador para editarla posteriormente. Si la factura sobrepasa su fecha de vencimiento, el estado cambia automáticamente a Vencido. Es importante registrar todos los gastos para conocer el coste real.
También puede generar estimaciones y enviar la cotización a los clientes. La estimación se puede marcar como Aceptada si el cliente está de acuerdo con la cotización, de lo contrario se puede marcar como Rechazada. Obtenga planillas de horas trabajadas, contactos, tareas, usuarios y errores que estén asociados con Zoho Projects o Zoho Books. Realice un seguimiento de todas las facturas y los gastos integrando Zoho Projects en Zoho Books o Zoho Invoice.

Beneficios:

  1. Cree facturas por las horas registradas para sus proyectos en Zoho Projects.
  2. Cree estimaciones para sus proyectos basadas en el presupuesto de su proyecto.
  3. Genere estimaciones y envíe cotizaciones a los clientes.
  4. Elija el método de facturación basado en módulos para sus proyectos.
Disponibilidad de las funciones: planes Exprés, Premium y Empresa

Integrar Zoho Books o Zoho Invoice

  1.  Haga clic en en la esquina superior derecha. 
  2. Elija Aplicaciones de Zoho en Marketplace. Ahora, seleccione Activar Invoice o Activar Books en Zoho Invoice o Zoho Books.  
  3. Haga clic en ¿Cómo generar una clave de ZSC? para obtener la clave de ZSC.
  4. Si no dispone de una cuenta de usuario de Zoho Books de Zoho Invoice, se le solicitará crear una nueva organización.
  5. Una vez que haya creado y configurado su organización, será redirigido a Zoho Invoice o Zoho Books.
  6. En Zoho Invoice o Zoho Books, en el panel, haga clic en el ícono de configuración en la esquina superior derecha y, luego, en Integraciones.
  7. Haga clic en Clave de ZSC de Zoho Invoice o Clave de ZSC de Zoho Books y, luego, en Generar ahora para generar una nueva clave de ZSC.
  8. Copie el ID de correo electrónico y la clave de ZSC.
  9. En Zoho Projects, ingrese el ID de correo electrónico y la clave de ZSC copiados.

  10. Seleccione la organización y el permiso financiero.
  11. Seleccione una fecha a partir de la cual los registros de tiempo se deben facturar. Los registros de tiempo anteriores a esta fecha se marcarán como facturados.
  12. Habilite Facturar hitos en Preferencias de integración para crear una facturación de coste fijo a un hito.
  13. Haga clic en Guardar. 
  • Los usuarios deben contar con el permiso para ver todas las planillas de horas trabajadas antes de que se les pueda otorgar el permiso para acceder a Zoho Invoice.
  • Vaya a > Marketplace > Aplicaciones de Zoho > Mosaico de Zoho Invoice/Zoho Books. Haga clic en Actualizar. Los perfiles con el permiso para ver todas las planillas de horas trabajadas aparecerán en la sección Configuración > Accesible a. Si se selecciona un perfil, se les dará a los usuarios que tengan ese perfil acceso a la pestaña Finanzas en Zoho Projects.
  • El presupuesto se habilita automáticamente para los usuarios integrados a Zoho Books o Zoho Invoice. Haga clic aquí para obtener más información sobre la función de presupuesto.

Costo fijo

Zoho Projects le permite facturar a sus clientes en función de un coste fijo. Esta opción se encuentra disponible solo para los portales integrados a Zoho Invoice. Si desea realizar el seguimiento de un presupuesto con monto variado, utilice el método de seguimiento del presupuesto.

  1. Vaya a la vista de lista de proyectos y haga clic en Nuevo proyecto.   
  2. Añada los detalles del proyecto y desplácese a la sección Presupuesto.    
  3. Seleccione Ninguno o Según las horas en el cuadro de selección Presupuesto del proyecto.   
  4. Seleccione Costo fijo del proyecto en la lista desplegable Método de facturación.
  5. Haga clic en Agregar después de completar los campos necesarios en el formulario del nuevo proyecto.


