フォーム

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

概要

フォームは、小規模企業が顧客からさまざまな情報を収集するのに役立つ効果的なビジネスツールです。Biginのフォームビルダーを使用すると、見込み客の獲得、カスタマーサポート、登録、オンライン注文、フィードバックなど、さまざまな用途に合わせたフォームを作成できます。収集した情報は、［パイプライン］タブと［連絡先］タブに自動で追加できます。これにより、データ収集プロセスを効率化し、顧客との関係を強化できます。これらのフォームは、リンクやQRコードで共有したり、Webサイトに埋め込んだりできます。

小規模企業におけるフォームの活用例は、次のとおりです。

カスタマーサポートパイプライン用に、顧客名、発生している問題、メールアドレス、電話番号、スクリーンショットなどの関連情報を収集するサポートフォームを作成します。
顧客の声パイプライン用に、顧客名、満足度、フィードバック、メールアドレスなどの関連情報を収集するフィードバックフォームを作成します。
［連絡先］タブ用に、顧客名、メールアドレス、電話番号などの関連情報を収集するWebセミナー登録フォームを作成します。
IT資産要求パイプライン用に、要求者の名前、従業員ID、必要な資産、メールアドレスなどの関連情報を収集する要求フォームを作成します。

利用条件

フォームは、Express、Premier、Bigin 360のすべての有料プランで利用できます。

権限

権限設定でフォームの権限が有効になっているユーザーは、フォームを作成および設定できます。
データの承認権限を持つユーザーは、フォームから送信されたデータを承認できます。

フォームの設定

フォームは、3つの手順で簡単に設定できます。

ステップ1：フォームの作成

このセクションでは、フォームの外観を設定します。フォームに表示する項目、フォーム上部に表示するタイトル、背景色、フォントスタイルなどを指定できます。

フォーム上部に表示するフォーム名を入力します。
フォームに必要な項目をドラッグ＆ドロップします。項目名の変更、必須項目の指定、項目の説明の追加を行います。
CAPTCHAを挿入します。
必要に応じて、ファイルをアップロードするためのオプションを追加します。
必要に応じて、プライバシーポリシーを挿入します。
フォームのフォント、フォントサイズ、背景色を設定します。

ステップ2：送信ルールの設定

このセクションでは、見込み客/customerがフォームに入力して送信したときに実行する一連の処理を指定できます。

フォームから作成されたデータの担当者を割り当てます。
データの重複を防ぐため、重複管理を有効にします。
必要に応じて、フォームから作成されたデータを識別するためのタグを追加します。
ダブルオプトインを有効にします。
訪問者に受付確認を送信します。
承認を要求します。
「ありがとうございます」メッセージを設定するか、ユーザーを適切なランディングページにリダイレクトします。
フォームの送信時に自動入力する項目を指定します。

ステップ3：フォームの共有

リンクやQRコードで顧客とフォームを共有したり、ソーシャルメディアで共有したり、Webサイトに埋め込んだりできます。

フォームのデザイン

フォームを作成した後、ビジネスのテーマに合わせてデザインし、独自のブランドイメージを反映できます。フォームにテーマを適用するために使用できるデザイン機能について、以下で説明します。

会社のロゴを使用したフォームのブランド設定

作成する各フォームに企業/organizationのロゴを追加することで、ブランドイメージを反映できます。このロゴ項目はフォームのヘッダーにあり、移動することはできません。ロゴを追加するには、［ロゴをアップロード］ボタンをクリックし、企業のロゴをアップロードします。

ロゴをアップロードした後、サイズを小、中、大のいずれかに変更できます。また、フォーム上での配置を左、中央、右のいずれかに設定できます。

追加したロゴは、左上隅にある［プレビュー］ボタンをクリックして確認できます。

メモ：

画像ファイルの最大サイズは5MBです。
ロゴはいつでも削除/deleteできます。

複数のセクション

各フォーム内にカスタムセクションを作成し、フォームを複数のセクションに分類できます。各フォームには、初期設定で1つ以上のセクションが含まれます。また、各セクションのタイトルと説明をカスタマイズし、必要に応じて非表示にできます。タイトルと説明の項目は必須ではありません。

