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1. 概要 

Zoho Creatorのフォームワークフローは、フォーム上でのユーザー操作に応じて実行される自動処理です。次のような特定のデータイベントで処理が実行されるように、ワークフローを設定できます。

1. 作成：フォームに新しいデータが追加されたときに実行されます。
   
2. 編集：既存のデータが更新されたときに実行されます。
   
3. 作成または編集：データが新しく作成されたとき、または既存のデータが編集されたときに実行されます。
   
4. 削除：レポートからデータが削除されたときに実行されます。
   

データイベントを選択すると、各ワークフローはフォームイベントによってさらに定義されます。フォームイベントでは、フォームの読み込み、項目入力、フォーム送信など、フォーム上でのユーザー操作のどの段階でワークフローの処理を実行するかを指定します。利用できるフォームイベントは、選択したデータイベントによって異なります。これにより、関連性があり状況に応じた処理のみを設定できます。ワークフローは作成された順に実行されます。

2. フォームイベントと適用可能なデータイベント    

2.1. フォーム

2.2. 連携フォーム  

2.3. ステートレスフォーム

1. データは連携先の外部サービスで管理されるため、連携フォームではデータはZoho Creator内に保存されません。そのため、連携フォームでは「削除」レコードイベントはサポートされていません。
   
2. 「フォーム送信の成功時」および「項目の更新時」フォームイベントは、連携フォームのワークフローではサポートされていません。つまり、連携フォームでは、項目が更新されたときやフォーム送信が正常に完了したときにワークフローを実行できません。
   
3. 行の追加や行の削除などのフォームイベントは、サブフォームを含むフォームでのみサポートされています。
   
4. ステートレスフォームはデータを保存しないため、レコードイベントは適用されません。その他のフォームイベントは保存されたデータに依存するため、ステートレスフォームのワークフローは、項目ルール、フォームの読み込み、ユーザー入力、ボタンのクリックなど、サポートされているフォームイベントでのみ実行できます。
   
   

3. フォームワークフローのダッシュボード 

フォームワークフローのダッシュボードでは、アプリケーション内に設定されているすべてのフォームワークフローを包括的に確認できます。ワークフローは整理された形式で表示されるため、関連するフォーム、処理、ステータス、その他の重要な詳細を簡単に把握できます。各ワークフローは、対象のフォームごとにまとめられ、設定されているレコードイベントとフォームイベントもあわせて表示されます。

メモ：初期設定では、ワークフローは作成された順に表示されます。ただし、フォームイベント内のワークフローの実行順序は、必要に応じてドラッグ＆ドロップするだけでカスタマイズできます。これにより、業務ロジックに必要な正確な順序でワークフローを実行できます。

3.1. フォームワークフローダッシュボードの構成要素 

1. 新しいワークフロー：新しいフォームワークフローを作成するには、［新しいワークフロー］をクリックします。ワークフローの作成画面に移動します。フォームワークフローの作成方法の詳細については、こちらをクリックしてください。
   
2. 
   検索：ワークフロー名、レコード、フォームイベントに関連するキーワードを入力して、フォーム内の特定のワークフローを検索バーで検索できます。
   
3. フォーム名：左側のナビゲーションパネルで、ワークフローを表示する対象のフォームを選択します。フォームは、ワークフローがあるフォームとワークフローがないフォームに分類されます。
   
4. フォームイベントで絞り込み：左側のパネルの横にある矢印をクリックすると、［フォームイベント］セクションが展開されます。フォームイベントは、選択したフォームの各レコードイベント（作成時、編集時、作成または編集時、削除時）の下に整理されます。レコードイベントの横にあるドロップダウン矢印をクリックすると、関連するフォームイベントを表示できます。たとえば、［フォーム読み込み時］を選択すると、そのフォームイベントに設定されているすべてのワークフローが表示され、各ワークフロー内の処理数、ステータス（有効または無効）、作成日などの詳細も確認できます。
   
5. ワークフロー一覧：ワークフローは、トリガーされるレコードイベントおよびフォームイベントに基づいて一覧表示されます。
   
6. ワークフローの編集：ワークフロー名をクリックすると、ワークフローの編集画面に移動します。関連する処理を表示、追加、編集できます。フォームワークフローの管理の詳細については、こちらをクリックしてください。
   
