La création d'un processus est essentiellement une procédure en 3 étapes.
Que signifie le flux de processus ci-dessus ?
Il s'agit d'une représentation illustrée du processus de suivi des transactions dans Zylker Inc. Les transactions qui entrent dans ce processus passeront par toutes les étapes dans l'ordre affiché sur l'image.
La « transition » se réfère au changement d'état dans un processus. C'est le lien entre deux états, où les conditions pour le passage d'un état à l'autre sont clairement définies. Une transition est composée de trois parties : Before (Avant), During (Pendant) et After (Après).
Par exemple, étudions la transition entre ces deux états : Qualified (Qualifié) et Negotiation Done (Négociation terminée). Appelons-la « Négocier ». Dans l'exemple de Zylker, voici quelques lignes directrices à observer lors de la configuration des paramètres de transition dans ce scénario.
Remarque: le nom de la transition peut comporter jusqu'à 50 caractères.
Nous allons voir comment nous pouvons incorporer tous ces points sur le Blueprint.
Cette section guide les propriétaires de transition dans l'achèvement d'une étape particulière d'un processus en les invitant à entrer des champs spécifiques, des remarques, des pièces jointes et d'autres informations contextuelles. Par exemple, dans le processus de suivi des transactions, les représentants commerciaux peuvent être tenus de saisir le pourcentage de réduction, des remarques et de joindre quelques documents commerciaux en fonction de la politique de l'organisation. Dans ce cas, tous ces détails peuvent être exigés dans la section During Transition (Pendant la transition) de la transition Negotiation (Négociation).
Voici les détails que vous pouvez requérir dans la section Pendant la transition :
Pour requérir des champs du module du Blueprint et de modules associés
Pour requérir des champs du module du Blueprint et de modules associés
La liste de contrôle fera partie de votre section Pendant la transition, qui, lors de sa configuration par le responsable ou l'architecte du processus, apparaîtra pour les propriétaires éligibles de la transition.
Par exemple, dans notre processus de suivi de transaction, les éléments suivants peuvent faire partie d'une liste de contrôle Negotiation Transition (Transition de négociation).
Pour requérir des listes de contrôle
Par exemple, une fois que la réduction a été approuvée et que la transaction est dans l'étape Contrat, vous pouvez souhaiter que les commerciaux associent le devis et programment un appel avec le client afin de poursuivre avec les obligations juridiques. Dans ce cas, vous pouvez requérir la création d'une tâche et l'association d'un bon de commande.
Cela dépendra du contexte et guidera les équipes de vente dans la décomposition d'un processus écrasant en plus petits morceaux et en actions réalisables.
Pour requérir la création d'éléments associés
Pour ajouter un message aux propriétaires de transition
Pour rendre les remarques obligatoires
Pour rendre obligatoires les pièces jointes
Définissez les actions à automatiser à l'achèvement de la transition. Les actions qui peuvent être automatisées dans la section Après la transition sont les suivantes :
Dans l'exemple de Zylker, une notification par e-mail doit être envoyée automatiquement au directeur des ventes concernant une transaction soumise pour l'approbation d'une réduction. Par conséquent, choisissez Email Alerts (Alertes par e-mail) et ajoutez le modèle d'e-mail correct.
De la même manière, vous pouvez créer des conditions pour chaque transition jusqu'à la fin du processus.
Une transition commune est une transition qui peut être exécutée à partir de tous les états d'un processus.
Pour rendre cela possible, vous devez faire de Deal Lost (Transaction perdue) une transition commune en cochant la case comme dans l'image suivante. Une fois que vous aurez fait cela, vous verrez la transition Deal Lost (Transaction perdue) sur tous les états.
Lors de la formulation d'un blueprint pour votre processus de vente, il est probable que vous deviez souvent la modifier avant de trouver la bonne. Zoho CRM offre un environnement de test appelé Sandbox qui vous permet de vérifier comment votre blueprint fonctionne, sans lui attribuer les données réelles.
Voir aussi : Sandbox
Dans le diaporama suivant, vous trouverez des exemples de flux de processus pour les entreprises de divers secteurs comme l'éducation, l'immobilier, l'assurance, la banque et la finance. Ce sont des flux de processus génériques destinés à vous donner la perspective nécessaire pour commencer à créer vos propres Blueprints. Vous pouvez configurer les états, les transitions et le flux en fonction de vos besoins uniques. Parcourez la galerie dès maintenant !