ブループリントの作成

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このページの内容

このページでは、あらかじめ定義したステージに従ってデータを進め、処理を自動化するワークフローであるブループリントの作成手順を、ステップごとに説明します。

利用条件

ブループリントは、すべての有料プランで利用できます。
ブループリントを作成および管理できるのは、スーパー管理者、管理者、および開発者のみです。

1. ブループリントの作成

ブループリントは、業務プロセスのビジュアルプランです。データがあるステージから別のステージへどのように進むかを定義することで、アプリケーション内にプロセスフローを実装できます。

たとえば、シンプルな採用プロセスは次のようになります。

応募受付 -- （ショートリスト） -- 候補者をショートリスト -- （選考） -- 候補者を選考。

このフローでは、「応募受付」「候補者をショートリスト」「候補者を選考」のような各状態をステージと呼び、データをあるステージから次のステージへ進めるきっかけとなるものをトランジションと呼びます。トランジションは通常ボタン（例：ショートリスト）であり、ユーザーがクリックするとデータが指定された次のステージに進みます。同様に、ブループリントを使用して一連のプロセスフローを作成できます。ブループリントの作成とは、ステージを配置し、それらを接続するトランジションを定義して、このプロセスを設計することです。また、各トランジションでさまざまな処理を自動化することもできます。

ブループリントを作成する前に、その中核となる要素を理解しておくことが重要です。これらは、ブループリントについてのページで説明しています。

2. ブループリント作成フロー

3. ブループリントの作成方法を見る

4. ブループリントを作成する手順

ブループリントの作成は、3 つのステップで行います。

ステップ 1: ブループリントのトリガー条件を定義する

ここでは、ブループリントをトリガーするフォームと条件を選択します。

ステップ 2: プロセスフローを作成する
このステップでは、複数のステージを追加し、それらをトランジションで接続してプロセスフローを作成します。データがたどる一連の流れを定義し、開始ステージから始まり、1 つまたは複数の終了ステージで終わるようにします。

ステップ 3: トランジション設定を構成する

このステップでは、トランジションが発生したときに実行するさまざまな処理を自動化できます。

4。1 ブループリントのトリガー条件を定義する

対象アプリケーションの編集モードに移動し、上部メニューバーのワークフローをクリックします。
ワークフローダッシュボードで、ブループリントタブをクリックし、新規ブループリントボタンをクリックします。
次のページで、以下の詳細を入力します。

ブループリントを作成するフォームを選択します。
ブループリントの名前を入力します。
ブループリントを実行するタイミングを決定する条件を設定します。たとえば、上記のブループリントは、候補者がマーケターの役割に応募したときに実行されます。
ブループリントを作成をクリックします。

4。2 プロセスフローを作成する

次のステップは、ブループリントビルダーでプロセスフローを作成することです。複数のステージを作成し、それらをトランジションで接続します。

ブループリントビルダー右側のペインで + ステージを追加 をクリックします。[ステージを追加] ペインが表示されます。
ステージの名前を入力し、追加をクリックします。例：Application 受領済み。
再度 + ステージを追加 をクリックして、他のステージ（例：Application Shortlisted）を追加します。カンマ区切りで値を入力することで、複数のステージを一度に追加できます（Shortlisted, 選択済み, 却下済みなど）。[利用可能なステージ]タブには追加済みのステージ一覧が表示され、[使用中のステージ]タブには、ブループリント内で使用されているステージ一覧が表示されます。
両方のステージをビルダー上にドラッグ＆ドロップします。
ステージ上にカーソルを置き、表示されるドット／コネクタをドラッグして、もう一方のステージに接続します。これにより、そのステージ間のトランジションが作成されます。
ステージ間の + アイコンをクリックします。右側に トランジションを追加 ペインが表示されます。トランジションの名前（できれば動詞）を指定します。例：Shortlist。各トランジションをクリックすると、トランジションを編集 ペインが表示され、各トランジションの 前処理、実行中、後処理 を設定できます。これらの設定については、トランジション設定の構成のセクションで説明しています。
同様の手順で、必要なステージとトランジションを作成・追加します。
任意のトランジションにカーソルを合わせて、それを共通トランジションまたは並列トランジションに変更できます。共通トランジションは、ブループリント内のすべて、または複数のステージから利用できます（例：却下する）。並列トランジションは、複数のトランジション条件が満たされた場合にのみ、データをあるステージから別のステージへ進めることができます（例：複数回の面接をすべて通過した場合）。
ブループリントを保存 をクリックします。

