Zoho WorkDrive 5.0 : d’un outil vers une solution intelligente de gestion de documents

Zoho WorkDrive 5.0 : d’un outil vers une solution intelligente de gestion de documents



Dans un monde de plus en plus orienté vers les données, les entreprises doivent non seulement gérer une masse croissante de données non structurées, mais aussi en extraire des informations stratégiques. L’intelligence de contenu répond à ce besoin en transformant ces données en insights exploitables grâce à l’IA, au machine learning et à l’automatisation. Elle permet d’analyser, d’organiser et de valoriser les contenus, tout en améliorant la collaboration et la prise de décision.
La mission de Zoho WorkDrive est d’accompagner les entreprises dans la valorisation de leurs données non structurées, en les transformant en informations ordonnées et exploitables. Cette approche permet de renforcer la capacité décisionnelle des organisations et de soutenir l’innovation.
WorkDrive 5.0 marque une avancée majeure dans cette direction. Cette nouvelle version, qui s’inscrit dans la continuité des avancées introduites par WorkDrive 4.0 pour le travail hybride, intègre des technologies d’intelligence artificielle, d’automatisation, de sécurité renforcée et d’amélioration de l’expérience utilisateur. Elle vise à optimiser la gestion des contenus et à offrir aux équipes un environnement de travail plus performant, plus intelligent et plus sécurisé.

Automatisation du contenu

  • Automatisez vos workflows de contenu

L’automatisation des processus est un levier essentiel pour améliorer la productivité et l’efficacité opérationnelle des entreprises. Zoho WorkDrive intègre désormais un puissant concepteur de workflows permettant de modéliser, gérer et automatiser les tâches centrées sur le contenu. Cette automatisation élimine les relances manuelles, réduit les erreurs humaines, accélère la circulation des contenus et renforce la collaboration entre les équipes.
Remarque : la fonctionnalité Workflows de WorkDrive est désormais intégrée aux éditeurs de contenu Zoho (Zoho Writer, Zoho Sheet et Zoho Show) pour faciliter la collaboration documentaire et l’automatisation.
    • Activé par défaut pour les nouveaux utilisateurs – La fonctionnalité Workflows sera automatiquement activée pour tous les nouveaux comptes, et progressivement déployée auprès des organisations existantes n’ayant pas encore utilisé les workflows de Zoho Writer.
    • Migration fluide pour les utilisateurs existants – Pour les entreprises utilisant déjà les workflows dans Zoho Writer, notre équipe assure actuellement la migration vers les workflows WorkDrive, garantissant une transition fluide et sans interruption.

Sécurité des données

  • Classification et protection des données sensibles (DLP)

Fini le temps où l’on devait vérifier manuellement chaque fichier ou dossier pour identifier les données sensibles et en limiter l’accès. Avec les politiques de prévention contre la perte de données (DLP) dans WorkDrive, vous disposez d’une solution intelligente pour protéger vos informations essentielles.
Ces politiques permettent de détecter et de sécuriser automatiquement des données sensibles telles que les informations personnelles, les données clients, les documents financiers ou la propriété intellectuelle.
Vous pouvez laisser WorkDrive appliquer les règles DLP automatiquement, ou choisir manuellement les données à protéger pour renforcer la sécurité.
Seuls les administrateurs ou super administrateurs peuvent configurer et gérer ces politiques depuis la Console d’administration.
  • Renforcez le contrôle d’accès au sein des dossiers d’équipe

Les dossiers d’équipe de WorkDrive sont des espaces collaboratifs sécurisés, conçus pour regrouper les membres d’une équipe, attribuer des rôles et travailler ensemble en temps réel. Par défaut, tous les membres ont accès à l’intégralité des fichiers et dossiers.
Pour un meilleur contrôle, WorkDrive permet désormais de personnaliser les droits d’accès au niveau des dossiers. Vous pouvez ainsi limiter l’accès de certains membres à des dossiers spécifiques, voire les masquer complètement.
  • Sécurisez vos contenus numériques

