Automatisez efficacement avec le nouveau concepteur de workflows flexibles

Automatisez efficacement avec le nouveau concepteur de workflows flexibles


Auparavant, l'automatisation dans les modèles de fusion de Writer se limitait à des actions simples comme « fusionner et stocker », « fusionner et envoyer par e-mail » ou « fusionner et envoyer pour signature ». En revanche, il était jusqu’à présent impossible de combiner plusieurs modèles dans un seul document, de choisir un modèle selon des critères précis, ou encore d’envoyer plusieurs fichiers en pièce jointe d’un même e-mail.Le nouveau concepteur de flux d'automatisation change la donne. Grâce à son approche intuitive et sans code, il permet de gérer facilement des scénarios complexes.
Vous pouvez désormais réaliser des actions avancées, telles que marquer un document comme final, le fusionner avec un autre, ou le convertir en PDF ou en feuille de calcul — tout en préservant les paramètres du modèle.Il est aussi possible de déplacer les documents dans des dossiers spécifiques, de mettre en pause une collaboration, de résoudre les commentaires, etc.

Comment utiliser le concepteur de workflows d'automatisation

Il propose une interface intuitive en glisser-déposer permettant d’organiser des cartes d’action, de définir la logique du flux via des connexions, et de configurer chaque action selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez utiliser des cartes pour sélectionner des modèles et définir des règles afin de diriger automatiquement le flux selon différents scénarios.
Il vous suffit de faire glisser les cartes souhaitées sur le canvas, de les organiser en groupes, et de créer ainsi des flux de travail complets et cohérents, sans effort.

Découvrons maintenant quelques cas d’usage concrets en entreprise pour mieux comprendre les avantages de ce concepteur de flux.

1. Adapter le mode de distribution en fonction des conditions

Contexte : une fondation doit envoyer des reçus de dons à ses donateurs.
Problème : certains donateurs ont une adresse e-mail, d’autres non.
Solution : les reçus sont envoyés par e-mail aux donateurs qui disposent d’une adresse électronique. Les autres doivent venir retirer leur reçu imprimé au bureau.
Fonctionnement avec le concepteur de flux d’automatisation
  • Déclenchement : l’automatisation démarre dès que les reçus sont prêts.
  • Création des reçus : un reçu personnalisé est généré pour chaque donateur.
  • Filtrage : la carte "Filtrer les données" sépare les donateurs en deux groupes, selon la présence d’une adresse e-mail :
    • Port 1 : avec adresse e-mail
    • Port par défaut : sans adresse e-mail
  • Distribution :
    • Les reçus des donateurs avec adresse e-mail sont envoyés automatiquement par mail.
    • Pour les autres, un webhook prévient l’équipe chargée d’imprimer et de conserver les reçus pour remise en main propre.


2. Choix automatisé du modèle de document selon le filtrage des données

Contexte : un cabinet d’avocats propose trois services : conseil, contentieux et consultation, et doit générer le contrat correspondant à chaque service.
Problème : différents modèles existent, et il faut automatiquement utiliser le bon modèle selon le service sélectionné par le client.
Solution : grâce aux cartes de filtrage du concepteur d’automatisation, vous pouvez définir des règles pour choisir automatiquement le modèle adéquat.
Fonctionnement : l’automatisation démarre dès que le client choisit un service et valide le formulaire.
La carte Filtrer les données examine le type de service choisi et génère le contrat à partir du modèle correspondant :
  • Consultation → modèle Consultation
  • Conseil → modèle Services de conseil
  • Contentieux → modèle Engagement contentieux
Le contrat généré est ensuite envoyé par e-mail au client.

3. Générer automatiquement plusieurs contrats selon les services sélectionnés

Contexte : le cabinet d’avocats permet désormais à ses clients de sélectionner plusieurs services juridiques simultanément (ex. : conseil, contentieux, consultation). Il faut donc générer un contrat pour chaque service sélectionné.
Problème : lorsque les clients ne pouvaient choisir qu’un seul service, il suffisait de filtrer les données et d’utiliser un modèle unique. Avec des choix multiples, le nombre de combinaisons possibles rend les flux complexes à configurer et à maintenir. Par ailleurs, l’ajout de nouveaux services nécessite de modifier les conditions existantes.
Solution : grâce à la carte de routage, chaque service est traité indépendamment. Le système détecte automatiquement tous les services sélectionnés et génère les contrats correspondants via des chemins distincts.
Fonctionnement :
  • Le flux est déclenché à la soumission du formulaire par le client.
  • La carte de routage vérifie les services sélectionnés.
  • Le système génère tous les contrats correspondants (1, 2 ou 3 modèles selon le cas).
Tous les contrats générés sont envoyés par e-mail au client.

