Fonctionnalité disponible dans les forfaits Premium et Entreprise. Également disponible pour les utilisateurs de CRM Plus et Zoho One.

Activer le budget

• Le Budget du projet est activé par défaut pour les profils d'administrateur. 
  
• Pour les autres profils, vous pouvez activer l'autorisation d'accès au budget de projet en modifiant les Profils.
  
• La fonction EVM ne peut être activée que si le budget du projet est activé.

Activer le seuil de budget et la limite de dépassement

Recevez une notification par e-mail lorsque le coût réel dépasse le seuil spécifié ou le budget prévu.    

1. Activez les boutons E-mail Seuil de budget et E-mail Dépassement de budget dans la section Paramètres du budget. 
   
2. Cliquez sur Personnaliser l'e-mail pour modifier le modèle d'e-mail.  
   
3. Cliquez sur Enregistrer.
   

Définir le budget d'un projet

1. Accédez à Projets dans le panneau de navigation de gauche, puis cliquez sur Nouveau projet.
   
2. Saisissez les informations du projet.
   
3. Sélectionnez la devise en fonction de vos besoins dans la section Budget.
   
4. Sélectionnez En fonction du montant ou En fonction des heures dans le champ Budget du projet pour configurer/créer un budget pour votre projet. Vous pouvez également définir un budget en fonction des jalons ou des tâches. Si vous ne souhaitez pas configurer de budget pour le moment, sélectionnez Aucun.
   
5. Saisissez le montant du budget ou les heures selon le paramètre sélectionné précédemment.
   
6. Saisissez la valeur limite. Vous ne pouvez définir une limite que si vous avez activé l'e-mail Seuil de budget dans les Paramètres de budget. Notez que vous recevrez une notification par e-mail lorsque le coût réel dépassera cette limite. Cliquez ici pour découvrir comment l'activer.
   
7. Choisissez le Mode de facturation. 
   
   • En fonction des heures du personnel : différents tarifs sont attribués aux utilisateurs, et la facturation du projet est basée sur les tarifs utilisateur des collaborateurs qui travaillent sur le projet. Vous pouvez définir les tarifs utilisateur sur la page Ajouter un utilisateur.
     
   • En fonction des heures de projet : un tarif standard est attribué aux utilisateurs, et la facturation du projet est basée sur les heures consignées pour l'ensemble du projet.
     
   • Coût fixe du projet : les clients sont facturés en fonction d'un coût fixe. Cette option est disponible uniquement pour les portails intégrés à Zoho Invoice. Avec cette option, la facturation s'effectue en fonction d'un coût fixe et il n'est donc pas possible de suivre un budget avec un montant variable. Cela signifie que le type de budget basé sur le montant ne s'applique pas.
     
   • En fonction des heures consacrées à une tâche/un problème : avec le mode de facturation basé sur une tâche ou un problème, les clients sont facturés en fonction des heures enregistrées pour cette tâche ou ce problème. Ce mode de facturation est utilisé lorsque votre organisation fournit des services indépendants les uns des autres et que chaque tâche/problème nécessite donc un budget différent en fonction de son objectif. Cela sera ajouté à la liste des tâches, au jalon et au coût planifié du projet.
     
8. Si vous sélectionnez Coût fixe du projet, saisissez le coût fixe.
   
9. Si vous sélectionnez En fonction des heures du projet, saisissez le Taux horaire.
   
10. Si vous sélectionnez le mode de facturation basé sur les tâches ou les problèmes, saisissez le Taux horaire par défaut.
    

Cliquez ici pour comprendre comment les coûts planifiés et réels sont calculés en fonction des indicateurs ci-dessus.

• La devise par défaut est la devise de base choisie lors de l'activation du budget. Elle est prise en compte pour la budgétisation uniquement lorsqu'aucune devise n'est choisie lors de la création du projet.
  
• La vue de liste des projets affiche le budget global pour les tâches et les problèmes.
  
• Le coût planifié d'une tâche récurrente sera multiplié par le nombre d'occurrences.
  
• Pour afficher le coût planifié, les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation d'accéder à Tâche > Afficher tout.
  
• Pour afficher les coûts réels et planifiés, les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation d'accéder à Feuille de temps > Afficher tout.
  

Le graphique du budget de projet s'affiche dans le tableau de bord.  Si vous ne parvenez pas à accéder aux détails du budget, cliquez sur et activez État du budget. Le graphique fournit une vue détaillée du coût planifié et du coût réel engagé pour la tâche. L'écart de coût est la différence entre le coût planifié et le coût réel. Un budget est excédentaire lorsque le coût planifié est supérieur au coût réel. Dans le cas contraire, le budget est dépassé.

Prévisions

Les coûts ou heures prévisionnels donnent un aperçu du futur basé sur les performances actuelles d'un projet. Il s'agit du coût estimé à l'achèvement. Il est calculé en fonction du pourcentage d'achèvement ainsi que de la date, du coût planifié et du coût réel.

Le coût ou les heures prévisionnels sont calculés en fonction des heures de travail ou des heures planifiées et des heures réelles enregistrées pour les tâches et du taux horaire. Les formules de calcul des coûts et des heures prévisionnels sont les suivantes :

• Coût prévisionnel = (((100 - % d'achèvement) * coût planifié)/100) + coût réel
  
• Heures prévisionnelles = (((100 - % d'achèvement) * heures planifiées)/100) + heures réelles.
  

Calculer le budget

• Heures planifiées : nombre total d'heures de travail
  
• Heures réelles : total des heures enregistrées facturables
  
• Coût planifié : heures planifiées * taux horaire
  
• Coût réel : heures réelles * taux horaire
  
• Écart de coût : coût planifié - coût réel
  

Calendrier de calcul automatique du budget

Le budget est calculé automatiquement toutes les six heures. Dans l'intervalle de mise à jour automatique, si vous souhaitez calculer le budget, cliquez sur le bouton dans le widget État du budget.

Nécessite l'autorisation d'accéder à Tâche et Feuille de temps > Afficher tout.

Suivre les dépassements de budget

Accédez au module concerné (Tâche/Jalon), puis cliquez sur et sélectionnez Dépassé dans le champ Budget. Les heures enregistrées peuvent être marquées comme facturables si un coût est facturé au client, ou comme non facturables pour indiquer que les heures ne sont pas facturées. Lorsque les membres de l'équipe consignent le temps consacré à une tâche, le coût réel des heures facturables approuvées est calculé automatiquement. Cela permet de mettre à jour le budget en temps réel. Vous devrez peut-être approuver ou rejeter les enregistrements de feuille de temps pour vous assurer que le budget est calculé avec précision.

Modifier le budget

Une fois le budget d'un projet défini, il peut être modifié si nécessaire.

1. Cliquez sur Projets dans le volet de navigation de gauche.
   

2. Passez le curseur de la souris sur un projet et cliquez sur.
   

3. Sélectionnez Modifier le projet.
   

Vous pouvez suivre les coûts de vos projets à l'aide de budgets et livrer dans les délais sans difficulté en gérant les coûts planifiés et réels. Cela permet une planification plus précise des futurs projets, en fonction des fonds disponibles et l'amplitude journalière des équipes.

Cliquez ici pour découvrir comment intégrer Zoho Invoice ou Zoho Books.