ソリューションの基本設定
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要点
ソリューションは、アプリケーション、BI＆分析、連携フロー、RPAフローで構成される強力な機能です。各ソリューションでは、それぞれ新しいローコードアプリケーション、分析レポート、連携フロー、RPAフローを作成したり、既存のものを関連付けたりできます。アプリケーションソリューションは多くの実装の基盤となり、分析、連携フロー、RPAフローは、レポート作成、システム連携、複雑なプロセスの自動化に対応できるよう機能を拡張します。
利用条件
- Creatorのホームページには、料金プランに応じて、アプリケーションまたはソリューションが表示されます。エンタープライズプランのユーザーにはソリューションが表示され、それ以外のプランのユーザーにはアプリケーションが表示されます。
- 特権管理者と管理者はソリューションを管理できますが、アプリ管理者が変更できるのは自身のアプリケーションのみです。
1. Zoho Creatorのソリューションの概要
Creatorのソリューションとは、特定のビジネスニーズに対応するために構築された体系的な仕組みです。多くの組織では、データ入力、レポート作成、自動化にそれぞれ連携していないツールを使用しています。その結果、データの分断、手作業によるプロセス、レポートの不整合、業務状況の把握のしにくさが生じることがあります。
たとえば、複数の部門で顧客の受け入れ手続きとサービス依頼を管理する組織について考えてみます。営業チームは顧客情報をあるアプリケーションで収集し、業務チームは別のシステムでサービス提供を追跡し、サポートチームはさらに別のツールでフォローアップを管理しています。レポートを作成したり、チーム間で情報を同期したりするには、多くの場合、データを手動でエクスポートするか、システム間で共有する必要があります。その結果、遅延や不整合が発生し、事業実績をリアルタイムで把握しにくくなります。
この問題を解決するため、組織はZoho Creatorのソリューションを使用して、業務データの一元管理、アプリケーションを通じた処理の自動化、分析によるインサイトの獲得、連携による各システム間の処理の自動化を実現できます。
Creatorでは、次のような種類のソリューションを利用できます。
- アプリケーション：業務プロセスに関するデータの収集と管理に使用します。
- BI＆分析：データをレポート、ダッシュボード、インサイトに変換するために使用します。
- 連携フロー：サービスを接続し、アプリケーション間のプロセスを自動化するために使用します。
- RPAフロー：ソフトウェアエージェントを使用して、Webシステムやデスクトップシステムのアプリケーションで繰り返し行うタスクを自動化するために使用します。
以下は、Creatorのホームページで作成された各種ソリューションの画像です。
各ソリューションには固有の目的があり、組織の要件に応じて個別に導入できます。より広範な業務目標を達成するために複数のソリューションを使用する場合は、各ソリューションを組み合わせることで、より緊密に連携した効率的なビジネス環境を構築できます。
2. ソリューションの種類
（i）アプリケーション
アプリケーションは複数の要素で構成されており、データの収集と管理、プロセスの自動化、他のユーザーとの共同作業を通じて、ビジネスを効率的に運営できます。詳細はこちら
- フォームはデータの収集と保存に使用され、アプリとユーザー間の主な接点となります。
- レポートでは、収集したデータを要件に最適な形式で表示できます。
- ワークフローでは、一連の処理を実行してタスクを自動化できます。
- ページでは、データを活用した実用的なダッシュボードをユーザー向けに作成できます。
- ブループリントでは、業務プロセスを体系的なフローとして実装し、フロー内のさまざまな処理を自動化できます。
- チャットエージェントでは、自然言語による会話を通じてユーザーとやり取りし、アプリケーション固有のタスクを支援するAIアシスタントを作成できます。
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環境は、本番アプリケーションへの変更を効率的に開発、テスト、展開するための体系的なプラットフォームです。
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マイクロサービスは、アプリケーションと連携して動作するよう簡単に展開できる、アプリ内の独立したサービスです。
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ポータルでは、外部ユーザーが専用ポータルにログインし、共有されたアプリケーションへのアクセス、データの送信、データの表示や編集を行えます。
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運用管理は、ソリューションとその要素のさまざまな機能を一元的かつ効率的に管理するのに役立ちます。データのバックアップ、問題解決に向けたトラブルシューティングの有効化、ソリューション内の活動ログの保持などの処理を実行できます。
