ユーザーの管理

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組織の従業員をBiginのユーザーとして追加できます。組織内での役職を割り当て、必要な機能へのアクセス権限を付与する適切なプロフィールを選択します。また、各ユーザーは日付や数値の表示方法を選択できるため、さまざまな地域に分散するチームでも、それぞれに馴染みのある形式で数値を確認できます。

［ユーザーの管理］権限を持つユーザーは、Biginアカウント内でユーザーを追加または編集できます。

Biginにユーザーを追加する場合、次の2つのケースがあります。

ケース1：Biginを初めて利用するユーザーを追加する場合。

ケース2：すでにBiginアカウントを持つユーザーを追加する場合。

ユーザーの追加

ユーザーの招待に必要なのは、わずかな基本情報だけです。新しいチームメンバーの名とメールアドレスだけで招待でき、姓などの残りの情報は後から入力できます。

ユーザーを追加するには

管理者権限でBiginにログインします。
［設定］→［ユーザーの管理］に移動し、［ユーザー］タブを選択します。
［+新しいユーザー］ボタンをクリックします。
［新しいユーザーを追加する］画面で、次の操作を行います。

［名］を入力し、必要に応じて［姓］も入力します。
ユーザーのメールアドレスを入力します。
ドロップダウンリストから［役職］と［プロフィール］を選択します。
［ユーザーを招待］をクリックします。
ユーザーに招待が送信されます。招待が承諾されると、ユーザーがBiginアカウントに追加されます。

メモ
名、メール、役職、プロフィールは必須項目です。姓は任意で、後から［ユーザーを編集する］画面で追加できます。

ユーザー情報の編集

ユーザーをBiginアカウントに追加すると、携帯電話番号、FAX、Webサイト、姓、住所などの情報を追加し、ユーザーの日付と数値の形式を設定できます。

ユーザー情報を編集するには

管理者権限でBiginにログインします。
［設定］→［ユーザーの管理］に移動し、［ユーザー］タブを選択します。
情報を編集するユーザーを選択します。
選択したユーザーの情報が右側に表示されます。
［編集する］ボタンをクリックします。
［ユーザーを編集する］画面で、ユーザーの情報を追加します。
［保存する］をクリックします。

日付と数値の形式の設定

ユーザーは、日付や数値の表示方法を自分に合わせて設定できます。たとえば、チェンナイの営業担当者はコンマ区切りの「₹1,00,000」で、ドイツの同僚はピリオド区切りの「100.000」で数値を表示できます。データの保存方法や他のユーザーの表示を変更せずに、各ユーザーが最も馴染みのある形式で数値を確認できます。

ユーザーの日付と数値の形式を設定するには

［設定→ユーザーの管理］に移動し、［ユーザー］タブを選択します。
ユーザーを選択し、［編集する］をクリックします。
［ユーザーを編集する］画面で、次の設定を行います：

日付の形式：［地域情報］で、［日付の形式］ドロップダウンをクリックし、希望の形式を検索または選択します（例：DD/MM/YYYYまたはMM/DD/YYYY).
数値の形式：［数値の形式］セクションで、［グループ化］の区切り文字（コンマ、ピリオド、スペース）と［小数］の区切り文字（コンマ、ピリオド）を選択します。たとえば、グループ化にピリオド、小数にコンマを選択すると、数値は「1.000,50」と表示されます。

［保存する］をクリックします。

保存すると、選択した日付と数値の形式が、そのユーザーのBigin内の関連するすべての項目に適用されます。

注：日付と数値の形式の設定は、Biginのすべてのエディションで利用できます。

ユーザーの表示

ステータスに基づいてユーザーのリストを並べ替えることができます。ステータスには次の種類があります。

有効なユーザー - 選択したプロフィールに基づいてBiginアカウントにアクセスできるユーザーです。
無効なユーザー - Biginアカウントにアクセスできなくなったユーザーです。
未確認のユーザー - 招待をまだ承諾していないユーザーです。
削除済みのユーザー - Biginアカウントに所属しなくなったユーザーです。関連するデータもすべて削除されます。

ドロップダウンリストからステータスを選択すると、そのステータスのユーザーが表示されます。

ユーザーの再招待

ユーザーが7日以内に招待を承諾しなかった場合、再招待できます。

ユーザーを再招待するには

管理者権限でBiginにログインします。
［設定］→［ユーザーの管理］に移動します。
初期設定では［ユーザー］タブが表示されます。
ユーザーを選択し、［再招待］ボタンをクリックします。

