Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin

Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin



Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils.

























Renseigner les informations de votre organisation

Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin, et avant toutes choses il est important de renseigner les informations de votre entreprise dans le CRM comme le fuseau horaire, votre monnaie, votre logo ...

Pour cela voici la marche à suivre : 
  1. Paramètres,
  2. Cliquez sur Organisation,
  3. Appuyez sur le stylet pour modifier vos informations



Gérer les différents utilisateurs


La prochaine étape pour configurer votre compte Bigin est la gestion des utilisateurs.

Les employés de votre entreprise peuvent-être ajoutés comme utilisateurs et vous pouvez ensuite leur assigner un rôle ou définir leur profil pour leur accorder ou non l'accès à certaines actions ou informations.
 
Les personnes dont la position leur donne le droit de "Gérer les utilisateurs" peuvent ajouter, modifier ou supprimer les différents utilisateurs.

Ajouter un nouvel utilisateur

Voici la marche à suivre pour ajouter un nouvel utilisateur : 
  • Connectez-vous à Bigin avec un profil "Administrateur"
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et Contrôles
  • Allez dans l'onglet Utilisateurs
  • Cliquez sur le bouton "Nouvel Utilisateur"
  • Renseignez ensuite les différents champs : Nom, Prénom, E-mail, Rôle et Profil
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" et la demande de connexion lui sera envoyée




Une fois que votre utilisateur est créé, vous pouvez modifier les informations le concernant à condition d'avoir le profil Administrateur.
Pour cela, allez sur la page avec les différents utilisateurs et cliquez sur le stylet pour modifier les informations d'une personne en particulier.  Ajoutez ensuite toutes les informations que vous avez sur l'employé pour profiter d'un profil complet.




Vous pouvez aussi afficher les utilisateurs en fonctions de certains critères : actifs, inactifs, invités ou supprimés.  Pour cela choisissez l'affichage que vous souhaitez dans le menu déroulant.



Activer ou désactiver un utilisateur

Il est possible que vous ayez besoin pendant une certaine période de désactiver un utilisateur, pendant un congé maladie par exemple. En désactivant le compte de cet utilisateur, il ne pourra plus avoir accès à ses données.
 
Pour cela allez dans le tableau avec tous les utilisateurs et sélectionnez la vue "Utilisateurs actifs" si vous souhaitez désactiver un compte ou "Utilisateurs inactifs" pour l'inverse.  Cliquez ensuite sur les (...) à droite et Activez ou Désactivez l'utilisateur.




Bon à savoir : Il est impossible de désactiver le Super Admin, vous devez d'abord transmettre le Profil à un autre utilisateur pour ensuite le supprimer.

Supprimer un utilisateur

Si un employé quitte votre entreprise vous pouvez supprimer son compte.  Pour cela vous n'avez qu'à cliquer sur la corbeille et l'utilisateur sera supprimé.



Bon à savoir : cette action est irréversible, il est conseillé de transférer en amont les données de l'utilisateur supprimé à une personne restant dans votre entreprise (même si la suppression d'un utilisateur n'impact aucune de ses données qui restent sur Bigin)


Gérez les rôles de votre organisation

Continuons notre processus de réglage des paramètres Bigin avec la définition des rôles au sein de votre entreprise.
Il existe une hiérarchie au sein d'une équipe, basée sur les différents rôles/position des employés. Cette structure détermine le niveau d'information auquel le salarié peut accéder selon son rôle : un manager peut avoir accès aux données de son équipe mais l'inverse n'est pas toujours nécessaire.
C'est pour cela qu'il est important de créer au sein de votre CRM Bigin une délimitation d'accès pour chaque rôle.

