1. 承認プロセスの適用条件を指定します。指定した条件をデータが満たすと、承認申請が自動的に送信されます。
2. 承認の段階を追加し、各段階の承認者を設定します。
3. 各段階では、必要に応じて処理を設定できます（例：承認時の項目値の更新処理、承認者へのタスクの割り当てなど）。
4. 承認待ちのデータや、却下済みのデータで、編集を許可する項目を選択します。
5. そのルールで、データが最終的に承認または却下されたときに実行する処理を設定します。
6. ルール管理者を選択します。ルール管理者は、このルールにおいて承認待ちのデータを処理できます。
   

承認プロセスの追加 

承認プロセスの作成 

1. ［設定］→［プロセス管理］→［承認プロセス］の順に移動します。［承認プロセスを作成する］をクリックします。
2. 承認プロセスの名前を入力し、必要に応じて説明を追加します。
3. 承認プロセスを適用する［タブ］を選択します。
4. 承認プロセスの実行タイミングとして、次のいずれかを選択します。
   1. データの作成時：データが作成されたときに、承認プロセスが実行されます。
   2. データの編集時：データが編集されたときに、承認プロセスが実行されます。
   3. データの作成／編集時：データが作成または編集されたときに、承認プロセスが実行されます。
      
5. ［次へ］をクリックします。

承認プロセスの適用条件の設定

承認の段階と承認者の設定  

1. ユーザー：組織内の1人または複数のユーザーを、承認プロセスの承認者に指定できます。
2. 役職：組織内で特定の役職が割り当てられているユーザーを、承認プロセスの承認者に指定できます。
3. グループ：組織内のグループを、承認プロセスの承認者に指定できます。
4. 段階：役職による階層の設定内容に基づいて、段階の数の選択肢が表示されます。段階の数を選択することで、何段階上までの上司を承認者とするかを指定できます。
5. マネージャー／直属の上司：データの承認者として、組織の階層で設定されているマネージャーまたは直属の上司を指定します（組織の［階層設定］において［役職による階層］が有効になっている場合は［マネージャー］が、［直属の上司による階層］が有効になっている場合は［直属の上司］が選択肢として表示されます）。
6. データの担当者：データの担当者を、承認プロセスの承認者として選択します。 
7. ユーザーのルックアップ項目：承認申請の送信先としてユーザーのルックアップ項目を選択できます。ただし、1つの承認の段階につき1件の項目のみを選択できます。
   

メモ：承認申請の送信先としてユーザーのルックアップ項目を指定する機能は、現在、早期アクセスとして提供されています。すべてのユーザーが利用できるようになり次第、お知らせします。

役職またはグループによる承認者の設定 

 

階層による承認者の設定

メモ

1. 承認の段階が1つだけの場合、または、いずれか1つの段階の承認によってデータを承認する設定の場合は、原則として承認者のうち1人が承認すれば承認が完了します。ただし、役職またはグループを承認者に指定した場合は、所属する承認者のうち1人の承認でよいか、全員の承認が必要かを選択できます。
2. データの担当者を承認者として設定しておくと、データが編集されたときに担当者に通知を送信できます。
   
3. 承認者に設定された担当者のZoho CRMアカウントが無効にされたり、削除されたりした場合、データは自動的に承認されます。
   
4. データの担当者以外のユーザーがデータを編集し、編集後のデータが承認プロセスの適用条件を満たす場合でも、データの担当者が承認者として設定されていれば、担当者が承認するまでそのデータはロックされたままになります。

承認の段階の設定

1. 段階の名前を入力します。
2. 承認者の種類に応じて、その段階の承認者を選択します。
3. ［承認者にタスクを割り当てる］を選択すると、承認申請が送信されたときに承認者にタスクを割り当てることができます。ドロップダウンからタスクを選択して割り当てるか、この画面で新しいタスクを作成して割り当てることができます。
4. 承認時の処理としてその段階で項目を更新する場合は、［項目の更新］をクリックします。
5. タブを選択し、項目値の更新処理を作成するか、関連付けます。［関連付ける］をクリックします。
   
6. データの編集設定を更新します。

データの編集設定 

1. 却下操作によって却下する段階の設定：
   複数の承認者を追加し、各承認者が順次承認を行うように設定している場合は、承認者が却下操作を行ったときにどの段階の承認を却下するのかを設定します。すべての段階の承認を却下するのか、現在の段階だけを却下するのか、または、却下する段階を承認者が指定できるようにするのかを選択します。
   
   
2. 却下後に実行する処理の設定：
   データが却下されたことを、現在の段階より前の承認者全員に、メール、またはZoho CRM画面の通知で知らせることができます。さらに、項目値の更新、データの担当者へのメール通知、Web通知の実行、関数の実行を行うこともできます。

