ワークフローのタスクの作成

ワークフローのタスクの作成

ワークフローのタスクは、ワークフロールールに関連付けられた処理です。タスクとは、ユーザーに割り当てられる活動のことです。ワークフローのタスクをワークフロールールに関連付けると、ルールの条件を満たすデータに対して、ルールが実行されると同時に、ワークフローのタスクがユーザーに自動で割り当てられます。

利用条件
必要な権限
ワークフローの管理権限を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。 

ワークフローのタスクを作成するには

  1. [設定] > [自動化] > [処理] > [タスク] に移動します。
  2. [ワークフローのタスク] ページで、 [タスクの 作成] をクリックします。
  3. [新しいタスク] ページで、次の手順を実行します: 
    1. ドロップダウンリストから [タブ] を選択します。
    2. タスクの [件名] を入力します。
      動的タスクの対象を作成する場合は、差し込み項目を挿入します。


    3. タスクを完了する [期限] を指定します。
    4. ドロップダウンリストから、 [ステータス] を選択します。
    5. ドロップダウンリストからタスクの [優先度] を選択します。 
    6. [担当者] の検索リストから、ユーザーを選択してタスクを割り当てます。


    7. [担当者に通知] チェックボックスをオンにすると、タスクについての通知メールがタスクの担当者に送信されます。 
    8. [リマインダーの送信] チェックボックスをオンにすると、タスク担当者にリマインダー通知が送信されます。 
      1. メールによる通知: 指定した時間に、リマインダー通知メールがタスク担当者に送信されます。 
      2. ポップアップによる通知: 指定した時間に、ポップアップのリマインダー通知がタスク担当者に対して実行されます。
    9.  タスクの [詳細情報] を入力します。 
  4. [保存] をクリックします。
    新しいワークフローのタスクが作成され、ワークフロールールに関連付けることができます。  
メモ 
  • Zoho CRMでタスクに対応していないソリューションや売上予測などのデータに対しては、ワークフローのタスクを作成できません。
  • ルールで選択された実行条件が「削除」の場合、ワークフローのタスクをワークフロールールに関連付けることはできません。
  • [担当者] 項目が指定されていない場合、タスクは自動的にデータの担当者に割り当てられます。
  • データ(見込み客、取引先、連絡先など)のインポート時にワークフローのタスクを選択した場合、(特定のワークフローのタスクに対して選択されていても) [担当者に通知] オプションは適用されません。 関連項目: データのインポート
  • タスクの担当者が無効または未認証ユーザーの場合、そのタスクは追加先であるデータの担当者に自動で割り当てられます。データの担当者も無効または未認証ユーザーである場合、そのタスクは特権管理者に割り当てられます。 

必須項目

  • [タスクのレイアウト] では、ユーザーが必須に設定した項目が、自動的にワークフロー、承認プロセス、割り当てルール、ブループリントに一覧表示されます。
  • 「#」記号を入力するだけで、差し込み項目の値を挿入できます。  
メモ 
  • 項目が必須に設定され、値も入力されている場合、後でその項目が任意項目として設定されても、値がタスクに表示されます。ただし、新しく作成されたタスクからは、項目が削除されます。
  • [件名]項目には、最大255文字を入力できます。文字の長さは、差し込み項目値の入力後に計算されるので注意します。
  • 既存タスクの場合、タスク編集時に [すべての必須項目を表示] オプションをクリックすると、必須項目が表示されます。
      


  • 必須項目で使用されている選択リスト、または複数選択項目の値は、レイアウトから削除できません。
  • 差し込み項目として使用されている項目は、レイアウトから削除できません。



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