Gérer vos workflows devient plus simple avec le nouveau concepteur :
  • Vous disposez d'une vision globale pour mieux comprendre et maîtriser chaque étape du flux.
  • Vous pouvez insérer de nouvelles actions ou ajuster des conditions à tout moment, sans devoir reconstruire l’ensemble, ce qui rend l’évolution du workflow fluide et flexible.

Prêt à dynamiser vos workflows d’automatisation ?

Découvrez les fonctionnalités avancées de fusion de documents proposées par Zoho Writer.
N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires, et consultez notre guide complet pour une prise en main détaillée.

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                                    Hi all, I'm receiving notifications for some actions happening in our Knowledge Base (e.g. someone leaving a feedback) and I would like to customise the template or have the choice to enable/disable such notifications like it is possible for ticket notification
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                                    Dear Zoho Desk Team, We hope this message finds you well. We would like to request an enhancement to the Round Robin Scheduler in Zoho Desk to better address ticket assignment efficiency. Current Behavior At present, the Round Robin Scheduler operates
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                                    Hello, I'm having trouble getting the Zoho mail api setup and want a sanity check. I am trying to follow this guide to get an access token for the mail api: https://www.zoho.com/accounts/protocol/oauth/self-client/authorization-code-flow.html Unfortunately
                                  • Zoho Knowledgebase Help Center Categories linkages are wrong

                                    Greetings, I am build a help center in zoho desk, based on the additional custom brand I have paid for. My knowledge base has 4 main categories. I have this setup this way in my knowledgebase customization theme area. The page layout is like this: Here
                                  • Connecting Learn to a Custom GPT

                                    Hi all! I am attempting to connect a Learn Space and all it's articles into a custom GPT. Has anyone successfully done this? I have worked on it with no success so far.
                                  • Tip 12: How can you customize the display name while sending emails from Zoho Creator.

                                    Hi folks, Usually when you send emails to your users, the display name defaults as your From email address. Most often, you would like to set a custom display name to represent your organization or the context of the email. You can mask or customize the display name (From Address) using Deluge script as long as the From email address has been verified. This would be very useful to you if you want to send bulk emails to a large audience.    Let's say you have a Student Registration form for your dance
                                  • Importing Data to update and not add

                                    I'm very new to Zoho created and tried searching the forums for the answer. Nothing I found has helped me make sense of how to do this. I created a app based on an excel spreadsheet but no matter what I do, whenever I import data it duplicates the record. I have a field I would like to use as a unique identifier, but I'm not sure how to tell my app that.  Any assistance, even a link to a tutorial on creating functions in the workflow of the app, would be very helpful. Unfortunately I can't share
                                  • Allow me to duplicate a field

                                    Hi, Many times I need to create new field with slightly change compare to an existing one. So when I click an existing field, can you add one more option "duplicate"? That'd be very helpful. You mayc heck wufoo.com to see this feature. Thanks, Li lhong1
                                  • Community Digest Noviembre 2024 - Todas las novedades en Español Zoho Community

                                    ¡Hola, Español Zoho Community! Wow, ya termina el año, ¡gracias a vuestra participación se nos ha pasado volando! Por eso mismo estamos preparando sorpresas para todos los que participáis en la Español Zoho Community para el próximo año, ¡estad atentos
                                  • Zoho Mail iOS app - Complete revamp of the UI including insert image option, toolbar customization, calendar widgets and more!

                                    Hello everyone! The new Zoho Mail iOS app introduces a fresh look, blending native iOS features with a refined UI and UX to make email management more intuitive. The updated design focuses on simplicity, ensuring smoother navigation throughout the app.
                                  • Adding a work order for Assets vs. changing the contact person

                                    When adding a work order for an existing Assets (e.g. service), the assigned contact cannot be changed (deleting the contact deletes the selected Assets). This results in such an illogical operation that if you want to change the person to be contacted,
                                  • DOMIN NME

                                    How many email account do zoho supports
                                  • Assign admins to the application

                                    I want to know who to assign admins to UAE Payroll application. I tried from inside the application, and from one.zoho.com >> directory and nothing is happening, knowing that I have enabled zoho people integration with payroll. Can someone help me?
                                  • Zoho Marketing Campaign

                                    I want a details report of marketing API . which API i can use to get a full flexed detail of email campaign , sms , social media ,and all other campaigns ?
                                  • ¿Puedo migrar mi sitio desde WordPress a Zoho? ¿Zoho admite herramientas con código personalizado?

