【開催報告】 東京 ユーザー交流会 2024/6/14(金) Zoho One をほぼワンオペで活用! 〜メールマーケから請求管理まで〜

【開催報告】 東京 ユーザー交流会 2024/6/14(金) Zoho One をほぼワンオペで活用! 〜メールマーケから請求管理まで〜

皆さま、こんにちは。コミュニティチームの中野です。

6/14(金)に、東京 ユーザー交流会を開催しました。本投稿では、その様子をお届けします。
当日の事例セッション資料に加え、大阪・名古屋・東京の3会場共通で使用したZoho セッションの資料もこちらに共有しますので、参加できなかった皆さまもご参照ください。





今回は、ストーバー・ジャパン株式会社 安達さんによるZoho One の事例セッションのほか、「Zoho サービス同士の連携」をテーマに参加者同士でZoho の連携方法を共有し合うグループワークを行いました。登壇いただいた安達さん、そして参加いただいたZoho ユーザーの皆さん、ありがとうございました!




事例セッション Zoho One をほぼワンオペで活用!〜メールマーケから請求管理まで〜
ドイツに本社を置く、減速機という機械部品の販売を行うストーバー・ジャパン株式会社の安達さんが、メールマーケティングから請求管理までの領域におけるZoho One の活用方法について解説しました。


・Zoho One 利用全体イメージ:
2019年10月からZoho CRM / Books を導入し、現在はサイト構築、メールマーケティングからバックオフィス領域まで、幅広くZoho サービスを利用しています。
コミュニケーション関連のサービスは、ドイツ本社に合わせて、Microsoft Teams やMicrosoft Office を利用しています。


1. Webサイト構築: Zoho Sites
日本支社独自のウェブサイトを、1名で約5日間で構築しました。他のZoho サービス同様に、ドラッグ&ドロップで直感的に構築することができたため、本来注力すべきコンテンツ作成に十分な時間を割くことができました。








2. メールマガジンの配信: Zoho Campaigns
Zoho Sites と同様にこちらも直感的で、設定の完了後はスムーズに運用が開始できました。送信するメールの型や内容については配信ごとに大幅な変更を行うわけではないため、テンプレート機能を利用し、一度メールを作成すれば更新すべき内容の差し替え程度で配信できる点が魅力的だと思います。


3. 顧客・商談・タスク管理: Zoho CRM
Zoho CRM とOutlook を連携しており、商談タブ内でメールやりとりを閲覧できるようにしています。これにより社内メンバーの退職や部署異動などに対応できるようになり、顧客対応品質の安定化を図っています。
 




 

名刺の取り込みはCard Scanner を利用しています。モバイルアプリであるため、移動先でも利用できる点が便利です。ただ、要望が2点あります。まず、私自身iPhone を使用しているのですが、しばしばアプリが落ちることがあるので、安定化を希望します。2点目が、住所の読み込みについて、CRMにインポートすることを前提としてほしいです。CRMと同様に都道府県や市町村など分けて読み込んでほしいです。

将来的には、CRM とOne Note の連携も検討しています。商談中のメモをOne Noteに書き込んでいるため、商談タブに関連付けて管理できるようになればより業務効率化が図れるのではと感じています。
 

4. 顧客・商品登録、見積書作成、受注書・発注書作成: Zoho Books
Books については、顧客、商品登録を行なっているのですが、CRMではなくBooksで行なっている理由は特になく、単純にBooksを先に立ち上げたためです。国際輸送費を原価の中に入れ込んで管理でき、レポートで純粋な原価と分けて閲覧もできるところが気に入っています。
こちらも1点要望として、添付ファイルをもう少し増やせるようになるとより良くなると感じています。
(製品図面の添付など、案件に対して書類の数が多いため)


  

5. 在庫・発送管理:Zoho Inventory
マーケットプレイスで提供されている拡張機能を用いてAftership とZoho Inventory を連携し、佐川急便などの運送会社を登録すると、出荷ステータスをInventory の画面上で確認できるので、一元管理が可能になりました。
  

6. 与実管理、本社へのレポート:Zoho Analytics
陸揚げ費用と製品原価の分割をAnalytics 上で実現しています。
 

7. ファイルサーバー: Zoho WorkDrive
会社の固定サーバーにアクセスする必要がないため、テレワークや外出先でもアクセスが可能です。
メール添付ではなく、URLを外部共有することでで大容量データを共有できる点が魅力的だと感じています。




 










安達さん資料:



Zoho セッション 使ってますか? Zoho CRM の便利な自動化機能

Zoho CRM の入力の手間を減らす助けとなる「自動化」に役立つ機能とメンテナンスのコツについて、CRM マーケティング担当の松井が解説しました。
新機能「キオスク」の紹介に加え、他の機能との違いについても紹介していきます。


・フォーム機能
メルマガ登録や、カタログダウンロードなどのフォームとして使うことで、リード情報の登録を自動化します。
   

・ワークフロー
CRMの定型作業を自動化に役立ちます。項目の更新、メール送信、担当割り当てなどの処理に活用することができます。
   
  

・2024年の新機能:キオスク
Zoho CRM 上に特定の処理を行う専用画面を作成することができます。キオスクでは、タブを横断した処理についても可能です。

  

・キオスクと他の自動化機能との違い
ウィザード:膨大なデータ入力フォームをわかりやすく分割することができます。入力支援用の機能であるため、紹介先データの検索やデータの一時保存は不可。
キオスクは入力支援に加え、ワークフローのような機能を含んでいます。









ブループリント:単一タブ内のプロセス管理が可能です。
一方キオスクは、タブを横断してプロセスを誘導することができます。また、ステージやステータス以外の要素を入れることも可能です。









コマンドセンター:ビジネスモデルの全体像を見える化する機能。
キオスクは部分的な業務プロセスの処理に特化しています。


活用イメージについては、以下のスライドにまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
 

キオスク参考資料:


松井さん資料:



グループワーク どんなサービスと連携していますか? Zoho 連携事例を共有し合おう!
Zoho CRM と連携している他のサービスの紹介と、それによってどのようなことを実現しているのかを共有していただきました。
 
共有内容 一部抜粋:
Zoho CRM + Money Forwardクラウド 請求書:商談・受注管理までをCRMで行い、Money Forward上で見積もり・請求管理を行う。
Zoho CRM + Zoho Campaigns : 自社SaaSに新規アカウント登録>CRMのメール構文解析>CRMのカスタムタブ>Campaigns のリストに追加され、ステップメールを送っている。

最後に
参加者の方々からフィードバックいただいた、本イベントで学んだことを紹介します。
・キオスク、ウィザードは事務担当の負荷軽減に役に立ちそうだと思いました。
・タブルックアップでタブを超えたデータの利用、キオスクなどの機能を用いて可視化や自動化を行いたいと思います。
・使用していない機能の説明が豊富で自社でも活用できそうな部分があったのでトライしてみたいです。
・実務に直結する内容が充実しており、いくつかすぐに真似できそうな事例がありました。

次回以降のユーザー交流会、Zoho ワークアウト(少人数制課題解決型ワークショップ)は、以下の通りの開催を予定しています。ワークアウトについては残席わずかとなりましたので、参加を希望される方はお早めに参加登録をお願いします。

8/2(金)18:00~ 福岡 ユーザー交流会
詳細、申し込みはこちら︎▷▷https://www.zohomeetups.com/Fukuoka2024/

6/27(木)14:00~16:00 Zoho ワークアウト(オンライン、定員5名)

今後取り扱ってほしいトピックや参加した感想などについて、本投稿のコメントにいただけると励みになりますのでぜひお願いします。
今後ともZoho コミュニティをよろしくお願いいたします!

ゾーホージャパン コミュニティチーム

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                                  • Fix the speed

                                    It takes ages to load on every step even though my dataset is quite small.
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                                    We have shipped a Sales Order and created an Invoice. The Invoice is also pushed to Fatoora Now we need to create a credit note for the invoice When we try it, it says we need to create a Sales Return in the Zoho Books, we have already created a Sales
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                                    Hi FSM Team, Several of my clients have asked how they can manage internal timesheets within Zoho FSM. Since their technicians already spend most of their day working in FSM, it would be ideal if they could log all working hours directly in the FSM app.
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                                    It would be great if there was an option to set a field as Null when creating flows. I had an instance today where I just wanted to clear a long integer field in the CRM based on an action in Projects but I had to write a custom function. It would be
                                  • Role Management

                                    I am creating an analytics dashboard for a company that will be utilized by its various departments such as Finance, Marketing, and HR. My goal is to design the dashboard with separate tabs for each department. Additionally, I plan to implement role-based
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                                    Hello: Is there a way to highlight a candidate who is "off limits"?  I would like to have the ability to make certain candidate and / or Client records highlighted in RED or something like that.   This would be used for example when we may have placed a candidate somewhere and we want everyone in our company to quickly and easily see that they are off limits.  The same would apply when we want to put a client or former client off limits so no one recruits out of there. How can this be done? Cheers,
                                  • Announcing new features in Trident for Windows (v.1.37.5.0)