たとえば、不動産会社がこの機能を使用して物件掲載フォームをカスタマイズするとします。項目を、物件の詳細、設備、連絡先情報などのセクションに分類できます。各セクションに適切なタイトルと説明を設定することで、担当者と購入希望者の双方にとって分かりやすいフォームを作成できます。特定の物件掲載で不要なセクションがある場合は、そのタイトルと説明を簡単に非表示にできます。

セクションを追加するには、フォーム下部の［+セクションを追加］ボタンをクリックします。

メモ：

追加できるセクションは最大5つです。
ファイルのアップロード項目は、有料プランでのみ利用できます。

組織のファイルストレージが上限に達しても、フォームの送信によるデータの作成は問題なく続行されます。ただし、ファイルのアップロード項目から送信されたファイルは保存されず、データ上の該当項目は空白になります。ファイルのアップロードを再開するには、保存済みファイルを削除して空き容量を確保するか、ストレージの上限を増やしてください。

フォーム内の項目に入力規則を適用できます。

［メール］項目では、特定のドメインのメールアドレスからの入力を禁止できます。
［電話番号］項目では、英字の入力を禁止したり、国番号を表示したりするよう設定できます。

背景画像

独自のカスタム画像を背景としてアップロードすることで、フォームのデザイン性を高め、ブランドイメージに合わせてカスタマイズできます。

背景画像を追加するには、フォーム作成画面の［背景色アイコン］をクリックします。

用意されている標準色から選択するか、グラデーションを使用して特定の色を選択できます。また、標準で用意されている画像も使用できます。

さらに、独自の画像を背景としてアップロードできます。カスタム画像を追加するには、写真セクションの［アップロードアイコン］をクリックし、背景に追加する画像を選択します。

追加した背景画像を確認するには、左上にある［プレビュー］ボタンをクリックします。

メモ：

画像ファイルの最大サイズは5MBです。

ボタンのカスタマイズ

フォームの送信ボタンの位置と形状をカスタマイズできます。

ボタンをカスタマイズするには、ボタンセクションにカーソルを合わせると表示される［設定アイコン］をクリックします。

［ボタンのプロパティ］タブでは、ボタンにラベルを追加し、色を選択できます。ボタンを追加した後、位置を左、中央、右のいずれかに設定し、ボタンの形状を変更できます。

フォームのリンク

ユーザーはメールにフォームへのリンクを挿入し、連絡先にフォームへの入力を依頼できます。メールにフォームのリンクを追加するには、次の手順を実行します。

［連絡先］タブに移動し、対象の連絡先を選択します。
［メールを送信］ボタンをクリックします。
メールの編集画面で、［リンク］ボタンから［フォームのリンク］を選択します。
対象のタブと対応するフォームを選択します。また、フォームに移動するリンクの名前を設定できます。
フォームを添付する前に、簡易プレビューで確認することもできます。

フォームのソーシャル共有

フォームを作成すると、フォームのリンクをTwitter、Facebook、WhatsAppに直接追加できるようになります。フォームの作成後に該当するアイコンを選択し、そのまま送信できます。

Google reCAPTCHA

GoogleのreCAPTCHAサービスをBiginフォームで使用すると、ボットやその他のスパムサービスによるフォーム送信を阻止し、Webサイト上のスパムを防止できます。Google reCAPTCHAを追加するには、［設定］→［フォーム］→［ツール］→［Google reCAPTCHA］に移動します。クリックしてフォームにドラッグ＆ドロップします。ドロップすると、サイトキーとシークレットキーの入力を求められます。キーを取得するには、Google reCAPTCHAに移動します。reCAPTCHAの作成ページにリダイレクトされます。ラベル名、reCAPTCHAの種類、ドメイン名など、必要な情報を入力します。Googleでは複数のreCAPTCHA形式を提供していますが、Biginで使用できるのは「私はロボットではありません」形式（reCAPTCHA V2）のみです。そのため、キーを生成する際は［reCAPTCHA V2］を選択してください。

設定するドメインは「crm.zohopublic.com」にする必要があります。これは、Google reCAPTCHAを正しく動作させるために必須です。フォームを送信すると、キーが生成されます。

