フォームワークフローの理解

フォームワークフローの理解

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フォームワークフローとは、フォームでアクションが行われたときに実行されるワークフローを指します。フォームで実行できるアクションは次のとおりです。
  • 作成- フォームに新しいデータを作成
  • 作成または編集- フォームに新しいデータを作成、または既存データを編集
  • 編集- フォームの既存データを編集
  • 削除- フォームの既存データを削除

1つのフォームには、上記のアクションが実行されたときに動作する複数のワークフローを設定できます。ワークフローを順番に実行するには、実行順序が必要です。ワークフローは作成された順に実行されます。次の順序で3つのワークフローを作成したとします。

  1. フォーム作成時
  2. フォームの作成または編集時
  3. フォーム編集時

最初のワークフロー（フォーム作成時）が最初に実行され、その後に2つ目と3つ目のワークフローが続けて実行されます。

アクション

フォームワークフローを作成し、アクションを関連付けることができます。フォームでアクションが行われると、そのワークフローが実行され、関連付けられたアクションが実行されます。

たとえば、訪問者情報が Creator に追加されたときに、CRM アカウントに新しい見込み客を作成するフォームワークフローを設定するとします。このワークフローでは、訪問者情報の追加がフォームアクションとなり、それによって CRM に新しい見込み客が作成されます。同様に、フォームアクションを指定し、実行するアクションを追加することでフォームワークフローを作成できます。フォームワークフローに関連付けられるアクションタイプは5種類あります。

アクションタイプ アクション
通知
  1. メールを送信
  2. SMS を送信
  3. モバイル通知を送信
  4. 完了メッセージを表示
  5. URL にリダイレクト
項目アクション
  1. 項目を非表示
  2. 項目を表示
  3. 項目を有効化
  4. 項目を無効化
  5. 項目値を設定
データアクセス
  1. データを追加
  2. データを更新
  3. データを削除
連携
  1. Zoho CRMx にデータを送信
  2. Zoho Recruit にデータを送信
  3. Salesforce にデータを送信
  4. Quickbooks にデータを送信
カスタムアクション
  1. フォーム読み込み時にカスタムアクションをトリガー
  2. フォーム検証時にカスタムアクションをトリガー
  3. フォーム送信時にカスタムアクションをトリガー

連携フォームワークフロー

Zoho Creator の連携フォームは、カスタムスクリプトを使用せずに動的なデータ連携を可能にすることで、2つのサービス間にシームレスな接続を確立します。これらのフォームは、サードパーティタブから項目を直接取得し、スムーズな連携処理を実現します。連携フォームの詳細をご覧ください。

連携フォームのワークフローは、Zoho Creator とサードパーティシステム間のリアルタイムなデータ連携を自動化します。これにより、データ転送が効率化され、手作業が削減され、より高い精度で業務を迅速化できます。
プロセスの自動化に加えて、連携フォームワークフローにより、次のような重要な成果に注力できるようになります。
  1. シームレスなサードパーティ連携
  2. 動的なサードパーティデータ処理のためのインテリジェンス
  3. 連携フォームによる業務効率の向上

サポートされるトリガー

  1. フォーム読み込み時: フォームが読み込まれたときにアクションを実行します。
  2. 項目ルール: 特定の項目に条件を適用して動的なフォーム動作を実現し、非表示・表示・値の更新などのアクションをトリガーします。
  3. ユーザー入力: 値が入力されたときにアクションを実行します。
  4. フォーム送信時の検証: フォーム送信時に項目値を検証するアクションを実行します。

ユースケース

eコマースと在庫管理システム間の在庫計算の自動化:
シナリオ: 小売企業が、Zoho コマースなどの外部 eコマースプラットフォームやオフライン注文など、複数のチャネルで商品を販売しているとします。過剰販売を防ぎ、補充作業を効率化し、受注処理を強化するために、この企業は eコマースの「売上詳細」を Zoho Creator の在庫管理システムと連携します。

ワークフロー自動化:
  1. トリガー:
    売上詳細フォームの「支払いステータス」項目が「支払い済み」に設定されたとき。
  2. アクション:
    購入数量が Zoho Creator の在庫管理における在庫数から自動的に差し引かれます。
売上プラットフォーム間で在庫データをシームレスに同期することで、この自動化は過剰販売を防ぎ、正確な在庫レベルを維持し、受注処理を最適化します。その結果、スムーズな購入体験を提供し、在庫の不整合を最小限に抑え、全体的な業務効率を向上させることができます。

主なメリット

  1. 繰り返しタスクの自動化: 特定のアクションによって実行されるワークフローを自動化することでプロセスを効率化し、手作業を削減して貴重な時間を節約できます。
  2. データ精度と一貫性の向上: フォーム送信時の堅牢な検証により、正確で一貫性のあるデータ入力を実現し、データの信頼性を高めます。
  3. 柔軟性とカスタマイズ可能なロジックの強化: 動的な項目ルールを適用したり、フォーム読み込み時にワークフローを実行したりして、固有のビジネスニーズに合わせて運用を調整できます。
  4. ワークフロー管理の簡素化: Zoho Creator 内で、サードパーティデータ連携を含む複雑なワークフローの管理を簡素化します。これにより、時間と労力を節約し、業務効率を向上させます。
  5. 技術的専門知識への依存度の低減: カスタムコードを必要とせずに強力なワークフローを作成できるため、開発コストを抑え、技術チームへの依存を軽減できます。

注意点:

  1. 連携フォームワークフローでは、「データ削除時」イベントはサポートされません。つまり、連携フォームでデータが削除されたことをトリガーとしてアクションを実行することはできません。
  2. 連携フォームワークフローでは、「フォーム送信成功時」および「項目更新時」のフォームアクションはサポートされません。つまり、項目が更新されたときやフォーム送信が正常に完了したときにワークフローを実行することはできません。
  3. 連携フォーム内のルックアップ項目は、ワークフローでサポートされません。
  4. 連携フォーム内で Creator フォームにリンクされていない項目は、ワークフローで使用できません。これには、サードパーティタブに存在するものの、Zoho Creator の連携フォームに追加されていない項目が含まれます。
  5. Deluge:
    1. 連携フォームワークフローでは、Deluge スクリプトから input。Modified_date や input。ID などのシステム項目にアクセスできません。
    2. 連携フォームに対して、Deluge のデータアクセスタスクを使用してデータを追加・変更・削除することはできません。
    3. 連携フォームワークフローでは、「修正前」キーワードを使用して、以前のマルチセレクト値を取得することはサポートされません。
    4. 連携フォームワークフローの「読み込み時」および「ユーザー入力時」アクションでは、追加・更新・削除のデータアクセスタスクはサポートされません。
    5. 連携フォームワークフローで Web データを取得する場合、サポートされるのは invokeURL のみです。
    6. 連携フォームワークフローでは、ドロップダウンの選択肢を動的に追加・変更することはサポートされません。
    7. 連携フォーム内のシステム項目は、ワークフローでサポートされません。
    8. 連携フォームの ID 項目は、連携項目内のサブフィールドとしてのみサポートされます。
    9. 連携レポートは、メール送信タスクに添付できません。