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1. 概要 

Zoho Creatorのフォームワークフローは、フォームでのユーザー操作に応じて実行される自動処理です。次のような特定のデータイベントで処理をトリガーするように、ワークフローを設定できます。

1. 作成時：フォームに新しいデータが追加されたときにトリガーされます。
   
2. 編集時：既存のデータが更新されたときにトリガーされます。
   
3. 作成時または編集時：データが新しく作成されたとき、または既存のデータが編集されたときにトリガーされます。
   
4. 削除時：レポートからデータが削除されたときにトリガーされます。
   

データイベントを選択すると、各ワークフローはフォームイベントによってさらに定義されます。フォームイベントでは、フォームの読み込み、項目入力、フォーム送信など、ワークフロー処理を実行するフォーム上でのユーザー操作の具体的な段階を指定します。利用可能なフォームイベントは、選択したデータイベントによって異なり、関連性があり状況に応じた処理のみを設定できます。ワークフローは作成された順に実行されます。

2. フォームイベントと適用可能なデータイベント    

2.1. フォーム

2.2. 連携フォーム  

2.3. ステートレスフォーム

1. データは連携先の外部サービスで管理されるため、連携フォームのデータはZoho Creator内に保存されません。そのため、連携フォームでは「削除」データイベントはサポートされていません。
   
2. 「フォーム送信成功時」と「項目の更新時」のフォームイベントは、連携フォームのワークフローではサポートされていません。つまり、項目が更新されたときやフォーム送信が正常に完了したときに、連携フォームでワークフローを実行することはできません。
   
3. 行の追加や行の削除などのフォームイベントは、サブフォームを含むフォームでのみサポートされています。
   
4. ステートレスフォームはデータを保存しないため、データイベントは適用されません。ステートレスフォームのワークフローは、項目ルール、フォーム読み込み、ユーザー入力、ボタンクリックなど、サポートされているフォームイベントでのみ実行できます。その他のフォームイベントは保存されたデータに依存するためです。
   

3. フォームワークフローのダッシュボード 

フォームワークフローのダッシュボードでは、アプリケーション内で設定されているすべてのフォームワークフローを包括的に確認できます。ワークフローは構造化され整理された形式で表示されるため、関連付けられたフォーム、アクション、ステータス、その他の重要な詳細を簡単に把握できます。各ワークフローは、対象のフォームごとにグループ化され、設定されているレコードイベントとフォームイベントもあわせて表示されます。

メモ：初期設定では、ワークフローは作成された順に表示されます。ただし、フォームイベント内のワークフローの実行順序は、必要に応じてドラッグ＆ドロップするだけでカスタマイズできます。これにより、業務ロジックに必要な正確な順序でワークフローを実行できます。

3.1. フォームワークフローダッシュボードの構成要素 

1. 新しいワークフロー：新しいフォームワークフローを作成するには、［新しいワークフロー］をクリックします。ワークフローの作成画面に移動します。フォームワークフローの作成方法については、こちらをクリックしてください。
   
2. 検索：フォーム内の特定のワークフローを見つけるには、検索バーにワークフロー名、レコード、またはフォームイベントに関連するキーワードを入力します。
   
3. フォーム名：ワークフローを表示する対象のフォームを左側のナビゲーションペインで選択します。フォームは、ワークフローがあるフォームとワークフローがないフォームに分類されます。
   
4. フォームイベントで絞り込み：左ペインの横にある矢印をクリックすると、［フォームイベント］セクションが展開されます。選択したフォームのフォームイベントは、それぞれのレコードイベント（作成時、編集時、作成または編集時、削除時）の下に整理されます。レコードイベントの横にあるドロップダウン矢印をクリックすると、関連するフォームイベントを表示できます。たとえば、［フォームの読み込み時］を選択すると、そのフォームイベントに設定されているすべてのワークフローが表示され、各ワークフローのアクション数、ステータス（有効または無効）、作成日などの詳細も確認できます。
   
5. ワークフロー一覧：ワークフローは、トリガーとなるレコードイベントおよびフォームイベントに基づいて一覧表示されます。
   
6. ワークフローの編集：ワークフローの編集画面に移動するには、ワークフロー名をクリックします。関連するアクションを表示、追加、編集できます。フォームワークフローの管理について詳しくは、こちらをクリックしてください。
   