キーをコピーし、［Google reCAPTCHAの設定］タブに貼り付けます。

キーを入力すると、キャプチャ項目がフォームに追加されます。新しいキーはいつでも作成できます。この項目は、初期設定で必須になっています。

フォーム内の「Powered by Bigin」ブランド表示

初期設定では、フォームに「Powered by Bigin」バーが表示されます。無料プラン、試用版、Expressプランのユーザーはこのブランド表示を削除できませんが、PremierプランとBigin 360プランのユーザーは非表示にできます。

フォームリンクのカスタマイズ

識別しやすく、ブランドを反映したリンクを使用することで、フォームに簡単にアクセスできます。リンクの形式は<dc>.bigin.online/{org access url}/forms/{form-link-name}.です。「dc」の部分は、使用しているデータセンターに応じて変わります。

たとえば、米国のデータセンターを使用し、「お問い合わせ」という名前のフォームがある場合、リンクはus.bigin.online/zylkertravels/forms/contact-us.になります。フォームの作成時または編集時に、フォームリンク名をカスタマイズできます。

URL内の組織名を変更するには、組織情報で組織のアクセスURLを変更します。詳細はこちら

bigin.onlineのURLではなく、独自ドメインでフォームを公開する場合は、ドメインマッピング機能を使用して独自ドメインを関連付けることができます。独自ドメインのマッピングについて詳しくは、こちらのヘルプドキュメントをご参照ください。

訪問者への確認通知

訪問者がフォームを送信した後に、確認通知を送信できます。これにより、送信内容を受け付けたことを確認し、要求が処理されていることを訪問者にすぐに伝えられます。

フォームの設定時に、メール、WhatsApp、またはその両方による訪問者への確認通知を有効にできます。

メールによる訪問者への確認通知

この設定を有効にすると、フォームの送信後、訪問者に確認メールが自動送信されます。確認メールに使用するメールテンプレートを選択できます。メールでの連絡を希望する顧客に適しており、送信が完了したことをすぐに通知できます。

WhatsAppによる訪問者への確認通知

この設定を有効にすると、訪問者がフォームを送信した際に、WhatsAppの確認メッセージが自動送信されます。確認メッセージに使用するWhatsAppテンプレートを選択できます。

メモ：
この設定は、次の条件を満たす場合にのみフォーム送信ページに表示されます。

フォームに連絡先タブへ関連付けられた電話番号項目がある
組織でWhatsApp連携が有効になっている

フォームで複数の電話番号を収集する場合、WhatsAppの確認メッセージの送信に使用する電話番号項目を選択するよう求められます。これにより、正しい連絡先番号にメッセージを送信できます。

送信時に自動入力される項目

送信時の自動入力設定を使用すると、フォームで収集したデータを加工し、その他の必須項目に入力できます。これらの項目は顧客には表示されず、フォームの送信時に自動で入力されます。

たとえば、フォームから見込み客が作成された場合、見込み客のデータ元項目を自動的に［フォーム］に設定できます。顧客がフォームを送信すると、顧客による入力なしで、この値がデータに追加されます。

自動入力設定では、動的な値も使用できます。使用するには、自動入力する項目を選択し、#差し込みアイコンをクリックして、適切な差し込み項目を挿入します。

例

顧客の姓と名を別々に収集していて、氏名項目も必要な場合は、姓と名を結合して氏名を自動入力できます。
同様に、連絡先の電話番号を収集し、勤務先の電話番号も同じであることが分かっている場合、再度入力を求めたり手動で更新したりせずに、連絡先の電話番号を使用して勤務先の電話番号項目を自動入力できます。

メモ：

差し込み項目と自動入力項目の種類は、常に一致している必要があります。
商談名は、データの作成時に必須項目となります。フォームから商談名を削除する場合は、［自動入力］セクションに追加する必要があります。
フォームと自動入力の両方に商談名がない場合、フォームを作成できません。商談名は、顧客による入力または自動入力のいずれかで指定する必要があります。

重複データの管理

Biginフォームから新しいデータが送信されると、一意の項目のデータに基づいて重複が確認されます。フォーム送信ルールで、重複する送信データの処理方法を設定できます。