Comment créer un rôle

NB : il n'est pas possible de créer plus de 2 rôles dans la version gratuite
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôle
  • Cliquez sur Rôle
  • Cliquez sur le (+) à droite du rôle que vous souhaitez dupliquer
  • Entrez ensuite les informations sur ce nouveau rôle, nom, à qui il rend des comptes, s'il peut ou non échanger ses informations avec ses collègues ainsi qu'une description
  • Enregistrez : votre rôle est paramétré



Comment assigner les rôles à votre équipe

Une fois que votre feuille hiérarchique est établie au sein de votre CRM Bigin vous devez attribuer à votre équipe les rôles qui lui correspondent.
  • Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Sélectionnez l'onglet Utilisateurs
  • A côté de l'utilisateur en question, cliquez sur le stylet pour modifier ses informations
  • Dans la partie rôle, sélectionnez celui adapté à l'utilisateur 


Comment supprimer un rôle

Vous pouvez supprimer un rôle s'il ne convient plus aux besoins de votre entreprise, mais cette suppression ne sera efficace qu'une fois le rôle transféré à un autre pour éviter toutes pertes de données.
 
  • Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Sélectionnez l'onglet Rôle
  • A côté du rôle en question, cliquez sur la corbeille puis sélectionnez la personne qui reprendra les fonctions de ce rôle
  • Cliquez sur Supprimer



Gérer les profils de votre organisation

Voici la dernière étape pour paramétrer votre compte Bigin : définir les profils. Les profils vous aident à définir un ensemble d’autorisations pour chaque utilisateur ainsi que les actions qu’ils peuvent exécuter au sein de Bigin.  Un manager n'aura pas les mêmes besoin qu'un employé, par exemple il devra avoir accès à certains paramètres administratifs, pouvoir ajouter un utilisateur, créer un workflow ... et ce sont ces accès qui sont déterminés dans les profils.
 
Voici où trouver les différents profils de votre entreprise : 
  • Allez dans les paramètres
  • Puis sélectionnez > Utilisateurs et contrôles
  • Cliquez sur l'onglet Profil
 
Il existe par défaut deux profils :
  • Administrateur : donne accès à tous les paramètres de Bigin
  • Standard : ne donne pas accès à la partie administrative 
Vous pouvez aussi créer vos propres profils pour être au plus proche des besoins de votre organisation

Les autorisations liées au Profil

Les autorisations de base rassemblent, les Transactions, les Contacts et Sociétés, les Produits, les Notes, les Activités et le Tableau de bord. Vous pouvez ensuite choisir le niveau d'accès : Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer.



Note : Pour le tableau de bord seul deux options existent : Afficher et gérer
 
Les fonctions avancées vous permettent d'effectuer des actions plus spécifiques comme :
  • Workflows : pour automatiser certaines actions pour gagner en temps et en efficacité comme suivre un nouveau contact, assigner une tâche à un utilisateur...
  • Formulaires web : entrer automatiquement des contacts dans votre CRM lorsqu'ils renseignent leurs coordonnées dans un formulaire sur votre site web
  • Gestion des utilisateurs : donner accès ou non à certaines fonctions aux différents utilisateurs
  • Actions en bloc : effectuer des tâches groupées, envoyer un mail, changer de propriétaire, supprimer mettre à jour...
  • Administration des données : analyser l'intégrité des données pour garder celles qui sont fiables
  • Divers : autres actions, rechercher, fusionner ou gérer les vues personnalisées



Canaux : le point de contact avec vos clients, vous pouvez choisir de donner accès au profil aux informations venant des réseaux sociaux ou des emails



Créer un profil 

Pour créer un profil voici la marche à suivre :
  • Allez dans les Paramètres
  • Cliquez sur l'onglet Profil
  • Cliquez sur le bouton "+ Nouveau Profil"
  • Entrez le nom de ce nouveau profil
  • Renseignez profil sur lequel il va être cloné, et dont il aura les mêmes autorisations (que vous pourrez modifier par la suite si besoin)
  • Écrivez une description de ce nouveau profil
  • Enregistrez-le