Facturación basada en tareas y problemas

Si su organización se ocupa de diferentes actividades y tareas, como desarrollo de aplicaciones móviles, animación, mejoras de UI/UX, interfaz de IA, diseño de iconos, etc., puede optar por un método de facturación basado en tareas para su proyecto, ya que cada tarea es independiente y la facturación se basa en el servicio proporcionado a sus clientes. Veamos cómo se hace esto en detalle.

  1. Vaya a Proyectos y haga clic en Nuevo proyecto.
  2. Añada los detalles del proyecto y desplácese a la sección Presupuesto.
  3. Seleccione el tipo de presupuesto en la lista desplegable Presupuesto del proyecto.
  4. Seleccione Basado en horas de tareas/problemas en la lista desplegable Método de facturación.
  5. Añada Tarifa por hora predeterminada. Esta tarifa se puede editar en las tareas si estas requieren una tarifa por hora diferente.

El costo planificado de la tarea es el producto de las horas de trabajo de la tarea y la tarifa por hora. El costo real de la tarea es el producto de las horas registras y la tarifa por hora.
  • Costo planificado de la tarea = horas de trabajo * tarifa por hora.
  • Costo real de la tarea = horas registradas * tarifa por hora.
La Tarifa por hora predeterminada especificada al momento de crear el proyecto no se puede editar debido a problemas. Esto solo se puede hacer para las tareas. El costo planificado para una tarea recurrente se multiplicará por la cantidad de ocurrencias. Esto se agregará a la lista de tareas, hitos y costos planificados del proyecto.

Crear una factura

  1. Vaya a su proyecto y seleccione Finanzas.
  2. Haga clic en Crear factura para crear la factura de su equipo.
  3. Elija los criterios de clasificación de la factura.
  4. Seleccione los campos que desea que se muestren, como nombre y descripción del elemento.
  5. Haga clic en Guardar para continuar.
  6. Complete los detalles e ingrese los destinatarios en el campo Enviar correo electrónico a.
  7. Haga clic en Guardar para enviar la factura a los clientes.
  • El campo Facturar hasta es obligatorio para generar la factura. Por lo tanto, seleccione una fecha si aún no lo ha hecho.
  • Solo puede crear una factura para los registros de planilla de horas trabajadas facturables según el rango de fechas seleccionado. Solo se facturarán los registros de tiempos aprobados si selecciona la opción “Enviar con aprobación” en Configuración del portal. (Para habilitar esto: haga clic en  y vaya a Configuración del portal > Tarea y planilla de horas trabajadas > Configuración de planillas de horas trabajadas. Habilite Enviar con aprobación en la sección Proceso de aprobación de planillas de horas trabajadas).
  • Si no seleccionó la opción de aprobación, se facturarán todos los registros de tiempo.

Seleccione la opción Incluir todos los gastos no facturados del cliente seleccionado para facturar todos los gastos.

Aquí se muestra un ejemplo de factura a modo de referencia:

Editar una factura

Todas las facturas creadas se guardan en la pestaña Finanzas.

  1. Seleccione la factura que desea editar. 
  2. Haga clic en para editar los detalles de la factura.
  3. Haga clic en Guardar para actualizar los cambios.  

Eliminar una factura 

  1. Seleccione la factura que desea eliminar. 
  2. Haga clic en  para eliminar la factura.
  3. Confirme su acción.

Crear factura para un hito

  1. Haga clic en Proyectos y seleccione el proyecto para el cual desea facturar hitos en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haga clic en Hitos en el panel de navegación superior.
  3. Seleccione un hito que desee facturar.
  4. Vaya a la pestaña Facturas y haga clic en Crear factura.
  5. Elija el rango de fechas de Facturar hasta para la factura.
  6. Seleccione los campos que se mostrarán, como nombre del elemento, descripción y monto del elemento de línea de la factura.
  7. Seleccione la casilla de verificación para marcar las planillas de horas trabajadas asociadas con los hitos como facturadas.
  8. Haga clic en Guardar para continuar.
  9. Complete los detalles y haga clic en Guardar.
  1. Puede enviar un correo electrónico o imprimir una factura, así como exportar la factura como archivo PDF.
  2. Puede filtrar las facturas en función de diferentes criterios como facturas anuladas, de borrador, pagadas y enviadas.