これでブループリントが作成されます。上記の設定により、アプリのユーザーはデータをステージごとに進められるようになります。処理を自動化し、各トランジションの条件を設定するには、トランジションの設定を行う必要があります。

4。3 トランジション設定の構成

トランジションとは、ステージ間でデータをあるステージから別のステージへ移動させる処理です。各トランジションには異なる設定を持たせることができ、トランジションごとに固有の動作や要件を定義できます。

各トランジションは、前処理、実行中、後処理 の 3 つのパートで構成されます。

前処理	実行中	後処理
誰がトランジションを実行できるか、またトランジションボタンをいつ表示するかを定義します。	トランジション実行時に、同じフォームのデータを更新したり、別のフォームに新しいデータを追加したりできるようにします。	トランジション完了後に自動的に実行される処理を定義します。

4。3。1 前処理の設定

対象のトランジションをクリックします。右側にトランジションを編集ペインが表示されます。[実行前]タブをクリックします。
データ内でトランジションボタンを表示できるトランジション所有者を選択します。

誰でも: すべてのアプリユーザーがトランジションを実行できます。
選択済みユーザー: 選択したユーザーのみがトランジションを実行できます。このオプションを選択すると、トランジション担当者を追加ポップアップが表示されます。ここで、次のいずれかを選択できます。

ユーザー: 対象のユーザーをクリックして選択します。名前またはメールアドレスを入力して、特定のユーザーを検索することもできます。
権限: 権限を選択すると、その権限を持つユーザーがトランジションを実行できるようになります。（例: 顧客）
項目: 現在のフォームのユーザー項目またはシステム項目を選択します。選択した項目に関連付けられているユーザーが、トランジションを実行できるようになります。（例: 追加したユーザー）

トランジションボタンをデータ内に表示するための条件を指定します。次のいずれかを選択できます。

常に表示: いかなる条件も確認せずに、トランジションボタンを表示します。
条件付き: 条件を追加ポップアップが表示されます。ここで複数の条件を設定できます。現在のデータがこれらの条件を満たした場合にのみ、トランジション担当者にトランジションボタンが表示されます。（例: 年齢が18より大きい AND 応募職種が Marketerに等しい）

トランジションのプロパティで、次を設定します。

ツールチップを表示:このチェックボックスをオンにすると、トランジションボタンにマウスオーバーしたときに表示されるメッセージを追加できます。オンにすると、テキストを入力するためのテキストボックスが表示されます。
実行前に確認を要求: このチェックボックスを有効にすると、トランジションボタンをクリックした際に確認ポップアップを表示します。

有効にすると、実行メッセージポップアップが表示されます。

メッセージ: 表示するテキストを入力します。[項目を挿入]をクリックして対象の項目を選択すると、現在のデータの値に置き換えて表示する動的なメッセージにできます。
[ボタンのテキスト] では、次を設定します。

実行を確定: トランジションを続行するボタンのテキストを指定します。
実行をキャンセル: トランジションをキャンセルするボタンのテキストを指定します。

4.3.2 実行中の設定

[実行中]セクションでは、トランジションが発生したときに実行される処理を設定します。つまり、トランジション担当者がトランジションを実行する、またはトランジションボタンをクリックするタイミングで実行される処理です。[実行中]トランジションでは、次のいずれかの設定を行えます。

同じデータの項目を表示および更新する。
別のフォームに新しいデータを追加する。

実行後トランジション処理は、トランジションが完了し、データが次のステージに移動したタイミングで実行されます。一方、実行中トランジション処理は、トランジションが発生した直後に実行されます。

