メールの分析

メールの分析

メールは、あらゆる組織で顧客との主要なコミュニケーションツールとして使用されてきました。CRM経由で複数の顧客にメールを送信すると、各個人のメールの操作を追跡することがますます困難になります。顧客がすでにメールを開いたか?顧客がこのリンクをクリックしたか?メールが開封されていない場合、どのような理由が考えられるか?

メールの配信結果に関するこのような疑問に対して明確な回答を得られれば、取り組みが正しい方向に進んでいるかどうかを判断できます。また、結果を元に、今後のメールの取り組みを計画するのにも役立ちます。

Zoho CRMのメールの分析では、このような情報を簡単に把握できます。メールの分析では、たとえば次のような操作ができます:

  • メールへの反応を確認する            
  • メールのステータスを使用してデータを抽出する
  • メールの分析を確認する
  • メールテンプレートのパフォーマンスを追跡する

メールの分析の有効化

利用条件

必要な権限
この機能を利用できるのは、管理者権限を持つユーザーです。

メモ 
  • スタンダードプランでは、メールへの反応(メールのステータス)のみを確認できます。
  • スタンダードプランの詳細フィルターは、メールのステータスのオプションに制限があります。 

メールの分析を有効にするには

  1. Zoho CRMアカウントで [設定][チャネル][メール][メールの分析] に移動します。
  2. [メールの分析] ページで、 メールの分析 機能を 有効 にします。

     
メモ  
  • メールの分析は、初期設定でZoho CRMアカウントに有効になっています。
  • メールの分析結果は、100日間のみ記録されます。
  • 複数の受信者に送信されたメールは分析されません。「宛先」と「CC」のどちらの項目も対象となります。

メールへの反応の確認

特定の顧客とのメールでのやりとりの詳細は、関連情報として確認できます。個々のメールのステータスは、 [見込み客] [連絡先] [商談] [メール] セクションで確認できます。

メールに対する顧客の操作の詳細を確認するには

  1. 希望するタブに移動します。
  2. メールのステータスを表示するデータをクリックします。
  3. [データの詳細] ページで、 [メール] セクションまで下にスクロールします。
    メールが送信されると、ステータスバーに次の4つのステータスメッセージのいずれかが表示されます: 
    • 到達: メールが受信者に到達しました。
    • 不達:  メールが受信者に到達できませんでした。
    • 開封: メールが表示され、開封されました。
      [開封] ステータスの上にカーソルを合わせると、開封に関する次の詳細が情報ボックスに表示されます:
      • メールが開封された回数の合計。
      • メールが初めて開封された日時。
      • メールが最後に開封された日時。



    • クリック: メール内のリンクがクリックされました。
      [クリック] ステータスの上にカーソルを合わせると、クリックに関する次の詳細が情報ボックスに表示されます: 
      • 開封数の合計。
      • メールが最初に開封された日時と最後に開封された日時。
      • メールに記録されたクリック数の合計。
      • クリックが最初に記録された日時。
      • クリックが最後に記録された日時。


         
メモ 
  • [到達] とは、不達ではないことだけを意味します。したがって、メールが不達になっていないことが明らかな場合は、受信者に到達したものと見なされます。
  • 送信者が送信したメールをクリックした場合、「開封メール」の統計ではメールは「開封」と見なされます。

Zoho CRMにおけるメール操作の追跡方法 

Zoho CRMでは、メールサービスプロバイダーがメールを追跡するために従う業界標準であるWebビーコンによる追跡を採用しています。Zoho CRMから送信するHTMLメールの下部には、小さい画像(1ピクセル四方)が埋め込まれています。受信者がメールを開封し、メールに含まれる 画像の表示 を選択すると、この小さな画像がサーバーからダウンロードされます。Zoho CRMでは、このダウンロード操作によってメールの開封とクリックを追跡できます。

Webビーコンによる追跡は、一般的に使用されている簡単なメールの追跡方法です。ただし、いくつか制限があります。留意事項は次のとおりです: 

  • Webビーコンは画像であるため、HTML形式のメールにのみ埋め込めます。そのため、テキスト形式のメールはZoho CRMでは追跡できません。
  • 開封は、受信者がメールの 画像を表示 するように選択した場合のみ記録されます。選択していない場合、メールは追跡されません。
    より正確に追跡するため、顧客にメールアドレスをアドレス帳に追加するように依頼するか、顧客がメールの画像表示を選択するように依頼します。

