Activer l'intégration de Zoho Projects

Pour activer l'intégration

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
   
2. Sélectionnez Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
   
3. Sur la page Intégration de Zoho Projects, cliquez sur Démarrer.
   Les utilisateurs de l'édition gratuite peuvent essayer cette fonctionnalité pendant 15 jours.
   
   

L'intégration de Zoho Projects pour votre compte CRM comporte trois étapes principales.

• Configuration du portail
  
• Mappage de champs
  
• Mappage de comptes clients
  
  
  

Configuration du portail

• Portail Zoho Projects : dans Zoho Projects, un portail permet de centraliser l'accès et la gestion de tous les projets. Vous pouvez configurer un portail depuis Zoho Projects dans le cadre de cette intégration. Lors de l'intégration, tous les projets associés au portail sélectionné seront transférés vers Zoho CRM et peuvent être gérés depuis Zoho CRM. Trois cas de figure sont possibles dans le cadre de la configuration du portail.
  
  • Configurer votre propre portail Zoho Projects
    
  • Configurer le portail d'un autre utilisateur
    
  • Créer un portail dans Zoho Projects
    
• Mappage des champs : pendant l'intégration, vous pouvez mapper les champs Zoho Projects avec les champs CRM correspondants. Les champs standard et personnalisés de Zoho Projects s'affichent dans le mappage de champs. Vous pouvez choisir les champs CRM correspondants dans les modules Transactions et Comptes et les mapper. Le mappage des champs permet de s'assurer que les champs sont renseignés automatiquement dans Zoho CRM chaque fois qu'un nouveau projet est créé.
  
• Autorisations pour les utilisateurs de Zoho CRM : vous devez définir les autorisations pour tous les utilisateurs de Zoho CRM en fonction de leurs profils. Lors de la configuration des autorisations pour les profils, tous les utilisateurs CRM correspondant aux différents profils sont automatiquement transférés vers Zoho Projects. Par défaut, le rôle des utilisateurs Zoho CRM transférés vers Zoho Projects est défini sur « employés ». Si des utilisateurs CRM existent déjà dans Zoho Projects avant cette intégration, leurs rôles restent inchangés.
  

I. Configurer votre propre portail Zoho Projects

Pour configurer votre portail

1. Sélectionnez Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
   
2. Dans la page Intégration de Zoho Projects, sous Nom du portail, sélectionnez un portail dans la liste déroulante.
   Tous vos portails seront affichés ici.
   
   

II. Utiliser le portail d'un autre utilisateur

Pour configurer le portail d'un autre utilisateur

1. Sur la page Configuration de Zoho Project, cliquez sur le lien Utiliser le ou les portails d'un autre utilisateur.
   
   
2. Saisissez l'adresse e-mail de l'administrateur et cliquez sur Envoyer pour approbation.
   Un e-mail d'invitation sera envoyé à cette adresse.
   
   Vous devez attendre que la confirmation soit effectuée par l'administrateur des projets. Si l'e-mail n'est pas reçu, vous pouvez le renvoyer à partir de la page de configuration.
   
3. Une fois approuvée, la page de configuration affiche Approuvé.
   
4. Vous pouvez cliquer sur Continuer ou Abandonner l'intégration.
   

Remarque

1. Lors du renvoi de l'invitation, un e-mail de rappel est envoyé à l'administrateur du projet. Lors de l'annulation de l'invitation, la demande envoyée ne sera plus valide. 
   
2. Une notification par e-mail est envoyée lors de l'approbation. Vous pouvez cliquer sur Continuer l'intégration. Une fois l'intégration annulée, vous pouvez envoyer une nouvelle demande. 
   

Comment l'administrateur de Zoho Projects approuvera-t-il la demande de portail ?

L'administrateur de Zoho Projects reçoit un e-mail du demandeur (administrateur CRM). Il doit confirmer la demande et sélectionner le portail auquel il souhaite donner accès.  

L'administrateur peut rejeter la demande s'il ne souhaite pas autoriser l'accès aux portails.

Si les portails ne sont pas disponibles, le système rejette automatiquement la demande et une notification par e-mail est envoyée au demandeur et à l'administrateur.  

Pour approuver la demande du portail

1. Ouvrez l'e-mail de demande du portail et cliquez sur Cliquer ici.
   Vous serez redirigé vers la page Zoho Accounts. 
2. Cliquez sur Confirmer.
   

Vous recevrez un message de réussite. Une approbation par e-mail sera envoyée au demandeur également.

Remarque

Si les portails actifs ne sont pas disponibles, l'administrateur reçoit un message indiquant une URL non valide.

III. Créer un portail dans Zoho Projects

Si vous ne disposez d'aucun portail, vous pouvez en créer un nouveau à partir de Zoho CRM.

1. Dans Zoho CRM, sous Configuration de portail, cliquez sur Créer un nouveau portail.
   
   
   
2. Spécifiez un nom de portail.
   
3. Cliquez sur Créer.
   
4. Choisissez le portail dans la liste déroulante et cliquez sur Enregistrer.
   

   Votre nouveau portail est maintenant créé et intégré à Zoho CRM.
   

