ソリューションの基本設定
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概要
ソリューションは、アプリケーション、BI & アナリティクス、統合フロー、RPAフローで構成される強力な機能です。各ソリューションでは、それぞれ新しいローコードアプリケーション、分析レポート、統合フロー、RPAフローを作成したり、既存のものを関連付けたりできます。アプリケーションソリューションはほとんどの実装の基盤となり、アナリティクス、統合フロー、RPAフローは、レポート作成、システム連携、複雑なプロセスの自動化に向けて機能を拡張します。
利用条件
- Creatorのホームページには、料金プランに応じてアプリケーションまたはソリューションが表示されます。エンタープライズプランのユーザーにはソリューションが表示され、それ以外のプランのユーザーにはアプリケーションが表示されます。
- 特権管理者と管理者はソリューションを管理できますが、アプリ管理者が変更できるのは自身のアプリケーションのみです。
1. Zoho Creatorのソリューションの概要
Creatorのソリューションとは、特定のビジネスニーズに対応するために構築された体系的な仕組みです。多くの組織では、データ入力、レポート作成、自動化に別々のツールを使用しています。その結果、データの分断、手作業によるプロセス、レポートの不整合、業務の可視性の低さが生じることがあります。
たとえば、複数の部門で顧客のオンボーディングとサービス依頼を管理する組織について考えてみましょう。営業チームはあるアプリケーションで顧客情報を収集し、業務チームは別のシステムでサービス提供状況を追跡し、サポートチームはさらに別のツールでフォローアップを管理しています。レポートを作成したり、各チームの情報を同期したりするには、多くの場合、データを手動でエクスポートするか、システム間で共有する必要があります。そのため、遅延や不整合が発生し、ビジネスの実績をリアルタイムで十分に把握できなくなります。
これを解決するため、組織はZoho Creatorのソリューションを使用して、業務データの一元管理、アプリケーションによる処理の自動化、アナリティクスによる分析情報の取得、連携による各システム間の動作の自動化を実現できます。
Creatorのソリューションには、次の種類があります。
- アプリケーション：ビジネスプロセスのデータを収集、管理するために使用します。
- BI & アナリティクス：データをレポート、ダッシュボード、分析情報に変換するために使用します。
- 統合フロー：サービスを連携し、アプリケーション間のプロセスを自動化するために使用します。
- RPAフロー：ソフトウェアエージェントを使用して、Webシステムやデスクトップシステム上のアプリケーションで繰り返し行うタスクを自動化するために使用します。
以下は、Creatorのホームページで作成された各種ソリューションの画像です。
各ソリューションにはそれぞれ異なる目的があり、組織の要件に応じて個別に導入できます。より幅広い業務目標に対応するために複数の種類を使用することもでき、それぞれを組み合わせることで、より連携性と効率性に優れたビジネス環境を構築できます。
2. ソリューションの種類
（i）アプリケーション
アプリケーションは、複数の要素を組み合わせることで、データの収集と管理、プロセスの自動化、他のユーザーとの共同作業を可能にし、ビジネスの効率的な運営を支援します。詳細はこちら
- フォームは、データの収集と保存に使用され、アプリとユーザーがやり取りする主要な窓口となります。
- レポートでは、収集したデータを要件に最適な形式で表示できます。
- ワークフローでは、特定の処理を実行することでタスクを自動化できます。
- ページでは、データを活用した機能的なダッシュボードをユーザー向けに作成できます。
- ブループリントでは、ビジネスプロセスを体系的なフローとして実装し、その過程でさまざまな処理を自動化できます。
- チャットエージェントでは、自然言語による会話を通じてユーザーとやり取りし、アプリケーション固有のタスクを支援するAIアシスタントを作成できます。
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環境では、本番アプリケーションへの変更を効率的に開発、テスト、展開するための体系的なプラットフォームを利用できます。
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マイクロサービスは、アプリケーションと連携して動作するよう簡単に展開できる、アプリ内の独立したサービスです。
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ポータルでは、外部ユーザーが専用ポータルにログインし、共有されたアプリケーションへのアクセス、データの送信、データの表示や編集を行えます。