設定するには

対象のトランジションをクリックします。右側にトランジションを編集ペインが表示されるので、実行中タブをクリックします。
トランジションの実行中に行う処理として、次の 3 つから選択できます。

なし: 何も処理は行われません。
項目を更新: このオプションでは、トランジションの実行時に現在のデータの項目を表示または更新できます。
このオプションを選択すると、現在のフォームから項目を選択できます。選択した項目は、これまでに入力された値とともにポップアップで編集モードとして表示されます。トランジションの実行中に、トランジション担当者は値を表示または編集できます。

[+ 項目を追加] をクリックし、項目を 1 つずつ選択します（最大 100 項目まで選択可能）。

メモ:
新しいフォームを開く: このオプションでは、トランジションの発生時にフォームを開き、別のフォームに新しいデータを追加できます。

このオプションを選択すると、そのアプリケーション内の別のフォームと、そのフォームの項目を選択できます。さらに、現在のフォームから選択したフォームへ値を渡すこともできます。渡された値はあらかじめ入力された状態で表示され、フォーム送信前に必要に応じて編集できます。これにより、現在のフォームにある同じ情報を別のフォームに再入力する手間を省けます。

ドロップダウンから対象のフォームを選択します。
左側のドロップダウンで、上で選択したフォームの項目を選択します。右側のドロップダウンで、現在のフォームの項目を選択します。追加アイコンをクリックして複数の項目をマッピングし、必要に応じて値を渡します。

メモ:
1. 最大 15 項目までマッピングできます。
2. 複合項目（氏名や住所など）の表示項目は、個別にマッピングできます。
3. 連携フォームや、他のアプリケーションのフォームはサポートされません。

[Blueprint を保存] をクリックします。

4.3.3 トランジション完了後の処理を設定する

完了後 の設定では、トランジションが正常に実行されて次のステージへ進んだあとに、さまざまな処理を自動化できます。

設定手順

対象のトランジションをクリックします。右側にトランジションを編集ペインが表示されるので、完了後タブをクリックします。
[新しい処理を追加] ボタンをクリックします。右側に 新しい処理を追加 ペインが表示されます。
この処理を実行するタイミングを選択します。

常に: 条件なしで処理を実行します。
条件付き: 選択した条件に基づいて処理を実行します。

処理の種類 から、実行する処理を選択します。

通知 - メール、SMS、アプリ内通知、完了メッセージの送信、または任意の URL へのリダイレクトを行う場合に選択します。

メールを送信 - メールをトリガーします。
SMS を送信 - SMS メッセージをトリガーします。
通知を送信 - アプリケーションのライブモード内で通知をトリガーします。
完了メッセージを表示 - トランジション完了後に、ライブモードでメッセージを表示します。
URL にリダイレクト - トランジション完了後に、Web サイト、フォーム、レポート、ページのいずれかにリダイレクトできます。

データアクセス - フォームに対してデータ操作を行う場合に選択します。

データを追加 - アプリケーション内の任意のフォームにデータを追加できます。
データを更新 - アプリケーション内の任意のフォームのデータを更新できます。
データを削除 - アプリケーション内の任意のフォームのデータを削除できます。

連携 - 次のサービスにデータを追加する場合に選択します。

QuickBooks
SalesForce
Zoho CRM
Zoho Recruit

Deluge スクリプト - トランジション完了後に実行する Deluge スクリプトを追加する場合に選択します。

上記の手順で、各トランジションに対して複数の処理を追加できます。
[Blueprint を保存] をクリックします。

5. 共通トランジションを作成する

共通トランジションとは、Blueprint のすべて、または複数のステージから共通して利用できるトランジションのことです。トランジションを共通にしておくと、却下や キャンセル などのケースで便利です。たとえば、候補者は選考プロセスのどの段階でも却下される可能性があるため、却下トランジションはすべてのステージから利用できる必要があります。

共通トランジションを追加するには

必須トランジションにカーソルを合わせ、階層アイコンをクリックします。
共通トランジショントグルをはいに変更します。特定のステージでのみ利用できるようにするには、ドロップダウンをクリックしてステージを選択します。すべてのステージで利用できるようにするには、すべて選択オプションを選択します。