Crear una estimación

Una estimación es una propuesta que se envía a los clientes con una cotización detallada. Después de que el cliente acepta la estimación, esta se puede convertir en un pedido de ventas o una factura.

  1. Vaya a su proyecto y seleccione Finanzas. 
  2. Seleccione la pestaña Estimaciones y haga clic en Crear estimación.
  3. Complete los detalles e ingrese los destinatarios en el campo Enviar correo electrónico a.
  4. Haga clic en Guardar para enviar la estimación a los clientes.

Registrar un gasto

  1. Haga clic en la pestaña Gastos en Facturas y gastos.
  2. Haga clic en Crear gasto en la esquina superior derecha para crear un nuevo registro de gastos. 
  3. Especificar los detalles del gasto
  4. Haga clic en Guardar para guardar el registro de gastos.

Editar un registro de gastos 

Todas las facturas creadas se guardan en la pestaña Finanzas. 

  1. Seleccione el gasto que desea editar. 
  2. Haga clic en  para editar los detalles de la factura.
  3. Haga clic en Guardar para actualizar los cambios.  

Eliminar un registro de gastos 

  1. Seleccione el gasto que desea eliminar. 
  2. Haga clic en  para eliminar la factura.
  3. Confirme su acción.
  • Puede adjuntar, cambiar y eliminar un recibo de gastos.
  • Los detalles de la factura se visualizan en Planilla de horas trabajadas, Tareas y Errores.
  • La factura creada en Zoho Projects aparecerá en Zoho Invoice o Zoho Books.
En caso de que suceda un imprevisto durante la integración, puede ver el resumen de errores en Zoho Books o Zoho Invoice en Configuración > Integraciones > Zoho Projects > Ver resumen de errores, el cual contiene una lista por módulo de los errores que se produjeron.

Resumen de rentabilidad

Vea el resumen de rentabilidad de su proyecto en el panel del proyecto.

  1. Vaya a un proyecto y haga clic en Panel en la barra de navegación superior.
  2. Obtenga información sobre los ingresos y los gastos registrados en su proyecto en el widget Resumen de rentabilidad.
  3. Seleccione la opción Acumulación o Efectivo.
    • Acumulación: muestra los ingresos que se han facturado al cliente, pero cuyo pago aún no se recibe.
    • Efectivo: muestra los ingresos y los gastos después de que se hayan pagado las facturas.
  4. Vea los datos del año fiscal actual, del año fiscal anterior, de los últimos 12 meses o de los últimos 6 meses.

Migrar desde una integración anterior a una nueva

Con la nueva integración, sus datos de Zoho Projects se sincronizarán con el módulo de seguimiento de tiempo en Zoho Invoice/Books. Puede realizar todas las transacciones relacionadas con las finanzas a través de la pestaña Finanzas en Zoho Projects. También puede configurar las preferencias del contacto (ya sea sobrescribiendo o clonando los contactos de un cliente principal) en Zoho Invoice/Books.

  1. Vaya a > Marketplace > Aplicaciones de Zoho > Mosaico de Zoho Invoice/Zoho Books > Actualizar.
  2. Seleccione Migrar.
  3. Una vez que haya terminado de leer los cambios en la migración, haga clic en Continuar.
  4. Establezca el cliente principal en la siguiente pantalla. La práctica recomendada es marcar a un cliente como principal y, luego, realizar la migración. Tenga en cuenta que el cliente principal es necesario para generar las facturas. Sin embargo, puede omitir este paso si no desea establecer uno de momento.
  5. Haga clic en Migrar.
  6. Verifique la pestaña Resumen de errores para ver si existen errores en la migración.

Eliminar integración

El propietario del portal puede eliminar la integración de Zoho Invoice.
  1. Vaya a > Marketplace > Aplicaciones instaladas.
  2. Seleccione Zoho Invoice.
  3. Haga clic en Eliminar integración. La eliminación de esta integración provocará que las entradas de la planilla de horas trabajadas ya no se facturen. Los proyectos sincronizados con Zoho Books no se verán afectados.
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