                                    ¡Hola comunidad! Estoy evaluando la posibilidad de migrar mi sitio web https://calculadoradenotas.cl/ desde WordPress a una solución Zoho, y tengo algunas dudas técnicas que espero puedan aclararme. Mi sitio no es solo informativo: es una herramienta
                                  • Automating SharePoint Folder Creation based on Equipment Module

                                    Dear Team, I would like to seek your valuable advice on one of my requirements. My objective is to automatically create a SharePoint folder whenever a record is created in the Equipment module. The folder should be named based on the equipment name. Once
                                  • Can I view a gallery of attachments related to an Account, Contact, or Subscription

                                    It is often useful to review photos related to an account or contact by service type. It would be nice to be able to see the photos collected through workorders or appointments all associated.
                                  • Language Field on Contact Person-level

                                    Dear at Zoho Books, would it be possible for you to have a Field for 'Language' for the Contact Persons under a Company. In CRM and Bigin we could create a Custom Field (Dropdown) for this effect but without any present in Zoho Books we could never sync
                                  • Customise Zoho FSM Work Order Name

                                    Hi there, is there a way for us to customise the work order number? For example - I want to add auto look up for company name or dates at the end of the work order number. WO4 - Company ABC
                                  • Introducing Dynamic Display in Zoho CRM mobile apps

                                    Hello everyone, We're happy to announce that Dynamic Display is now available in the Zoho CRM mobile app for both iOS and Android devices. Mobile apps have become synonymous with convenience and flexibility. As more and more businesses rely on mobile
                                  • How we can integrate pdf attachments in zoho crm with xero

                                    when i tried to integrate the data and attchment from zoho crm to to xero only the data get integrated with xero how we can integrate the pdf attachment as well nb zoho apis are not working via functions
                                  • Delete user profile

                                    Hello, How can I delete a User Profile?
                                  • Send emails directly via Cases module

                                    Greetings all, The ability to send emails from the Cases module, which users have been eagerly anticipating, is now available, just like in the other modules. In Zoho CRM, Cases is a module specifically designed for managing support tickets. If your organization
                                  • Introducing delegate signing in Zoho Sign

                                    Hi everyone! We are happy to announce a new feature in Zoho Sign — Delegate Signing! Whether you're tied up in meetings, away on vacation, or managing multiple responsibilities, you can now assign a delegate to sign documents on your behalf. This ensures
                                  • Deleting Salutation Field

                                    We have updated our lead input screen and 'Salutation' has appeared. This is not visible in the 'Edit Pgae Layout' screen so cannot be moved to 'List of Removed Fields'  Salutation is visible in the list in 'Customization - Fields' however I can only 'Edit' or 'Replace' I cannot delete and I do not need this field on my lead input screen.  Please can you advise how to get rid of this.  Screen shots can be provided if needed.  Thank you Tasha
                                  • Zoho Voice VS in Zoho CRM for logging calls

                                    I don't understand the differences between logging calls in Zoho Voice VS in Zoho CRM. Why the 2 separate platforms? Seems confusing
                                  • Updates to Auto-Upgrade in Zoho Campaigns

                                    Hello everyone, We've rolled out a new update that slightly modifies how the auto-upgrade option in Zoho Campaigns works. Even if you hit the contact limit, this update ensures that your account is upgraded and that contacts are imported smoothly—without
                                  • Adding Sub-Forms to Merge Documents

                                    I am setting up a Mail Merge, which includes sub-form table data. I've done it before but now I am having issues: 1. The headings don't show. I had to enter these manually 2. The table lines are separated. I want them together. Anyone know how to fix
                                  • Zoho Bookings Online Training | July 31, 2025

                                    Hi everyone! We’re back with the second session of our Zoho Bookings training series! This time, we’ll show you how to automate your scheduling, manage appointments more efficiently, and explore advanced features for your industry. Join our free, two-hour
                                  • Translation of Tooltip Messages

                                    The descriptive help messages should be available to provide translations for.
                                  • CREATE button is grayed

                                    On Android adding new notes to notebooks with collections is impossible because the CREATE button is grayed. What can be done?
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                                  • Request to Delete Mistakenly Created Zoho Desk Account – Access Blocked to Company Directory

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                                  • Announcing new features in Trident for Windows (v.1.29.4.0)

                                    Hello Community! Trident for Windows just got better! It’s packed with new features designed to enhance communication, manage important information securely, and give you a smoother, more productive experience. Let’s dive into what’s new! Access Zoho
                                  • Exporting Ticket Threads/Comments and Attachments in Reports

                                    Hi, I would like to know is it possible for Ticket Comments and/or Attachments to be displayed in Reports?
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