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運用は、ソリューションとその要素に関するさまざまな機能を一元的かつ効率的に管理するのに役立ちます。データのバックアップ、問題解決のためのトラブルシューティングの有効化、ソリューション内の活動ログの保存などを行えます。
Zoho Ziaアプリビルダーを使用すると、ほとんど手間をかけずに、強力なアプリケーションを数分で作成できます。アプリケーションをゼロから作成したり、ギャラリーから作成済みのアプリケーションをインストールしたりすることもできます。詳細はこちら
たとえば、あるクリニックでは、電話や表計算シートによる手動予約を、体系的なデジタルシステムに置き換えたいと考えています。そこで、Zoho Creatorに次の機能を備えたアプリケーションを構築します。
- 患者がフォームから予約できるようにする
- 患者情報と予約履歴をレポートに保存する
- フォーム項目の検証ルールを使用して二重予約を防止する
- ワークフローを使用して確認メールを自動送信する
- カレンダーレポート
を使用して、スタッフ向けに日次または週次の予定を表示する - スタッフがチャットエージェントとの会話を通じて、今後の予約を確認し、当日の予定の概要を取得できるようにする
この例では、アプリケーションだけでデータ収集、スケジュール管理ロジック、プロセス管理を処理します。
（ii）アナリティクス
Creatorでは、フォームデータを使用して標準レポートが生成されるため、アプリケーション内のデータを追跡、分析、管理できます。これらのレポートは、入力内容の表示、ワークフローの監視、アプリケーション単位の簡易分析など、日常業務での利用に適しています。
高度なレポートが必要な場合は、詳細なデータ分析、アプリケーション横断型のレポート、対話型ダッシュボード、共同共有が可能な強力なオンラインレポートツールであるアナリティクスと連携できます。データをインポートし、実用的なレポートやダッシュボードを作成して、ユーザーと効率的に共有できます。詳細はこちら
たとえば、ある小売企業では、商品カテゴリーごとの年間売上実績をより明確に把握したいと考えています。そこで、次の処理を行うBI & アナリティクスソリューションを導入します。
- 既存のCreatorアプリケーションから売上データを統合する
- 月間売上の推移を示すダッシュボードを作成する
- 商品カテゴリー別に売上を比較する
- 季節的な傾向や実績上位のカテゴリーを特定する
- 総売上や成長率などのKPIを監視する
この例では、BI & アナリティクスを単独で使用し、生の売上データを意思決定に役立つ分析情報へと変換します。
（iii）フロー
Creatorには、他のZohoサービスや外部サービスと安全に連携するための接続が用意されています。接続によって認証を処理でき、スクリプトや連携タスクからアプリケーションと外部プラットフォームを直接通信させることができます。
ヒント：アプリのワークフロー内で外部システムにデータを送信したり、外部システムからデータを取得したりするなど、APIを使用した特定の処理を実行する場合は、接続を使用できます。
アプリケーションを横断する広範な自動化には、統合フローを使用できます。Flowは、複数のクラウドアプリケーションを連携し、アプリケーション間の情報交換を自動化する連携プラットフォームです。フローは、データの更新やスケジュール設定されたイベントなどのトリガーと、自動実行される1つ以上の処理で構成されます。最小限のコーディングで、アプリケーション内にロジックを直接組み込まずに、異なるサービス間のプロセスを連携させる場合に便利です。詳細はこちら
例：営業チームが、商談規模に応じて通知を自動化し、CreatorからZoho CRMに商談情報を送信したいとします。統合フローを使用して、次の処理を行うワークフローを設定します。
- Creatorで新しいデータが作成または編集されたときに、リアルタイムで起動する
- CRMで対応する連絡先データを作成または更新する
- 条件を確認する（たとえば、商談金額が$5,000を超えているかどうか）
- 高額商談について、CRMの連絡先情報を含む通知をSlackの非公開チャンネルに送信する
- その他すべての商談について、公開チャンネルにメッセージを送信する
この例では、新しいアプリケーションやアナリティクスを設定することなく、統合フローによってシステム間の通信を自動化し、手動でのフォローアップを削減します。
（iv）RPAフロー
Zoho Creatorには、マイクロサービスで利用できるAIエージェントというAI機能が組み込まれています。自然言語で指示するだけで、エージェント型AI技術が状況を動的に分析し、意思決定を行い、タスクを自律的に実行して自動化できます。AIエージェントは、Creatorアプリケーション内で判断や推論を伴う高度な自動化を行う場合に適しています。
Creatorアプリケーションの範囲を超えた自動化や、外部アプリケーション、従来型のデスクトップシステム、APIに対応していないプラットフォームとの直接的な連携が必要な場合、Zoho RPAのRPAフローを使用することでCreatorの機能を大幅に拡張できます。