［重複データの管理］設定は、連絡先と会社のデータに対するフォーム送信ルールでは初期設定で使用できます。この設定にはいつでもアクセスできますが、フォームにタブ内で一意に設定された項目が含まれている場合にのみ有効に機能します。

この設定では、フォーム送信時の重複データの処理方法として3つの選択肢があります。選択した内容に応じて、既存の連絡先または会社と一致するデータの処理方法が決まります。

［重複データを手動で承認］：初期設定では、この設定が選択されています。このフォームから送信されたデータが既存の連絡先または会社と一致する場合、手動承認の対象になります。承認処理では、新しい重複データを作成するか、新しい情報を既存のデータに統合するかを選択できます。
［重複データを統合］：この設定を選択すると、一致するデータが新しいデータで自動更新されます。送信されたデータに対して一致するデータが複数検出された場合は、手動承認の対象になります。
［重複データを許可］：この設定を選択すると、既存の一意の値と一致するかどうかにかかわらず、送信されたすべてのデータが新しいデータとして作成されます。これにより、重複を理由にデータが除外されることはありません。

メモ

タブに一意の項目が設定されていない場合、重複チェックはスキップされ、すべての送信データが新しいデータとして処理されます。
初期設定では、すべてのフォームで［重複データを手動で承認］が選択されています。この設定は、必要に応じていつでも変更できます。

活用例

ジルカー不動産は、住宅販売と物件管理を専門とする小規模な不動産会社です。同社向けに、次のフォームを作成してみましょう。

お問い合わせフォーム– Webサイトに埋め込み、訪問者の名前、メールアドレス、電話番号、メッセージなどの情報を取得して、不動産担当者から連絡できるようにします。収集した情報は連絡先に変換され、［連絡先］タブに追加されます。
賃貸物件掲載用の問い合わせフォーム– メールキャンペーンでリンクとして共有します。このフォームでは、物件所有者、掲載する物件の種類、住所や広さなどの物件情報を取得します。取得した情報は、不動産管理パイプラインに商談として追加されます。

お問い合わせフォーム

上記の例を使用して、お問い合わせフォームを作成する方法を説明します。

［設定］（）→［フォーム］に移動します。
［+新しいフォーム］をクリックします。
フォームの種類を選択します。ここではお問い合わせフォームを作成するため、［お問い合わせフォームを作成する］をクリックします。
フォーム作成ページで、次の操作を行います。

［フォーム名］として「お問い合わせ」と入力します。
必要な項目をWYSIWYGエディターにドラッグ＆ドロップします。
［連絡先］タブにデータを作成するには姓が必須であるため、初期設定では［姓］項目がフォームに追加されています。
フォームでカスタム項目を使用するには、最初に［連絡先］タブで作成する必要があります。手順については、カスタム項目の作成を参照してください。
フォームに［会社名］項目を追加すると、その連絡先に対応するデータがBiginの［会社］タブに作成されます。同じ名前の会社がBiginアカウントにすでに存在する場合、フォームの情報が送信されてもデータは作成されません。
初期設定では、すべての重複登録が重複管理によって制限されます。
項目名を編集するには、項目の横にある［設定］アイコンをクリックします。チェックボックスを選択すると、その項目を必須にできます。

その項目を入力する顧客に情報や手順を伝えるには、［説明］項目を使用します。
不要な項目を削除するには、項目の横にある［削除］アイコンをクリックします。必須項目は削除できません。
ボットによる不要な内容の自動送信を防ぐには、［CAPTCHA］項目をフォームにドラッグ＆ドロップします。これは安全な認証手段として機能し、このテストが正常に完了した場合にのみデータが受け付けられます。
顧客の個人情報を自社がどのように管理し、取り扱うかを説明するには、［プライバシーポリシー］項目をドラッグ＆ドロップします。この項目をフォームに追加すると、顧客は自社のプライバシーポリシーまたはエンドユーザー使用許諾契約に法的に同意できます。追加後は、顧客が内容を読み、チェックボックスを有効にした場合にのみフォームを送信できます。
ユーザーがスクリーンショットや請求書の発行依頼などのファイルをアップロードできるようにするには、［ファイルのアップロード］項目を使用します。アップロードされたファイルは、Biginアカウント内のデータに添付ファイルとして自動的に追加されます。訪問者は一度に3件までファイルをアップロードでき、各ファイルの上限サイズは20MBです。［ファイルのアップロード］項目は有料プランでのみ利用できます。
［フォントの種類］アイコンをクリックし、使用するフォントスタイルを設定します。
［フォントサイズ］アイコンをクリックし、適切なフォントサイズを設定します。
［配置］アイコンをクリックし、項目の配置を設定します。
［背景色］アイコンをクリックし、背景色を変更します。