Zoho Ziaアプリビルダーを使用すると、ほとんど手間をかけずに、強力なアプリケーションを数分で作成できます。また、アプリケーションを一から作成したり、ギャラリーから作成済みのアプリケーションをインストールしたりすることもできます。既存のアプリケーションでは、ビルドエージェントを使用し、手動で設定することなく、自然言語の指示で要素を追加または変更できます。
たとえば、あるクリニックでは、通話や表計算シートを使った手動の予約受付を、体系的なデジタルシステムに置き換えようとしています。そこで、Zoho Creatorでアプリケーションを構築し、次の処理を実現します。
- 患者がフォームから予約できるようにする
- 患者情報と予約履歴をレポートに保存する
- フォーム項目の検証ルールを使用して重複予約を防止する
- ワークフローを使用して確認メールを自動送信する
- カレンダーレポートを使用して、日単位または週単位の予定をスタッフに表示する
- スタッフがチャットエージェントとの会話を通じて、今後の予約を確認し、当日の予定の概要を取得できるようにする
この場合、アプリケーションだけでデータ収集、予約ロジック、プロセス管理に対応できます。
（ii）分析
Creatorはフォームデータを使用して組み込みレポートを生成し、アプリケーション内のデータの追跡、分析、管理を支援します。これらのレポートは、入力内容の表示、ワークフローの監視、アプリケーション単位での簡易分析など、業務での利用に適しています。
高度なレポートが必要な場合は、より詳細なデータ分析、アプリケーションを横断したレポート作成、対話型ダッシュボード、共同作業のための共有が可能な強力なオンラインレポートツールであるZoho Analyticsと連携できます。データをインポートし、有用なレポートやダッシュボードを作成して、ユーザーと効率的に共有できます。詳細はこちら
たとえば、ある小売企業では、商品カテゴリーごとの年間売上実績をより明確に把握しようとしています。そこで、BI＆分析ソリューションを導入し、次の処理を実現します。
- 既存のCreatorアプリケーションから売上データを統合する
- 月ごとの売上推移を示すダッシュボードを作成する
- 商品カテゴリー別の売上を比較する
- 季節的な傾向や売上実績の高いカテゴリーを特定する
- 総売上や成長率などのKPIを監視する
こちらでは、BI＆分析を単独で使用し、生の売上データを意思決定に役立つインサイトへと変換しています。
（iii）フロー
Creatorでは、他のZohoサービスや外部サービスと安全に連携するための接続を利用できます。接続によって認証が処理され、スクリプトや連携タスクからアプリケーションと外部プラットフォームを直接連携できます。
ヒント：アプリのワークフロー内で外部システムにデータを送信したり、外部システムからデータを取得したりするなど、APIを使用した特定の処理を実行する必要がある場合は、接続を使用できます。
より広範なアプリケーション間の自動化には、連携フローを使用できます。Flowは、複数のクラウドアプリケーションを接続し、アプリケーション間の情報交換を自動化する連携プラットフォームです。フローは、データの更新やスケジュール設定されたイベントなどの実行条件と、自動的に実行される1つ以上の処理で構成されます。アプリケーション内にロジックを直接組み込まず、最小限のコーディングで複数のサービスを横断するプロセスを連携させる場合に役立ちます。詳細はこちら
例：ある営業チームでは、商談規模に基づいて通知を自動化し、CreatorからZoho CRMに商談情報を送信しようとしています。連携フローを使用して、次の処理を行うワークフローを設定します。
- Creatorで新しいデータが作成または編集されたときにリアルタイムで実行する
- CRMで対応する連絡先データを作成または更新する
- 条件を確認する（たとえば、商談金額が$5,000を超えるかどうか）
- 高額商談について、CRMの連絡先情報を含む通知をSlackの非公開チャンネルに送信する
- それ以外のすべての商談について、公開チャンネルにメッセージを送信する
この場合、連携フローによってシステム間の通信が自動化され、手動でのフォローアップが削減されます。新しいアプリケーションの作成や分析の設定は必要ありません。
（iv）RPAフロー
Zoho Creatorには、マイクロサービスで利用できるAIエージェントというAI機能が組み込まれています。エージェント型AI技術により、自然言語で指示するだけで、状況を動的に分析し、意思決定を行い、タスクを自律的に実行できます。AIエージェントは、Creatorアプリケーション内で、推論に基づく高度な自動化を実現するのに適しています。
Creatorアプリケーションの範囲を超えた自動化や、外部アプリケーション、従来型のデスクトップシステム、APIに対応していないプラットフォームとの直接的な連携が必要な場合、Zoho RPAのRPAフローによってCreatorの機能を大幅に拡張できます。