人間のような画面操作を再現するソフトウェアボットを導入することで、RPAはCreatorの範囲を超えて自動化を拡張し、通常は手作業で連携する必要があるシステム同士を接続します。RPAボットは、最新のシステムから従来型のシステムまで、幅広いアプリケーションとシームレスに連携できます。これにより、ワークフローの分断を解消し、個別のシステムを接続して、従来は手作業で行われていた反復的かつルールベースで例外の少ないプロセスをエンドツーエンドで実行できます。
Zoho RPAのRPAフローは、トリガーと、人間の操作を再現してボットが実行する一連の処理で構成されます。主な構成要素の詳細はこちら
例：財務チームは、Zoho Creatorで構築した仕入先管理アプリを使用して、発注書の管理、承認状況の追跡、仕入先データの管理を行っています。ただし、請求書は複数の外部仕入先ポータルから届き、処理後に各ポータルの支払い状況を更新する作業には依然として手間がかかります。そこでRPAフローを使用し、次の処理を行うボットを設定します。
- 各仕入先ポータルにログインし、新しく送信された請求書をダウンロードする
- 請求書の内容を、システム内の対応する発注書と照合する
- 確認済みの請求書データを会計ソフトウェアに入力し、不一致がある場合は確認対象として設定する
- 仕入先ポータルの支払い状況を更新し、仕入先に確認通知を送信する
この場合、Creatorはすべての仕入先データと発注データを一元管理する基幹システムとして機能し、RPAフローは、外部ポータル上の大量の請求書を正確かつ一貫して処理する反復作業を担います。これにより、手動で操作することなく双方の情報を同期でき、財務チームは対応が必要な例外が発生した場合にのみ介入します。
3.ソリューションの作成
新しいソリューションを作成するには、
- Zoho Creatorの［ホームページ］に移動し、［ソリューション］モジュールを開きます。右上の［ソリューションを作成］ボタンをクリックします。
- アプリケーション、BI＆分析、連携フロー、RPAフローの4種類のソリューションが表示されます。目的のソリューションの下にある［選択］ボタンをクリックします。
4.既存のソリューションの関連付け
Zoho Analytics、連携フロー、RPAフローのアカウントを個別に作成しているユーザーは、その既存のアカウントをCreatorに関連付けることで、Creatorアカウントのダッシュボードからすべてにアクセスできます。
4.1 Analyticsの関連付け
メモ。
- CreatorとAnalyticsを関連付けるには、Creatorの有料アカウントが必要です。
- Analyticsのビジネスアプリ用コネクターを引き続き利用するには、BI＆分析に対応するZoho Creatorのプランを使用している必要があります。現在のプランがBI＆分析に対応していない場合、これらのコネクターはコネクターの一覧から削除されます。
- サービスへの影響を避けるため、CreatorとAnalyticsを関連付ける前にCreatorプランをアップグレードしてください。これにより、既存のコネクターを有効な状態で維持できます。
- 関連付け後にアップグレードした場合は、必要なコネクターを再作成する必要があります。Creator用のビジネスアプリ用コネクターは、Creatorプランにかかわらずシームレスに動作します。
- 関連付け後は、Creatorアカウントの上限のみが適用されます。CreatorとAnalyticsのプラン上限を確認してください。
- Analyticsアカウントのすべてのユーザーは、ワークスペースへのアクセス権限を維持したままCreatorに追加されます。Creatorプランの有効なユーザー数の上限に達すると、残りのユーザーは無効なユーザーとして追加されます。たとえば、ある顧客がAnalyticsアカウントをCreatorに関連付けた場合を考えてみます。
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Analyticsプラン
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Creatorプラン
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有効なユーザー数の上限
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15
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10
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この顧客のAnalyticsに13人のユーザーがいるとします。関連付けると、13人全員がCreatorに追加されます。最初の10人のみが有効なユーザーとして追加され、残りの3人は無効なユーザーになります。
- AnalyticsとCreatorの関連付けを一度行うと、元に戻すことはできません。