データの編集 

データの編集設定では、データが承認待ちの状態にあるとき、またはデータが却下されたときにデータの編集を許可するかどうかを設定できます。 

1. 承認待ちのデータでは、承認者による編集を許可する項目を指定できます。承認者は、データを承認または却下する前に、指定された項目を編集できます。 
2. データが却下された際にユーザーが編集可能な項目を指定することもできます。ユーザーは、該当の項目を編集し、承認用にデータを再度送信することが可能です。
3. 承認者やユーザーが編集できるデータの項目を指定できます。有効にする場合は、［承認者に対して承認が保留中のデータの編集を許可する］と［ユーザーに対して却下されたデータの編集を許可する］を選択します。ドロップダウンから［すべての項目］または［選択した項目］を選択します。［選択した項目］を選択した場合は、対象の項目を指定します。
   
   

メモ

1. 初期設定では、承認待ちのデータを承認者が編集することはできません。却下されたデータでは、ユーザーがすべての項目を編集できます。必要に応じて、この設定を変更できます。
    
2. 特定の項目のみ編集を許可する場合は、項目を25件まで指定できます。
   

これで、最初の承認の段階の設定は完了です。 

1. いずれかの段階が承認されている：いずれか1つの段階が承認されるとデータが承認され、ルールは完了します。データが承認された段階では、承認者がデータを編集できます。
2. すべての段階が承認されている：すべての段階が承認されたときにのみ、ルールが完了します。承認する順番として［並行］または［順次］を選択します。
   
3. 並行：すべての承認者が同時に承認できます。承認の段階の順番に従う必要はありません。
   
   
   
   
   
4. 順次：すべての承認者が、承認の段階の順番に従って承認する必要があります。最初の段階が承認されると、データが次の段階の承認に進みます。
   

承認の段階を複数設定すると、すべての段階の設定欄の下に［全体の承認フロー］の設定欄が表示されます。

全体のデータの編集設定

［全体の承認フロー］を選択すると、現在のデータの編集設定を全段階の共通設定として引き継ぐか、破棄して設定し直すかを選択する画面が表示されます。 

1. 全体のデータの編集設定として引き継ぐ：データの編集設定を［全体のデータの編集設定］として、以降のすべての段階に適用します。
2. 破棄する：現在の設定を破棄し、全体の承認フローに合わせて設定し直します。
   

設定方法を選択し、［保存する］をクリックします。 

メモ

1. 項目が更新されたときに実行するように設定されている自動処理は、承認プロセスの中で項目が編集されたときも、設定に従って通常どおり実行されます。
2. ルール管理者が設定されていない場合、却下されたデータについては、［データの編集設定］にかかわらず、管理者権限を持つユーザーがすべての項目を編集できます。［特定の項目］または［対象項目なし］が選択されている場合も同様です。
3. 一方、ルール管理者が設定されている場合、［データの編集設定］にかかわらず、却下されたデータのすべての項目を編集できるのは、設定されたルール管理者のみです。
   

全体の承認フロー

すべての段階を追加した後でも、必要に応じて全体の承認フローを変更できます。

すべての段階を並行で承認する場合や、いずれか1つの段階の承認でデータを承認する場合は、共通のデータの編集設定が使用されます。

これらの設定から［順次］に変更すると、段階ごとに異なるデータの編集設定を使用できます。この場合、共通設定を破棄するか、すべてまたは一部の段階にコピーするかを選択するポップアップ画面が表示されます。

1. すべての段階にコピーする：設定が他のすべての段階に適用されます。
2. 特定の段階にコピーする：設定が選択した段階に適用されます。
3. 破棄する：設定が破棄され、すべての段階に初期設定が適用されます。
   

承認の順番を［順次］から［並行］または［いずれかの段階が承認されている］に変更すると、すべての段階で共通のデータの編集設定を使用できます。段階ごとの設定をどのように扱うかを選択する画面が表示されます。

1. 段階ごとのデータの編集設定を全体設定に引き継ぐ：段階ごとに設定した［データの編集設定］の中から、全段階の共通設定として使用するものを選択します。
2. 段階ごとのデータの編集設定をすべて破棄する：各段階の［データの編集設定］をすべて破棄し、全段階に共通する設定を新しく作成します。
   

全体の承認フローを［すべての段階が承認されている］に設定している場合は、承認ごとに処理を追加できます。

承認／却下時の処理

データが承認／却下されたときに実行する処理を指定します。

承認

データの承認後に実行する処理を設定します。タスクの割り当て、項目値の更新、メール通知の送信、Web通知の実行、関数の実行を設定できます。

却下

却下操作を行ったときにどの段階まで却下するかと、却下時に実行する処理を設定します。

1. 初期設定の却下方法として、次のいずれかを選択します。
   1. それまでに承認済みの段階もすべて却下する：承認者が複数いる場合や承認を順次行う場合に選択します。
   2. 現在の段階のみを却下する：他の段階では承認を続ける場合に選択します。
   3. 却下する段階を承認者が選択する：却下する段階を承認者が手動で選択する必要がある場合に選択します。
      