公開前にフォームの表示を確認するには、［プレビュー］ボタンをクリックします。
［デスクトップ］、［タブレット］、［モバイル］の各アイコンを切り替えて、デバイスごとのフォームの表示を確認します。
［次の手順］をクリックします。
［フォームの詳細］セクションで、次の操作を行います。

［担当者の割り当て］：ドロップダウンからユーザーを選択します。フォームから作成されたすべてのデータが、選択したユーザーに割り当てられます。フォームが送信されたときにユーザーへ通知するには、チェックボックスを有効にします。
［タグ］：必要に応じて、タブの既存タグ一覧から関連するタグを追加します。選択したタグは、［フォーム］タブから取得されたすべてのデータに追加されます。選択したタグは、フォームから取得されたすべてのデータに追加されます。
［ダブルオプトインを有効にする］：この設定を有効にすると、フォームの送信後、追加の確認用メールが顧客に送信されます。この設定は、メインの［メール］項目がフォームに追加されている場合にのみ使用できます。
［訪問者への確認メール］：この設定を有効にすると、フォームの送信後、受付確認メールが顧客に送信されます。
［承認の要求］：データを承認申請に送信する場合は、［承認の要求］を有効にします。権限設定で［連絡先の承認］権限を持つユーザーが、データを承認できます。

［訪問者がフォームを送信したときに表示する内容］では、次のいずれかを選択します。

［お礼のメッセージ］：フォームの送信時に表示するメッセージを入力します。
［ページにリダイレクト］：フォームの送信時に顧客をリダイレクトするWebサイトまたはその他の適切なWebページのURLを入力することもできます。

［送信時に自動入力する項目］セクションで、フォームには表示せず、データの作成時に自動入力する項目の初期値を入力します。たとえば、［連絡先］タブに［連絡先の経路］という項目を作成し、このフォームから連絡先が作成されるたびに、その項目へ［フォーム］という初期値を追加できます。
［保存して次へ］をクリックします。
［フォームを共有］ページには、フォームのリンク、QRコード、ソーシャルメディアアプリで共有するためのオプションのほか、Webサイトやアプリに埋め込むための3種類のコード形式（ソースコード、JavaScript、iFrame）が表示されます。
［完了］をクリックします。
顧客がアクセスしたとき、フォームは次のように表示されます。

パイプラインフォーム

上記の例を使用して、パイプラインフォームを作成する方法を説明します。

［設定］（）→［フォーム］の順に移動します。
［+新しいフォーム］をクリックします。
フォームの種類を選択します。今回はパイプラインフォームを作成するため、［パイプラインフォームを作成］をクリックします。
フォームビルダーページで、次の操作を行います。