WorkDrive intègre désormais la fonctionnalité de filigrane !
Le filigrane est une méthode de protection qui consiste à apposer une marque, telle qu’un texte ou un logo, visible ou invisible, sur un fichier numérique. Cette technique permet d’identifier le propriétaire du contenu et d’éviter toute utilisation non autorisée.
WorkDrive vous permet maintenant d’ajouter un filigrane aux fichiers image. Cela vous aide à protéger vos droits de propriété intellectuelle, à renforcer la reconnaissance de votre marque et à garantir l’authenticité de vos contenus.
Nouveauté dans WorkDrive : le filigrane !
Le filigrane (ou watermark) est une technique de sécurité permettant d’apposer une marque visible ou invisible — comme un texte ou un logo — sur un contenu numérique afin d’en identifier le propriétaire et d’en empêcher l’utilisation non autorisée.
Vous pouvez désormais ajouter un filigrane aux fichiers image dans WorkDrive. Cette fonctionnalité permet de protéger la propriété intellectuelle, de renforcer la visibilité de votre marque et d’authentifier vos contenus.

Contenus intelligents et dynamiques

  • Transcription intelligente avec l’IA - Grâce à Zia, l’assistant intelligent de WorkDrive, les fichiers audio et vidéo peuvent désormais être transcrits automatiquement (en anglias) Cette technologie de reconnaissance vocale transforme la parole en texte, facilitant ainsi la recherche, la consultation et l’accessibilité des contenus. La transcription permet aux organisations de conserver une trace écrite de leurs réunions, webinaires et formations.
  • Elle est particulièrement utile pour les équipes de support client, qui peuvent créer des vidéos annotées avec sous-titres et commentaires, améliorant ainsi l’accessibilité des contenus et leur visibilité sur les moteurs de recherche (SEO). Cette fonctionnalité facilite également la réutilisation des contenus et accélère les modifications grâce à la recherche par texte.

Intégration

Un espace de stockage CRM centralisé grâce à WorkDrive

Zoho WorkDrive est désormais pleinement intégré à Zoho CRM, remplaçant l’ancien système fragmenté de stockage par un référentiel centralisé, intelligent et bien organisé.
Initialement, Zoho CRM utilisait le système de fichiers distribué de Zoho (ZFS). Aujourd’hui, grâce à l’évolution de WorkDrive en plateforme de gestion de contenu moderne, cette solution devient le choix naturel pour centraliser, structurer et optimiser la gestion documentaire au sein du CRM.

Avantages clés pour les utilisateurs de Zoho CRM

  • Stockage centralisé : les fichiers liés au CRM sont regroupés dans un dossier d’équipe structuré, facilitant la collaboration, le contrôle et l’accessibilité.
  • Permissions granulaires : les autorisations dans WorkDrive s’alignent sur les accès définis dans le CRM, renforçant la sécurité et simplifiant les processus de partage.
  • Synchronisation bidirectionnelle : les fichiers sont mis à jour en temps réel entre WorkDrive et Zoho CRM, assurant une parfaite cohérence des données.
  • Évolutivité et économies : les formules de stockage flexibles de WorkDrive réduisent la dépendance au stockage natif du CRM et permettent de maîtriser les coûts.
  • Gestion avancée des fichiers : possibilité de supprimer en masse, d’organiser les dossiers de manière hiérarchique et de partager avec des utilisateurs externes.
  • Migration fluide : les pièces jointes CRM seront transférées progressivement vers WorkDrive, garantissant une transition en douceur.

