My Zoho Story #3 10を超えるZoho サービスを活用 〜マーケティング・営業・会計業務編〜(箕輪 泰子さん)

My Zoho Story #3 10を超えるZoho サービスを活用 〜マーケティング・営業・会計業務編〜(箕輪 泰子さん)



こんにちは。Zoho コミュニティチームです。

 

「My Zoho Story」では、Zoho の活用により自社ビジネスを成長させてきた軌跡を、さまざまな業界のユーザーにお聞きします。その経験や知見を、Zoho 活用の幅を広げる参考にしていただきたいと考えています。

 

今回ご登場いただく株式会社コンテックス 箕輪 泰子さんは、機械開発支援や技術系の産業翻訳・通訳事業を展開する同社の中で、システム運用担当者の役割を担っています。箕輪さんと同社がどのようにZoho を活用し進化してきたのか、そのストーリーを聞きました。

 

――貴社の事業内容についてご説明ください

弊社は1983年に技術開発を支援する事業として創業し、現在は機械開発支援、技術者派遣、技術系の産業翻訳・通訳、Zoho 導入支援を行っております。

 

――Zoho の利用歴を教えてください

4年ほどになります。

 

――貴社の業務プロセスにZoho を採り入れた経緯を教えてください

弊社の業務システムは、エクセルから始まり、オンプレミスのファイルメーカー、そして自社でフルスクラッチ開発したシステムを運用していました。

 

上記システムが老朽化したため、柔軟なシステム運用ができるクラウドサービスを探していました。Zoho は、50を超えるサービスを提供しているので、今までは想像していなかったようなシステムの使い方もできるのではないかと感じたためです。

 

――以前に利用されていた他社サービスと比較していかがですか?

Zoho の最大の魅力は、自社でシステムの修正や新機能の開発が迅速に行える点ではないでしょうか。変更が即座にシステムに反映され、何度でもテストができることや、自社独自の項目設定が容易に行えることにより、システム開発にかかる時間と費用を大幅に削減できたと感じています。

 

また、機能ごとにアプリケーションが分かれていることも使いやすさにつながっていると思います。ユーザーの割り当ても柔軟であり、情報の管理が容易です。

 

 

――Zoho サービスの主な活用方法や、どのような業務プロセスで活用されているかを教えてください

主に営業・マーケティング分野のサービスから使い始め、Zoho CRM を顧客/商談管理、Zoho Books では販売管理を行っており、Zoho Campaigns、Zoho Forms、Zoho SalesIQ、Zoho Sites を連携させながら、潜在顧客と既存顧客のニーズを確認し、営業・マーケティング業務に活用しています。

また、契約書作成用としてZoho Sign、ファイルストレージとしてZoho WorkDrive やデータ差し込みで帳票を作成するZoho Writer なども大変重宝しています。


 

――Zoho CRM / Zoho Books / Zoho Forms をどのように利用されていますか?

Zoho CRM :案件仕様書のようにカスタマイズしており、すべての案件を商談タブに登録します。特に翻訳業務では、翻訳対象言語、文章の文字数、納品ファイルの形式、図表の翻訳有無など、詳細な仕様情報を商談タブに追加し、「翻訳業務カルテ」の画面に反映させています。カルテのように項目を表示させたり、商品別に画面を構成することなど、Zoho の柔軟な設定機能は大変魅力的に感じています。

 Zoho Books :Zoho CRM  と連携しているため、どのお客様がどの商品をいつ購入しているか、また粗利の貢献度も把握でき、ダッシュボードやレポートを通じて視覚的に分かりやすくなりました。そのため、営業やマーケティングの会議資料を別途用意する必要がなく、この画面を共有するだけで対応できるようになりました。 

Zoho Forms :社内稟議や出張精算などの承認が必要なフォームを積極的に作成しています。これらのデータはZoho Sheets にエクスポートして管理でき、レシートなどの証拠書類もアップロードできるため、業務負担が軽減し、作業が非常に効率的になりました。経理担当者もこのデータを参照しながらネットバンキングで支払いを行っています。 

 


ーー上記サービス以外で活用しているZoho サービスはありますか?

Zoho Campaigns、 Zoho PageSense、Zoho SalesIQ、Zoho Survey です。

 

Zoho Campaigns : Zoho CRM の顧客へメルマガを配信し、Zoho Sites で作成したサービスごとのランディングページへ誘導しています。 

 Zoho PageSense :ランディングページやホームページに当サービスのコードを埋め込み、アクセス件数やコンテンツの配置・内容の検討に役立てています。

 Zoho SalesIQ :ホームページ訪問者情報をZoho CRM の見込み客へ自動登録しています。 

 Zoho Survey :社内外向けのアンケートや、仕入れ先企業の登録番号調査などを行っています。 

 


――連携しているZoho サービスについて教えてください

Zoho Flow による自動化を進めています。例えば、商談作成時に必要項目を入力し商談登録後、Zoho Books で見積書が自動作成されるように設定しています。

また、Zoho Projects で商談用の新規プロジェクトが作成され、案件ごとのプロジェクトメンバーやタスクが自動で設定されます。商品の納品後は請求書の自動作成と、関連プロジェクトのクローズも自動処理で行っています。

 

――今後どのようにZoho を活用していきたいですか

将来的に社内基幹システムとして最大限活用していきたいと思っています。

 

今後も「My Zoho Story」を通じて、あらゆる業界のZoho 活用方法について発信していきます。

ひきつづきよろしくお願いいたします。

 

Zoho コミュニティチーム



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                                    I've been informed that my emails are not being received. Is there anything that I should look into to rectify this? Many thanks!
                                  • Double opt-in notifications and customizable confirmation messages for your webforms

