Automatisez efficacement avec le nouveau concepteur de workflows flexibles

Automatisez efficacement avec le nouveau concepteur de workflows flexibles


Auparavant, l'automatisation dans les modèles de fusion de Writer se limitait à des actions simples comme « fusionner et stocker », « fusionner et envoyer par e-mail » ou « fusionner et envoyer pour signature ». En revanche, il était jusqu’à présent impossible de combiner plusieurs modèles dans un seul document, de choisir un modèle selon des critères précis, ou encore d’envoyer plusieurs fichiers en pièce jointe d’un même e-mail.Le nouveau concepteur de flux d'automatisation change la donne. Grâce à son approche intuitive et sans code, il permet de gérer facilement des scénarios complexes.
Vous pouvez désormais réaliser des actions avancées, telles que marquer un document comme final, le fusionner avec un autre, ou le convertir en PDF ou en feuille de calcul — tout en préservant les paramètres du modèle.Il est aussi possible de déplacer les documents dans des dossiers spécifiques, de mettre en pause une collaboration, de résoudre les commentaires, etc.

Comment utiliser le concepteur de workflows d'automatisation

Il propose une interface intuitive en glisser-déposer permettant d’organiser des cartes d’action, de définir la logique du flux via des connexions, et de configurer chaque action selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez utiliser des cartes pour sélectionner des modèles et définir des règles afin de diriger automatiquement le flux selon différents scénarios.
Il vous suffit de faire glisser les cartes souhaitées sur le canvas, de les organiser en groupes, et de créer ainsi des flux de travail complets et cohérents, sans effort.

Découvrons maintenant quelques cas d’usage concrets en entreprise pour mieux comprendre les avantages de ce concepteur de flux.

1. Adapter le mode de distribution en fonction des conditions

Contexte : une fondation doit envoyer des reçus de dons à ses donateurs.
Problème : certains donateurs ont une adresse e-mail, d’autres non.
Solution : les reçus sont envoyés par e-mail aux donateurs qui disposent d’une adresse électronique. Les autres doivent venir retirer leur reçu imprimé au bureau.
Fonctionnement avec le concepteur de flux d’automatisation
  • Déclenchement : l’automatisation démarre dès que les reçus sont prêts.
  • Création des reçus : un reçu personnalisé est généré pour chaque donateur.
  • Filtrage : la carte "Filtrer les données" sépare les donateurs en deux groupes, selon la présence d’une adresse e-mail :
    • Port 1 : avec adresse e-mail
    • Port par défaut : sans adresse e-mail
  • Distribution :
    • Les reçus des donateurs avec adresse e-mail sont envoyés automatiquement par mail.
    • Pour les autres, un webhook prévient l’équipe chargée d’imprimer et de conserver les reçus pour remise en main propre.


2. Choix automatisé du modèle de document selon le filtrage des données

Contexte : un cabinet d’avocats propose trois services : conseil, contentieux et consultation, et doit générer le contrat correspondant à chaque service.
Problème : différents modèles existent, et il faut automatiquement utiliser le bon modèle selon le service sélectionné par le client.
Solution : grâce aux cartes de filtrage du concepteur d’automatisation, vous pouvez définir des règles pour choisir automatiquement le modèle adéquat.
Fonctionnement : l’automatisation démarre dès que le client choisit un service et valide le formulaire.
La carte Filtrer les données examine le type de service choisi et génère le contrat à partir du modèle correspondant :
  • Consultation → modèle Consultation
  • Conseil → modèle Services de conseil
  • Contentieux → modèle Engagement contentieux
Le contrat généré est ensuite envoyé par e-mail au client.

3. Générer automatiquement plusieurs contrats selon les services sélectionnés

Contexte : le cabinet d’avocats permet désormais à ses clients de sélectionner plusieurs services juridiques simultanément (ex. : conseil, contentieux, consultation). Il faut donc générer un contrat pour chaque service sélectionné.
Problème : lorsque les clients ne pouvaient choisir qu’un seul service, il suffisait de filtrer les données et d’utiliser un modèle unique. Avec des choix multiples, le nombre de combinaisons possibles rend les flux complexes à configurer et à maintenir. Par ailleurs, l’ajout de nouveaux services nécessite de modifier les conditions existantes.
Solution : grâce à la carte de routage, chaque service est traité indépendamment. Le système détecte automatiquement tous les services sélectionnés et génère les contrats correspondants via des chemins distincts.
Fonctionnement :
  • Le flux est déclenché à la soumission du formulaire par le client.
  • La carte de routage vérifie les services sélectionnés.
  • Le système génère tous les contrats correspondants (1, 2 ou 3 modèles selon le cas).
Tous les contrats générés sont envoyés par e-mail au client.