Intégration du contenu à la gestion de projet

Nous sommes ravis d’annoncer que Zoho WorkDrive est désormais inclus dans le pack Zoho Projects Plus. Cette plateforme avancée, alimentée par l’intelligence artificielle, vise à révolutionner la collaboration en gestion de projet. Elle permet aux équipes de piloter leurs projets efficacement, d’exploiter des analyses précises et de s’adapter aux modes de travail hybrides. Zoho Projects Plus combine quatre applications essentielles de Zoho pour une gestion complète :
  • Zoho Projects : gestion de projet traditionnelle
  • Zoho Sprints : gestion agile et itérative
  • Zoho Analytics : rapports, prévisions et visualisation des données
  • Zoho WorkDrive : stockage centralisé et collaboration optimisée

Extension WorkDrive pour Microsoft Outlook

Excellente nouvelle pour les utilisateurs de Microsoft Outlook ! Vous n’aurez plus besoin de télécharger manuellement vos pièces jointes depuis Outlook pour les transférer vers WorkDrive, ni l’inverse. Le nouvel add-in Zoho WorkDrive vous permet de partager vos fichiers WorkDrive et d’enregistrer vos pièces jointes directement dans WorkDrive, sans quitter Outlook.

Productivité

Conservation des versions

WorkDrive conserve automatiquement un historique des versions à chaque mise à jour d’un fichier. Cependant, stocker trop de versions peut rapidement utiliser un espace de stockage précieux, qui pourrait être dédié à d’autres documents importants. Grâce aux paramètres de conservation des versions, vous pouvez contrôler le nombre de versions sauvegardées, ce qui vous aide à optimiser l’espace de stockage et à maintenir une organisation efficace. Par exemple, dans une agence créative qui travaille régulièrement sur des fichiers de design et des vidéos volumineux, l’espace disponible peut se remplir très rapidement. En imposant une limite — comme garder uniquement les cinquante dernières versions — l’administrateur peut libérer automatiquement de l’espace tout en gardant les dernières mises à jour. Cette méthode permet de gérer efficacement le stockage et d’assurer une progression fluide des projets, sans encombrement dû aux versions anciennes.
Dans une équipe de design qui crée régulièrement des posts pour les réseaux sociaux, cartes de visite et illustrations, l’éditeur d’images intégré à WorkDrive facilite le travail collaboratif. Les membres peuvent annoter, surligner et ajuster les images directement sur la plateforme, sans avoir à changer d’application. Ce que cela apporte :
  • mise en avant rapide des éléments clés via flèches, cadres ou marqueurs.
  • ajout d’annotations et tags pour clarifier les choix de design ou signaler des points à revoir.
  • protection des données sensibles par floutage avant partage externe.
  • utilisation des calques pour organiser plusieurs annotations proprement.
  • recadrage, zoom et réarrangement rapides pour faciliter les échanges lors des revues.
L’outil intégré élimine le besoin d’un logiciel externe et fluidifie la collaboration en temps réel, tout en garantissant la sécurité des fichiers dans WorkDrive.

WorkDrive : la gestion de contenu repensée avec l’intelligence artificielles

  • IA avancée et apprentissage automatique : nous développons un modèle d’IA propriétaire capable d’analyser, catégoriser et taguer automatiquement les contenus. Cela inclut le traitement du langage naturel (NLP) pour l’analyse documentaire, la reconnaissance d’images ainsi que l’analyse prédictive permettant de révéler des insights à partir des données. Vous pouvez également intégrer des modèles d’IA tiers selon vos besoins spécifiques.
  • Recherche intelligente et découverte : WorkDrive offre des fonctionnalités de recherche puissantes grâce à un indexage piloté par l’IA et une recherche contextuelle, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement et efficacement les contenus pertinents.
  • Automatisation des workflows et intégration : vous pouvez automatiser les tâches répétitives comme les processus d’approbation et intégrer WorkDrive de manière fluide avec d’autres applications métiers pour booster la productivité.
  • Sécurité des données et conformité : les entreprises bénéficient de mesures de sécurité avancées telles que la prévention de la perte de données (DLP), des contrôles d’accès intelligents, la détection d’anomalies et la gestion de la conformité, garantissant ainsi l’intégrité des données et le respect des réglementations.
  • Collaboration et personnalisation : WorkDrive propose des outils collaboratifs enrichis par des suggestions basées sur l’IA, une diffusion personnalisée des contenus et des recommandations contextuelles pour améliorer la productivité et l’engagement des équipes.
  • Analyses et insights : nous travaillons à fournir des analyses avancées offrant des insights exploitables, aidant les équipes à prendre des décisions éclairées grâce à une meilleure compréhension de l’usage, de l’engagement et de l’efficacité des contenus.
Grâce à toutes ces fonctionnalités, WorkDrive permet aux organisations d’extraire des informations exploitables à partir de données non structurées en tirant parti de l’IA, de l’apprentissage automatique et de l’automatisation, le tout sur une plateforme sécurisée. L’avenir de la gestion de contenu réside dans des systèmes intelligents qui s’adaptent à vos besoins. Avec Zoho WorkDrive, votre équipe est prête à relever ce défi — efficacement, intelligemment et en collaboration.