人間のような画面操作を再現するソフトウェアボットを導入することで、RPAはCreatorの範囲を超えて自動化を拡張し、従来は手作業で連携する必要があったシステム同士を接続します。RPAボットは、新旧を問わず、幅広いアプリケーションとシームレスに連携できます。これにより、業務フローの分断を解消し、個別のシステムを接続して、従来は手作業で行っていた反復的かつルールベースで例外の少ない一連の処理を自動化できます。
Zoho RPAのRPAフローは、トリガーと、人間の操作を再現するボット実行アクションの一連の流れで構成されます。主な構成要素の詳細はこちら
例：財務チームが、Zoho Creatorで構築した仕入先管理アプリを使用して、発注書の管理、承認状況の追跡、仕入先データの管理を行っているとします。しかし、請求書は複数の外部仕入先ポータルから届き、処理後に各ポータルの支払い状況を更新する作業には依然として手間がかかります。RPAフローを使用して、次の処理を行うボットを設定します。
- 各仕入先ポータルにログインし、新しく提出された請求書をダウンロードする
- 請求書の詳細を、システム内の該当する発注書と照合する
- 確認済みの請求書データを会計ソフトに入力し、不一致がある場合は確認対象として設定する
- 仕入先ポータルの支払い状況を更新し、仕入先に確認通知を送信する
この場合、Creatorは仕入先と発注書に関するすべてのデータを一元管理する中核システムとして機能し、RPAフローは外部ポータルにある大量の請求書を正確かつ一貫して処理する反復作業を担います。これにより、手動操作なしで双方の情報が同期され、財務チームは対応が必要な例外が発生した場合にのみ作業できます。
3. ソリューションの作成
新しいソリューションを作成するには、
- Zoho Creatorのホームページに移動し、［ソリューション］モジュールを開きます。右上の［ソリューションを作成］ボタンをクリックします。
- ［アプリケーション］、［BI＆分析］、［連携フロー］、［RPAフロー］の4種類のソリューションが表示されます。目的のソリューションの下にある［選択］ボタンをクリックします。
4. 既存のソリューションとの関連付け
Zoho Analytics、連携フロー、RPAフローのアカウントを個別に作成済みの場合、その既存アカウントをCreatorに関連付けることで、Creatorアカウントのダッシュボードからすべてにアクセスできます。
4.1 Analyticsとの関連付け
メモ。
- CreatorとAnalyticsを関連付けるには、Creatorの有料アカウントが必要です。
- Analyticsのビジネスアプリ用コネクターは、BI＆分析に対応するZoho Creatorのプランを利用している場合にのみ引き続き機能します。現在のプランがBI＆分析に対応していない場合、これらのコネクターはコネクター一覧から削除されます。
- サービスの中断を避けるため、CreatorとAnalyticsを関連付ける前にCreatorプランをアップグレードしてください。これにより、既存のコネクターを有効な状態に維持できます。
- 関連付け後にアップグレードした場合、必要なコネクターを再度作成する必要があります。Creator用のビジネスアプリコネクターは、Creatorプランに関係なくシームレスに動作します。
- 関連付け後は、Creatorアカウントの上限のみが適用されます。CreatorとAnalyticsのプラン上限を確認してください。
- Analyticsアカウントのすべてのユーザーが、ワークスペースへのアクセス権限を維持したままCreatorに追加されます。Creatorプランの有効ユーザー数の上限に達すると、残りのユーザーは無効ユーザーとして追加されます。たとえば、顧客がAnalyticsアカウントをCreatorに関連付けた場合を考えてみます。
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Analyticsプラン
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Creatorプラン
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有効ユーザー数の上限
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15
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10
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顧客のAnalyticsアカウントに13人のユーザーがいるとします。関連付けると、13人全員がCreatorに追加されます。最初の10人だけが有効ユーザーとして追加され、残りの3人は無効ユーザーになります。
- AnalyticsとCreatorの関連付けを確立すると、元に戻すことはできません。