Gérer vos workflows devient plus simple avec le nouveau concepteur :
  • Vous disposez d'une vision globale pour mieux comprendre et maîtriser chaque étape du flux.
  • Vous pouvez insérer de nouvelles actions ou ajuster des conditions à tout moment, sans devoir reconstruire l’ensemble, ce qui rend l’évolution du workflow fluide et flexible.

Prêt à dynamiser vos workflows d’automatisation ?

Découvrez les fonctionnalités avancées de fusion de documents proposées par Zoho Writer.
N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires, et consultez notre guide complet pour une prise en main détaillée.

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                                    Displaying your booking page in your target audience's language can greatly increase customer satisfaction. By speaking their language, you will help customers feel more comfortable scheduling with you and create a stronger connection with them. Let's
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                                    Hi,   How do i have different signature for replies and new emails. its inconvenient to have one large signature for replies. Usually on Outlook we have the option to keep separate signatures for new emails and for replies.
                                  • Zoho Website Site Speed Up & Setting

                                    We are experiencing slow loading speeds on our Zoho website and would like assistance in optimizing its performance. Kindly review the site and suggest or implement necessary improvements to enhance speed, especially related to: > Caching mechanisms >
                                  • Clickjacking: Zoho Vault's Response

                                    Issue: Password manager browser extensions are found to be vulnerable to clickjacking security vulnerabilities that could allow attackers to steal account credentials, TFA codes, and card details under certain conditions. Reported by: Marek Toth, Independent
                                  • No option for pick up in Zoho Books / Inventory but yes on commerce

                                    Is it planned to release soon on books/inventory?
                                  • Accessing Zoho form enteries via API

                                    Hi As a user I can view enteries to a form at: https://forms.zoho.com/<myOrganisation>/report/<myReportName>/records/web How do I access these entries via API? I don't have any problem with scope and getting tokens. But I have no idea what the API call
                                  • Zoho Books - France

                                    L’équipe de Zoho France reçoit régulièrement des questions sur la conformité de ses applications de finances (Zoho Books/ Zoho Invoice) pour le marché français. Voici quelques points pour clarifier la question : Zoho Books est un logiciel de comptabilité
                                  • Blueprint Issue - Being able to set a subform field as mandatory

                                    I'm creating a blueprint. My record involves a subform which is only shown once field is set but the field gets set in step two of the process. My problem - I can't save the record as the subform field is set to mandatory - If I unset the mandatory field,
                                  • Blueprint - Mandatory file upload field

                                    Hi, File upload (as we as image upload) field cannot be set as mandatory during a blueprint transition. Is there a workaround? Setting attachments as mandatory doesn't solve this need as we have no control over which attachments are added, nor can we
                                  • Zoho Books - Include Quote Status in Workflow Field Triggers

                                    Hi Zoho Books team, I recently tried to create a Workflow rule based on when a Quote is Accepted by the customer. This is something which I thought would be very easy to do, however I discovered that Status is not listed as a field which can be monitored
                                  • Zoho Books - Show Related Sales Orders on Quotes

                                    Hi Books team, I've noticed that the Quotes don't show show the related Sales Order. My feature request is to also show related Sales Orders above the Quote so it's easy to follow the thread of records in the sales and fulfilment process. Below screenshot
                                  • Add VAT/Tax line to bank adjustments

                                    When categorising transactions and matching bank feeds with transactions such as customer payments, we use the "Add Adjustment" to add things like fees/bank fees. It would be useful to choose a VAT/Tax rate here. Whilst there is a bank charges option when adding a payment, this goes into the default bank charges account. We use the adjustments so that we can choose the account and separate our fees. We use different card providers and Worldpay charges VAT so we are stuck. We cannot integrate with
                                  • New Menu Layout Feedback

                                    I'd really like to see the banking item back on the top of the menu. I'm sure part of it is just because that's what I'm accustomed to. However, for a bookkeeping program, I think there's a logic to having banking be on top. Not a giant issue, but something
                                  • How to use Rollup Summary in a Formula Field?