7. 処理：ワークフロー内に関連付けられている処理の数がこちらに表示されます。テキストにカーソルを合わせると、処理に関する情報を確認できます。
   
8. 有効／無効：切り替えボタンを使用して、ワークフローを有効または無効にできます。削除せずに、実行を一時的に停止できます。
   
9. 作成日：ワークフローが作成された日時を示します。
   
10. ドラッグハンドル：ワークフロー名にカーソルを合わせると、ドラッグハンドルが表示されます。アイコンをクリックしてドラッグすると、フォームイベント内でワークフローの順序を変更できます。
    
11. 削除：ワークフローにカーソルを合わせ、表示される削除アイコン（）をクリックすると、ワークフローを完全に削除できます。
    
    

4. フォームワークフロービルダー 

フォームワークフローを作成したら、その処理をフォームワークフロービルダーで設定および管理する必要があります。ワークフローには複数の処理を追加でき、ビルダーに表示されている順序で実行されます。この実行順序は、処理をドラッグ＆ドロップするだけでいつでも変更できます。フォームワークフローで処理を設定する方法の詳細については、こちらをクリックしてください。

4.1. フォームワークフロービルダーの構成要素 

1. パンくずリスト：ワークフローのナビゲーションパスを、フォーム名→レコードイベント→フォームイベント→ワークフロー名の形式で示します。
   
2. 処理ブロック：実行する特定の処理またはスクリプトのセットを保持するコンテナーです。各処理ブロックには、共通の実行条件を持つ複数の処理を含めることができます。
   
3. 条件：処理ブロックを実行するために満たす必要がある条件を表示します。複数の条件を追加して、ロジックをさらに絞り込むことができます。カーソルを合わせると編集アイコンと削除アイコンが表示され、条件を変更または削除できます。
   
4. 処理：処理ブロック内に設定されている処理を表示します。クリックすると編集できます。また、カーソルを合わせると編集アイコンと削除アイコンが表示され、処理を変更または削除できます。
   
5. 新しい処理の追加：ワークフローに新しい処理ブロックを作成します。既存の処理ブロック内に新しい処理を追加するには、処理にカーソルを合わせて+アイコンをクリックします。
   
   メモ：処理ブロック内に処理を追加するオプションは、Delugeスクリプト処理のみをサポートするフォームイベントでは利用できません。フォームイベントと対応する処理の詳細をご確認ください。 
   
6. ワークフローのプロパティ：歯車アイコン（）をクリックすると、ワークフローのプロパティを含む右側のパネルが開きます。ワークフロー名の変更、［ステータス］の切り替えによる有効化または無効化、関連するフォームイベントとレコードイベントの確認ができます。
   
7. ドラッグスライダー：ドラッグスライダーをクリックしてドラッグすると、ワークフローの処理ブロックの順序を変更できます。または、処理ブロックにカーソルを合わせると、ドラッグハンドルアイコンが表示されます。ドラッグハンドル、または処理ブロック内の任意の場所をクリックしてドラッグすると、順序を変更できます。
   
   処理にカーソルを合わせたときに表示されるドラッグハンドルを使用して、処理ブロック内の処理の順序を変更したり、別のブロックに移動したりすることもできます。
   
   
   

5. 業務での利用例 

ケース1：フィールドサービス要求の管理

公共事業会社がZoho Creatorアプリケーションを使用して、現地調査や修理に関するサービス要求を処理しています。顧客は「サービス訪問要求」フォームから要求を送信します。フォームワークフローは、タスクの振り分け、技術者の割り当て、顧客への連絡を自動化するように設定されています。

ワークフローの自動化：

1. フォーム読み込み時：ログイン情報または過去の要求に基づいて、顧客の連絡先と住所の詳細が自動入力されます。
   
2. 
   項目へのユーザー入力時：サービス種別（例：電気、配管、保守）が選択されると、利用可能な時間枠や必要書類が動的に表示されます。
   
3. フォーム送信の検証時：重複を特定するため、アプリケーションは同じ場所とサービス種別で最近のサービス要求があるかどうかを確認します。最近の要求がすでに解決済みの場合、ユーザーに通知するアラートが表示され、それでも続行するかどうかを確認します。
   
4. フォーム送信の成功時：一意のサービス要求IDが生成されます。要求は、サービス区域と空き状況に基づいて技術者に割り当てられます。サービスID、技術者の詳細、訪問予定時刻を含む確認メールが顧客に送信されます。
   
