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概要

1. 顧客サポートパイプライン用に、サポートフォームを作成し、顧客名、直面している問題、メールアドレス、電話番号、スクリーンショットなどの関連情報を取得します。
   
2. 顧客の声パイプライン用に、フィードバックフォームを作成し、顧客名、満足度評価、フィードバック、メールアドレスなどの関連情報を取得します。
   
3. ［連絡先］タブ用に、Webセミナー登録フォームを作成し、顧客名、メールアドレス、電話番号などの関連情報を取得します。
   
4. IT資産要求パイプライン用に、要求フォームを作成し、要求者の名前、従業員ID、必要な資産、メールアドレスなどの関連情報を取得します。 

フォームの設定

 

ステップ1：フォームの作成

1. フォームの上部に表示されるフォーム名を入力します。
   
2. フォームに必要な項目をドラッグ＆ドロップします。項目名を変更し、必須に設定して、項目の説明を入力します。
   
3. CAPTCHAを挿入します。
   
4. 必要に応じて、ファイルをアップロードするオプションを追加します。
   
5. 必要に応じて、プライバシーポリシーを挿入します。
   
6. フォームのフォント、フォントサイズ、背景色を設定します。

ステップ2：送信ルールの設定

1. フォーム経由で作成されたデータの担当者を割り当てます。
   
2. 重複データを避けるため、重複管理を有効にします。
3. フォーム経由で作成されたデータを区別するため、必要に応じてタグを追加します。
   
4. ダブルオプトインを有効にします。
   
5. 訪問者に確認通知を送信します。
   
6. 承認を要求します。
   
7. お礼メッセージを設定するか、ユーザーを適切なランディングページにリダイレクトします。
   
8. フォーム送信時に自動入力される項目を指定します。 

ステップ3：フォームの共有

1. フォームをリンクやQRコードで顧客に共有したり、ソーシャルメディアで共有したり、Webサイトに埋め込んだりします。

フォームのデザイン

ロゴをアップロードすると、サイズを小、中、大に変更できます。また、フォーム上の位置を左、中央、右に設定できます。

メモ：

• 画像ファイルの最大サイズは5MBです。
  
• ロゴはいつでも削除できます。
  
  

複数のセクション

各フォーム内にカスタムセクションを作成し、フォームを複数のセクションに分類できます。各フォームには、初期設定で少なくとも1つのセクションが含まれています。また、各セクションのタイトルと説明をカスタマイズでき、必要に応じて非表示にもできます。タイトルと説明項目は必須ではありません。

たとえば、不動産会社がこの機能を使って物件掲載フォームをカスタマイズするとします。物件詳細、設備、連絡先情報などのセクションに項目を分類できます。各セクションには関連するタイトルと説明を設定できるため、担当者と見込み購入者の双方にとって分かりやすくなります。特定の掲載情報に不要と判断されるセクションがある場合は、そのタイトルと説明を簡単に非表示にできます。

セクションを追加するには、フォーム下部の［+セクションを追加］ボタンをクリックします。

メモ：

1. 最大5つのセクションを追加できます。
   
2. ［ファイルアップロード］項目は有料プランでのみ利用できます。
   
3. フォーム内で使用している項目にバリデーションを設定できます。
   
1. ［メール］項目では、特定のドメインをブロックする制限を設定できます。
   
2. ［電話番号］項目では、英字入力を制限したり、国番号を表示したりできます。
   

   
   

背景画像

独自のカスタム画像を背景としてアップロードすることで、フォームをさらにカスタマイズし、視覚的な魅力とブランドの一貫性を高めることができます。

背景画像を追加するには、フォームビルダーの背景色アイコンをクリックします。

標準で用意されている色から選択するか、グラデーションを使用して特定の色を選択できます。用意されている既定の画像を使用することもできます。

さらに、独自の画像を背景としてアップロードできます。カスタム画像を追加するには、写真セクションのアップロードアイコンをクリックし、背景として追加する画像を選択します。

追加した背景画像は、左上隅の［プレビュー］ボタンをクリックして確認することもできます。

メモ：

1. 画像ファイルの最大サイズは5MBです。
   
   