                                    Hello Community! Trident for Windows just received a major update, with a range of capabilities that strengthen email security and enhance communication. This update focuses on making your mailbox safer and your overall email experience more reliable.
                                  • Early Payment Discount customize Text

                                    Hi, I’m currently using Zoho Books and am trying to customize the standard “Early Payment Discount” message that appears in the PDF invoice template. I’ve reviewed the documentation here: https://www.zoho.com/books/help/invoice/early-payment-discount.html
                                  • Deprecation of SMS-based multi-factor authentication (MFA) mode

                                    Overview of SMS-based OTP MFA mode The SMS-based OTP MFA method involves the delivery of a one-time password to a user's mobile phone via SMS. The user receives the OTP on their mobile phone and enters it to sign into their account. SMS-based OTPs offer
                                  • Zoho Sheet - Desktop App or Offline

                                    Since Zoho Docs is now available as a desktop app and offline, when is a realistic ETA for Sheet to have the same functionality?I am surprised this was not laucned at the same time as Docs.
                                  • DKIM Now Mandatory - Changes to Zoho Forms Email Policies

                                    Hello Zoho Forms Users, This post is to inform you about an important update regarding the authentication of all email domains in your Zoho Forms account. This year, we are doubling down on our commitment to deliver a secure, seamless, and empowering
                                  • Call description in notes

                                    When completing a call, we type in the result of the call in the description. However, that does not show up under the notes history on the contact. We want to be able to see all the calls that have taken place for a contact wihtout having to go into
                                  • Email Address for Contact not Populating

                                    When I click "Send Mail" from a Contact's page, their email address does not auto populate the "To" field. How do I make this happen?
                                  • New in CRM: Dynamic filters for lookup fields

                                    Last modified on Oct 28, 2024: This feature was initially available only through Early Access upon request. It is now available to all users across all data centers, except for the IN DC. Users in the IN DC can temporarily request access using this form
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                                    On the sales tax report, the column totals aren't shown for any column other than Total Tax. I can't think of a good reason that they shouldn't be included for the other columns, as well. It would help me with my returns, for sure. It seems ludicrous
                                  • Add Bulk Section / Grid Layout Duplicate Feature in Zoho Forms Builder

                                    Currently in Zoho Forms, users can only duplicate individual fields. There is no option to duplicate an entire section or two-column/grid layout with all internal fields. This becomes inefficient when building structured forms such as Family Details,
                                  • Leistungsdatum in Rechnungen (Zoho Books)

                                    Hallo, ist es irgendwie möglich den Leistungszeitraum in der Rechnung aufzuführen? Beste Grüße Aleks
                                  • Zoho Trident Windows - Streams Not Visible

                                    Namaste We’re having an issue with Streams not being visible in Trident (Windows), which is important for us as we share many emails internally. It appears that the feature to show Streams above the Inbox folder, as seen in the default mailbox view, is
                                  • Sales IQ Chat Widget is Only Displaying Last Name

                                    Can anyone suggest why the widget is only displaying "last name"?! We have the latest version of the wordpress plugin installed. Thanks Thanks!
                                  • Shopify - Item sync from Zoho Inventory

                                    Hi team, We’ve connected Shopify with Zoho Inventory. We want that when an item is created in Zoho Inventory, it must create a product in Shopify. But currently, new items created in Zoho Inventory are not getting created in Shopify even after clicking
                                  • Bulk upload image option in Zoho Commerce

                                    I dont know if I am not looking into it properly but is there no option to bulk upload images along with the products? Like after you upload the products, I will have to upload images one by one again? Can someone help me out here? And what should I enter
                                  • Is it possible to setup bin locations WITHOUT mandating batch tracking?

                                    Hi fellow zoho users, I'm wondering if anyone else has a similar issue to me? I only have some products batch tracked (items with shelf life expiry dates) but I am trying to setup bin locations for my entire inventory so we can do stock counting easier.
                                  • Kill zoho meeting

                                    Saying the quiet part out loud. Can zoho please just give up on the idea that they can make a meeting platform and just make our workplace licenses cheaper when you remove it so people can switch to zoom or teams. Tired of the excuses, you guys cant make
                                  • Utilisation de Zoho en conformité avec l’article 286 du Code général des impôts (CGI)

                                    Cher(e) client(e), Conformément à l’article 286 du Code général des impôts (CGI) impose aux entreprises assujetties à la TVA d’utiliser des systèmes de caisse ou de gestion commerciale certifiés lorsqu’elles enregistrent des ventes à des particuliers.
                                  • Next Page