7. アクション：ワークフロー内に関連付けられているアクション数がこちらに表示されます。アクションに関する情報を確認するには、テキストにカーソルを合わせます。
   
8. 有効/Disabled: ワークフローを有効または無効にするには、切り替えスイッチを使用します。これにより、ワークフローを削除せずに実行を一時停止できます。
   
9. 作成日：ワークフローが作成された日時を示します。
   
10. ドラッグハンドル：ワークフロー名にカーソルを合わせると、ドラッグハンドルが表示されます。フォームイベント内でワークフローの順序を変更するには、アイコンをクリックしてドラッグします。
    
11. 削除：ワークフローを完全に削除するには、ワークフローにカーソルを合わせ、表示される削除アイコン（）をクリックします。
    

4. フォームワークフロービルダー 

フォームワークフローを作成したら、そのアクションをフォームワークフロービルダーで設定、管理する必要があります。1つのワークフローに複数のアクションを追加でき、アクションはビルダーに表示されている順に実行されます。この実行順序は、アクションをドラッグ＆ドロップするだけでいつでも変更できます。

4.1. フォームワークフロービルダーの構成要素 

1. パンくずリスト：フォーム名→レコードイベント→フォームイベント→ワークフロー名の形式で、ワークフローのナビゲーションパスを示します。
   
2. アクションブロック：実行する特定のアクションまたはスクリプトのセットを保持するコンテナーです。各アクションブロックには複数のアクションを含めることができ、それらには共通の実行条件が適用されます。
   
3. 条件：アクションブロックを実行するために満たす必要がある条件を表示します。複数の条件を追加して、ロジックをさらに絞り込むことができます。条件を変更または削除するには、条件にカーソルを合わせて編集アイコンと削除アイコンを表示します。
   
4. アクション：アクションブロック内に設定されているアクションを表示します。アクションを編集するにはクリックします。変更または削除するには、カーソルを合わせて編集アイコンと削除アイコンを表示します。
   
5. 新しいアクションの追加：ワークフロー内に新しいアクションブロックを作成します。既存のアクションブロック内に新しいアクションを追加するには、アクションにカーソルを合わせ、+アイコンをクリックします。
   
   メモ：アクションブロック内にアクションを追加するオプションは、Delugeスクリプトアクションのみをサポートするフォームイベントでは使用できません。フォームイベントとサポートされているアクションについて詳しく確認してください。 
   
6. ワークフローのプロパティ：歯車アイコン（）をクリックすると、ワークフローのプロパティを含む右ペインが開きます。ワークフロー名の変更、［ステータス］切り替えスイッチによる有効化または無効化、関連するフォームイベントとレコードイベントの確認ができます。
   
7. ドラッグスライダー：ワークフローのアクションブロックの順序を変更するには、ドラッグスライダーをクリックしてドラッグします。または、アクションブロックにカーソルを合わせるとドラッグハンドルアイコンが表示されます。順序を変更するには、ドラッグハンドルまたはアクションブロック内の任意の場所をクリックしてドラッグします。
   
   アクションにカーソルを合わせると表示されるドラッグハンドルを使用して、アクションブロック内のアクションの順序を変更したり、別のブロックに移動したりすることもできます。
   
   

5. 業務での活用例 

ケース1：フィールドサービス要求管理

ある公共事業会社では、現地での点検や修理のサービス要求を処理するためにZoho Creatorアプリケーションを使用しています。顧客は「サービス訪問要求」フォームから要求を送信します。フォームワークフローは、タスクの振り分け、技術者の割り当て、顧客との連絡を自動化するように設定されています。

ワークフローの自動化。

1. フォーム読み込み時：顧客の連絡先情報と住所情報が、ログイン認証情報または過去の要求に基づいて自動入力されます。
   
2. 項目へのユーザー入力時：サービス種別（例：電気、配管、保守）が選択されると、利用可能な時間枠や必要書類が動的に表示されます。
   
3. フォーム送信の検証時：アプリケーションは、重複を特定するために、同じ場所およびサービス種別の最近のサービス要求を確認します。最近の要求がすでに解決済みの場合は、ユーザーに通知するアラートが表示され、それでも続行するかどうかを確認します。
   
4. フォーム送信の成功時：一意のサービス要求IDが生成されます。要求は、サービス区域と対応可能状況に基づいて技術者に割り当てられます。サービスID、技術者の詳細、訪問予定時刻を含む確認メールが顧客に送信されます。
   