- 関連付け後、AnalyticsにはCreatorからのみアクセスできます。Zoho Oneサブスクリプションでは、AnalyticsにCreator経由ではなく個別にアクセスする必要があります。
既存のBI＆分析は、［ソリューションを作成］セクションからアカウントに関連付けることができます。
- ［公開］セクションの［ソリューション］をクリックします。
- ［ソリューションを作成］ボタンをクリックします。4種類のソリューションが表示されます。
- ［BI＆分析］カードにカーソルを合わせ、［既存のアカウントを関連付ける］オプションをクリックします。ポップアップにAnalytics組織が表示されます。
- ［関連付ける］をクリックすると、既存のBI＆分析がZoho Creatorに関連付けられます。
4.2 フローとの関連付け
メモ。
- FlowとCreatorの関連付けを確立すると、元に戻すことはできません。
- Zoho Oneサブスクリプションでは、FlowにCreator経由ではなく個別にアクセスする必要があります。
既存のフローは、［ソリューションを作成］セクションからCreatorアカウントに関連付けることができます。
- ［公開］セクションの［ソリューション］をクリックします。
- ［+ソリューションを作成］ボタンをクリックします。4種類のソリューションが表示されます。
- ［連携フロー］カードにカーソルを合わせ、［既存のアカウントを関連付ける］オプションをクリックします。
これにより組織が関連付けられ、その組織にある既存のフローがZoho Creatorに関連付けられます。
4.3 RPAフローとの関連付け
メモ。
- Zoho CreatorとZoho RPAを関連付けるには、Creatorの有料アカウントが必要です。
- Zoho RPAとZoho Creatorの関連付けを確立すると、元に戻すことはできません。
- 関連付け後は、Creatorアカウントの上限のみが適用されます。CreatorとRPAのプラン上限を確認してください。
- Zoho Oneサブスクリプションでは、RPAにCreator経由ではなく個別にアクセスする必要があります。
既存のRPAフローは、［ソリューションを作成］セクションからCreatorアカウントに関連付けることができます。
- ［公開］セクションの［ソリューション］をクリックします。
- ［+ソリューションを作成］ボタンをクリックします。4種類のソリューションが表示されます。
- ［RPAフロー］カードにカーソルを合わせ、［既存のアカウントを関連付ける］オプションをクリックします。ポップアップにRPA組織が表示されます。
- ［関連付ける］をクリックします。これにより、RPA組織と、その組織にあるすべての既存フローがZoho Creatorに関連付けられます。
5. 活用例
1. 営業管理
ジルカーは、営業を主体とする会社です。このような営業環境では、見込み客情報をあるシステムで取得し、業績レポートを別のシステムで作成し、フォローアップを手作業または別のプラットフォームで行う場合があります。このように連携されていないと、更新の遅延、システム間のデータ不整合、業績指標の可視性の低下が生じ、営業担当者や管理者の管理作業も増加します。これらの課題を解決するため、組織はZoho Creatorのソリューションを使用し、以下のようにデータ、分析情報、業務フローを単一の連携システムに集約できます。
（i）アプリケーション - データ収集とプロセス管理
ジルカーは、見込み客の登録、商談の追跡、顧客対応の管理を行うための営業管理アプリを構築します。
- 営業担当者は、フォームを使用して見込み客や商談の詳細を登録、更新します。
- レポートでは、送信されたすべてのデータが整理して表示されるため、チームは見込み客の進捗状況を抽出、並べ替え、追跡できます。
- ページ（ダッシュボード）では、商談ステージ、フォローアップ、業績指標を管理者がまとめて確認できます。
- ワークフローとブループリントを設定することで、フォローアップのリマインダーを自動化し、商談をステージごとに確実に進めることができます。
データは一元的に保存され、リアルタイムで更新されます。このアプリは、ビジネスデータを作成、更新、管理するための運用基盤として機能します。
（ii）BI＆分析 - ダッシュボード、レポート、分析情報
Analyticsを使用して、営業実績ダッシュボードを作成します。
- ダッシュボードには、月ごとの売上推移が表示されます。
- レポートでは、コンバージョン率と成績上位の営業担当者を追跡します。
- 経営幹部は、視覚的なグラフや概要ウィジェットでKPIを確認できます。
- Analyticsでは、アプリで収集したデータを可視化し、チームが情報に基づいて意思決定できるよう支援します。
（iii）連携フロー - 自動化とシステム連携
成約した商談をZoho CRMと自動的に同期し、請求書データを会計システムに送信する連携フローを作成します。
- 商談が「受注」に設定されると、フローが実行されます。
- 顧客データがCRMに送信されます。
- 会計システムで請求書が自動的に作成されます。
