Contrôles administratifs granulaires : un atout pour la sécurité des e-mails

Contrôles administratifs granulaires : un atout pour la sécurité des e-mails


La moindre erreur dans votre système de messagerie peut coûter très cher à votre entreprise, tant en argent qu’en conformité et en image de marque. Pour beaucoup d’organisations, ce risque est bien réel. Les e-mails véhiculent quotidiennement des informations sensibles, des stratégies internes et des données clients. Il suffit qu’un employé transfère un rapport financier confidentiel au mauvais contact ou modifie une signature d’e-mail de manière inappropriée pour exposer l’entreprise.
Une seule mauvaise manipulation ou une signature non conforme peut ouvrir la porte à de graves failles. Plus de 90 % des cyberattaques commencent par un e-mail, et pourtant, nombre d’entreprises utilisent encore des contrôles administratifs génériques et trop larges pour prévenir efficacement ces menaces.
C’est précisément là qu’interviennent les contrôles administratifs granulaires. Grâce à une gestion précise, fondée sur les rôles et adaptée à chaque utilisateur, Zoho Mail permet aux équipes IT de sécuriser la messagerie tout en préservant la productivité et l’agilité des collaborateurs.

La sécurité des e-mails évolue

Avec le travail hybride, les e-mails sont consultés partout et sur tout type d'appareils, souvent en dehors des périmètres protégés. Cela multiplie les risques : phishing, erreurs humaines, partages non autorisés... Les exigences réglementaires, elles aussi, deviennent plus strictes. Les stratégies de contrôle globales, trop simples et trop rigides, ne répondent plus aux besoins actuels. Les entreprises doivent adopter une gouvernance plus fine, plus intelligente, qui protège les données tout en respectant le rythme de travail des équipes.
C’est exactement ce que permettent les contrôles administratifs granulaires.

Qu’est-ce qu’un contrôle administratif granulaire ?

Le contrôle administratif granulaire permet aux administrateurs IT d’appliquer une gouvernance précise et adaptée aux rôles pour toutes les actions liées à la messagerie. Contrairement aux politiques globales tout-ou-rien, ce type de contrôle autorise la création de règles ciblées pour un utilisateur, un groupe ou un département spécifique.
Ainsi, il devient possible de définir qui peut échanger avec l’extérieur, quels formats de pièces jointes sont acceptés, ou comment les signatures, modèles et polices doivent être utilisés. Les permissions basées sur les rôles permettent également d’ajuster les règles selon les responsabilités de chacun : direction, finance, marketing, etc.
L’objectif : créer un environnement de messagerie sûr, conforme et uniforme, protégeant les données et l’image de marque, sans entraver la productivité.

Pourquoi les entreprises ont besoin de contrôles granulaires

Les e-mails transportent quotidiennement des informations sensibles. Même une petite erreur peut provoquer des fuites de données ou des sanctions de non-conformité.
  1. Sécurité renforcée - Les contrôles granulaires limitent les risques de fuites accidentelles, de phishing ou d’abus internes. Les administrateurs peuvent gérer l’envoi d’e-mails externes, contrôler les pièces jointes et définir des permissions spécifiques par rôle.
  2. Conformité simplifiée - Pour respecter des réglementations comme le RGPD ou HIPAA, il est crucial d’appliquer les règles de manière uniforme dans toutes les équipes et zones géographiques.
  3. Protection de la marque - Des signatures, modèles et formats cohérents renforcent l’identité de l’entreprise. Les contrôles granulaires permettent de faire respecter ces standards sans nuire à la productivité.
Ainsi, sécurité, conformité et image de marque sont assurées, créant un environnement de messagerie plus sûr et professionnel.

Les situations où les contrôles granulaires sont essentiels

  1. Finance et juridique : éviter les fuites accidentelles de rapports confidentiels.
  2. Marketing et ventes : garantir une image de marque cohérente et professionnelle.
  3. Secteurs réglementés : appliquer les règles de conformité par département ou région.
  4. Travail hybride : sécuriser les accès multi-appareils sans freiner la productivité.
En ciblant précisément les règles, les contrôles administratifs granulaires créent un environnement de messagerie sûr, conforme et efficace. Zoho Mail offre aux administrateurs IT une supervision complète tout en maintenant la flexibilité des équipes.