［フォーム名］として「賃貸物件掲載用の問い合わせフォーム」と入力します。
WYSIWYGエディターに必要な項目をドラッグ＆ドロップします。
［パイプライン］タブのデータには必須であるため、初期設定では［パイプラインデータ名］項目がフォームに追加されています。
フォームでカスタム項目を使用するには、最初に［パイプライン］タブで作成する必要があります。手順については「カスタム項目の作成」を参照してください。
［連絡先］セクションの項目を追加すると、［姓］項目がフォームに自動的に追加されます。同様に、［会社］セクションの項目を追加すると、［会社名］項目がフォームに自動的に追加されます。パイプラインデータの作成時に、連絡先または会社のデータも同時に作成され、パイプラインデータに関連付けられます。同じメールアドレスの連絡先、または同じ名前の会社がBiginアカウントにすでに存在する場合、フォームの内容が送信されても、連絡先および会社に新しいデータは作成されません。パイプラインデータは、既存の連絡先および会社のデータに関連付けられます。
項目名を編集するには、項目の横にある［設定］アイコンをクリックします。項目を必須にするには、チェックボックスを選択します。フォームの入力者に情報や手順を伝えるには、［説明］項目を使用します。
ボットによる不要な内容の自動送信を防ぐには、［CAPTCHA］項目をフォームにドラッグ＆ドロップします。これは安全なゲートウェイとして機能し、テストが正常に完了した場合にのみデータが受け付けられます。
会社が顧客の個人情報をどのように管理し、取り扱うかを説明するには、［プライバシーポリシー］項目をドラッグ＆ドロップします。この項目をフォームに追加すると、顧客は会社のプライバシーポリシーまたはエンドユーザー使用許諾契約に法的に同意できます。追加後、顧客は内容を読み、チェックボックスを有効にしてからフォームを送信できます。
ユーザーが物件関連のファイルをアップロードできるようにするには、［ファイルアップロード］項目をドラッグ＆ドロップします。アップロードされたファイルは、Biginアカウントのデータに添付ファイルとして自動的に追加されます。アップロードできるファイルサイズは最大20MBです。
フォントの種類アイコンをクリックし、目的のフォントスタイルを設定します。
フォントサイズアイコンをクリックし、適切なフォントサイズを設定します。
配置アイコンをクリックし、フォームの配置を設定します。
背景色アイコンをクリックし、背景色を変更します。

公開前にフォームの表示を確認するには、［プレビュー］アイコンをクリックします。
［デスクトップ］、［タブレット］、［モバイル］の各アイコンを切り替え、デバイスごとのフォームの表示を確認します。
［次のステップ］をクリックします。
［フォームの詳細］セクションで、次の操作を行います。

［担当者の割り当て］：ドロップダウンからユーザーを選択します。フォームから作成されたすべてのデータが、選択したユーザーに割り当てられます。フォームの送信時にユーザーへ通知するには、チェックボックスを有効にします。
［サブパイプラインとステージ］：データの作成時に割り当てるサブパイプラインとステージを選択します。
［タグ］：必要に応じて、タブの既存タグの一覧から関連するタグを追加します。選択したタグは、フォームから取得したすべてのデータに追加されます。
［ダブルオプトインを有効にする］：この設定を有効にすると、フォームの送信後、追加確認のための確認メールが顧客に送信されます。この設定は、メインのメール項目がフォームに追加されている場合にのみ使用できます。
［訪問者への確認］：この設定を有効にすると、フォームの送信後に受付確認メールが顧客へ送信されます。
［承認の要求］：データの承認を申請する場合は、［承認の要求］設定を有効にします。
プロファイルでデータの承認権限を持つユーザーがデータを承認できます。［承認］アイコンに移動すると、承認待ちのすべてのデータが一覧表示されます。承認待ちのデータにアクセスするには、［その他］アイコン→［パイプラインデータを承認］の順にクリックします。

［訪問者がフォームを送信したときに表示する内容］では、次のいずれかを選択します。

［お礼のメッセージ］：フォームの送信時に表示するメッセージを入力します。
［ページにリダイレクト］：フォームの送信時に顧客をリダイレクトするWebサイトまたは適切なWebページのURLを入力することもできます。

［送信時に自動入力する項目］セクションで、フォームには表示せず、データの作成時に自動入力する項目の初期値を入力します。たとえば、パイプラインタブに［データ元］項目がある場合、このフォームからデータが作成されるたびに、その項目へ「フォーム」という初期値を追加できます。
［保存して次へ］をクリックします。
［フォームを共有］ページには、フォームのリンク、QRコード、ソーシャルメディアでの共有オプション、およびWebサイトやアプリに埋め込むための3種類のコード（ソース、JavaScript、iFrame）が表示されます。
［完了］をクリックします。

メモ：

フォームビルダーには、初期設定の検証ルールが適用されています。顧客が必須項目を入力しなかった場合、その項目への入力を促すメッセージが表示されます。これにより、顧客から必要なデータをスムーズに収集できます。
［訪問者への確認］を有効にしている場合、受信できる受付確認メールは1日最大2,000件です。上限を超えると、メールを受信できなくなります。ただし、データの作成には影響しません。