レポートワークフローのデータアクセスアクションの設定

レポートワークフローのデータアクセスアクションの設定

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このページの概要

Zoho Creatorのレポートワークフローでデータアクセス処理を設定し、アプリケーション内の任意のフォームでデータの追加、既存データの変更、既存データの削除を行う方法について説明します。操作を始める前に、レポートワークフローの概要とその作成方法を十分に理解しておいてください。

利用条件 

  1. Zoho Creatorのすべてのプランで利用できます
  2. 特権管理者、管理者、開発者が利用できます

1. レポートワークフローのデータアクセス処理

Zoho Creatorのレポートワークフローにおけるデータアクセス処理を使用すると、アプリケーション内のデータの作成、変更、削除を自動化できます。ユーザーが、データアクセス処理を含むレポートワークフローに関連付けられたレポート内のカスタム処理項目を操作すると、これらの処理が実行されます。

対象フォームの項目に事前定義値または動的な値を関連付けて新しいデータを追加できます。同じ方法で、指定した条件に基づいて既存データを更新したり、条件に基づいてデータを削除したりすることもできます。

追加または更新処理を実行する際は、項目値、システム項目、Zoho変数を使用して、項目値を動的に入力できます。フォームの項目に動的な値を割り当てるために使用できるZoho変数とシステム項目を、以下の表に示します。

変数 置き換えられる値
${zoho.adminuserid} アプリケーション管理者のメールアドレス
${zoho.loginuserid} ログイン中のユーザーのメールアドレス
${Added_Time} データの追加日時
${Added_User} データを追加したユーザーの名前
${Added_User_IP_Address} データを追加したユーザーのIPアドレス
${ID} データに割り当てられる一意の番号
${Modified_Time} データの更新日時
${Modified_User} データを変更したユーザーの名前
${Modified_User_IP_Address} データを変更したユーザーのIPアドレス

データアクセス処理でのデータ値の使用

上記の項目に加えて、処理項目の実行対象となるデータの値も、${<fieldLinkName>}形式で参照して使用できます。たとえば、フォームに「従業員名」という項目がある場合、変数${Employee_name}を指定すると、選択したデータの対応する項目に保存されている値に自動的に置き換えられます。

メモ：データアクセス処理では、次の種類の項目に値を設定できません。

  1. 基本項目：複数選択、チェックボックス。
  2. 詳細項目：決定ボックス、画像、音声、動画、ファイルのアップロード、QR／バーコード、自動番号、数式、署名、サブフォーム。
  3. 特殊項目：メモの追加、ユーザー、連携、AR。
  4. AI項目：予測、キーワード抽出、感情分析、OCR、物体検出。

レポートワークフローでは、次のデータアクセス処理を設定できます。

  1. データの追加：指定したフォームに、事前定義値または動的な値を使用して新しいデータを作成します。
  2. データの更新：事前定義値または動的な値を使用して、指定した条件を満たす既存データの値を変更します。
  3. データの削除：指定した条件に基づいて、フォーム内の1件以上のデータを削除します。

1.1. データの追加

Zoho Creatorのレポートワークフローにおけるデータの追加処理を使用すると、ユーザーは公開中のアプリケーションから、アプリケーション内の任意のフォームに新しいデータを直接作成できます。ユーザーが、データの追加処理を含むレポートワークフローに関連付けられたレポート内のカスタム処理項目を操作すると、ワークフローが実行されます。次に、対応しているシステム項目、Zoho変数、または処理項目の実行元データの値などの事前定義値や動的な値を項目に関連付けることで、選択した対象フォームにデータが作成されます。この処理はすべて画面上で設定でき、Delugeのデータ追加タスクに代わるノーコード機能です。条件の有無にかかわらず実行するように設定できるため、特定の条件を満たす場合にのみデータを作成できます。データを正常に作成するには、対象フォームのすべての必須項目を関連付ける必要があります。

この処理は、条件の有無にかかわらず実行するように設定できます。条件を指定した場合、定義した条件を満たす場合にのみデータが追加されます。データを正常に作成するには、対象フォームのすべての必須項目を関連付ける必要があります。

使用例：Zoho Creatorのタスク管理アプリケーションでは、ユーザーが［タスク要求］フォームから送信された要求を確認し、すべての要求が［タスク要求］レポートに一覧表示されます。ユーザーがレポートで［タスクの作成］処理項目をクリックすると、データの追加処理によって、選択した要求データからタスク名、説明、優先度、期限などの関連情報が関連付けられ、［タスク］フォームに新しいデータが作成されます。これにより、チームは手動でデータを入力することなく、要求を実行可能なタスクに変換できます。