Ce que Zoho Mail offre et comment cela aide les entreprises

Zoho Mail fournit aux administrateurs un ensemble complet d’outils pour sécuriser les communications, garantir la conformité et maintenir une image professionnelle.
  1. Politiques de messagerie : définir qui peut envoyer ou recevoir des e-mails, limiter les échanges à des domaines de confiance, appliquer des règles spécifiques par équipe.
  2. Restrictions d’accès : contrôler les connexions par IP, réseau ou appareil, avec intégration Active Directory et MDM.
  3. Restrictions de transfert : bloquer ou limiter le transfert vers des domaines non vérifiés pour protéger les informations sensibles.
  4. Sécurité des pièces jointes : filtrer les fichiers à risque, scanner les dossiers compressés et bloquer les contenus dangereux ou confidentiels.
  5. Signatures uniformes : appliquer des modèles de signature et de disclaimer à l’échelle de l’organisation pour renforcer l’identité de marque.
  6. Politiques de mot de passe et de session : imposer des mots de passe robustes, réinitialisations régulières et délais d’inactivité pour chaque session.
  7. Contrôle d’accès par rôle : attribuer des droits précis selon le rôle, le département ou l’équipe, pour une gouvernance sécurisée.
  8. Journaux d’audit et suivi : surveiller les actions administratives, l’accès aux boîtes aux lettres et les changements de configuration.
  9. Conservation des données et eDiscovery : gérer les périodes de rétention, rappeler des messages et traiter les demandes de droits des utilisateurs rapidement.
Zoho Mail permet ainsi aux entreprises de créer un environnement de messagerie sécurisé, conforme et professionnel, tout en préservant la productivité des équipes. Les administrateurs peuvent appliquer des règles fines sans limiter la productivité des équipes, tandis que chaque action administrative est suivie pour assurer la sécurité et conformité. Zoho Mail assure des échanges cohérents, professionnels et sûrs.

Prenez le contrôle de vos e-mails et renforcez la sécurité de votre organisation avec la Console d’administration de Zoho Mail.

L'équipe Zoho France


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                                    Dear Zoho Team, I hope this message finds you well. We would like to request two enhancements related to notification handling within Zoho Desk: Automatic Dismissal of Specific Notifications: Currently, when certain actions are taken in the ticket list
                                  • Show field in spreadsheet view depending on other field value

                                    Hello. Not sure if this is possible but let's say i have spreadsheet view in Creator with four different fields Field A, B, C and D Then i have a field named Response which for one record could contain only one of the pre-definde choices below A, B, C
                                  • Intergrating multi location Square account with Zoho Books

                                    Hi, I have one Square account but has multiple locations. I would like to integrate that account and show aggregated sales in zoho books. How can I do that? thanks.
                                  • Zoho Learn Zapier Integration

                                    Hello all, Is there any plan to integrate Zoho Learn with Zapier? It seems almost all Zoho products are in Zapier, with the exception of Learn and Marketing Automation.
                                  • Notice: SalesIQ integration paused on Zoho Sites

                                    I have this notice on my Zoho Sites in the SalesIQ integration setup. Can someone assist? "This integration has been temporarily paused for users. Reconnecting SalesIQ after disconnection will not be possible until we provide further updates." thank
                                  • Differences between Zoho Books and Zoho Billing

                                    Without a long drawn out process to compare these. If you were looking at these Books and Billing, what made you opt for one and not the other. Thanks
                                  • New Feature : Copying tickets with all the contents such as conversations/history/attachments etc

                                    Sometimes our customers and distributors do create tickets (or send emails) which contain more than one incident in them and then also some of the further conversations which are either created by incorrect new tickets or replies to old tickets are being created as combined tickets. In such cases we require to "COPY" the contents of the tickets into separate tickets and merge them into their corresponding original tickets. The "CLONE" feature doesn't copy the contents (especially the conversations
                                  • Como se agregan los empleados

                                    Necesito saber si para agregar empleados los mismos necesitan tener licencias
                                  • Deluge Error Code 1002 - "Resource does not exist."