- 関連付け後、AnalyticsにはCreator経由でのみアクセスできます。Zoho Oneのサブスクリプションでは、AnalyticsにCreator経由ではなく個別にアクセスする必要があります。
既存のBI＆分析は、［ソリューションを作成］セクションでアカウントに関連付けることができます。
- ［公開］セクションの［ソリューション］をクリックします。
- ［ソリューションを作成］ボタンをクリックします。4種類のソリューションが表示されます。
- ［BI＆分析］カードにカーソルを合わせ、［既存のアカウントを関連付ける］をクリックします。ポップアップにAnalyticsの組織が表示されます。
- ［関連付ける］をクリックすると、既存のBI＆分析がZoho Creatorに関連付けられます。
4.2 フローの関連付け
メモ。
- FlowとCreatorの関連付けを一度行うと、元に戻すことはできません。
- Zoho Oneのサブスクリプションでは、FlowにCreator経由ではなく個別にアクセスする必要があります。
既存のフローは、［ソリューションを作成］セクションでCreatorアカウントに関連付けることができます。
- ［公開］セクションの［ソリューション］をクリックします。
- ［+ソリューションを作成］ボタンをクリックします。4種類のソリューションが表示されます。
- ［連携フロー］カードにカーソルを合わせ、［既存のアカウントを関連付ける］をクリックします。
これにより組織が関連付けられ、その組織内の既存のフローがZoho Creatorに関連付けられます。
4.3 RPAフローの関連付け
メモ。
- Zoho CreatorとZoho RPAを関連付けるには、Creatorの有料アカウントが必要です。
- Zoho RPAとZoho Creatorの関連付けを一度行うと、元に戻すことはできません。
- 関連付け後は、Creatorアカウントの上限のみが適用されます。CreatorとRPAのプラン上限を確認してください。
- Zoho Oneのサブスクリプションでは、RPAにCreator経由ではなく個別にアクセスする必要があります。
既存のRPAフローは、［ソリューションを作成］セクションでCreatorアカウントに関連付けることができます。
- ［公開］セクションの［ソリューション］をクリックします。
- ［+ソリューションを作成］ボタンをクリックします。4種類のソリューションが表示されます。
- ［RPAフロー］カードにカーソルを合わせ、［既存のアカウントを関連付ける］をクリックします。ポップアップにRPA組織が表示されます。
- ［関連付ける］をクリックします。これにより、RPA組織と、その組織内の既存のすべてのフローがZoho Creatorに関連付けられます。
5.活用例
1.営業管理
ジルカーは営業を中心とする会社です。このような営業環境では、見込み客情報をあるシステムで収集し、パフォーマンスレポートを別のシステムで作成し、フォローアップを手動または別のプラットフォームで行う場合があります。このように連携されていないと、情報の更新が遅れ、システム間でデータに不整合が生じ、パフォーマンス指標を把握しにくくなり、営業担当者やマネージャーの管理作業が増加します。これらの課題に対応するため、組織は以下のようにZoho Creatorのソリューションを使用して、データ、分析情報、ワークフローを1つの連携されたシステムに統合できます。
（i）アプリケーション-データ収集とプロセス管理
ジルカーは、見込み客情報の収集、商談の追跡、顧客対応の管理を行うための営業管理アプリを構築します。
- 営業担当者は、フォームを使用して見込み客や商談の詳細を登録、更新します。
- レポートには送信済みのすべてのデータが整理して表示され、チームは見込み客の進捗状況を抽出、並べ替え、追跡できます。
- ページ（ダッシュボード）では、商談ステージ、フォローアップ、パフォーマンス指標をまとめて確認できます。
- ワークフローとブループリントを設定し、フォローアップの通知を自動化したり、商談をステージごとに確実に進めたりできます。
データは一元的に保存され、リアルタイムで更新されます。このアプリは、ビジネスデータを作成、更新、管理する業務基盤として機能します。
（ii）BI＆分析-ダッシュボード、レポート、分析情報
Analyticsを使用して、営業実績ダッシュボードを作成します。
- ダッシュボードには、月ごとの売上推移が表示されます。
- レポートでは、コンバージョン率と実績上位の営業担当者を追跡できます。
- 経営層は、視覚的なグラフや集計ウィジェットでKPIを確認できます。
- Analyticsでは、アプリで収集したデータを可視化でき、チームによる情報に基づいた意思決定を支援します。
（iii）連携フロー - 自動化とシステム連携
成約済みの商談をZoho CRMと自動的に同期し、請求書データを会計システムに送信する連携フローを作成します。
- 商談が「受注」に設定されると、フローが実行されます。
- 顧客データがCRMに送信されます。
- 財務システムで請求書が自動的に作成されます。
