ユーザー管理

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あなたの組織の従業員をBiginのユーザーとして追加し、彼らの職責に合わせた役割を割り当て、必要な機能にアクセスできるように適切な権限を選択することができます。

ユーザー管理権限を持つユーザーは、Biginアカウント内でユーザーを追加または編集することができます。

Biginでのユーザー追加のプロセスは、以下のシナリオに分類することができます。

シナリオ 1: Biginが初めてのユーザーの追加

シナリオ 2: 既にBiginのアカウントを持っているユーザーの追加

ユーザーの追加

ユーザーを追加するために

管理者権限を持つBiginにサインインします。
設定 > ユーザーと制御 > を選択し、ユーザータブを選択します。
+新しいユーザー ボタンをクリックします。
新しいユーザーを追加するウィンドウで、次の手順を実行します。

名と姓を入力します。
ユーザーのメールアドレスを提供します。
ドロップダウンリストから役割と権限を選択します。
ユーザーを招待するをクリックします。
招待状がユーザーに送信されます。招待が承認されると、ユーザーがあなたのBiginアカウントに追加されます。

注：
姓, メール, 役割, 権限は必須項目です。

ユーザー詳細の編集

ユーザーがBiginアカウントに追加されたら、携帯電話番号、FAX、ウェブサイト、住所情報といった詳細を追加できます。

ユーザー詳細を編集するために

管理者権限を持つBiginにサインインします。
設定 > ユーザーと制御 > を選択し、ユーザータブを選択します。
編集したいユーザーを選択します。
選択したユーザーの詳細が右側に表示されます。
編集ボタンをクリックします。
ユーザーを編集するウィンドウで、ユーザーの詳細を追加します。
保存をクリックします。

ユーザーの閲覧

ステータスに基づいてユーザーリストを並べ替えることができます。ステータスには以下のものが含まれます。

有効なユーザー - 選択した権限に基づいてBiginアカウントにアクセスできるユーザー。
無効なユーザー - もはやBiginアカウントにアクセスできないユーザー。
未確定なユーザー - 招待をまだ承認していないユーザー。
削除されたユーザー - もはやあなたのBiginアカウントの一部ではなく、関連したすべてのデータが削除されたユーザー。

ドロップダウンリストからステータスを選択し、そのステータスの下のユーザーが表示されます。

ユーザーの再招待

ユーザーが招待リクエストを7日以内に承認しなかった場合、再度招待することができます。

ユーザーを再招待するために

管理者権限を持つBiginへのログインを開始します。
設定 > ユーザーと制御へ移動します。
デフォルトでは、ユーザータブが表示されます。
ユーザーを選択し、Reinviteボタンをクリックします。
または、ドロップダウンリストから未確定ユーザーを表示し、再度招待したいユーザーを選択します。

ユーザーの有効化または無効化

時間の経過とともに、あなたの組織の階層構造は変化します。それに応じて、あなたのBiginアカウントからユーザーを有効化または無効化することができます。

例
営業マネージャーのソフィーが2ヵ月間の産休に休みを取ります。この期間、既存のユーザーであるレイチェルが彼女の仕事を引き継ぎます。

このような場合、あなたのBiginアカウントからソフィーを無効化し、その職務をレイチェルに移譲することができます。

注：

ユーザーを無効化することは以下を意味します:

ユーザーはあなたのBiginアカウントへのアクセスができなくなります。
無効化されたメールを使用したBiginへのアクセスはブロックされます。

ユーザーを有効化するには

管理者権限を持つBiginにログインします
設定 > ユーザーと制御へ移動します。

デフォルトでは、ユーザータブが表示されます。
ドロップダウンリストから無効なユーザーを選択します。
有効化したいユーザーを選択します。
Activateボタンをクリックします。

ユーザーを無効化するには

管理者権限を持つBiginにログインします。
設定 > ユーザーと制御へ移動します。
デフォルトでは、ユーザータブが表示されます。
ドロップダウンリストから有効なユーザーを選択します。
無効化したいユーザーを選択します。
Deactivateボタンをクリックします。
ポップアップウィンドウで無効化を確認します。

注：

スーパー管理者は有効化または無効化することができません。
スーパー管理者のユーザーAを無効化したい場合は、まずユーザーAがスーパー管理者ステータスを別のユーザーに移譲する必要があります。その後、ユーザーAを無効化することができます。

ユーザーの削除

Biginでは従業員はユーザーとして参照されます。従業員があなたの組織の一部でなくなったときは、Biginアカウントから彼らを削除することを選択できます。

スーパー管理者のみがユーザーを削除することができます。

注：

ユーザーを削除すると以下の結果が生じます:

すべてのユーザー設定の連携は利用可能ではなくなります。
この操作は元に戻すことができません。
削除されたユーザーに関連付けられたデータはそのまま残ります。削除前にこれらのデータを別のユーザーに移譲することが推奨されます
削除されたユーザーを再度招待することはできません。削除されたユーザーをあなたのBiginアカウントに再度追加すると、新しいユーザーとして扱われます。
ユーザーが他のZohoサービスを利用している場合、そのユーザーをBiginアカウントから削除するとその他のサービスには影響しません。

ユーザー削除前の業務委譲

キーとなるチームメンバーがあなたの組織の別の部署に移動すると仮定します。それにより、彼らの現在の役割は、あなたの会社のBiginアカウントではもはや必要なくなります。しかし、彼らはシステム内に極めて重要なデータを持っており、進行中の商談や営業チームの進行に必要な活動などが含まれます。あなたの組織の管理者として、スムーズな移行とデータの継続性を保つために、ユーザーのBiginアカウントを適切に管理する必要があります。

この状況では、ユーザーのデータの担当者を組織内の別のユーザーに移行させることができます。これにより、Biginアカウントから削除する前に、関連するデータと関連付けられた設定の担当者を別のチームメンバーに移行します。これにより、進行中の商談や活動が適任の手に残り、組織の業務効率とデータの完全性を保ちながら、チームメンバーが会社内で動くことが可能になります。これにより、責任のスムーズな移行が促進されます。

ユーザーを削除する際には2つの設定があります：

データを移行せずに削除
このオプションは、削除する予定のユーザーがその時間点でBigin内に関連付けられたデータや設定を持っていない場合に選択します。
データを移行した後に削除

ユーザーの担当していたデータを他のユーザーへ移行し、その後、全ての開いているデータを削除します。（注：削除されたユーザーがオーナーだった完了済みデータには、そのユーザーの名前が表示されます。）
アサインメント関連の設定、例えばワークフローや担当者のアサインメント、アイテムの更新など、データ内の設定を移行し、その後削除します。
ルールベースの基準をユーザー（ユーザーがデータの担当者である場合）に移行し、その後、カスタムビューやワークフローなどの全てを削除します。
メール通知を削除ユーザーに移行し、その後すべてを削除します。

ユーザーの削除方法

設定 > ユーザー and Controls > ユーザーへ移動します。
その他のアイコンをクリックし、このユーザーを削除を選択します。
ユーザー削除のポップアップで以下を実行します:

データを転送したくない場合は、転送せずに削除を選択します。
ユーザーを転送したい場合は、今すぐ転送を選択します。
移行先ボックスで、ドロップダウンリストからユーザーを選択します。
データ担当者、担当者アサインメント、および基準を選択します。

転送して削除をクリックします。