ボタンのカスタマイズ

フォームの送信ボタンの位置と形状をカスタマイズできるようになりました。

ボタンをカスタマイズするには、ボタンセクションにカーソルを合わせると表示される設定アイコンをクリックします。

［ボタンのプロパティ］タブでは、ボタンにラベルを追加し、色を選択できます。ボタンを追加した後は、位置を左、中央、右に設定し、ボタンの形状を変更できます。

フォームリンク

ユーザーは、連絡先がフォームに入力できるように、メールにフォームへのリンクを含めることができます。メールにフォームリンクを追加するには、次の手順を実行します。

1. ［連絡先］タブに移動し、対象の連絡先を選択します。
   
2. ［メールを送信］ボタンをクリックします。
   
3. メールエディターで、［リンク］ボタンから［フォームリンク］オプションを選択します。
   
4. 適切なタブと対応するフォームを選択します。また、フォームに移動するリンクに名前を付けることもできます。
   
5. 添付する前に、フォームを簡単にプレビューすることもできます。
   

フォームのソーシャル共有

Google reCAPTCHA

設定するドメインは「crm.zohopublic.com」にする必要があります。これは、Google reCAPTCHA を正しく機能させるために必須です。フォームを送信すると、キーが生成されます。

生成されたキーは、［Google reCAPTCHA 設定］タブにコピーして貼り付けることができます。

フォーム内の Powered by Bigin ブランド表示

フォームには、初期設定で「Powered by Bigin」バーが表示されます。Free、Trial、Express エディションのユーザーはこのブランド表示を削除できませんが、Premier および Bigin 360 エディションのユーザーは非表示にできます。

フォームリンクのカスタマイズ

bigin.online URL の代わりに自社のドメインでフォームをホストする場合は、ドメインマッピング機能を使用して独自ドメインをマッピングできます。独自ドメインマッピングの詳細については、こちらのヘルプドキュメントをクリックしてください。

訪問者への確認通知

訪問者がフォームを送信した後に、確認通知を送信できます。これにより、送信内容を受け付けたことを知らせ、依頼が処理中であることをすぐに伝えられます。

メールによる訪問者への確認通知

WhatsApp による訪問者への確認通知

メモ：
このオプションは、次の場合にのみフォーム送信ページに表示されます。

1. フォームに、連絡先タブにマッピングされた電話番号項目がある場合
   
2. 組織で WhatsApp 連携が有効になっている場合
   

送信時に自動入力する項目

送信時の自動入力オプションでは、フォームで収集したデータを加工し、他の必須項目への入力に使用できます。これらの項目は顧客には表示されず、フォーム送信時に自動的に入力されます。

たとえば、フォーム経由で見込み客が作成された場合、見込み客のデータ元項目を自動的に「フォーム」に設定できます。顧客がフォームを送信すると、顧客による入力なしでこの値がデータに追加されます。

送信時の自動入力では、動的な値もサポートされています。 これを行うには、自動入力する項目を選択し、#差し込みアイコンをクリックして、適切な差し込み項目を挿入します。

例

• 顧客の名と姓を別々に収集しつつ、フルネーム項目も必要な場合は、2つを結合してフルネームを自動入力できます。
  
• 同様に、連絡先の電話番号を収集しており、その会社の電話番号も同じであることが分かっている場合は、再度入力を求めたり手動で更新したりする代わりに、連絡先の電話番号を使用して会社電話番号項目を自動入力するよう設定できます。
  

メモ：

• 差し込み項目の種類は、必ず自動入力項目の種類と一致している必要があります。
• データを作成する際、商談名は必須項目のままです。フォームから商談名を削除する場合は、自動入力セクションに追加する必要があります。
• 両方の場所で商談名が不足している場合、フォームを作成できません。顧客が入力するか、自動入力で指定する必要があります。
   

重複管理

Bigin フォームから新しいデータが送信されると、システムは一意の項目データに基づいて重複を確認します。フォーム送信ルール内で、重複送信をシステムがどのように処理するかを設定できます。

