1. 概要

ワークスペースは、関連するイベントタイプを部門のようにまとめて管理できる仮想スペースです。たとえば、マーケティング通話というワークスペースを作成し、その中にIntroductory Call や Product Demo など、すべてのマーケティング関連のミーティングを追加できます。ワークスペースは、すべてのイベントタイプをまとめるコンテナとして機能します。

このようにグループ化することで、特定のユーザーに対して、関連するワークスペースへのアクセス権のみを付与できます。また、ワークスペース内のすべてのイベントタイプをまとめて表示する共通の予約ページを用意することもできます。

2. 機能の提供状況

• この機能はすべてのプランで利用できます。追加できるワークスペース数はプランによって異なります。また、追加のワークスペースはアドオンとして個別に購入できます。

• ロールs

• スーパー管理者と管理者は、ワークスペースを追加できます。
• ワークスペース管理者とマネージャーは、自分に割り当てられたワークスペースを表示できます。
• スタッフは、組織内のワークスペースを表示できません。

3. 詳細

ワークスペースは、関連するイベントタイプをグループ化するために使用できます。場所、チーム、その他任意の基準に基づいてカテゴリ分けすることが可能です。

たとえば、財務コンサルティング、人事コンサルティング、IT コンサルティングなど、複数の分野を扱うコンサルティング会社を運営しているとします。各分野にはそれぞれ独自のイベントや予約があり、それぞれに対応するワークスペースを作成できます。

各ワークスペース内では、その分野に関連する複数のイベントタイプを作成できます。たとえば、「財務コンサルティング」ワークスペースには、「税務プランニング」「投資戦略セッション」「予算分析」などのイベントタイプを含めることができます。同様に、「人事コンサルティング」には「採用」「面接」「オンボーディング」などのイベントタイプを設定できます。関連するチームメンバーをそれぞれのワークスペースに追加することで、自分の担当ワークスペース内のイベントのみを管理・閲覧できるようにできます。

さらに、各ワークスペースには共通の予約ページを設定でき、そのワークスペース内のすべてのイベントタイプが表示されます。たとえば、クライアントがセッションを予約したい場合、「財務コンサルティング」ワークスペースの予約ページにアクセスすると、そのワークスペースに含まれるすべてのコンサルティング分野やイベントタイプを確認でき、予約管理を効率的に行えます。

初めてBookings アカウントをセットアップすると、最初のワークスペースが自動的に作成され、ビジネス名と同じ名前が付けられます。この名前は後から編集できます。

4. ワークスペースを作成する手順

1. Bookings のメニューバー右上にある Admin Center アイコンをクリックします。
2. 左側の タブ セクションで、Workspaces を選択します。
   
3. Click + New Workspace をクリックします。
   
4. ワークスペース名を入力し、Add をクリックします。新しいワークスペースが作成されます。
   
5. 左上の Bookings アイコンをクリックし、その下に表示される My Space をクリックして、新しく作成したワークスペースに切り替えます。ここから、選択したワークスペースのイベントタイプ、予約、ユーザー、予約ページにアクセスできます。

1. まずは、左側の 新しいイベントタイプを追加し、Event Types タブに登録します。
2. ユーザーを割り当て、作成したイベントタイプに担当者を設定します。
3. 続いて、それらのイベントタイプに対して 予約を追加するか、予約リンクを共有して顧客に案内します。
   
   
   
   

5.1 ワークスペースにメールアドレスを追加する

ワークスペースのメールアドレスを追加するには

1. Bookings のメニューバー右上にある Admin Center アイコンをクリックします。
2. ［Workspaces］を［タブ］の下から選択します。対象のワークスペースを選択します。
3. 右側の Edit ボタンをクリックし、メールアドレスを入力します。
   
   
4. メールに送信された 6 桁の確認コードを入力し、Verify をクリックします。
   メモ: 確認コードが指定したメールアドレスに届かない場合は、Resend Code をクリックして、コードを再送信できます。
   
   
   
   

5.3 ワークスペースのステータスを設定する

ワークスペースのステータスを 有効 または inactive に設定できます。ワークスペースを非アクティブにすると、そのワークスペースに属するすべてのイベントタイプも非アクティブになり、予約を受け付けられなくなります。

1. Bookings のメニューバー右上にある Admin Center アイコン をクリックします。
2. ［Workspaces］を［タブ］の下から選択します。対象のワークスペースを選択します。
3. ［Status］を 有効/Inactive から必要に応じて選択し、Save をクリックします。
   
   

5.4 予約 ID を自動生成する

予約 ID は、各予約に対して生成される一意の ID です。プレフィックスと桁数を設定することで、予約 ID の形式をカスタマイズできます。

1. [Admin Center] に移動します > タブ> Workspaces> 対象のワークスペースを選択します。
2. [Preferences] タブを選択し、[Edit] を、Auto-generate Booking ID セクションの横でクリックします。
   
   
3. このセクションに、以下の詳細を入力します。

1. Set Prefix - 予約 ID のプレフィックスを入力します。最大 6 文字まで設定できます。
2. Maximum Digits Allowed - 予約 ID の桁数の上限です。最大 16 桁まで設定できます。初期値は 5 です。
   たとえば、Prefix を「NE」、最大桁数を 4 に設定した場合、予約 ID は NE - 0001、NE - 0002、NE - 0003、NE - 0004 のような形式になります。

4. [Save] をクリックします。
   

5.5 顧客によるサインアップ／サインインを許可する

予約ページで、顧客にサインアップして自分で登録してもらうオプションを表示できます。登録後は、顧客ポータルにサインインして、予約の新規作成、日程変更、キャンセル、予約内容の確認など、さまざまな操作を行えます。登録時に入力された情報は、サインアップフォームから取得され、customerタブに追加されます。

顧客にサインアップを許可する手順

1. [Admin Center] に移動します > タブ> Workspaces> 対象のワークスペースを選択します。
2. [Preferences] タブを選択し、Registered User トグルを有効にします。これにより、予約ページにサインイン／サインアップのオプションが表示されます。あわせて、このセクションでサインアップフォームを編集することもできます。
   
   
   
3. [+Add 項目] ボタンをクリックし、追加する項目タイプを選択します。
   
   
   
4. 項目ラベルを入力し、サインアップフォームで顧客に必須入力とするかどうかを選択します。[Add] をクリックします。これで、サインアップ用の予約フォームに項目が追加されます。
   
   予約ページに、サインインおよびサインアップのオプションが表示されます。
   
   [Sign up] をクリックすると、顧客は詳細情報の入力を求められます。
   
   
   顧客がサインインすると、カスタマーポータルにアクセスして自分の予約を確認できます。
   

7. 関連リンク

• ユーザーを追加する
• 顧客
• イベントタイプとそのカテゴリ
• 予約ページとその種類
• ワークスペースの予約ページ設定