   
   

Mapper des champs Zoho Projects avec CRM

Pour mapper des champs

1. Sous Mappage des champs, cliquez sur Mapper maintenant.
   
   
2. Sur la page Mapper les champs, choisissez les champs CRM correspondants dans la liste déroulante sous les modules Transactions et Comptes.
   Les champs standard et personnalisés de Zoho Projects s'affichent.
3. Cliquez sur Terminé.
   
   
   
   

Définir les autorisations pour les utilisateurs de Zoho CRM

Pour définir les autorisations pour les différents profils

1. Sous Autorisations pour les utilisateurs CRM, cliquez sur Configuration.
   
2. Cochez les cases correspondant aux différents profils afin de définir les paramètres suivants pour les utilisateurs de CRM : Visibilité des onglets, Affichage, Créer, Modifier, et Supprimer les autorisations.
   
   
3. Cliquez sur Enregistrer.
   Si, plus tard, vous souhaitez modifier les autorisations de profil, cliquez sur le lien Modifier la configuration.
   
   

Mappage de comptes client

Le mappage de comptes clients est une option proposée dans le cadre de cette intégration. Lors de cette étape, vous pouvez faire correspondre les clients (dans Zoho Projects) avec des comptes (dans Zoho CRM). Une fois la correspondance exacte trouvée, les projets classés sous les Clients sont automatiquement associés au compte correspondant dans Zoho CRM, vous permettant ainsi de gagner beaucoup de temps et d'efforts. De plus, le mappage personnalisé vous permet de sélectionner manuellement les clients dans Zoho Projects et de les faire correspondre aux comptes CRM correspondants.

Si vous souhaitez associer automatiquement les projets de ces clients aux comptes, cliquez sur Oui, mapper les enregistrements correspondants. Les enregistrements sont mappés et un e-mail concernant les enregistrements mappés et non mappés, ainsi que le motif expliquant pourquoi certains enregistrements n'ont pas été mappés, est envoyé à l'administrateur/aux administrateurs.

Si vous ne voulez pas utiliser cette option, cliquez sur Non, omettre pour mapper manuellement les enregistrements plus tard.

Remarque

• Le mappage de comptes clients est une opération unique. Si vous omettez cette étape à ce stade, vous ne pouvez pas revenir au mappage automatique de clients disposant de comptes, sauf si vous désactivez le portail Projets et que vous l'associez à nouveau avec Zoho CRM.
  
• Le mappage de comptes clients implique également le mappage d'utilisateurs clients (dans Zoho Projects) avec Contacts (dans Zoho CRM). Ce mappage s'opère en arrière-plan et il n'est pas affiché. Les utilisateurs ne le voient donc pas pendant l'intégration. Un utilisateur client répertorié sous un projet dans Zoho Project devient, néanmoins, à la fin du mappage, un contact associé à ce projet dans Zoho CRM.
  

Gérer les utilisateurs et leurs autorisations

Vous pouvez modifier à tout moment l'autorisation dont les utilisateurs de CRM peuvent bénéficier.

Pour modifier les autorisations

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administratifs.
   
2. Sélectionnez Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
   
3. Dans la page Intégration Zoho Projects, cliquez sur le lien Modifier la configuration.
   
   
   
   
4. Cochez ou décochez les cases Visibilité de l'onglet, Affichage, Créer, Modifier et Supprimer les autorisations pour chaque profil, selon le besoin.
   
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Mettre à jour la clé ZSC de Zoho Projects

Vous devrez mettre à jour la clé ZSC Zoho Projects dans les cas suivants : Consultez également Clé ZSC pour plus d'informations.

1. Lorsque vous souhaitez modifier le propriétaire de votre portail Zoho Projects
   
2. Quand vous générez à nouveau la clé ZSC de Zoho Projects pour des raisons de sécurité.
   

Si vous ne mettez pas à jour la clé ZSC dans ces deux cas, l'intégration entre Zoho CRM et Zoho Projects cesse de fonctionner. Le message suivant s'affiche dans la liste associée Zoho Projects sous la page Détails des enregistrements d'un module sélectionné.


Dans ce cas de figure, vous devez mettre à jour la nouvelle clé ZSC dans Zoho CRM.

Pour mettre à jour la clé ZSC ZOho Projects

1. Sélectionnez Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
   
2. Sur la page Intégration de Zoho Projects, entrez la nouvelle clé ZSC et l'adresse e-mail associée.
   
   
   
   
3. Cliquez sur Enregistrer.
   L'intégration est actualisée et vous pouvez continuer à travailler sur vos projets depuis Zoho CRM.

Désactiver l'intégration de Zoho Projects

En tant qu'administrateur de Zoho CRM, vous pouvez désactiver Zoho Projects de votre compte CRM. Lors de la désactivation :

• L'onglet Projets est supprimé de Zoho CRM.
  
• Tous les portails et projets ajoutés à Zoho CRM seront dissociés de votre compte Zoho CRM. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler sur les projets depuis leur compte Zoho Projects.
  
• Tout utilisateur disposant de privilèges d'administrateur peut désactiver le portail et associer un autre portail au compte Zoho CRM.
  

Pour désactiver l'intégration Zoho Projects

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administratifs.
   
2. Sélectionnez Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
   
3. Sur la page Zoho Projects, cliquez sur Désactiver Zoho Projects.