2. 却下時の処理
   却下後に実行する処理を設定します。項目値の更新、担当者へのメール通知、Web通知の実行、関数の実行を設定できます。
3. それまでのすべての承認者に通知する
   該当する欄を選択すると、それまでのすべての承認者にメールまたはZoho CRM画面の通知で知らせることができます。
   

ルール管理者の設定 

管理者（組織全体の管理者）の権限を持つユーザーは、組織アカウント内のすべての承認待ちデータを表示し、承認または却下できます。ルール管理者が設定されていない場合は、承認申請を引き継ぐこともできます。ただし、ルール管理者が設定されている場合、データを引き継ぐことができるのはルール管理者のみです。

1. ［管理者を割り当てる］をクリックし、ルール管理者にするユーザーを選択します。
   ルール管理者の設定画面では、ルール管理者としてユーザーのみを選択できます。ルール管理者には、最大15人のユーザーを選択できます。ルール管理者に、承認待ちのデータの編集を許可することもできます。
2. 次に、承認、却下、または引き継ぐデータについて、［すべての項目］または［データの編集］欄で指定した項目のどちらを編集できるか選択します。
3. ルール管理者がデータを引き継いだ場合に、ルール管理者が行った処理の内容を、元の承認者に通知する方法を選択できます。メール通知またはZoho CRM画面での通知を選択できます。
   
4. ［保存する］をクリックします。
   
   
5. ［保存する］をクリックします。これで、承認プロセスのルールが有効になります。
   

メモ：

1. ルール管理者は、承認待ちのデータに対して表示／編集の権限がある場合にのみ、承認待ちのデータを表示／編集できます。
2. ルール管理者が承認待ちのデータを編集した場合、再度編集する前に、現在の承認申請に対して何らかの処理（承認／却下／委任）を行う必要があります。ただし、すでに却下されているデータは、何度でも編集できます。
3. ルール管理者が設定されていない場合は、管理者（組織全体の管理者）の権限を持つユーザーであれば承認申請に対する処理を引き継ぐ（代わりに行う）ことが可能です。ルール管理者が設定されると、承認申請に対する処理を承認者の代わりに行うことができるのは、設定されたルール管理者のみになります。
4. 引き継ぎの操作は、下図のように、データの詳細ページから実行できます。
   
    
5. 1件の承認プロセスに複数のルールを設定できます。複数のルールを設定した場合は、優先度の高いルールが上になるように順序を並べ替えます。データが複数のルールの条件を満たした場合は、上から順に最初に一致したルールが適用されます。
   承認プロセスの上限についての詳細はこちら
6. 承認プロセスの各ルールでは、承認の段階を10件まで設定できます。各段階では、ユーザー、役職、グループ、段階など、対応している承認者の種類から承認者を選択できます。
   
7. 選択した役職にユーザーが関連付けられていない場合、その段階ではデータが自動的に承認され、関連付けられた承認時の処理が実行されます。
8. 役職を承認者として選択した場合、その役職が割り当てられているユーザーであればデータを承認できます。グループを選択した場合も同様で、グループのメンバーであればデータを承認できます。
   
9. 直属の上司による階層が有効な場合は、承認者として［担当者の直属の上司］を選択できます。直属の上司がいない場合は、［階層設定］で選択した内容に応じて、上位の役職に該当する最初のユーザー、CEO、または管理者がデータを承認できます。
10. 管理者権限を持つユーザーは、組織内のすべての承認待ちデータを表示し、承認または却下できます。
11. データが承認待ちの状態になると、データの変換や削除はできなくなります。データには［承認待ち］と表示されます。詳細ページから、承認、委任、却下の処理を行えます。
    
12. データの承認申請が送信されると、承認者にメール通知が送信されます。
13. 承認プロセスのルールを変更しても、変更前から承認待ちのデータにはその変更は適用されません。ルールに設定された処理の変更も適用されません。
14. 承認プロセスのルールに新しいルール管理者を追加した場合、新しいルール管理者は、変更前から承認待ちだったデータも表示し、承認、却下、引き継ぎの処理を行うことができます。
15. 不要になった承認プロセスは削除できます。承認プロセスを削除すると、承認待ちのデータのロックが解除され、関連付けられている承認時／却下時の処理は実行されません。
16. データが却下された場合、180日以内であれば再申請が可能です。180日を過ぎると、データの再申請を行うことはできなくなります。［理由を表示する］をクリックすると、データが却下された理由を確認できます。