承認ワークフローのデータアクセスアクションの設定

承認ワークフローのデータアクセスアクションの設定

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このページの概要

Zoho Creatorの承認ワークフローでデータアクセスアクションを設定し、アプリケーション内の任意のフォームで新しいデータを追加、既存のデータを変更、または削除する方法について説明します。先に進む前に、フォームワークフローについて十分に理解し、その作成方法を確認してください。

利用条件 

  1. Creatorのすべてのプランで利用できます
  2. 特権管理者、管理者、開発者がアクセスできます

1. 承認ワークフローのデータアクセスアクション

Zoho Creatorの承認ワークフローにおけるデータアクセスアクションを使用すると、承認プロセス中のデータの作成、更新、削除などの操作を自動化できます。これらのアクションは、データが承認申請されたときや、承認者によって承認または却下されたときなど、承認プロセスの特定の段階に進むと自動的に実行されます。これらのアクションを設定することで、アプリケーション全体の関連データを効率的に管理できます。たとえば、データが承認されたときに、別のフォームの項目を事前定義値または動的な値に関連付けて新しいデータを追加したり、特定の条件を満たす既存のデータを更新したりできます。また、データが却下されたときに、ビジネス要件を満たさなくなったデータを削除することもできます。

追加または更新アクションを実行する際には、フォーム項目、システム項目、Zoho変数を使用して項目値を動的に入力できるため、正確で状況に応じたデータ更新が可能です。

次の表は、承認ワークフロー内でフォーム項目に動的な値を割り当てる際に使用できるZoho変数とシステム項目の一覧です。

変数 置換される値
${Added_Time} データが追加された日時
${Added_User} データを追加したユーザーの名前
${Added_User_IP_Address} データを追加したユーザーのIPアドレス
${ID} データに割り当てられた一意の番号
${Modified_Time} データが変更された日時
${Modified_User} データを変更したユーザーの名前
${Modified_User_IP_Address} データを変更したユーザーのIPアドレス

フォームスケジュールでは、'${<fieldLinkName>}'の形式を使用してフォーム項目の値を含め、値を設定することもできます。たとえば、フォームに［従業員名］という項目がある場合、変数'${Employee_name}'を含めると、ユーザーが入力した実際のデータに自動的に置き換えられます。

Notesメモ：
- データアクセスアクションでは、次の種類の項目に値を設定できません。
  1. 基本項目：複数選択、チェックボックス。
  2. 詳細項目：意思決定ボックス、画像、音声、動画、ファイルのアップロード、QRコード／バーコード、自動番号、数式、署名、サブフォーム。
  3. 特殊項目：メモの追加、ユーザー、連携、AR。
  4. AI項目：予測、キーワード抽出、感情分析、OCR、物体検出。

承認ワークフローで設定できるデータアクセスアクションは次のとおりです。

  1. データの追加：指定したフォームに、事前定義値または動的な値を使用して新しいデータを作成します。
  2. データの更新：事前定義値または動的な値を使用して、指定した条件を満たす既存のデータの値を変更します。
  3. データの削除：定義した条件に従って、フォーム内の特定のデータまたは複数のデータを削除します。

1.1. データの追加

承認ワークフローのデータ追加アクションを使用すると、データが申請、承認、却下されるなど、承認プロセスの特定の段階に達したときに、コードを記述することなく、アプリケーション内の任意のフォームに新しいデータを自動作成できます。スクリプトの作成が必要なDelugeのデータ追加タスクとは異なり、このアクションは、対象のフォームを選択し、その項目を、承認中のデータのサポートされているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目を使用した事前定義値または動的な値に関連付けることで、UIから直接設定できます。

このアクションは、フォローアップ要求の作成、承認済みデータの別のフォームへの記録、承認結果に基づく関連ワークフローの実行など、承認後の処理を自動化する場合に特に便利です。データを正常に作成するには、対象フォームのすべての必須項目を関連付ける必要があります。また、このアクションを実行する条件を定義し、特定のビジネス条件下でのみデータが作成されるようにすることもできます。

使用例：Zoho Creatorの発注管理アプリケーションで、購入要求が財務部門によって承認されると、データ追加アクションにより「発注書」フォームに新しいデータが自動作成されます。要求ID、仕入先名、承認金額などの項目が元の要求から関連付けられるため、手動入力なしで承認済みデータをシームレスに転送できます。

1.1.1. データ追加アクションの設定

  1. 承認ワークフローを作成し、承認者を追加してワークフロービルダーを開きます。
  2. 対象の承認者レベルの［承認］または［却下］セクション、あるいはワークフローの［開始時に実行する処理］セクションで、［新しい処理を追加］をクリックします。
  3. この処理を実行するタイミングを選択します。
    1. 初期設定では［常に］に設定されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。
    2. 特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく実行］を選択し、必要な条件または抽出条件を指定します。ワークフローでの条件の設定についてはこちらをご参照ください。
  4. 処理の種類として［データアクセス］を選択し、［データの追加］処理を選択します。
  5. ［項目を選択］ドロップダウンから項目を選択してフォームの項目を関連付け、サポートされているZoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、事前定義された値または動的な値を割り当てます。データを正常に作成するには、すべての必須項目に値を入力する必要があります。
Notesメモ：エラーを防ぐため、指定する値が項目の最大桁数または文字数の上限を超えないようにしてください。