重複管理オプションは、連絡先および会社データのフォーム送信ルールで初期設定により利用できます。常にアクセスできますが、タブ内で一意として設定された項目がフォームに含まれている場合にのみ有効に機能します。

1. 重複を手動で承認：初期設定で選択されています。このフォームから送信されたデータが既存の連絡先または会社と一致する場合、手動承認に送信されます。承認処理中に、新しい重複データを作成するか、新しい情報を既存のデータと統合するかを選択できます。
   
2. 重複を統合：このオプションを選択すると、システムは一致するデータを新しいデータで自動的に更新します。送信されたデータに対して複数の一致データが検出された場合は、手動承認に送信されます。
   
3. 重複を許可：このオプションを選択すると、既存の一意の値と一致するかどうかに関係なく、送信されたすべてのデータが新しいデータとして作成されます。これにより、重複を理由にデータが除外されることはありません。
   
   

ユースケース

1. お問い合わせフォーム– このフォームは同社のWebサイトに埋め込まれ、訪問者の名前、メールアドレス、電話番号、メッセージなどの詳細を取得します。これにより、不動産担当者が訪問者に連絡できます。収集された詳細は連絡先に変換され、連絡先タブに追加されます。
   
2. 賃貸物件掲載用の問い合わせフォーム– このフォームはメールキャンペーン内のリンクとして共有されます。このフォームでは、物件所有者、掲載する物件の種類、住所や物件の広さなどの物件詳細を取得します。詳細は商談として物件管理パイプラインに追加されます。

連絡先フォーム

1. ［設定］（）→［フォーム］に移動します。
   
2. ［+新しいフォーム］をクリックします。
   
3. フォームの種類を選択します。連絡先フォームを作成するため、［連絡先フォームを作成］をクリックします。
   
   
4. フォームビルダーのページで、次の操作を行います。
   
1. ［フォーム名］に「お問い合わせ」と入力します。
   
2. WYSIWYGエディターで必要な項目をドラッグ＆ドロップします。
   
3. 初期設定では、［連絡先］タブでデータを作成するために必須のため、姓の項目はすでにフォームに追加されています。
   
4. フォームでカスタム項目を使用するには、まず［連絡先］タブで作成する必要があります。手順については、カスタム項目の作成を参照してください。
   
5. フォームに［会社名］項目を追加すると、その連絡先に対してBiginの［会社］タブにデータが作成されます。Biginアカウントに同じ名前の会社がすでに存在する場合、フォームの詳細が送信されてもデータは作成されません。
   
6. 初期設定では、すべての重複入力は重複管理によって制限されます。
   
7. 項目名を編集するには、項目の横にある［設定］アイコンをクリックします。チェックボックスを選択すると、項目を必須にできます。
   
   その項目に入力する顧客に情報や手順を伝えるには、［説明］項目を使用します。
8. 不要な項目を削除するには、項目の横にある［削除］アイコンをクリックします。必須項目は削除できません。
   
   
9. ボットによって不要なコンテンツがフォームに自動送信されるのを防ぐには、［キャプチャ］項目をドラッグ＆ドロップします。この項目は安全なゲートウェイとして機能し、このテストが正常に完了した場合にのみデータが受け付けられます。
   
10. 貴社が顧客の個人情報をどのように保護し取り扱うかを説明するには、［プライバシーポリシー］項目をドラッグ＆ドロップします。これをフォームに追加すると、顧客は貴社のプライバシーポリシーまたはエンドユーザーライセンス契約に法的に同意できます。フォームに追加すると、顧客は内容を読んでチェックボックスを有効にした後にのみ送信できます。
    
11. ［ファイルアップロード］項目を使用すると、スクリーンショットや請求書の依頼などのファイルをユーザーがアップロードでき、Biginアカウント内のデータに添付ファイルとして自動的に追加されます。訪問者は一度に3件のファイルをアップロードでき、各ファイルのサイズは最大20MBまでである点にご注意ください。［ファイルアップロード］項目は有料エディションでのみ利用できます。
     
    
    