                                    I am using the following script in a Custom Button on a Sales Return. Basically, the function takes the information in the sales return (plus the arguments that are entered by the user when the button is pushed) and creates a return shipping label via
                                  • Adding multiple Attendee email addresses when adding a Zoho Calendar event in Zoho Flow

                                    I am trying to integrate Notion and Zoho Calendar via Zoho Flow. However, the Attendee email address supported by Zoho Calendar - Create event only supports one email address, so I am having difficulty implementing automation to automatically register
                                  • Graceful Handling of Exceeded Option Limits

                                    Hi Zoho SalesIQ team. I would like to submit a feature request to deal with a bug in salesIQ Current Behavior (Bug): When a dynamic list passed to the Single Select Option Card contains more than 20 options, the Zobot stops responding (freezes/hangs)
                                  • System default SLA descriptions can't be modified

                                    The system default SLAs have identical descriptions for all SLA levels, but their settings differ. However, I am facing an issue where I cannot modify these descriptions and save the changes. The content of the description box can be edited but the changes
                                  • Adding non-Indian billing address for my Zoho subscription

                                    Hey Need help with adding a non-Indian billing address for my Zoho subscription, trying to edit the address to my Singapore registered company. Won't let me change the country. Would appreciate the help. Regards, Rishabh
                                  • How to create one ZohoCRM organisation out of a multi-organization?

                                    Hi, we have a multi-org including two different Zoho CRM organizations for two companies using respectively EUR and USD as default currency. I was wondering if there is any easy way to merge the two organizations into just one, so that users may access
                                  • Gray screen while signing documents

                                    We are all getting a "gray" screen when trying to sign documents in Zoho sign. Anyone else having issues?
                                  • Projects custom colors replaced by default orange

                                    Since yesterday, projects uploaded to Zoho, to which I had assigned a custom color, have lost the customization and reverted to the default color (orange). Has anyone else had the same problem? If so, how did you resolve it?
                                  • Interview booked through Invite but no Notifications

                                    We have a workflow that was developed through a developer/partner that was tested and worked. Today, we pushed a candidate through the process and invited them to an in-office interview. They were sent the booking link (as usual and as tested before successfully)
                                  • WebDAV support

                                    I need WebDAV support so that I can upload/download (and modify) documents from my local file system. Is anything planned in his direction?
                                  • Automatiser la gestion des SLA dans Zoho Desk avec Zoho Contracts

                                    Les équipes du service client s’efforcent d’assurer un support rapide, régulier et fiable pour garantir la satisfaction de chaque client. Les accords de niveau de service (SLA) permettent de clarifier les engagements en définissant les termes et conditions
                                  • iOS App doesn't refresh for Document Creation

                                    Hello Zoho team, I have created a workflow to be used on a mobile iOS device which starts in Zoho Creater and ends with a murge and store function that then opens the newly created document within the Zoho Writer app. This process is working great however
                                  • Uploading a signed template from Sign to Creator

                                    Good day, Please help me on how to load a signed document back into Creator after the process has been completed in Sign. Below is the code that I am trying, pdfFile = response.toFile("SignedDocument_4901354000000372029.pdf"); info pdfFile; // Attach
                                  • Zoho DataPrep and File Pattern configuration

                                    I'm using Zoho data prep to ingest data from One Drive into Zoho Analytics... The pipeline is super simple but I can't any way to get all the files that I need. Basically I need to bring all the files with a certain pattern and for that I'm using a regex
                                  • Assistance needed: Activation of a domain

                                    Hello Zoho Support, I purchased the .com domain "primesolva.com" via Zoho 6 days ago. The domain is still pending, and I cannot access the DNS panel to add the TXT verification for domain ownership. Please confirm the registration status and help me activate
                                  • Operation not permitted