メールのステータスに基づくデータの並べ替え

Zoho CRMでは、通常の検索条件に加えて、タスク、通話、予定、メールなどの関連情報の優先度に基づいて、データを並べ替えできるようになりました。

アカウントでメールの分析が有効になっている場合、優先度の1つとしてメールのステータスを検索条件に使用できます。たとえば、詳細フィルターを使用して、「過去3日間にメールを開封した連絡先」や「今週送信したメールが未開封の連絡先」などを検索できます。  

メモ
1日目に顧客にメールを送信し、2日目に顧客がメールを送信した場合(1日目のメールへの返信ではなく)、ステータスは「送信」 ではなく 「受信」とみなされます。これは、データの最新ステータスはメールの受信であるため、以前に送信したメールのステータスが最新のメールのステータスで上書きされるためです。 


詳細フィルターで検索条件の1つとしてメールのステータスを使用する例: 

  1. 過去2日間に連絡先に送信されたが、開封されていないメール



  2. 過去2日間に見込み客に送信され、不達になったメール



  3. 過去2日間に見込み客に送信され、クリックされたメール



  4. 過去2日間に見込み客に送信され、開封されたが返信されていないメール



これを他の条件と組み合わせて使用することで、より詳しく分析できます。たとえば、次の例を考えてみましょう。

商談の抽出

  • 今月完了予定
  • 過去2日間にメールが送信され、返信された



この検索で結果が得られた場合、該当の商談について2回目のフォローアップを行うことができます。さらに対象を絞り込むため、検索条件に売上見込み額を設定することもできます(例:売上見込み額が50,000ドルを超える)。このようにして、該当の商談を優先的に取り組むことができます。 

一括更新、一括メール、マクロなどの詳細フィルターを使用して抽出されたデータに、すぐに実行する処理を適用できます。

 

このようにして、Zoho CRMのデータに関して、詳細フィルターによってさまざまな種類のデータを抽出できます。検索条件にメールのステータスを使用することで、より効果的に検索できます。


メールのレポートの表示

Zoho CRMアカウントでメールの分析を有効にすると、初期設定のメールのレポートにアクセスできるようになります。メールのレポートには、次のレポートが含まれます: 

  • メールの分析
  • メールおよび通話の分析レポート
  • 送信済みメールのステータス
  • 開封率による上位10件のテンプレート
  • クリック率による上位10件のテンプレート
  • 上位10人のユーザー

メールの分析

Zoho CRMのメールの分析レポートでは、Zoho CRM経由で送信されたメールのパフォーマンスに関する統計情報が示されます。メールの分析は、日付、テンプレート、タブ、ユーザーに基づいたメールのステータスの概要です。

メールの分析情報を確認するには

  1. [レポート] タブをクリックします。
  2. [メールのレポート] フォルダーを選択します。
  3. [メールのレポート] フォルダーで、 [メールの分析] をクリックします。



  4. [メールの分析] ページでは、メールの統計を抽出するための条件を選択できます。たとえば、 [日付の範囲] [グループ] [ユーザー] などを指定できます。



  5. フィルターオプションを適用すると、次の2種類のレポートに、適用された条件で抽出されたメールの統計を表示できます:
     
    • 概要レポート :選択した期間全体の統計の概要。



    • 詳細レポート :概要レポートの詳細分析。 詳細レポート の数値は、概要レポートで示される合計に加算されます。



メールの統計は、概要レポートと詳細レポートの両方で、次の列に表示されます:

  • 送信: Zoho CRMから送信されたメール数の合計。
    IMAP経由で設定されたメールアカウントの場合、メールの送信数の合計には、他のメールクライアント経由で送信されたメールが含まれます(例:Gmailなど)。ただし、Zoho CRMでは、メールクライアントを使用して送信されたメールは追跡されません。
  • 不達: 到達できなかったメール数の合計。
  • 追跡中: Zoho CRMで効果測定のために追跡されているメール。Zoho CRMでは、メールが追跡中の場合にのみ、メールの開封またはクリックを確認できます。
    通常は、Zoho CRMから送信されたすべてのメールが追跡されます。場合によっては、[追跡中]のメール数から、メールの送信数の合計のうち実際に追跡中であるメールの数を把握できます。つまり、[追跡中]の数は、送信されたメール数の合計以下になります。
  • 追跡中で不達: 「追跡対象メール」のうち不達になったメールの数。つまり、[追跡中で不達]の数は、不達メール数の合計以下になります。追加の感嘆符[!]アイコンによって、不達の種類(ハードバウンスまたはソフトバウンス)に関する詳細が示されます(  関連項目: メールの不達について  )。