Supprimer un profil

Pour supprimer un profil voici la marche à suivre :
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Cliquez sur l'onglet Profil
  • Cliquez sur les (...) à droite du profil à supprimer
  • Choisissez Supprimer






    Zoho Desk Resources

    • Desk Community Learning Series


    • Digest


    • Functions


    • Meetups


    • Kbase


    • Resources


    • Glossary


    • Desk Marketplace


    • MVP Corner


    • Word of the Day


      Zoho CRM Plus Resources

        Zoho Books Resources


          Zoho Subscriptions Resources

            Zoho Projects Resources


              Zoho Sprints Resources


                Zoho Orchestly Resources


                  Zoho Creator Resources


                    Zoho WorkDrive Resources



                      Zoho Campaigns Resources

                        Zoho CRM Resources

                        • CRM Community Learning Series

                          CRM Community Learning Series


                        • Tips

                          Tips

                        • Functions

                          Functions

                        • Meetups

                          Meetups

                        • Kbase

                          Kbase

                        • Resources

                          Resources

                        • Digest

                          Digest

                        • CRM Marketplace

                          CRM Marketplace

                        • MVP Corner

                          MVP Corner




                          Zoho Writer Writer

                          Get Started. Write Away!

                          Writer is a powerful online word processor, designed for collaborative work.

                            Zoho CRM コンテンツ






                              ご検討中の方

                                • Recent Topics

                                • Grouping payments to match deposits

                                  Is there a way to group multiple invoice payments together so they match credit card batches and grouped deposits in the bank account? Basically, we are creating invoices for each of our transactions, and applying a payment to each of the invoices. Our payments are either credit cards or checks. We want to be able to group payments together so when our bank account reflects a credit card batch made up of many transactions, or the deposit we took to the bank that has multiple checks from different
                                • Employees can not add some expenses suddenly

                                  Zoho expense was working fine and whenever there was a new merchant, it would automatically add and also the same auto added in Zoho Books (due to merchant-vendor sync) untill now. From today, it is having problems in searching the existing vendors and
                                • iOS 10: Caller ID new feature?

                                  Hi, in the update history of the iOS App (for iOS10) - v.3.2 - i found the point "caller identification" has this feature been deactivated again? i cannot find anything on my iphone on how to activate this feature. or does it just work from the beginning?
                                • Recommendations to store meeting notes for easy access from Contacts, Accounts & Deals module records?

                                  I would like your advice on how to achieve this use case for my organization. It’s related to where/how best to store meeting notes from a conversation with Contact(s) working at an Account (Company) in the context of a Deal. The ideal solution (from
                                • Bank reconciliation. Match Transaction -filter

                                  When matching an imported bank statement file we only get a match if it is an excact match on both amount and date. Then a suggestions comes up with a very broad selection regarding amount, and no default "between" dates. I can then go an manually adjust the filter, and have to put in from-to amounts and dates. How do I set a default from-to date?  As an example, I would like the date to be +- 3 days, Thanks.
                                • Added new staff but does not appear in other organization list

                                  Hi, I added the new staff under Sales Manager in the contacts, but it does not appear in the other organization list where I need to create a contact, and I can't select the newly added Sales Manager
                                • Integrating Calendly with Zoho Calendar in Zoho Mail

                                  I moved my office into a business incubator space that uses Calendly for meeting management and events. Calendly doesn't have a integration with Zoho Calendar and vice versa. I was directed to Zapier for integration but it doesn't have an integration
                                • Map fields from module X to a lookup field in subform in module Y

                                  Hi there In the 1st screenshot attached, you can see a subform in myLeads module. You can see that there is a number already filled there - that is the 'Property ID' and it is a single line field. It is the 'Property ID' of an entry I have in another
                                • how to create a new line in string in Client Script?

