フォームワークフローの理解

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フォームワークフローとは、フォームでアクションが行われたときに実行されるワークフローを指します。フォームで実行できるアクションは次のとおりです。

作成- フォームに新しいデータを作成
作成または編集- フォームに新しいデータを作成、または既存データを編集
編集- フォームの既存データを編集
削除- フォームの既存データを削除

1つのフォームには、上記のアクションが実行されたときに動作する複数のワークフローを設定できます。ワークフローを順番に実行するには、実行順序が必要です。ワークフローは作成された順に実行されます。次の順序で3つのワークフローを作成したとします。

フォーム作成時
フォームの作成または編集時
フォーム編集時

最初のワークフロー（フォーム作成時）が最初に実行され、その後に2つ目と3つ目のワークフローが続けて実行されます。

アクション

フォームワークフローを作成し、アクションを関連付けることができます。フォームでアクションが行われると、そのワークフローが実行され、関連付けられたアクションが実行されます。

たとえば、訪問者情報が Creator に追加されたときに、CRM アカウントに新しい見込み客を作成するフォームワークフローを設定するとします。このワークフローでは、訪問者情報の追加がフォームアクションとなり、それによって CRM に新しい見込み客が作成されます。同様に、フォームアクションを指定し、実行するアクションを追加することでフォームワークフローを作成できます。フォームワークフローに関連付けられるアクションタイプは5種類あります。

アクションタイプ	アクション
通知	メールを送信 SMS を送信モバイル通知を送信完了メッセージを表示 URL にリダイレクト
項目アクション	項目を非表示項目を表示項目を有効化項目を無効化項目値を設定
データアクセス	データを追加データを更新データを削除
連携	Zoho CRMx にデータを送信 Zoho Recruit にデータを送信 Salesforce にデータを送信 Quickbooks にデータを送信
カスタムアクション	フォーム読み込み時にカスタムアクションをトリガーフォーム検証時にカスタムアクションをトリガーフォーム送信時にカスタムアクションをトリガー

連携フォームワークフロー

Zoho Creator の連携フォームは、カスタムスクリプトを使用せずに動的なデータ連携を可能にすることで、2つのサービス間にシームレスな接続を確立します。これらのフォームは、サードパーティタブから項目を直接取得し、スムーズな連携処理を実現します。連携フォームの詳細をご覧ください。

連携フォームのワークフローは、Zoho Creator とサードパーティシステム間のリアルタイムなデータ連携を自動化します。これにより、データ転送が効率化され、手作業が削減され、より高い精度で業務を迅速化できます。

プロセスの自動化に加えて、連携フォームワークフローにより、次のような重要な成果に注力できるようになります。

シームレスなサードパーティ連携
動的なサードパーティデータ処理のためのインテリジェンス
連携フォームによる業務効率の向上

サポートされるトリガー

フォーム読み込み時: フォームが読み込まれたときにアクションを実行します。
項目ルール: 特定の項目に条件を適用して動的なフォーム動作を実現し、非表示・表示・値の更新などのアクションをトリガーします。
ユーザー入力: 値が入力されたときにアクションを実行します。
フォーム送信時の検証: フォーム送信時に項目値を検証するアクションを実行します。

ユースケース

eコマースと在庫管理システム間の在庫計算の自動化:

シナリオ: 小売企業が、Zoho コマースなどの外部 eコマースプラットフォームやオフライン注文など、複数のチャネルで商品を販売しているとします。過剰販売を防ぎ、補充作業を効率化し、受注処理を強化するために、この企業は eコマースの「売上詳細」を Zoho Creator の在庫管理システムと連携します。

ワークフロー自動化:

トリガー:
売上詳細フォームの「支払いステータス」項目が「支払い済み」に設定されたとき。
アクション:
購入数量が Zoho Creator の在庫管理における在庫数から自動的に差し引かれます。

売上プラットフォーム間で在庫データをシームレスに同期することで、この自動化は過剰販売を防ぎ、正確な在庫レベルを維持し、受注処理を最適化します。その結果、スムーズな購入体験を提供し、在庫の不整合を最小限に抑え、全体的な業務効率を向上させることができます。

主なメリット

繰り返しタスクの自動化: 特定のアクションによって実行されるワークフローを自動化することでプロセスを効率化し、手作業を削減して貴重な時間を節約できます。
データ精度と一貫性の向上: フォーム送信時の堅牢な検証により、正確で一貫性のあるデータ入力を実現し、データの信頼性を高めます。
柔軟性とカスタマイズ可能なロジックの強化: 動的な項目ルールを適用したり、フォーム読み込み時にワークフローを実行したりして、固有のビジネスニーズに合わせて運用を調整できます。
ワークフロー管理の簡素化: Zoho Creator 内で、サードパーティデータ連携を含む複雑なワークフローの管理を簡素化します。これにより、時間と労力を節約し、業務効率を向上させます。
技術的専門知識への依存度の低減: カスタムコードを必要とせずに強力なワークフローを作成できるため、開発コストを抑え、技術チームへの依存を軽減できます。

注意点:

連携フォームワークフローでは、「データ削除時」イベントはサポートされません。つまり、連携フォームでデータが削除されたことをトリガーとしてアクションを実行することはできません。
連携フォームワークフローでは、「フォーム送信成功時」および「項目更新時」のフォームアクションはサポートされません。つまり、項目が更新されたときやフォーム送信が正常に完了したときにワークフローを実行することはできません。
連携フォーム内のルックアップ項目は、ワークフローでサポートされません。
連携フォーム内で Creator フォームにリンクされていない項目は、ワークフローで使用できません。これには、サードパーティタブに存在するものの、Zoho Creator の連携フォームに追加されていない項目が含まれます。
Deluge:

連携フォームワークフローでは、Deluge スクリプトから input。Modified_date や input。ID などのシステム項目にアクセスできません。
連携フォームに対して、Deluge のデータアクセスタスクを使用してデータを追加・変更・削除することはできません。
連携フォームワークフローでは、「修正前」キーワードを使用して、以前のマルチセレクト値を取得することはサポートされません。
連携フォームワークフローの「読み込み時」および「ユーザー入力時」アクションでは、追加・更新・削除のデータアクセスタスクはサポートされません。
連携フォームワークフローで Web データを取得する場合、サポートされるのは invokeURL のみです。
連携フォームワークフローでは、ドロップダウンの選択肢を動的に追加・変更することはサポートされません。
連携フォーム内のシステム項目は、ワークフローでサポートされません。
連携フォームの ID 項目は、連携項目内のサブフィールドとしてのみサポートされます。
連携レポートは、メール送信タスクに添付できません。