- 経理チームに通知メールが送信されます。
連携フローでは、反復作業を自動化して異なるシステムを連携し、手作業とミスを削減できます。
（iv）RPAフロー - 見込み客の獲得とシステム間のデータ入力の自動化
連携されていないシステムや外部ポータルにまたがる見込み客の手動処理をなくすため、RPAフローを設定します。
- ECポータルに自動的にログインし、新しい見込み客をダウンロードします
- 取得した見込み客の詳細をZoho CRMに即時反映します
- 地域に基づいて、見込み客を適切な地域担当の営業担当者に割り当てます
- 顧客に受付確認メールを自動送信します
RPAフローでは、反復的なUI操作を処理します。これにより、見込み客の取りこぼしを防ぎ、タイムゾーンに関係なくすべての顧客に即座に対応できます。また、営業チームは反復的なデータ入力ではなく、顧客との有意義なやり取りに集中できます。
2. 従業員オンボーディングソリューション
ジルカーでは多くの従業員を採用しており、一括採用した従業員を管理するための適切な人事プロセスが必要です。人事オンボーディングのプロセスでは、フォームで従業員情報を収集し、スプレッドシートでオンボーディングの進捗を追跡し、部門間の手動調整によってシステムへのアクセス権付与や給与情報の更新を行う場合があります。このように分断された方法では、タスクの見落とし、コンプライアンス上のリスク、データの重複入力、従業員体験の低下につながる可能性があります。
（i）アプリケーション - オンボーディングプロセスの管理
採用業務の効率化、進捗の追跡、内定後のプロセスの自動化を目的として、Zoho Creatorで従業員オンボーディングアプリケーションを作成します。このアプリは、オンボーディング活動を管理するための一元的なシステムとして機能します。
- 応募者が自身の情報を入力するためのフォームを作成します。
- 応募が正常に送信されたことを応募者にメールで自動通知します。
- レポートで応募者の詳細を確認します
- 面接後に各応募者のステータスを更新するワークフローを作成します
- 内定承諾後、人事担当者が応募者の詳細を入力します。このフォームでは、個人情報、職務、部門、入社日を取得します。
- レポートを通じてタスクを割り当てます（IT環境の設定、IDカードの発行、書類の提出）。
- レポートのカスタムステータス項目で、オンボーディングの進捗（保留中、進行中、完了）を追跡します。
（ii）BI＆分析 - 採用分析情報の確認
チームは、BIとAnalyticsを使用して人事分析ダッシュボードを作成します。このダッシュボードには月ごとの採用人数が表示され、人事責任者が業務効率を確認してボトルネックを特定するのに役立ちます。
- レポートでは、オンボーディングの平均完了時間を追跡します。
- グラフには、部門別の採用傾向が表示されます。
- KPIでは、保留中のオンボーディングタスクが強調表示されます。
（iii）連携フロー - システム更新の自動化
部門間の手動調整をなくし、オンボーディングを円滑に進めるため、連携フローを設定します。オンボーディングのステータスが「完了」に設定されると、次の処理が実行されます。
- 従業員データが給与計算ソフトウェアに送信されます。
- ITシステムにユーザーアカウントが自動的に作成されます。
- ウェルカムメールが送信されます。
- 必要に応じて、従業員情報がZoho CRMと同期されます。
（iv）RPAフロー - システム環境の準備とコンプライアンスタスクの自動化
APIベースの連携に対応していない旧式システムや外部ポータルを使用する反復的なオンボーディングタスクを処理するため、RPAフローを設定します。
- 旧式のHRMSにログインし、必要な情報をすべて含む新入社員のプロフィールを作成します
- 従業員を法定手続きおよびコンプライアンス関連のポータル（給与計算システムや行政システムなど）に登録します
- 社内チケット管理システムでIT環境の準備を依頼します
- 署名済みの内定通知書とオンボーディング書類をダウンロードし、指定されたフォルダーに保存します
RPAフローは、連携フローでは対応できない手動のUI操作を代行し、従業員にとって重要な入社直後の期間に作業の漏れが生じないようにします。
上記の例では、アプリで従業員データを収集、管理し、Analyticsで採用指標を可視化します。また、連携フローで後続プロセスを自動化し、RPAフローで旧式システムや外部システムにまたがる反復的なUI操作を処理します。これらを組み合わせることで、拡張性に優れ、体系化された完全自動のオンボーディングシステムを構築できます。
6. ナビゲーションガイド
Creatorのホームページで、［ソリューション］モジュールの右上にある［ソリューションを作成］ボタンをクリックします。3種類のソリューションが表示されます。
7. 関連トピック
［前へ］
［次のステップ］
［前へ］
ソリューションの利用を開始する前に、Creatorアカウントへの登録／サインインを完了していることを確認してください。
［次のステップ］
次に、アプリケーションの作成を参照して、最初のアプリを作成する方法を学びます。