- 経理チームに通知メールが送信されます。
連携フローにより、反復作業を自動化して異なるシステムを連携し、手作業とミスを削減できます。
（iv）RPAフロー - 見込み客の取り込みとシステム間のデータ入力の自動化
相互に接続されていないシステムや外部ポータルでの見込み客の手動処理をなくすため、RPAフローを設定します。
- ECポータルに自動的にログインし、新しい見込み客をダウンロードします
- 取り込んだ見込み客の詳細をZoho CRMに即座に反映します
- 地域に基づいて、見込み客を適切な地域の営業担当者に割り当てます
- 顧客に受付確認メールを自動送信します
RPAフローでは、反復的なUI操作を処理します。これにより、見込み客の対応漏れを防ぎ、タイムゾーンに関係なく、すべての顧客に即座に対応できます。また、営業チームは反復的なデータ入力ではなく、顧客との有意義なやり取りに集中できます。
2. 従業員オンボーディングソリューション
ジルカーでは多数の従業員を採用しており、大量採用した従業員を管理するための適切な人事プロセスが必要です。人事オンボーディングでは、フォームで従業員情報を収集し、スプレッドシートでオンボーディングの進捗を追跡する一方、システムへのアクセス権の付与や給与情報の更新は部門間の手動調整で対応している場合があります。このように分断された方法では、タスクの対応漏れ、コンプライアンス上のリスク、データの重複入力、従業員体験の低下につながる可能性があります。
（i）アプリケーション - オンボーディングプロセスの管理
採用業務の効率化、進捗の追跡、内定後のプロセスの自動化を行うため、Zoho Creatorで従業員オンボーディングアプリケーションを作成します。このアプリは、オンボーディングの活動を管理するための一元的なシステムとして機能します。
- 候補者が自身の情報を入力するためのフォームを作成します。
- 応募が正常に送信されたことを候補者にメールで自動通知します。
- レポートで候補者の詳細を確認します
- 面接後に各候補者のステータスを更新するワークフローを作成します
- 内定が承諾されると、人事担当者が候補者情報を入力します。このフォームでは、個人情報、役職、部門、入社日を取得します。
- レポートを通じてタスクを割り当てます（IT環境の設定、IDカードの発行、書類の提出）。
- レポート内のカスタムステータス項目で、オンボーディングの進捗（未着手、進行中、完了）を追跡します。
（ii）BIと分析 - 採用状況の分析
チームは、BIと分析を使用して人事分析ダッシュボードを作成します。このダッシュボードには月ごとの採用者数が表示され、人事責任者は業務効率を監視してボトルネックを特定できます。
- レポートでは、オンボーディング完了までの平均所要時間を追跡できます。
- グラフには、部門別の採用傾向が表示されます。
- KPIには、未完了のオンボーディングタスクが強調表示されます。
（iii）連携フロー - システム更新の自動化
部門間の手動調整をなくし、オンボーディングを円滑に進めるため、連携フローを設定します。オンボーディングのステータスが「完了」に設定されると、次の処理が行われます。
- 従業員データが給与計算ソフトウェアに送信されます。
- ITシステムにユーザーアカウントが自動的に作成されます。
- ウェルカムメールが自動送信されます。
- 必要に応じて、従業員情報がZoho CRMと同期されます。
（iv）RPAフロー - システム設定とコンプライアンスタスクの自動化
API連携に対応していないレガシーシステムや外部ポータルでの反復的なオンボーディングタスクを処理するため、RPAフローを設定します。
- 従来の人事管理システムにログインし、必要な情報をすべて含む新入社員のプロフィールを作成します
- 給与計算システムや行政システムなど、法令・コンプライアンス関連のポータルに従業員を登録します
- 社内のチケット管理システムで、IT環境の準備リクエストを送信します
- 署名済みの内定通知書とオンボーディング書類をダウンロードし、指定フォルダーに保存します
RPAフローでは、連携フローでは対応できない手動のUI操作を代行し、入社直後の重要な期間における作業の抜け漏れを防ぎます。
上記の例では、アプリで従業員データを収集、管理し、Analyticsで採用指標を可視化します。また、連携フローで後続プロセスを自動化し、RPAフローでレガシーシステムや外部システムにおける反復的なUI操作を処理します。これらを組み合わせることで、拡張性に優れた、整理された完全自動のオンボーディングシステムを構築できます。
6. 操作ガイド
Creatorのホーム画面で、［ソリューション］モジュールの右上にある［ソリューションを作成］ボタンをクリックします。3種類のソリューションが表示されます。
7. 関連トピック
［前へ］
［次のステップ］
［前へ］
ソリューションの利用を開始する前に、Creatorアカウントへの登録／サインインを完了していることを確認してください。
［次のステップ］
次に、アプリケーションの作成を参照して、最初のアプリを作成する方法を確認します。