1.1.1. データの追加処理の設定

  1. 任意のレポートに新しいカスタムアクション項目を追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックしてワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションを追加パネルが右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を設定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［データアクセス］を選択し、［データの追加］処理を選択します。
  5. データの追加先となるフォームを選択します。
  6. ［項目を選択］ドロップダウンで項目を選択し、対応しているZoho変数、システム項目、またはフォーム項目を使用して定義済みまたは動的な値を割り当て、フォームの項目を関連付けます。データを正常に作成するには、すべての必須項目に値を入力する必要があります。
Notesメモ：エラーを防ぐため、指定した値が項目の最大桁数または文字数の上限を超えないようにしてください。
  1. 項目を追加するには追加アイコン（+）をクリックし、選択した項目を削除するには、その横にある削除アイコン（）をクリックします。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.2. データの更新

Zoho Creatorのレポートワークフローにあるデータ更新処理を使用すると、公開中のアプリケーションから任意のフォームの既存データを直接変更できます。ユーザーが、データ更新のデータアクセス処理を含むレポートワークフローに関連付けられたカスタムアクション項目をレポートで実行すると、ワークフローが開始されます。その後、設定した基準に基づいて、選択した対象フォームのデータが更新されます。この際、対応しているシステム項目、Zoho変数、または値など、アクション項目が実行されたデータの情報を基にした定義済みまたは動的な値が項目に割り当てられます。この処理はすべて画面上で設定でき、Delugeのデータ更新タスクに代わるノーコードの方法として利用できます。

設定した条件を満たすデータのみが更新されます。その他の項目は変更されません。設定で値を割り当てた項目のみが更新され、それ以外の項目は変更されません。

使用例：Zoho Creatorのコンプライアンスアプリケーションで、確認担当者が検証レポート内の申請内容を確認するとします。確認担当者が、データ更新処理を含むレポートワークフローに関連付けられた［ドキュメントを検証］アクション項目をクリックすると、ワークフローが開始されます。その後、同じ申請データの検証ステータスと検証日時が更新され、ドキュメントの確認状況を正確に追跡できます。

1.2.1. データ更新処理の設定

  1. 任意のレポートに新しいカスタムアクション項目を追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックしてワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションを追加パネルが右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を設定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［データアクセス］を選択し、［データの更新］処理を選択します。
  5. データを更新するフォームを選択します。
  6. 更新対象のデータを抽出するための基準を設定します。
    1. レポートワークフローが設定されているレポートに関連付けられたフォームと同じフォームを選択した場合、現在のデータを更新するか、基準を指定してフォーム内の他のデータを更新できます。
      1. レポートワークフローを開始したデータを更新する場合は、［現在のデータ］を選択します。
      2. フォーム内の他のデータを更新する場合は、［基準を指定］を選択し、更新するデータを特定するための条件を設定します。
  7. ［項目を選択］ドロップダウンで項目を選択し、対応しているZoho変数、システム項目、またはフォーム項目を使用して定義済みまたは動的な値を割り当て、フォームの項目を関連付けます。
Notesメモ：エラーを防ぐため、指定した値が項目の最大桁数または文字数の上限を超えないようにしてください。
  1. 項目を追加するには追加アイコン（［+］）を、選択した項目を削除するにはその横にある削除アイコン（）をクリックします。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.3. データの削除

Zoho Creatorのレポートワークフローにあるデータの削除処理を使用すると、公開中のアプリケーションから任意のフォームのデータを自動的に削除できます。ユーザーが、データの削除処理を含むレポートワークフローに関連付けられたカスタム操作メニューを実行すると、ワークフローが開始されます。定義された条件に基づいて、選択した対象フォームのデータが削除されます。この処理は画面上ですべて設定でき、Delugeのデータの削除タスクに代わるノーコードの方法です。

この処理は、プロセスの完了、取り消し、終了など、ワークフローの自動化の一環としてデータを削除する必要がある場合に役立ちます。指定した条件を満たすデータのみが削除されるため、意図しないデータには影響しません。

利用例：Zoho CreatorのCRMアプリケーションでは、無効になった見込み客が［無効な見込み客］レポートに表示されます。［見込み客を削除］操作メニューをクリックすると、このフォームから見込み客データが削除されるだけでなく、［見込み客の活動］や［フォローアップ］タスクなど、関連するフォームのデータも削除できます。これにより、複数のフォームを開くことなく、レポートから関連データをまとめて整理し、CRMデータベースを正確かつ最新の状態に保つことができます。

1.3.1. データの削除処理の設定

  1. 対象のレポートに新しいカスタム操作メニューを追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックしてワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］パネルが右側から表示されます。
    1. 既存の処理ブロックに新しい処理を作成するには、処理ブロック内の処理にカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件を設定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細をご確認ください。
  4. 処理の種類として［データアクセス］を選択し、［データの削除］処理を選択します。
  5. データを削除するフォームを選択します。
  6. 削除するデータを特定するための条件を設定します。
  7. ［保存］をクリックします。
  8. 画面右上の［完了］をクリックします。
  1. レポートでの操作メニューの作成
  2. レポートワークフローの管理
  3. レポートワークフローでのDelugeスクリプトの設定
  4. レポートワークフローでの連携処理の設定
  5. レポートワークフローでの通知処理の設定
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レポートワークフローでのデータアクセス処理の設定について学ぶ前に、レポートワークフローの仕組みとその設定方法を理解しておいてください。