                                  I want to show an alert using client script, I need to add a new line in String, I assume I can use \n\n inside a string, but unfortunately it doesnt work ZDK.Client.showAlert("First Line \n\nI expect this is in second line");
                                • Surely it's time Inline editing from views

                                  I think the first request I found for in-line editing from grids was approximately 12 years ago - that post was locked because it was suggested Zoho sheetview solved the problem. However, it's now 2024, and in-line editing from grids is just a basic expectation.
                                • Multi branding issue with sender addresses

                                  Hello, I'm currently working on a project involving two (seperate) brands. Named 'Windeck' and 'Prolance'. They've chosen CRM Plus and I'm currently working on CRM, SalesIQ, Social and Marketing Automation. So far, I'm able to make enough separations
                                • Is there API Doc for Zoho Survey?

                                  Hi everyone, Is there API doc for Zoho Survey? Currently evaluating a solution - use case to automate survey administration especially for internal use. But after a brief search, I couldn't find API doc for this. So I thought I should ask here. Than
                                • Email Campaigns overview page is missing SENT DATE and # people sent to!

                                  I would like to see the date the email campaign was sent, so I can understand and track when each email campaign was sent. Right now, unless you go to a contact who received a campaign, you cannot see when the campaign was sent (!!!!!!). So, if my boss
                                • SEO recommendation of H1 tag for website tittle

                                  The exact words are “ It is good practice to place the page title inside the H1tag.” Now I already have one H1 tag on my website but it is not website tittle. In the SEO recommendation that is clear too that I have h1 tag on my page. Now I don’t know
                                • How to choose other payment methodes than creditcards

                                  We have connected stripe as a payment provider in zoho books, booking, commerce and checkout. In stripe we selected al major payment methodes for Belgium (mainly bancontact). However, at checkout customers seems to have only the possibility to pay with
                                • How to call a Creator function which is in a different Creator application?

                                  How to call a Creator function which is in a different Creator application?
                                • Can the code in my "Successful form submission" WF be invoked from a function?

                                  Can "Successful form submission" be invoked from a function? Data gets into a form manually and programatically. My code in "successful form submission" is good and I want to reuse it/call it, from another function which does Insert Into How to achieve
                                • Kaizen #169 - Serialization and Schema Management in Queries

                                  Hello everyone! Welcome back to another post in the Kaizen series! In Kaizen #166, we discussed handling Variables in Queries and associating the query in Kiosk. This week, we will discuss Serialization and Schema management in Queries. Business Scenario
                                • Introducing Keyboard Shortcuts for Zoho CRM

                                  Dear Customers, We're happy to introduce keyboard shortcuts for Zoho CRM features! Until now, you might have been navigating to modules manually using the mouse, and at times, it could be tedious, especially when you had to search for specific modules
                                • Feature Request: Notebooks within notebooks (Tree-like structure)

                                  Dear Zoho! I already migrated all my stuff from Google Keep, Im really fond of Zoho Notebook so far. One thing that could make the service much more powerful is multi-level notebooks (or tree like structure). For example, entering into Notebook named
                                • Can't get authorization for Sandbox environment using the self client

                                  Hello, After creating a self client, and following the client-credentials method (as it's not optimat to manually generate a code for every 10 minutes), after inputting the sandbox org id for SOID parameter, im getting the error: "error": "no_org". For
                                • Create landing pages from Zoho Marketing Plus

                                  Hey everyone, Over the last few months, we've introduced various features and enhancements to bolster the marketing capabilities of Zoho Marketing Plus and make it simpler for everyone. To that end, we're excited to announce that Zoho LandingPage is now
                                • Custom service report or Zoho forms integration

                                  Hello, So far the experience with Zoho FSM and the integration with Books has been good, however there are limitations with service reports. As with my business, many organisations send technicians to different types of jobs that call for a different
                                • Email tracking subdomain

                                  The Email Tracking configuration screen of the ZeptoMail asks for a subdomain. I have gone through the documentation but could not find more information about how that subdomain is used by ZeptoMail to track the emails. Can someone throw some light about
                                • Chart View group X-axis values above a value

                                  I have a data set with X values ranging from 0 up to 300-400, the Y values are an AVG of the values for the given X. I am interested in the values at the low end of the scale, say 0-10 and want the X values 10 and greater to be grouped into a single category
                                • How do I get the Text Account name instead of the Reference number?