これにより、そのトランジションは選択したステージ、またはすべてのステージで利用可能になります。これは、プロセスの却下/キャンセルなどのケースに適しています。

6. 並列トランジションを作成する

並列トランジションを使用すると、2 つのステージ間に複数のトランジションを追加できます。有効モードでは、すべてのトランジションが完了した場合にのみ、データを次のステージに進めることができます。例：

並列トランジションを追加するには

トランジションにカーソルを合わせ、階層アイコンをクリックします。
並列トランジショントグルをはいに変更します。既存のトランジションと並列の新しいトランジションが追加されます。追加された (+) アイコンをクリックします。複数の並列トランジションを追加するには、+ 追加をクリックすることもできます。
トランジションの名前を入力し、追加をクリックします。同様に、2 つのステージ間に最大5つまで並列トランジションを追加できます。

7. 有効モードにおけるブループリントの動作

ブループリントを作成すると、フォームにデータが追加されるたびに、そのデータはブループリントに入ります。条件が設定されている場合は、その条件を満たしたデータのみがブループリントに入ります。データの詳細表示をクリックすると、ブループリントの最初のステージとトランジションボタンが表示されます。必須トランジションボタンをクリックすると、データを次のステージに進めることができます。同様に、データはステージごとに移動し、ブループリント全体のプロセスを完了できます。各トランジションには、さまざまな自動処理を設定できます。

1 つのフォームに複数のブループリントがある場合、データはブループリントページで指定された順序に従って、1 つずつブループリントに入ります。

以下の動画では、有効モードでいくつかのトランジション設定を用いたブループリントの動作を紹介しています。

8. 注意点

ブループリントの項目は Deluge で利用でき、ブループリント名、現在のステージ、ステータスなどの詳細にスクリプトから直接アクセスできます。また、changeStage や executeTransition などの Deluge タスクを使用して、ステージ間でデータを移動したり、トランジションをトリガーしたりすることもできます。詳細については、Deluge ブループリントヘルプページを参照してください。
一般的なエラー

ブループリント内のすべてのステージは、開始ステージから終了ステージまで（トランジションを介して）接続されている必要があります。どのステージもブループリント内で孤立した状態にしてはいけません。そのような場合は、未接続のステージエラーが表示されます。
開始ステージを除く各ステージには、開始ステージから到達できるように、少なくとも 1 つの受信トランジションが必要です。送信トランジションはあるものの受信トランジションがないステージがある場合、到達不能なステージエラーが表示されます。
ステージはトランジションを介して接続されている必要があります。2 つのステージが接続されているにもかかわらず、トランジションが追加されていない場合は、名称未設定のトランジションエラーが表示されます。

一般

ブループリントは、そのデータに関連付けられたすべてのワークフローが完了した後にのみ適用されます。データがブループリントに入るタイミングは、データの作成や編集などのフォームイベントに関連付けられています。
1 つの項目に複数のブループリントを関連付けることができますが、任意の時点で有効にできるブループリントは 1 つだけです。つまり、1 つ目のブループリントが完了した後にのみ、2 つ目のブループリントが適用されます。
優先度が最も高いブループリントが最初に適用されます。ブループリント一覧ページで並べ替えることで、ブループリントの優先度を設定します。優先度の順序は上から下の順です。つまり、一覧の一番上のブループリントが最も高い優先度で、一番下にあるものほど優先度が低くなります。
フォーム送信時には、ブループリントのエントリ条件が、ブループリントの一覧順に従ってチェックされます。ブループリントのエントリ条件を変更しても、すでにそのブループリントに関連付けられているデータには影響しません。

ブループリントストリップ
データがブループリントに関連付けられている場合、そのデータの詳細表示には、すべてのレポートでストリップが表示されます。このストリップには、データの現在のステージと、次に利用可能な処理（トランジション）が表示されます。ストリップの表示可否は、トランジション担当者と条件に依存し、両方の条件を満たした場合にのみ表示されます。