                                    I created a Rollup Summary (Decimal) field in my module, and it shows values correctly. When I try to reference it in a Formula Field (e.g. ${Deals.Partners_Requested} - ${Deals.Partners_Paid}), I get the error that the field can’t be found. Is it possible
                                  • Form Accessibility

                                    Hi, is there an update on the accessibility standard of Zoho forms? Are the forms WCAG 2.1 AA compliant? 
                                  • Cannot schedule report delivery

                                    The only 'send option' available when exporting reports is 'immediately' The option to schedule the report is missing.
                                  • adding attachment in sendmail script where attachment is in a CRM field

                                    Hi all, I have a custom field of type 'File Upload' in one of my modules in my CRM. I want to include the file in that field as an attachment to an email - which is done from a button on  the 'Results' module. I have created a script and a button to initiate an email from that module. The Deluge scripting window has allowed me to add arguments for all the fields I need to use except for the one file upload type field. My script currently looks like the below (content of the email omitted). As you
                                  • [Free Webinar] Learning Table Series - AI-Enhanced Insurance Claim Management in Zoho Creator

                                    Hello Everyone! We’re excited to invite you to another edition of Learning Table Series, where we showcase how Zoho Creator empowers industries with innovative and automated solutions. Struggling with lengthy claim processes, a lack of visibility into
                                  • Zoho Suite is very slow

                                    Since today Zoho is incredibly slow over all applications! What's going on?
                                  • Not sure how to use credits to my account

                                    Hi I have a $50 credit to my account. I'm just wondering how I can apply that to either a current invoice or to try a new service. Any advice would be great, thanks. Kind Regards Chris
                                  • Control who sees Timeline and Interactions in Zoho CRM through Profiles

                                    The feature has been enabled for all DCs (except US, EU, and IN DCs). We will be rolling it out to the other DCs in the upcoming days. Dear All, In a CRM, not all users would require access to the history of a record. For instance, a Marketing Operations
                                  • Zoho Desk Integration - Add the option to send the estimate from the Zoho Desk Ticket Integration

                                    Hi, Currently in the Zoho Desk integration, the user is able to create an estimate from a ticket, once the estimate is created the user can see the estimate under the ticket (see screenshot below), but is not able to send that estimate from Zoho Desk.
                                  • Utilisation de Zoho en conformité avec l’article 286 du Code général des impôts (CGI)

                                    Cher(e) client(e), Conformément à l’article 286 du Code général des impôts (CGI) impose aux entreprises assujetties à la TVA d’utiliser des systèmes de caisse ou de gestion commerciale certifiés lorsqu’elles enregistrent des ventes à des particuliers.
                                  • Issue showing too many consultations in my workspace link.

                                    Hi Team, I’ve set up two Workspaces to track meetings from different sources. So far, this has been working well, and the two Workspaces are differentiated without any issues. However, when I navigate to Consultations and share the link to my personal
                                  • 👋 Welcome to the Zoho MCP Community

                                    Hello all, glad to have you here! This is your space for everything AI agents, MCP tools, and intelligent business apps. This community is for you — developers, partners, creators, and businesses exploring how agents can transform work. Whether you’re
                                  • CRM Validation Rules Support Only Single Condition

                                    Simply put, CRM validation rules support only a single condition for each field on "All Records". You also cannot specify additional validation rules on the same field because it has already been used in an existing validation rule. The ONLY solution
                                  • Unapproved Leaves are hard to distinguish in Attendance View

                                    This is a an unapproved leave request It appears in the Attendance view without any visual indicator if its approved or not For a whole day request this might be manageable but for hourly requests it gets very hard to know which are approved, which are
                                  • Performance Appraisal Probation Period

                                    Hello All,  Is there any possible way to create an appraisal cycle for new staff members, at the end of probation period? Many thanks!
                                  • Zoho Creatorの一括操作における処理の同期/非同期について

                                    現在、Creatorのレポート機能を利用して、複数のレコードに対して一括で処理を実行しようとしていますが、処理の実行順序について確認したいことがあります。 レポート内の複数レコードに一括で処理を実行した際、処理は同期的に行われるのでしょうか?それとも非同期的に行われるのでしょうか? 【同期処理の場合】 レコード①に対する処理が開始され、終了後にレコード②に対する処理が開始され、最後にレコード③に対する処理が実行されるように、処理が順番に行われる場合。 【非同期処理の場合】 レコード①、レコード②、レコード③の処理が一斉に開始され、それぞれ並行して処理が行われ、全処理が終了する場合。
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