L'équipe Zoho France

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            Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

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                                    To whom it may concern, Good day, My account has been created incorrectly in Zoho and I am not able to join my Company's Zoho account - attached screenshot for your kind reference Alphatronmarine - Portal Kindly advise procedure to delete this current
                                  • Workflow for deposit to bank account

                                    Hello, Is it possible to make a workflow when a deposit is made to your bank account which is coupled to Zoho books? I want Zoho to sent an email each time a deposit is made to our bank account via a workflow. Regards, Steven
                                  • Marking Retainer invoice paid through Deluge

                                    Hey Everyone, We have a scenario where we are collecting deposit payments on our website. Now, in zoho books, we need to create a retainer invoice and mark it as paid automatically using deluge just like we can mark normal invoices as paid. I have tried
                                  • Export Invoices to XML file

                                    Namaste! ZOHO suite of Apps is awesome and we as Partner, would like to use and implement the app´s from the Financial suite like ZOHO Invoice, but, in Portugal, we can only use certified Invoice Software and for this reason, we need to develop/customize on top of ZOHO Invoice to create an XML file with specific information and after this, go to the government and certified the software. As soon as we have for example, ZOHO CRM integrated with ZOHO Invoice up and running, our business opportunities
                                  • Create a new record in custom module vi custom button

                                    I have zoho books premium plan . I have 2 custom modules in zoho books. 1. Goods Receipt 2. Delivery Order, I need to select multiple records from Goods Receipt and create a new Delivery order from these multiple records. (like multilple sales order into
                                  • Profile date settings

                                    At present I have "EEE, MMMM dd, yyyy" but this takes an exessive amount of column space, we should be able to input our own format. I would like to use "EEE, MMM dd, yy" - a much shorter version of the above but with the same abbreviated info, requiring
                                  • Delivery Method Field in Sales Order Module

                                    In Books and in Sales orders, the "Delivery Method" field seems to allow for anything to be entered and it seems to store those entries for future use.  When you chose to convert a sales order to a purchase order, the related field is now called "Shipment
                                  • Editing / Removing stages for pipeline

                                    Hello, I'm trying to create a new pipeline. I created a new stage and made an error when entering the probability. How can I edit fields in stages that I created? Can I delete these stages from "Add Stages" list?
                                  • Dynamically Filter User Lookup in CRM Subform

                                    We have a subform called Pricing Calculator in the Zoho CRM Opportunity module and need some assistance. Current Setup: First column: Picklist (Level) Second column: User Lookup field When a Level is selected, we want the User lookup to display only users
                                  • change time zone

                                    can't seem to figure out how to change the time zone of the project
                                  • Bigin iOS app update: Built-in telephony and RingCentral support

                                    Hello everyone! We are excited to introduce Built-In Telephony and RingCentral support in the latest iOS version(v1.11.13) of the Bigin mobile app. Once the integration is completed on the Bigin desktop site(bigin.zoho.com), you can choose the Built-In
                                  • Add Image or Update Image API - for Items Module

                                    I am trying to add new Items to Zoho Inventory from Zoho Creator. I achieved this using Zoho Inventory Create Item API, but how to add or update the item image from Zoho Creator to Zoho Inventory Item Module?
                                  • Introducing Booking Pages—a topping for your Calendar Scheduling needs!

