ユーザーの管理

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組織内の従業員は、Biginのユーザーとして追加することができます。彼らには、組織内での役割を割り当て、必要な機能にアクセスするための適切なプロファイルを選択してください。

Biginアカウントのユーザー管理権限を持つユーザーは、ユーザーを追加または編集することができます。

Biginでのユーザーの追加は、以下のケースに該当します。

ケース1: Biginに新規参加するユーザーの追加

ケース2: Biginに既にアカウントを持っているユーザーの追加

ユーザーの追加

ユーザーを追加するには

管理者権限でBiginにログインします。
設定 > ユーザーとコントロール > ユーザータブに移動します。
+新規ユーザーボタンをクリックします。
新しいユーザーを追加ウィンドウで、以下の操作を行います。

名前と姓を入力します。
ユーザーのメールアドレスを追加します。
ドロップダウンリストから役割とプロフィールを選択します。
ユーザーを招待をクリックします。
これにより、ユーザーに招待状が送信されます。招待状が受け入れられると、ユーザーがBiginアカウントに追加されます。

注意
姓、メールアドレス、役割、プロフィールは必須項目です。

ユーザー詳細の編集

ユーザーがBiginアカウントに追加されると、携帯番号、ファックス、ウェブサイト、住所情報などの詳細を追加することができます。

ユーザーの詳細を編集するには

Biginに管理者権限でログインします。
設定 > ユーザーと制御 > を選択し、ユーザー タブを選択します。
編集したいユーザーの詳細を選択します。
選択したユーザーの詳細が右側に表示されます。
編集ボタンをクリックします。
ユーザーの編集 ウィンドウでユーザーの詳細を追加します。
保存をクリックします。

ユーザーの表示

ユーザーのリストをステータスに基づいてソートすることができます。ステータスには、

アクティブユーザー - プロファイルに基づいてBiginアカウントにアクセス権を持つユーザーです。
非アクティブユーザー - Biginアカウントへのアクセス権がなくなったユーザーです。
未確認ユーザー - 招待を受け入れていないユーザーです。
削除済みユーザー - Biginアカウントに所属しなくなったユーザーで、関連するすべてのデータが削除されます。

ドロップダウンリストからステータスを選択すると、そのステータスに該当するユーザーが表示されます。

ユーザーを再招待

7日以内にユーザーが招待リクエストを受け入れなかった場合、再度招待することができます。

ユーザーを再招待するには

Biginに管理者権限でログインしてください。
設定 > ユーザーと制御に移動してください。
デフォルトでは、ユーザータブに移動します。
ユーザーを選択し、再招待ボタンをクリックしてください。
ドロップダウンリストから未確認ユーザービューに移動し、再招待したいユーザーを選択することもできます。

ユーザーの有効化または無効化

あなたのビジネスの階層は具体的ではなく、時折変更される傾向があります。それに基づいて、Biginアカウントからユーザーを有効化または無効化することができます。

シナリオ
ソフィーさん、あなたのセールスマネージャーは、2ヶ月間の産休を取得しました。その期間中、既存のユーザーであるレイチェルさんが彼女の仕事を引き継ぐことになりました。

このような場合、Biginアカウントからソフィーさんを非アクティブ化し、所有権をレイチェルさんに移すことができます。

注意

ユーザーの非アクティブ化は次の意味です：

ユーザーはBiginアカウントにアクセスできなくなります。
非アクティブ化されたメールアドレスを使用したBiginへのアクセスが制限されます。

ユーザーをアクティブ化するには

管理者権限でBiginにログインしてください。
［設定］→［ユーザーと制御］に移動してください。

デフォルトでは、ユーザータブに移動します。
ドロップダウンリストから非アクティブユーザービューを選択してください。
アクティブ化したいユーザーを選択してください。
［アクティブ化］ボタンをクリックしてください。

ユーザーを非アクティブにするには

管理者権限でBiginにログインしてください。
設定 > ユーザーと制御に移動してください。
デフォルトでは、ユーザータブに移動します。
ドロップダウンリストからアクティブユーザービューを選択してください。
無効化したいユーザーを選択してください。
無効化ボタンをクリックしてください。
ポップアップウィンドウで無効化を確認してください。

注意

スーパー管理者のアクティブ化または非アクティブ化はできません。
スーパー管理者であるユーザーAを非アクティブ化したい場合は、ユーザーAがスーパー管理者の権限を他のユーザーに移譲する必要があります。その後、ユーザーAを非アクティブ化することができます。

ユーザーの削除

組織から従業員（Biginの用語ではユーザー）が離れる場合、Biginアカウントから削除することができます。

スーパー管理者のみがユーザーを削除することができます。

注意

ユーザーを削除した後の影響：

削除したユーザーが設定したすべての統合は利用できなくなります。
この操作は元に戻すことはできません。
削除されたユーザーに所属するレコードはそのままです。削除する前にレコードを別のユーザーに移行することをお勧めします。
削除されたユーザーは再招待できません。Biginアカウントに削除されたユーザーを追加すると、新しいユーザーと見なされます。
ユーザーが他のZohoサービスを利用している場合、Biginアカウントからのユーザーの削除は他のサービスには影響しません。

ユーザーを削除する前に所有権を移転してください

組織内で別の部署に異動する重要なチームメンバーがいると想像してください。その結果、彼らの現在の役割はBiginアカウント内で不要になります。しかし、彼らはシステム内のいくつかの重要なレコードを所有しており、それには営業チームの進捗に重要な取引や活動が含まれています。組織の管理者として、シームレスな移行とデータの連続性を確保するために、ユーザーのBiginアカウントを適切に管理する必要があります。

このシナリオでは、Biginアカウントから削除する前に、ユーザーのレコードの所有権を組織内の別のユーザーに移行することができます。関連するレコードと関連する設定を別のチームメンバーに所有権を移行することで、進行中の取引や活動が適切な手によって引き継がれることを保証します。これにより、チームメンバーが会社内で移動する中でも、組織は運用効率とデータの整合性を維持することができ、責任のスムーズな移行に貢献します。

ユーザーを削除する際には、2つの方法があります：

レコードの移行なしでの削除
このオプションを選択すると、削除するユーザーにはBiggin内で関連するレコードや設定が存在しない場合に使用します。
レコードの移行後に削除

ユーザーの所有する現在開いているすべてのレコードを移行して削除します。（注：削除されたユーザーが所有していたクローズドレコードは、依然としてユーザーの名前が表示されます。）
ワークフロー、オーナー割り当て、フィールドの更新など、レコード内の割り当て関連の設定を移行して削除します。
ユーザーに関連するルールベースの基準（ユーザーがレコードのオーナーである場合）を移行して削除します。これには、カスタムビューやワークフローも含まれます。
削除されたユーザーに関連するすべてのメール通知を移行して削除します。

ユーザーを削除するには