Qu'est-ce qu'un Blueprint ?

Qu'est-ce qu'un Blueprint ?



Prenons comme exemple le cas de la société Zylker Inc. Une enquête interne menée par les responsables de l'entreprise a révélé que les nouveaux employés n'étaient pas satisfaits du processus d'intégration. Il est apparu que les premières semaines étaient problématiques car certains employés n'avaient pas reçu les informations nécessaires pour préparer leur arrivée. Une enquête plus approfondie a mis en lumière des problèmes de communication entre les différents services impliqués dans l'intégration des nouveaux employés, le responsable du recrutement, l'équipe des ressources humaines, l'équipe d'administration et l'équipe d'administration du système d'information.
Les organisations sont souvent confrontées à de tels problèmes. Mais comment s'assurer que le processus reste efficace même lorsque de plus en plus de collaborateurs sont recrutés?

Pour être efficace, un processus doit être :

  • Complet - Tous les aspects du cycle de l'expérience de l'utilisateur final/client doivent être couverts de bout en bout. 
  • Défini clairement - Les différentes étapes du processus, les activités à réaliser, le responsable de chaque activité, les mesures à prendre en fonction du résultat de chaque activité et tous les domaines critiques de ce type doivent être définis et documentés. 
  • Reproductible et cohérent - La documentation doit être suffisamment claire pour que tout nouvel utilisateur du système puisse facilement la suivre et la mettre en œuvre. Cette documentation est essentielle car elle réduit également le temps et les efforts à investir dans la formation des nouveaux utilisateurs au processus.
Il s'agit là des qualités qu'un Blueprint entend conférer à vos processus pour vous aider à surmonter vos difficultés.

Que signifie "Blueprint" ?

Un Blueprint est une représentation informatisée d'un processus concret. Il ressemble à un simple flowchart, mais il est beaucoup plus dynamique et détaillé. Plusieurs utilisateurs/équipes peuvent être engagés dans l'exécution d'un seul Blueprint, ou un seul utilisateur/équipe peut exécuter l'intégralité d'un Blueprint.
Chaque plan d'action est composé de trois éléments clés :
  • États : les différentes phases/étapes du processus
  • Transitions : il s'agit de la phase intermédiaire entre deux états. Les activités que les utilisateurs doivent réaliser pour passer d'un état à l'autre sont définies. 
  • Connecteurs : composants qui définissent la relation entre les différents états et transitions.
Avec Blueprint, assurez-vous que vos processus d'entreprise sont bien définis, rationalisés du point de vue organisationnel et qu'ils ne comportent pas d'erreurs. En outre, vous pouvez vous assurer que tous les processus sont conformes aux plans d'entreprise et vérifier facilement la progression de vos processus et intervenir en cas de besoin.

Utilisation du Blueprint - Exemple

Voyons un exemple de l'utilisation de blueprint - comment un plan d'action améliore les opérations du support d'une agence de voyage.
Zylker Inc. est un organisateur de voyages nationaux et internationaux pour les particuliers et les organisations. L'entreprise est spécialisée dans la fourniture de services de voyage de bout en bout, y compris la réservation d'hôtels, la préparation d'itinéraires de voyage, la prise de dispositions spéciales pour les personnes âgées/à mobilité réduite, l'organisation de change, etc.
L'un des forfaits de Zylker, Premium, propose des itinéraires internationaux personnalisés et ne demande qu'un minimum d'efforts au client pour planifier son voyage.
Le programme Premium exige que les étapes suivantes soient réalisées :
  • Collecte des informations sur le voyageur
  • Traitement des documents de voyage
  • Demande de visa
  • Élaboration du plan de voyage
  • Réservation des billets d'avion et des chambres d'hôtel
  • Accueil des invités dans le pays de destination
  • Exécution du voyage
Blueprint du forfait Premium de Zylker :
  • Les différentes étapes du processus sont définies en tant qu'états. 
  • Les activités réalisées par le personnel de Zylker sont définies comme des transitions.
  • La progression d'un état à un autre, en fonction du résultat de l'état actuel, est définie à l'aide de connecteurs.
  • Les différentes personnes/équipes qui effectuent les transitions sont désignées comme des propriétaires de transition.

Réalisation du Blueprint

Le Blueprint a été configuré de telle sorte qu'il s'applique automatiquement à tout ticket contenant une demande de package Premium. Par conséquent, chaque fois qu'un client s'inscrit pour un forfait Premium, la demande est enregistrée comme un ticket et le Blueprint est automatiquement exécuté. C'est donc sur la page de détail du ticket que se déroulent toutes les actions liées au Blueprint.

Le champ "Statut" du ticket est associé aux différents états du Blueprint. Par conséquent, celui-ci est verrouillé et ne peut pas être modifié manuellement. Lorsque le responsable de la transition effectue la transition associée, le champ statut est automatiquement mis à jour pour afficher l'état suivant dans le Blueprint. L'état continue de changer au fur et à mesure que les transitions suivantes sont exécutées.

Dans ce scénario, le responsable du service client de Zylker Inc. peut facilement suivre l'évolution d'une demande, simplement en consultant le ticket. De même, les différentes parties prenantes impliquées dans le processus peuvent également être tenues pour responsables car elles sont désignées comme propriétaires des transitions.