    
12. 目的のフォントスタイルを設定するには、［フォントの種類］アイコンをクリックします。
    
13. 適切なフォントサイズを設定するには、［フォントサイズ］アイコンをクリックします。
    
14. 項目の配置を設定するには、［配置］アイコンをクリックします。
    
15. 背景色を変更するには、［背景色］アイコンをクリックします。
    
    
    
5. 公開前にフォームの表示を確認するには、［プレビュー］ボタンをクリックします。
   
6. ［デスクトップ］、［タブレット］、［モバイル］の各アイコンを切り替えて、フォームがデバイスごとにどのように表示されるかを確認します。
   
   
   
7. ［次のステップ］をクリックします。
   
8. ［フォームの詳細］セクションで、次の操作を行います。
   
1. ［担当者の割り当て］：ドロップダウンからユーザーを選択します。フォームから生成されたすべてのデータは、選択したユーザーに割り当てられます。フォームが送信されたときにユーザーへ通知するには、チェックボックスを有効にします。
   
   
2. ［タグ］：該当する場合は、タブの既存のタグ一覧から関連するタグを追加します。選択したタグは、フォームタブから取得されたすべてのデータに追加されます。選択したタグは、フォームから取得されたすべてのデータに追加されます。
   
   
3. ［ダブルオプトインを有効にする］：このオプションを有効にすると、フォーム送信後に追加確認のための確認メールが顧客に送信されます。このオプションは、メインのメール項目がフォームに追加されている場合にのみ使用できることにご注意ください。
   
4. ［訪問者への確認通知］：このオプションを有効にすると、フォーム送信後に確認メールが顧客に送信されます。
   
5. ［承認申請］：データを承認用に送信する場合は、［承認申請］オプションを有効にします。プロフィールで連絡先の承認権限を持つユーザーがデータを承認できることにご注意ください。
   
9. ［訪問者がフォームを送信したときに表示する内容］では、次のいずれかのオプションを選択します。
   
1. ［お礼メッセージ］：フォーム送信時に表示するメッセージを入力します。
   
   
2. ［ページにリダイレクト］：また、フォーム送信時に顧客をリダイレクトするWebサイトまたはその他の適切なWebページのURLを入力することもできます。
   
10. ［送信時に自動入力される項目］セクションで、データの作成時に自動入力されるがフォームには表示されない項目の初期値を入力します。たとえば、［連絡先］タブに「連絡先の取得元」という項目を作成しておき、このフォームから連絡先が作成されるたびに、その項目に「フォーム」という初期値を追加できます。
    
    
11. ［保存して次へ］をクリックします。
    
12. ［フォームの共有］ページには、フォームリンク、QRコード、ソーシャルメディアアプリで共有するためのオプション、およびWebサイトやアプリに埋め込むための3種類のコード形式（ソース、JavaScript、iFrame）が表示されます。
    
    
13. ［完了］をクリックします。
    以下は、顧客がアクセスしたときのフォームの表示例です。
    
    

パイプラインフォーム

1. ［設定］（）→［フォーム］に移動します。
   
2. ［+新しいフォーム］をクリックします。
   
3. フォームの種類を選択します。ここではパイプラインフォームを作成するため、［パイプラインフォームの作成］をクリックします。
   
   
4. フォームビルダーのページで、次の操作を行います。
   
1. フォーム名として「賃貸物件掲載用のお問い合わせフォーム」と入力します。
   
2. WYSIWYGエディターで、必要な項目をドラッグ＆ドロップします。
   
3. 初期設定では、パイプラインタブのデータで必須のため、Pipeline_record名の項目がすでにフォームに追加されています。
   
4. フォームにカスタム項目を含めるには、まずパイプラインタブで作成する必要があります。手順については、カスタム項目の作成を参照してください。
   
5. 連絡先セクションから項目を追加すると、姓の項目が自動的にフォームに追加されます。同様に、会社セクションから項目を追加すると、会社名の項目が自動的にフォームに追加されます。パイプラインのデータが作成されると、連絡先または会社のデータも同時に作成され、パイプラインのデータに関連付けられます。同じメールアドレスの連絡先が存在する場合、または同じ名前の会社がBiginアカウントにすでに存在する場合、フォームの詳細が送信されても連絡先と会社には新しいデータは作成されません。パイプラインのデータは、既存の連絡先および会社のデータに関連付けられます。
   