ドロップダウンリストから［未確認のユーザー］の表示に切り替え、再招待するユーザーを選択することもできます。

ユーザーの有効化と無効化

ビジネスの階層構造は固定されているわけではなく、随時変わることがあります。それに応じて、Biginアカウントのユーザーを有効または無効にすることができます。

利用例
営業マネージャーのソフィーが2か月間の産休を取得しました。その間、既存のユーザーであるレイチェルが、ソフィーの業務も兼任することになりました。

この場合、Biginアカウントでソフィーを無効にし、所有権をレイチェルに移行できます。

注：

ユーザーを無効にすると、次のようになります：

そのユーザーはBiginアカウントにアクセスできなくなります。
無効にしたメールアドレスを使用したBiginへのアクセスがブロックされます。

ユーザーを有効にするには

管理者権限でBiginにログインします。
［設定］→［ユーザーの管理］に移動します。

初期設定では［ユーザー］タブが表示されます。
ドロップダウンリストから［無効なユーザー］の表示を選択します。
有効にするユーザーを選択します。
［有効にする］ボタンをクリックします。

ユーザーを無効にするには

管理者権限でBiginにログインします。
［設定］→［ユーザーの管理］に移動します。
初期設定では［ユーザー］タブが表示されます。
ドロップダウンリストから［有効なユーザー］の表示を選択します。
無効にするユーザーを選択します。
［無効にする］ボタンをクリックします。
ポップアップ画面で無効化を確定します。

注：

特権管理者を有効または無効にすることはできません。
特権管理者であるユーザーAを無効にする場合、まずユーザーAが特権管理者の権限を別のユーザーに移行する必要があります。その後、ユーザーAを無効にできます。

ユーザーの削除

従業員（Biginのユーザー）が組織に所属しなくなった場合、Biginアカウントから削除できます。

ユーザーを削除できるのは特権管理者のみです。

注：

ユーザーを削除した場合の影響：

そのユーザーが設定した連携は、すべて利用できなくなります。
この操作は元に戻せません。
削除したユーザーに属するデータは、そのまま保持されます。削除する前に、データを別のユーザーに移行することをおすすめします。
削除したユーザーを再招待することはできません。削除したユーザーをBiginアカウントに再度追加すると、新しいユーザーの追加として扱われます。
そのユーザーが他のZohoサービスを利用している場合、Biginアカウントからユーザーを削除しても、他のサービスには影響しません。

ユーザーの削除前の所有権の移行

チームの主要メンバーが組織内の別の部署に異動する場合を考えてみましょう。異動に伴い、そのメンバーは会社のBiginアカウントで現在の役職を担う必要がなくなります。しかし、そのメンバーは、進行中の商談や営業チームの業務に欠かせない活動など、システム内の重要なデータを複数所有しています。組織の管理者は、円滑な引き継ぎとデータの継続的な利用のために、そのユーザーのBiginアカウントを適切に管理する必要があります。

このような場合は、Biginアカウントからユーザーを削除する前に、そのユーザーのデータの所有権を組織内の別のユーザーに移行できます。該当するデータの所有権と関連する設定を別のチームメンバーに移行することで、進行中の商談や活動を適切なメンバーに引き継げます。これにより、社内でメンバーが異動しても、業務効率とデータの整合性を維持しながら、担当業務を円滑に引き継ぐことができます。

ユーザーを削除する際は、次の2つの方法から選択できます：

データを移行せずに削除
削除対象のユーザーに、現時点でBigin内のデータや設定が関連付けられていない場合は、この選択肢を選びます。
データを移行してから削除

そのユーザーが所有する、現在未完了のすべてのデータを移行してから、ユーザーを削除します。（注：削除したユーザーが所有していた完了済みのデータには、引き続きそのユーザーの名前が表示されます）。
ワークフロー、担当者の割り当て、特定項目の更新など、データ内の割り当てに関連する設定を移行してから、ユーザーを削除します。
そのユーザーがデータの担当者である場合、データ一覧やワークフローなど、そのユーザーに関連するすべてのルールベースの条件を移行してから、ユーザーを削除します。
削除したユーザーに関連するすべてのメール通知を移行してから、ユーザーを削除します。

ユーザーを削除するには

［設定］→［ユーザーの管理］→［ユーザー］に移動します。
［詳細］アイコンをクリックし、［このユーザーを削除する］をクリックします。
［ユーザーを削除する］ポップアップで、次の操作を行います：

データを移行しない場合は、［削除（移行なし）］を選択します。
ユーザーを移行する場合は、［すぐに移行］を選択します。
［移行先］のドロップダウンリストからユーザーを選択します。
［既存データの担当者］、［担当者の割り当て］、［条件］を選択します。

［移行して削除する］をクリックします。