                                    Dear CRM Community, We are excited to announce a major upgrade to our Webforms feature. You can now customize the confirmation message shown to your users who double opt-in from your webform and also customize your confirmation emails when they submit
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                                    My organization sells subscription services to enterprise customers, which is a different model from the consumer subscription model that Zoho Billing has been designed to support and I beleve this capability should be added. An enterprise subscription
                                  • Free Plan mail accounts details

                                    In the zoho mail pricing there's a free plan that includes: FREE PLAN Up to 25 Users 5GB* /User, 25MB Attachment Limit Webmail access only. Single domain hosting. I need to make sure that I'm able to create multiple email accounts in the form of: name@domain.com
                                  • ZOHO Mail App Not working

                                    There seems to be an issue with Zoho Mail App today. It is not connecting to server, internet is working fine, tried uninstalling app and reinstalling, loading circle keeps spinning round. Is there an update on the way?
                                  • No more IMAP/POP/SMTP on free plans even on referrals with NO NOTICE

                                    Outraged. Just referred a colleague to use her domain (not posting it publicly here) to Zoho, just as I have other colleagues, clients, friends. Expected the exact same free plan features as I have and as everyone else I ever referred got. I was helping
                                  • Unable to receive email - "5.3.0 - Other mail system problem 554-'5.2.3 MailPolicy violation Error delivering to mailboxes'"

                                    My users are unable to receive emails from one particular domain, apparently. The domain known to be kicked back is whitelisted in the spam control. I sent an email to support earlier this morning but I have not received a reply. The error in the title
                                  • Caixa de saída bloqueada. Como desbloquear?

                                    Olá, meu e-mail isabela.celli@sivirino.com está com a caixa de saída bloqueada. Não consigo enviar e-mails. Acredito que tenha sido porque mandei o mesmo e-mail para várias pessoas, pedindo uma cotação de serviço. Vocês podem desbloquear para mim? Quantos
                                  • Zoho Forms - Improve the CRM integration field to query data from more than one module

                                    Hi Forms team, Something I get stuck on regularly is pre-populating a form with data when that data is spread across 2 or 3 modules. For example Contacts, Accounts and Deals. I don't want to duplicate the information in CRM so I end up writing a function
                                  • desbloquear cuenta

                                    Buenos dias  Cordial saludo Tengo una cuenta libre en zoho mail asociado a un dominio, pero uno de los usuarios se bloquea el correo porque dice que ha excedido el límite de correo, por favor podrian desbloquearla y como hago para que esta persona debe enviar sus correos sin ningun probleama. Gracias de antemano
                                  • Not Receiving Incoming Mail

                                    I can send emails from my account but I do not receive any. I originally set up forwarding and it worked for a while and then stopped. I turned off forwarding and now do not receive any emails. Could you please check what is causing this issue? Thank you
                                  • Will zoho thrive be integrated with Zoho Books?

                                    title
                                  • BARCODE PICKLIST

                                    Hello! Does anyone know how the Picklist module works? I tried scanning the barcode using the UPC and EAN codes I added to the item, but it doesn’t work. Which barcode format does this module use for scanning?
                                  • Making preview pane "stick"

                                    Hello, Is it possible to fix/dock the preview pane so that it's always there? The modern monitors are all very wide so there's plenty of space horizontally. Having the preview pane disappearing and appearing again when you click on an email message in
                                  • Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked

                                    I have been struggling to set up my email address for some time now; it's difficult to locate what I need. Additionally, I cannot send or receive any emails. I keep receiving the "Reason: 554 5.1.8 Email Outgoing Blocked" error. There doesn't seem to
                                  • Trouble Connecting Zoho Mail via IMAP in n8n – Need Help

                                    Hi everyone 👋, I'm trying to connect my Zoho Mail account to n8n using the IMAP Email Trigger node, but I'm facing issues getting it to work fully. ✅ Here's what I’ve done so far: ✅ IMAP access is enabled in my Zoho Mail settings ✅ I’m using the correct
                                  • Unable to send message; Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked

                                    Hi, I sent few emails and got this: Unable to send message; Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked And now I have few days since I cant send any email. Is there something wrong I did? Also can someone fix this please
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                                    Hello everyone, At Zoho, we continuously enhance our security measures to ensure a safer experience for all users. As part of our ongoing security enhancements, we're making an important update on using the send mail Deluge task in Zoho CRM. What's changing?
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                                    🚀 Dynamic Page Navigation Implementation I successfully implemented dynamic page navigation based on a user's radio button selection. The goal was to direct users to a specific, corresponding page while ensuring they only interact with the flow determined
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                                    When i try to create new addresses on my account i am getting this error, it has been 24 hours now and i am still getting this error can anyone help
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                                    Hi, Can I know when we cancel the write off (write back), in which FY, the reversal is recorded. It doesn't ask as to when the write off should be cancelled to reflect!. It shouldn't reflect in the year in which the invoice was written off since the Year
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                                  • no me llegan los correos a Zoho mail

                                    No puedo recibir correos pero sí enviarlos, ya hice la modificación de MX y la verificación de teléfonos, qué es lo que ocurre? gracias
                                  • Group Calendar as Default for adding new events, etc?

                                    Hi, I want to make the group calendar (that I created, if that makes a difference) the default for anything new I add to the calendar. How can I do that? thanks.
                                  • Bookmark Loading is Buffering

                                    Hi, i clicked on the bookmark tab, around yesterday and since then it's been constantly buffering and doesn't allow me to access the mail's i have tried login in and out but of no help also trying to share a screenshot of the issue around 232 kb size,
                                  • Zoho Webinar custom registration fields into Zoho CRM

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                                    Hello everyone! We’re excited to introduce the GitLab Extension for Zoho Desk, an integration that bridges the gap between support and development teams. This allows tickets to be converted into actionable GitLab issues for faster resolutions, better
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