Ainsi, grâce à la mise en œuvre de ce Blueprint dans son service d'assistance, Zylker Inc. peut désormais offrir une expérience cohérente à tous ses clients, veiller à ce que tous les employés s'approprient les activités qu'ils réalisent et suivre facilement l'évolution de chaque client.

Avez-vous utilisé Blueprint ? Faites-nous part de la manière dont il vous a aidé à affiner vos processus.

L'équipe Zoho France


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                                  • Unified customer portal login

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                                    Hi Projects Team, The feature requests I would like to raise is the ability to create a custom view at the project level for projects with tasks owned by a user or users. For example "Ashley's Projects" custom view might contain a list of project in which
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                                    Dear users, Continuing in the spirit of our 'Function Fridays' series, where we've been sharing custom function scripts to automate your back office operations, we're thrilled to introduce our latest initiative – the 'Zoho Books-Accounting on the Go Series'.
                                  • Custom Fonts in Zoho CRM Template Builder

                                    Hi, I am currently creating a new template for our quotes using the Zoho CRM template builder. However, I noticed that there is no option to add custom fonts to the template builder. It would greatly enhance the flexibility and branding capabilities if
                                  • Would be really awesome to have Created Time and Modified Time showing for custom functions list

                                    It would be SO HELPFUL to be able to sort custom functions by created time/ modified time. Also seeing a created by/ modified by with the little profile picture would be supremely helpful as well. Just really hard sometimes to find a function you were
                                  • What's New in Zoho Analytics - October 2025

                                    Hello Users! We're are back with a fresh set of updates and enhancements to make data analysis faster and more insightful. Take a quick look at what’s new and see how these updates can power up your reports and dashboards. Explore What's New! Extreme
                                  • Ticket Export Does Not Include Ticket Threads

                                    Dear Zoho Desk Support Team, I hope you’re doing well. I would like to report an issue regarding the ticket export functionality in Zoho Desk. Currently, when exporting tickets, the ticket threads or conversation history are not included — only the ticket
                                  • Payments made notification

                                    This is a really wonderful feature but we can only use it for about 50% of payments made & have to revert to sending statements which is a real chore. Credits applied to the bills paid in the notification aren't included & this causes great confusion in the accounts receivable departments. Please, please add this required feature asap ! .....
                                  • Ability to add VAT to Retainer Invoices

                                    Hello, I've had a telephone conversation a month ago with Dinesh on this topic and my request to allow for the addition of VAT on Retainer Invoices.  It's currently not possible to add VAT to Retainer Invoices and it was mutually agreed that there is absolutely no reason why there shouldn't be, especially as TAX LAW makes VAT mandatory on each invoice in Europe!   So basically, what i'm saying is that if you don't allow us to add VAT to Retainer Invoices, than the whole Retainer Invoices becomes
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                                    HI, I am using ZOHO Desk for last two years and now my client is asking to integrate ZOHO desk data to Power BI so that they can use Data for reporting. Kindly guide in details so that i can give access to ZOHO desk export data for more visibility.
                                  • URLs being masked despite disabling tracking

                                    Hey, We had disabled click tracking from an email update we are sharing with our users. Despite this, the URL the end user is receiving is masked, and looks like "https://qksyl-cmpzourl.maillist-manage.net/click/1d8e72714515cda6/1d8e72714515ca70" instead
                                  • Zoho CRM - Calendar Cards View - Let Users Decide What Is Displayed On Calendar Entries

                                    Imagine planning your week of face-to-face meetings across three counties. You’re trying to group appointments by location to make the best use of your time, but Zoho CRM’s calendar doesn’t show where each meeting is happening. You’re left trying to remember
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                                    We are testing the use of Writer as part of an internal review process for statement of work documents and have found that when the document is changed from Compose to Review by one person, that is not reflected for all others who view the document. Is
                                  • Dashboard Autorefesh

                                    Good day, I am a dashboard that displays the number of tickets based on "Product Name". This dashboard is displayed on a big TV for the team to monitor. Can the dashboard auto-refresh every few minutes to display the new values? Currently, we have closed
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                                    Hello there, This webinar is for all Kenyan businesses looking to wrap up their financial year smoothly! Join our free session to learn how Zoho Books can simplify your year-end process. What to expect from this webinar: - All the latest updates in Zoho
                                  • System flaws and lack of response from Zoho

                                    I have had to go on here as no-one is replying to my emails regarding my problem (been 10 days and no email reply) and your chat facility online through your Zoho Books software opens and closes immediately, so not functioning properly. I actually called
                                  • Customer Grouping

                                    Hi, how can I group multiple customers into single group. So that I can have idea of accounts receivables of all the customers in single group. Like if there are multiple subsidiaries of same company we have having a business with, and want to view the
                                  • Two currencies

                                    More and more I am finding that internattional payments' fees are unpredictable. I would like, on my invoices that are in a foreign currency (eg. USD$ or EUR€) for there to be a GBP£ TOTAL display alongside the invoice's currency total. This would make
                                  • Next Page