5. 項目の更新時：技術者が作業ステータスを「完了」に更新すると、作業の詳細とサービスフィードバックフォームを含むフォローアップメールが顧客に送信されます。
   

この自動化により、手動での調整作業が減り、技術者をすばやく割り当てられるようになり、サービスの透明性と顧客満足度が向上します。

ケース2：Webサイトから見込み客を取得

マーケティングチームは、Zoho Creatorの連携フォームを使用して、Webサイトから見込み客を取得して管理しています。このフォームは公開され、会社のWebページに埋め込まれており、名前、メール、関心事項、メッセージなどの訪問者情報を収集するように設計されています。このフォームはZoho CRMと直接連携するように設定されており、CreatorからZoho CRMの［連絡先］タブへ、データをスムーズに転送できます。

ワークフローの自動化：

1. ユーザー入力時：訪問者が関心分野（例：製品デモ、価格に関する問い合わせ）を選択すると、希望する連絡方法や時間帯などの追加項目がフォームに動的に表示されます。
   
2. 
   フォーム送信の検証時：重複する見込み客を防ぐため、Zoho CRM内の既存データを確認します。検証が成功すると、見込み客データが自動的にZoho CRMに送信されます。さらに、問い合わせを受け付けたことを知らせる確認メールが訪問者に送信され、取得した見込み客の詳細を含む通知が担当の営業担当者に送信されます。
   

この連携により、見込み客をリアルタイムで取得でき、手動でのデータ入力が不要になります。また、営業チームが迅速に対応できるようになり、見込み客とのエンゲージメントと商談化の効率が向上します。

 6. ナビゲーションガイド 

7. 注意事項 

サブフォーム

1. 「行の追加」「行の削除」などのフォームイベントは、サブフォームを含むフォームでのみサポートされています。
   
2. 既存のフォームを別のフォームにサブフォームとして追加した場合、元のフォームで設定されているワークフローはサブフォーム内では機能しません。このような場合、必要なワークフローは代わりに親フォームで設定する必要があります。
   たとえば、フォームの読み込み時にユーザーデータを自動入力するワークフローが設定されたフォームがあるとします。このフォームをサブフォームとして使用すると、ワークフローは実行されず、親フォームでロジックを実装しない限り、サブフォーム内の項目は未入力のままになります。

ステートレスフォーム

1. ステートレスフォームではレコードが保存されないため、レコードイベントは適用されません。ステートレスフォームのワークフローは、項目ルール、フォームの読み込み、ユーザー入力、ボタンのクリックなど、サポートされているフォームイベントでのみ実行できます。その他のフォームイベントは保存されたデータに依存するためです。

統合フォーム

1. データは連携先の外部サービスで管理されるため、統合フォームのレコードはZoho Creator内に保存されません。そのため、統合フォームでは「削除」レコードイベントはサポートされていません。
   
2. 「フォーム送信成功時」および「項目更新時」のフォームイベントは、統合フォームのワークフローではサポートされていません。つまり、統合フォームでは、項目が更新されたときやフォームの送信が正常に完了したときにワークフローを実行することはできません。
   
3. 統合フォーム内の項目のうち、Creatorフォームに関連付けられていない項目は、ワークフローで使用できません。これには、サードパーティーのモジュールには存在するものの、Zoho Creatorの統合フォームに追加されていない項目が含まれます。
   
4. Deluge。
   
1. 統合フォームのワークフローでは、Delugeスクリプトからシステム項目にアクセスできません。たとえば、input.Modified_dateやinput.IDを使用して統合項目の値を取得することはサポートされていません。
   
2. 前回の複数選択項目の値を「old」キーワードで取得することは、統合フォームのワークフローではサポートされていません。
   
3. 追加、更新、削除のデータアクセス用タスクは、統合フォームのワークフローの読み込み時およびユーザー入力時イベントではサポートされていません。
   
4. ドロップダウンの選択肢を、Delugeタスクのaddまたはappendクライアント関数を使用して動的に追加、変更することは、統合フォームのワークフローではサポートされていません。
   
5. 統合フォームのID項目は、統合項目内のサブ項目としてのみサポートされています。
   
6. Delugeのデータアクセス用タスクは、ワークフローを使用して統合フォーム内のデータを追加、変更、または削除するためには使用できません。
   
7. システム項目は、統合フォームのワークフローではサポートされていません。
   
8. 統合レポートは、ワークフローのメール送信タスクで添付ファイルとして送信できません。
   
9. 統合フォームのワークフローでデータを取得する場合、サポートされているのはinvokeURLのみです。
   

8. 関連トピック

フォームワークフローの作成（ドキュメント作成中）

フォームワークフローの管理（ドキュメント作成中）

フォームワークフローのアクションの設定（ドキュメント作成中）