                                  Good Morning everyone! I am very new to zoho analytics. I'm trying to create some pivot tables and when I add the Account or Division name it comes up as a reference number. From my research, I need to use a lookup. I'm having a really hard time understanding
                                • Custom API - Need to create a string return value, not only MAP

                                  @Support: When creating a Custom API it only allows a return from a function of MAP type. The service I'm using requires a string return, how can this be achieved?
                                • missing video-urgent

                                  hi..I have a problem regarding zoho meeting. I already record almost 2hrs for my interview session. After end my session, i'm stop the recording. Its happened when i didn't received any meeting recording at my email.But i received recording 7minutes after
                                • Duplicate New Ticket Emails

                                  I am getting two Ticket emails when a ticket is created. The first one goes to me as the Admin helpdesk@ And because I am an Agent as well it also send to helpdesk@, support1@ and support2@ Is there any way to stop this?
                                • Ticket Response Email Template

                                  Is there a way to have an email template automatically selected when I click on Reply for a ticket?
                                • Unpublishing Job Post for LinkedIn

                                  Hi, We have experienced issue with the above. We did unpublish a job in Recruit but it still appear under Job section in our LinkedIn page. It did not remove from LinkedIn as it should be.  Please check and advise. Regards, Snyder 
                                • Editor limitations to define screen types

                                  Guys I have noticed that even in version 2.0 of the editor (which is this new one we use) we still have a lot to improve... When I compare to some more global solutions like Wix, Zyro, Go Daddy, Squarespace and Weebly feel that we have some limitations
                                • Dúvidas do Zoho Creator

                                  Pessoal, Estou colocando um tópico para dúvidas do Zoho Creator. Um abraço, Leandro
                                • Tropicalize Books

                                  Books is an incredibly powerful tool that works well in many countries. But I feel that it is a product that is not yet "tropicalized" for Brazil as we speak (this would be like adapting the local reality). We have many strong competitors who do more
                                • Automatic Sitemap Generation

                                  Guys are all right? Doesn't make sense for me to have to generate a map site and upload it... because it's not automatically generated just as it is done in WIX? where the customer doesn’t have to worry about this.
                                • SEO improvements with ZIA

                                  Are you okay? I would like to bring an idea that would be amazing to improve the product that is the possibility of being able to improve the SEO of the pages (this of each page or each article on the blog) through ZIA so that it could create page Summary
                                • Automatically updating field(s) of lookup module

                                  I have a lookup field, which also pulls through the Status field from the linked record. When the lookup is first done, the Status is pulled through - this works perfectly. If that Status is later updated, the lookup field does not update as well. As
                                • Initiating a SalesIQ Zobot from a custom button on Zoho Sites

                                  I have created a Zobot set to initiate on a custom action called "Fast_Answers". On Zoho Sites, I created a code snippet button and set it to on-click run the event called "Fast_Answers". I installed the SalesIQ integration code into the Zoho Sites Page
                                • Zoho Desk -> Zoho Analytics : Where is the field for "Layout" ?

                                  I have many different layouts on my helpdesks and I want to be able to identify the stats for each one, however I can not file the field in the raw data from the Zoho Desk datasource. I thought it might be under "Tickets" but there is nothing. There is
                                • Set resolution mandatory field

                                  Hi,  i have 2 questions:) : - i want to set the resolution field mandatory before close the ticket. Because for now, i can close the ticket without writing how i solve it - how can i setup zoho desk to receive ticket by email(e.g. clients sent email to support@mydomain.com) and it create a ticket in zoho desk
                                • Next Page