6. 項目名を編集するには、項目の横にある設定アイコンをクリックします。項目を必須にするには、チェックボックスを選択します。顧客がその項目に入力する際の情報や手順を共有するには、［説明］項目を使用します。
   
   
7. ボットによる不要な内容の自動送信を防ぐには、キャプチャ項目をフォームにドラッグ＆ドロップします。このテストが正常に完了した場合にのみデータが受け付けられる、安全な入り口として機能します。
   
8. 会社が顧客の個人情報をどのように管理および取り扱うかを説明するには、プライバシーポリシー項目をドラッグ＆ドロップします。これをフォームに追加すると、顧客は会社のプライバシーポリシーまたはエンドユーザーライセンス契約に法的に同意できます。フォームに追加すると、顧客は内容を読んでチェックボックスを有効にした後でのみ送信できます。
   
9. ユーザーが物件に関連するファイルをアップロードできるようにするには、ファイルアップロード項目をドラッグ＆ドロップします。アップロードされたファイルは、Biginアカウント内のデータに添付ファイルとして自動的に追加されます。アップロードできるファイルサイズは20MBまでです。
   
10. フォントの種類アイコンをクリックして、希望するフォントスタイルを設定します。
    
11. フォントサイズアイコンをクリックして、適切なフォントサイズを設定します。
    
12. 配置アイコンをクリックして、フォームの配置を設定します。
    
13. 背景色アイコンをクリックして、背景色を変更します。
    
5. 公開前にフォームの表示を確認するには、プレビューアイコンをクリックします。
   
6. デスクトップ、タブレット、モバイルのアイコンを切り替えて、フォームが各デバイスでどのように表示されるかを確認します。
   
7. ［次のステップ］をクリックします。
   
8. フォームの詳細セクションで、次の操作を行います。
   
1. ［担当者の割り当て］：ドロップダウンからユーザーを選択します。フォームから生成されたすべてのデータが、選択したユーザーに割り当てられます。フォームが送信されたときにユーザーへ通知するには、チェックボックスを有効にします。
   
2. ［サブパイプラインとステージ］：データの作成時に割り当てるサブパイプラインとステージを選択します。
   
3. ［タグ］：必要に応じて、タブの既存タグ一覧から関連するタグを追加します。選択したタグは、フォームから取得されたすべてのデータに追加されます。
   
4. ［ダブルオプトインの有効化］：このオプションを有効にすると、フォーム送信後に追加確認のための確認メールが顧客に送信されます。このオプションは、メインのメールアドレス項目がフォームに追加されている場合にのみ使用できます。
   
5. ［訪問者への確認通知］：このオプションを有効にすると、フォーム送信後に確認メールが顧客に送信されます。
   
6. ［承認申請］：データを承認に送信する場合は、［承認申請］オプションを有効にします。
   プロフィールでデータの承認権限を持つユーザーが、データを承認できます。承認アイコンに移動すると、承認待ちのデータ一覧がすべて表示されます。承認待ちのデータにアクセスするには、その他アイコン→［Pipeline_Recordを承認］をクリックします。
   
   
9. ［フォームを送信した後に訪問者に表示する内容］で、次のいずれかのオプションを選択します。
1. ［お礼メッセージ］：フォーム送信時に表示するメッセージを入力します。
   
2. ［ページへのリダイレクト］：または、フォーム送信時に顧客をリダイレクトするWebサイトや適切なWebページのURLを入力することもできます。
   
10. 送信時に自動入力する項目セクションで、データ作成時に自動入力するものの、フォームには表示しない項目の初期値を入力します。たとえば、パイプラインタブに「データ元」という項目があり、このフォームからデータが作成されるたびに、その項目に「フォーム」という初期値を追加できます。
    
11. ［保存して次へ］をクリックします。
    
12. ［フォームの共有］ページでは、フォームリンク、QRコード、ソーシャルメディアでの共有、Webサイトやアプリに埋め込むための3種類のコード形式（ソース、JavaScript、iFrame）を確認できます。
    
13. ［完了］をクリックします。