フォームワークフローの理解

フォームワークフローの理解

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フォームワークフローは、フォームに対するアクティビティで開始される一連の操作を指します。以下は、フォームで実行できるアクティビティの例です。
  • 作成 - これには、フォームに新規データを作成することが含まれます
  • 作成または編集 - これには、フォームで新規データを作成するか、既存のデータを変更することが含まれます
  • 編集 - これには、フォームの既存のデータを修正することが含まれます
  • 削除 - これには、フォームから既存のデータを削除することが含まれます

フォームには、上述のアクティビティが実行されたときに開始される複数のワークフローが存在します。これらのワークフローは特定の順序で実行する必要があり、その順序はワークフローの作成順によって決定されます。以下に示すように、3つのワークフローを次の順序で作成したと仮定しましょう:

  1. フォームが作成されたとき。
  2. フォームが作成または編集されたとき。
  3. フォームが編集されたとき。

最初のワークフロー(フォームが作成されたとき)が最初に実行され、その後、2つ目と3つ目のワークフローが実行されます。

操作

フォームワークフローを作成し、それに操作を関連付けることができます。ワークフローは、フォームでアクティビティが発生したときに開始され、関連付けられた操作が実行されます。

たとえば、フォームワークフローがCreatorに訪問者情報が追加されたときにCRMアカウントに新規リードを作成するように設計されているとします。このワークフローでは、訪問者情報の追加は、CRMで新規リードを作成するトリガーとなるフォームアクティビティです。同様に、フォームアクティビティを指定してフォームワークフローを作成し、実行される操作を追加することができます。フォームワークフローに関連付けることができる操作のタイプは5つあります。それらは以下の通りです:

操作のタイプ 操作
通知
  1. メールを送信する
  2. SMSを送信する
  3. モバイル通知を送信する
  4. 完了メッセージを表示する
  5. URLにリダイレクトする
項目 処理
  1. 項目を隠す
  2. 項目を表示する
  3. 項目を有効にする
  4. 項目を無効にする
  5. 項目値を設定する
データアクセス
  1. データを追加する
  2. データを更新する
  3. データを削除する
統合
  1. データをZoho CRMにプッシュする
  2. データをZoho Recruitにプッシュする
  3. データをSalesforceにプッシュする
  4. データをQuickbooksにプッシュする
カスタム処理
  1. フォーム読み込み時にカスタム処理をトリガー
  2. フォームバリデーション時にカスタム処理をトリガー
  3. フォーム提出時にカスタム処理をトリガー

Integration Form のワークフロー

Zoho Creatorのインテグレーションフォームでは、カスタムスクリプトの必要なしに2つのサービス間での動的データ転送を可能にするシームレスなリンクが確立されます。これらのフォームは直接、第三者タブから項目を引っ張ってきて、スムーズな統合プロセスを保証します。こちらでインテグレーションフォームについて詳細をご覧ください。

インテグレーションフォームのワークフローは、Zoho Creatorと第三者システム間のリアルタイムデータ交換を有効にするためのプロセスを自動化します。これにより、データ転送が合理化され、手動介入が減少し、より大きな精度でオペレーションが加速します。
自動化プロセスに加えて、インテグレーションフォームのワークフローは、企業が以下のような主要な成果に焦点を当てることを可能にします:
  1. シームレスなサードパーティ統合
  2. 動的なサードパーティデータの取り扱いに対するインテリジェンス
  3. 統合フォームによる運用効率の向上

サポートされているトリガー

  1. フォームの読み込み: フォームが読み込まれたときに処理を実行します。
  2. 項目ルール: 特定の項目に条件を適用して、隠す、表示する、値を更新するなどの処理をトリガーし、動的なフォーム挙動を有効にします。
  3. ユーザー入力: 値の入力時に処理を実行します。
  4. フォーム提出時のバリデーション: フォーム提出時に項目の値を検証する処理を実行します。

使用ケース

e-コマースと在庫管理システム間での自動化された在庫計算:
シナリオ: リテール企業は、外部のe-コマースプラットフォーム(Zohoコマースなど)やオフラインの注文を含む複数のチャネルで商品を販売しています。売り過ぎを防ぎ、補充を合理化し、注文履行を強化するために、企業はe-コマースの'営業詳細'をZoho Creatorの在庫管理システムに統合しました。

ワークフローによる業務の自動化:
  1. トリガー:
    営業詳細フォームの'支払いステータス'項目が'支払い済み'に設定されたとき。
  2. 操作:
    購入された数量は、Zoho Creatorの在庫管理システムの在庫数から自動的に差し引かれます。
この自動化は、各販売プラットフォーム間で在庫データをシームレスに同期させ、売り過ぎを防ぎ、正確な在庫レベルを維持し、注文履行を最適化します。その結果、ビジネスはスムースな購入体験を確保し、在庫の不整合を最小限に抑えることができ、全体的な運用効率を向上させることができます。

主な利点

  1. 反復的なタスクの自動化: 特定の処理により実行済みのワークフローを自動化することでプロセスが合理化され、手動労力が削減され、貴重な時間が節約されます。
  2. データ精度と一貫性の向上: フォーム提出時の厳密なバリデーションで確かで一貫したデータ入力が保証され、全体のデータ信頼性が強化されます。
  3. 柔軟性とカスタマイズ可能なロジックの強化: ダイナミックな項目ルールは申請済みにするか、または特定の法人要件に応じてオペレーションをカスタマイズするためにフォームロード時にワークフローを実行することができます。
  4. ワークフロー処理の簡素化: Zoho Creator内でサードパーティデータの統合を含む複雑なワークフローの管理が簡素化されています。これにより時間を節約し、労力を削減して運用効率が向上します。
  5. 技術的な専門知識への依存度の削減: 企業はカスタムコードを必要とせずにパワフルなワークフローを作成する力を得ることができ、これにより開発コストが削減され、技術チームへの依存が低減されます。

考慮点:

  1. 統合フォームワークフローでのオン削除データイベントはが次の値と等しくないサポートされています。これは、統合フォームでのデータ削除によって実行される処理は実行できないことを意味します。
  2. 成功したフォーム提出や項目の更新に関する処理は、統合フォームワークフローではサポートされていません。これは、項目の更新時やフォーム提出が成功したときにワークフローが実行されることはないということを意味します。
  3. 統合フォームのルックアップ項目はワークフローではサポートされていません。
  4. Creatorフォームにリンクしていない統合フォームの項目はワークフローで使用できません。これには、サードパーティのタブに存在するがZoho Creatorの統合フォームには追加されていない項目が含まれます。
  5. Delugeノート:
    1. Delugeスクリプトは統合フォームワークフローでシステム項目、例えばinput。Modified_dateやinput。IDにアクセスすることはできません。
    2. DelugeのData Accessタスクは統合フォームからデータを追加、修正、削除するために使用することはできません。
    3. '修正前'キーワードを用いて前回のmultiselect値を取得することは統合フォームワークフローではサポートされていません。
    4. 追加、更新、削除のアクセスタスクは統合フォームワークフローでのオンロードやユーザー入力処理にはサポートされていません。
    5. Webデータの取得にはinvokeURLのみが統合フォームワークフローでサポートされています。
    6. 統合フォームワークフローでのドロップダウン選択肢の動的な追加や修正はサポートされていません。
    7. 統合フォームのシステム項目はワークフローではサポートされていません。
    8. 統合フォームのID項目は統合項目内のサブフィールドとしてのみサポートされます。
    9. Integrationレポートはメールを送信するタスクに添付することはできません。

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