                                    I am trying to add an email address to the list of user but I am getting error Operation not permitted
                                  • Request to Permanently Delete Email User (info@mehbobgulf.com ) from Old Organization

                                    Please permanently delete the user email info@mehbobgulf.com It is still associated with my old Zoho organization. I cannot delete it because it shows ‘You cannot delete email. Zoho host’. I need to use this email in a new Zoho account.”
                                  • Client host [89.36.170.5] blocked using Spamhaus

                                    Hello please make make actions for delist ..... "Client host [89.36.170.5] blocked using Spamhaus"
                                  • Suggestion: Option to Re-run a migration

                                    As I'm going through a migration process, I like the IMAP migration tool, but it would be better if there were an option to re-run the same migration as configured. There's not even an option to copy/edit one that's already there. Just run if it hasn't
                                  • Issue with "Add Your Mobile Number"

                                    Hello, I am trying to sign up for email service for a domain name, and I cannot finish the authentication. When I enter my mobile number, I receive the message "We’re unable to send OTP to this mobile number. Please contact support-as@zohocorp.com". I
                                  • zoho mail non vérifié

                                    Bonjour, Il y'a un jour que j'ai acheté un domaine et toute les tentatives pour l'associé a mon compte shopify son vaine. j'ai essayé TXT sans suite après, j'ai essayer avec CNAME sans suite. j'aurais besoin de votre assistance pour associé mon mail.
                                  • Unable to send message;Reason:553 Relaying disallowed. Invalid Domain

                                    i have facing the issue "Unable to send message;Reason:553 Relaying disallowed. Invalid Domain" if i verify domain evertthing i did but still face the same error.
                                  • ZohoMail is so close to being Perfect BUT

                                    Why don’t you have HILIGHTING???!! I've been trying to find a substitute for Edison Mail but I want & need hilighting (preferably in more than just yellow)! Is this even on your To Do list? I’m so disappointed. 🙄
                                  • Override Auto Number field?

                                    We are preparing to migrate from Salesforce. In Salesforce, we auto-generate a unique number on our Opportunities (Potentials). If the Opportunity results in a contract, we use that unique number as the Contract number. There are some situations where
                                  • Using a third party service provider want to move directly with Zoho

                                    Hi good day I’m currently using Zoho but I’m using a third party service provider I want to move directly with you guys I’m using Zoho email and invoices and my domain please let me know if it’s possible to move away from the third party provider my email
                                  • Request for Assistance Regarding Email Sending Issue (554 5.1.8 - Email Outgoing Blocked)

                                    Dear Zoho Support Team, I hope this message finds you well. I am writing to request assistance with an issue we are currently facing regarding our Zoho Mail account. Our email account, admin@tuyensinhcanuoc.com, is encountering the following error when
                                  • Zoho Mail API returns empty inbox (0 messages) but webmail shows 37 unread emails

                                    Hello, I'm experiencing a discrepancy between Zoho Webmail and the Mail API (EU region). **Setup:** - Account: EU datacenter (mail.zoho.eu) - API: Self Client OAuth2 via api-console.zoho.eu - Scopes: ZohoMail.messages.READ, ZohoMail.messages.UPDATE, ZohoMail.folders.READ,
                                  • ShipStation and Zoho Inventory

                                    Hello, I am looking to sync zoho inventory with shipstation ZOHO INVENTORY           SHIP STATION Sales Order  ==>  create ORDERS INVOICE  <==    Shipments What exactly does BETA mean on the Shipstation connector?  This is required for me to sign-on in the next month. Thanks in advance for your efforts
                                  • E

                                    We are trying to add our Zoho Form embed in our Elementor Page Builder. After adding Zoho Forms widget in elementor page builder it’s displaying in backend page builder but it’s giving 403 error while trying to save, as it’s not reflecting in front end.
                                  • Connecting Zoho Inventory to ShipStation

                                    we are looking for someone to help connect via API shipStation with Zoho inventory. Any ideas? Thanks. Uri
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