                                    Greetings, We're here with a new topping for Bigin! Let's dive into the details. What does this topping do? Scheduling appointments with customers is one of the most common challenges small businesses face on a daily basis, as it often involves frequent
                                  • Debugging `try` blocks : Tip

                                    I find it annoying that if one line inside a `try` block has an error, the Deluge arser points the beginning of the block to the location of the error. BUT, if you temporarily comment out the initial `try {`  The parser goes through the whole block and
                                  • [Product Update] TimeSheets module is now renamed as Time Logs in Zoho Projects.

                                    Dear Zoho Analytics customers, As part of the ongoing enhancements in Zoho Projects, the Timesheets module has been renamed to Time Logs. However, the module name will continue to be displayed as Timesheets in Zoho Analytics until the relevant APIs are
                                  • Use approval workflow comments in record scripts

                                    Greetings, i'm running an approval workflow for my records, during approval/rejection there is a step where comments are entered. i want to add there comments to the record and to use them in various deluge scripts like sending emails and so on.  how
                                  • ZOHO Store

                                    Not able to make a payment We are using Zoho One, and we are from India. The payment currency, which shows for us, is in USD. But the system says we can choose Country/Region India if it shows INR only. Attaching screenshots for more info.
                                  • Support Migration into Aliases in Zoho Mail

                                    Hello Zoho Mail Team, How are you? We are in the process of migrating some of our users from Google Workspace (Gmail and Google Drive) to Zoho. During this process, we noticed that Zoho Mail currently only supports migration into a primary mailbox and
                                  • API for Z Workdrive Flow Make-Integromat ?

                                    We are zoho workdrive fans Also we would like to have an api to work with Zoho Flow or with Make better known by its old name INTEGROMAT Is it planned and when? 3 months -6 months or more?
                                  • Apps Pane no longer visible

                                    I have read all the info and help and nothing works, I do not have a "show apps" anywhere and I can no longer see my Apps pane in the left hand side of mail, please advise how to get this back
                                  • Canvas View - Print

                                    What is the best way to accomplish a print to PDF of the canvas view?
                                  • 5名限定 課題解決型ワークショップイベント Zoho ワークアウト開催のお知らせ(8/21)

                                    ユーザーの皆さま、こんにちは。Zoho ユーザーコミュニティチームの藤澤です。 8月開催のZoho ワークアウトについてお知らせします。 今回はZoomにてオンライン開催します。 ▷▷参加登録はこちら:https://us02web.zoom.us/meeting/register/eVOEnBsSQ2uvX4WN5Z5DeQ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ Zoho ワークアウトとは? Zoho ユーザー同士で交流しながら、サービスに関する疑問や不明点の解消を目的とした「Zoho
                                  • New in Zoho Forms: Inline OTP Verification

                                    Hello form builders, We are excited to announce the launch of Inline OTP Verification in Zoho Forms, a smarter way to ensure the authenticity of the contact details you collect. Until now, OTP Verification in Zoho Forms worked as a pre-access step: respondents
                                  • Zoho Mail : Associate emails with Meeting records and allow multiple emails to be assocaited at once

                                    Is there a workaround that would allow either of these? I want to associate emails with Meeting records. I also would like to be able to select multiple emails at once for association with a record.
                                  • Create task from email

                                    Is there a way on mobile to create a task from an email? I use this feature a lot and when traveling now I read email on mobile. By the time I get to my office I forget about them since I didn't add it to a task. Is this feature missing on moble?
                                  • Zoho Socials - Unable to view Channels and SmartQ

                                    Hi, The channel Facebook has been added by the admin, however, it is not visible on the User level (employee). Other channels are visible. Also, we have the premium account, and SmartQ is not working. Can anyone help? Regards, Priyanka
                                  • Eliminating Manual Consolidation: Automating Currency Field Sync from Task to Project

                                    Hello Everyone, A Custom function is a user-written set of code to achieve a specific requirement. Set the required conditions needed as when to trigger using the Workflow rules (be it Tasks / Project) and associate the custom function to it. Requirement:
                                  • We want to set the "Converted from Lead" value in Deals using a Workflow or via a Deluge script. How?