  1. 項目を追加するには追加アイコン（［+］）をクリックし、選択した項目を削除するには、その横にある削除アイコン（）をクリックします。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.2. データの更新

承認ワークフローのデータ更新処理を使用すると、コードを記述することなく、承認プロセスに基づいてアプリケーション内の任意のフォームにある既存のデータを変更できます。スクリプトの記述が必要なDelugeのデータ更新タスクとは異なり、この事前定義された処理は画面上で直接設定できます。

この処理は、データが承認申請されたとき、承認されたとき、または却下されたときに実行するよう設定でき、関連するフォームを自動的に更新できます。設定するには、対象のフォームを選択し、更新するデータを特定するための抽出条件を指定して、承認対象のデータにあるシステム項目、Zoho変数、フォーム項目を使用し、事前定義された値または動的な値を項目に関連付けます。関連付けた項目のみが更新され、その他の項目は変更されません。

活用例：Zoho Creatorのローン管理アプリケーションで、ローン申請が与信管理者によって承認されると、データ更新処理により、［顧客プロフィール］フォーム内の申請者のデータが自動的に更新されます。具体的には、［ローンのステータス］項目が［承認済み］に更新され、［承認日］が記録されます。これにより手動での更新が不要になり、顧客データに常に最新の承認状況が反映されます。

1.2.1. データ更新処理の設定

  1. 承認ワークフローを作成し、承認者を追加してワークフロービルダーを開きます。
  2. 対象の承認者レベルの［承認］または［却下］セクション、あるいはワークフローの［開始時に実行する処理］セクションで、［新しい処理を追加］をクリックします。
  3. この処理を実行するタイミングを選択します。
    1. 初期設定では［常に］に設定されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。
    2. 特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく実行］を選択し、必要な条件または抽出条件を指定します。ワークフローでの条件の設定についてはこちらをご参照ください。
  4. 処理の種類として［データアクセス］を選択し、［データの更新］処理を選択します。
  5. 更新するデータがあるフォームを選択します。
  6. 更新するデータを抽出するための条件を設定します。
  7. ［項目を選択］ドロップダウンから項目を選択してフォームの項目を関連付け、サポートされているZoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、事前定義された値または動的な値を割り当てます。
Notesメモ：エラーを防ぐため、指定する値が項目の最大桁数または文字数の上限を超えないようにしてください。

  1. 項目を追加するには追加アイコン（［+］）をクリックし、選択した項目を削除するには、その横にある削除アイコン（）をクリックします。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.3. データの削除

承認ワークフローのデータ削除処理を使用すると、スクリプトを記述することなく、承認プロセスの結果に基づいて、アプリケーション内の任意のフォームからデータを自動的に削除できます。スクリプトの記述が必要なDelugeのデータ削除タスクとは異なり、この処理はUIから直接設定できます。

この処理は、データが承認、却下、または承認申請されたときに実行するよう設定でき、不要または無効なデータを削除できます。この処理を設定するには、対象のフォームを選択し、削除するデータを指定する条件を定義します。これにより、対象のデータのみが削除されます。アプリケーション全体のデータを整理し、正確かつ最新の状態に保つことができます。

使用例：仕入先登録アプリケーションで、仕入先からの登録要求がコンプライアンスチームによって却下された場合、データ削除処理を使用して、［保留中の仕入先］フォームから該当するデータを自動的に削除できます。これにより、未承認の仕入先データがシステムに残るのを防ぎ、データベースを適切な状態に保つことができます。

1.3.1 データ削除処理の設定

  1. 承認ワークフローを作成して承認者を追加し、ワークフロービルダーを開きます。
  2. 対象の承認者レベルの［承認］または［却下］セクション、あるいはワークフローの［開始時に実行する処理］セクションで、［新しい処理を追加］をクリックします。
  3. この処理を実行するタイミングを選択します。
    1. 初期設定では［常時］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。
    2. 特定のデータに対してのみ処理を実行するには、条件に応じて実行する設定を選択し、必要な条件または基準を定義します。ワークフローでの条件の設定についてはこちらをご参照ください。
  4. 処理の種類として［データアクセス］を選択し、［データの削除］処理を選択します。
  5. データを削除するフォームを選択します。
  6. 削除するデータを特定するための条件を定義します。
  7. ［保存］をクリックします。
  8. 画面右上の［完了］をクリックします。
  1. 承認ワークフローの連携処理の設定
  2. 承認ワークフローのDelugeスクリプトの設定
  3. 承認ワークフローの通知処理の設定
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承認ワークフローでのデータアクセス処理の設定について確認する前に、承認ワークフローの仕組みと設定方法を理解しておく必要があります。