5. 項目の更新時：技術者が作業ステータスを「完了」に更新すると、作業の詳細とサービスフィードバックフォームを含むフォローアップメールが顧客に送信されます。
   

この自動化により、手作業での調整が減り、技術者を迅速に割り当てられるようになり、サービスの透明性と顧客満足度が向上します。

ケース2：Webサイトから見込み客を取得

マーケティングチームは、Zoho Creatorの連携フォームを使用して、自社のWebサイトから見込み客を取得し管理しています。このフォームは公開され、会社のWebページに埋め込まれており、名前、メール、関心事項、メッセージなどの訪問者情報を収集するように設計されています。このフォームはZoho CRMと直接連携するように設定されており、CreatorとZoho CRMの［連絡先］タブ間でシームレスにデータを転送できます。

ワークフローの自動化。

1. ユーザー入力時：訪問者が関心分野（例：製品デモ、価格に関する問い合わせ）を選択すると、希望する連絡方法や時間などの追加項目がフォームに動的に表示されます。
   
2. フォーム送信の検証時：重複する見込み客を防ぐため、Zoho CRM内の既存データを確認します。検証が正常に完了すると、見込み客データがZoho CRMに自動的に送信されます。さらに、問い合わせの受領を知らせる確認メールが訪問者に送信され、取得した見込み客の詳細を含む通知が担当営業担当者に送信されます。
   

この連携により、見込み客をリアルタイムで取得し、手作業でのデータ入力を不要にできます。また、営業チームが迅速に対応できるため、見込み客との関係構築とコンバージョン効率が向上します。

 6. ナビゲーションガイド 

7. 注意事項 

サブフォーム

1. 「行の追加」や「行の削除」などのフォームイベントは、サブフォームを含むフォームでのみサポートされます。
   
2. 既存のフォームをサブフォームとして別のフォームに追加した場合、元のフォームに設定されているワークフローはサブフォーム内では機能しません。このような場合は、必要なワークフローを親フォームで設定する必要があります。
   たとえば、フォームの読み込み時にユーザーデータを自動入力するワークフローが設定されたフォームがあるとします。このフォームをサブフォームとして使用すると、ワークフローは実行されず、親フォームにロジックを実装しない限り、サブフォーム内の項目は未入力のままになります。

ステートレスフォーム

1. ステートレスフォームではデータが保存されないため、レコードイベントは適用されません。その他のフォームイベントは保存済みデータに依存するため、ステートレスフォームのワークフローは、項目ルール、フォームの読み込み、ユーザー入力、ボタンクリックなど、サポートされているフォームイベントでのみ実行できます。

連携フォーム

1. 連携先の外部サービスによってデータが管理されるため、連携フォームではZoho Creator内にデータが保存されません。そのため、連携フォームでは「削除済み」のレコードイベントはサポートされていません。
   
2. 「フォーム送信成功時」および「項目の更新時」のフォームイベントは、連携フォームのワークフローではサポートされていません。つまり、連携フォームでは、項目が更新されたときやフォームの送信が正常に完了したときにワークフローを実行できません。
   
3. Zoho Creatorのフォームに関連付けられていない連携フォーム内の項目は、ワークフローで使用できません。これには、サードパーティのモジュールには存在するものの、Zoho Creatorの連携フォームには追加されていない項目も含まれます。
   
4. Deluge。
   
1. Delugeスクリプトは、連携フォームのワークフローでシステム項目にアクセスできません。たとえば、input.Modified_dateやinput.IDを使用して連携項目の値を取得することはサポートされていません。
   
2. 前回の複数選択項目の値を'old'キーワードで取得することは、連携フォームのワークフローではサポートされていません。
   
3. 追加、更新、および削除のデータアクセス処理は、連携フォームのワークフローにおける読み込み時イベントおよびユーザー入力時イベントではサポートされていません。
   
4. ドロップダウンの選択肢の追加と変更を、Delugeタスクのaddまたはappendクライアント関数を使用して動的に行うことは、連携フォームのワークフローではサポートされていません。
   
5. 連携フォームのID項目は、連携項目内のサブ項目としてのみサポートされています。
   
6. Delugeのデータアクセス処理を使用して、ワークフローで連携フォームのデータを追加、変更、または削除することはできません。
   
7. システム項目は、連携フォームのワークフローではサポートされていません。
   
8. 連携レポートを、ワークフローのメール送信タスクで添付ファイルとして送信することはできません。
   
9. 連携フォームのワークフローでデータを取得する場合は、invokeURLのみがサポートされています。