                                    For use in Zoho Analytics, we need the field "Converted from Lead" filled in our deal records. This field is empty everywhere, because we do not create deals directly when converting a lead to a contact. We want to do that using the API or a workflow
                                  • Sales Orders: Quoted_Items + items in another subform -> into Ordered_Items ?

                                    hello, When creating Sales Orders, is it posible to inherit/fill the Ordered_Items with all the items from Quoted_Items + all the items from a customized subform with similar fields? Since you can create a sales order in different ways (convert, new -
                                  • How to cancel the GSTR1 pushed to GSTN

                                    How to cancel the GSTR1 Pushed to GSTN, some rectifications to be done in HSN & SAC code
                                  • Zoho Books API — Invalid Operation Type / Scope does not exist

                                    Hello Team, We are unable to use the Zoho Books API from our registered application. We’ve already: Created a client in Zoho API Console using (Admin in Books) Generated the OAuth code and token successfully Used the correct scopes: ZohoBooks.fullaccess,ZohoOauth.userinfo.READ
                                  • Enhancements in Canvas

                                    Dear All, Greetings! Canvas lets you design the record details page to suit your brand or business preferences. We are glad to introduce the following enhancements to uplift your design experience. Reusable Components Style Presets Let's go! Reusable
                                  • Minimum order quantity

                                    Is there a way to enforce a minimum order quantity - ie has to have a minimum of 250?
                                  • 【Zoho CRM】ポータル機能のアップデート:UIとポータルの作成フローの変更

                                    ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの藤澤です。 今回は「Zoho CRM アップデート情報」の中から、ポータル機能のアップデートをご紹介します。 目次 概要 ユーザーグループの作成フローの変更 ユーザーグループ詳細画面内のタブについて 「タブと権限」タブについて 「設定」タブについて 概要 UIとポータルの作成フローが変更されました。ポータルの新機能に先立ち、UIを一部変更しました。タブやオプションの配置を見直し、機能へよりアクセスしやすくなっています。 また、「ポータルユーザーの種類」は今後、「ユーザーグループ」と呼称され、ページ上のボタンも「ユーザーグループを作成する」に変更されます。
                                  • Tax on Imported goods charged by Shipping Company

                                    Hi Folks, I imported goods from outside Canada, for better understanding I will give an example data. imported goods value: 2000$ The shipping company sent me an invoice containing the following information: Custom duty on imported goods: 400$ Administration
                                  • Prefilled Date fields auto-changed and then locked when using “Edit as new”

                                    If a document out for signature has date fields (not SignedDate fields) that were pre-filled before sending, and then you use “Edit as new” to create a new version of the same document, the value of those date fields gets automatically changed to today
                                  • Zoho Webinar via Social Media

                                    Hello, is it possible to stream a Zoho Webinar via Social Media like Linkedin or Facebook?
                                  • Add Hebrew & RTL Support to Feedback Widget

                                    Hello Zoho Desk Team, How are you? We are using Zoho Desk and would like to utilize the Feedback Widget. While Zoho Desk itself supports Hebrew and RTL, the Feedback Widget unfortunately does not. We kindly request that Hebrew and full RTL support be
                                  • OAUTH2 isn't working with Power Automate and N8N (Zoho Desk)

                                    Hello, I am trying to set up an OAuth2 connection to the Zoho Desk API, but the authentication flow fails immediately. I am experiencing this issue in two separate platforms: Microsoft Power Automate (using a Custom Connector) and n8n. Instead of being
                                  • Kit Items Breaking Automations - "Provide mapped components for all kit items"

                                    This has been brought up in other threads, but I believe this issue warrants its own topic. Whenever a sales document (Estimate, Sales Order, Invoice) is created or manipulated programmatically, trying to include a Kit as an Item throws this error: "Provide
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