  • 開封: 受信者が確認して開いたメール。
  • クリック: 受信者がリンクをクリックしたメール。
  • 受信: 営業担当者が受信者から受信したメール。
  • 返信: 受信者が返信したメール。 
メモ 
  • Zoho CRMで メールの分析 が無効になっている場合、メールは追跡されません。
  • Zoho CRMから送信されたメールのみが追跡されます。そのため、IMAP経由でメールアカウントを設定した場合、メールクライアントから送信するメールは追跡されません。ただし、 送信済み メール数の合計には含まれます。

メールと通話の分析

メールおよび通話の分析レポートは、選択された時点で営業担当者が発着信した通話や送受信したメールの合計を把握するのに役立ちます。これらの統計は、顧客とのコミュニケーションの効果を測定するのに役立ちます。

メールと通話の分析を表示するには

  1. [レポート] タブをクリックします。
  2. [メールのレポート] フォルダーを選択します。
  3. [メールのレポート] フォルダーで、 [メールと通話の分析レポート] をクリックします。
  4. [メールと通話の分析レポート] ページで、レポートを抽出するための条件を入力します。



    このレポートでは、 [日付] [ユーザー] [日付とユーザー] に基づく集計、 [日] [週] [月] 、  [年] によるグループ化、 [日付の範囲] の設定ができます。

  5. フィルターオプションを適用すると、次の2種類のレポートに、適用された条件で抽出されたメールの統計を表示できます:

    • 概要レポート :選択した期間全体の統計の概要。



    • 詳細レポート :概要レポートの詳細分析。 詳細レポート の数値は、概要レポートで示される合計に加算されます。


メールおよび通話分析は、概要レポートと詳細レポートの両方で、次の列に示されます:      

  • 送信メール :所定の日付に所定のCRMユーザーが送信したメール数の合計。
  • 受信メール :所定の日付に所定のCRMユーザーが受信したメール数の合計。
  • 返信メール :所定の日付に所定のCRMユーザーが顧客に返信したメール数の合計。
  • 応答あり :所定の日付に所定のCRMユーザーが顧客に発信し、顧客が応答した通話数の合計。
  • 応答なし :所定の日付に所定のCRMユーザーが顧客に発信し、顧客が応答しなかった通話数の合計。
  • 着信通話 :所定の日付に所定のユーザーが着信して応答した、顧客からの通話数の合計。
  • 不在着信 :所定の日付に所定のユーザーが応答しなかった、顧客からの通話数の合計。
  • 通話時間合計(分) :着信通話と発信通話の総時間。

送信済みメールのステータス

送信済みメールのステータスレポートでは、Zoho CRMから送信されたメールの詳細を把握できます。

このレポートでは、GmailやZoho Mailなどから送信されたメールは一覧表示されませんのでご注意ください。これらのメールはZoho CRMでは追跡できないためです。

送信済みメールのステータスレポートにアクセスするには

  1. [レポート] タブをクリックします。
  2. [メールのレポート] フォルダーを選択します。
  3. [メールのレポート] フォルダーで、 [送信済みメールのステータス] レポートをクリックします。
  4. [送信済みメールのステータス]ページには、次のようなレポートが表示されます。



    レポートの [フィルター] を使用して、特定の日付範囲のレポートを取得できます。



レポートは、 エクスポート 編集 メール 経由でのZoho CRMユーザーへの送信ができます。

[メールのレポート]フォルダーに表示されるその他のレポートの一部は、次のとおりです:     

  • [上位10人のユーザー] レポートは、ユーザーが送信したメールの数に基づいて決定されます。
  • [クリック率が上位10件のテンプレート] は、テンプレートのクリック率に基づいて決定されます。
  • [開封率が上位10件のテンプレート] は、テンプレートの開封率に基づいて決定されます。

メールテンプレートのパフォーマンスの追跡

テンプレートのパフォーマンスを使用すると、各テンプレートのパフォーマンスを判断したり、同じテンプレートのバージョン別に判断したりすることができます。

テンプレートの開封または未開封率を確認できるだけでなく、詳しい調査によって、テンプレートの少しまたは大幅な変更がパフォーマンスにどの程度影響を与えたかを確認することもできます。変更のたびにテンプレートの新しい「バージョン」が作成され、各バージョンに独自の統計情報が設定されます。

たとえば、Zylker社が「お客様へのご連絡」という名前のテンプレートを作成したとします。このテンプレートの件名を「Zylkerはお客様を大切に考えています」から「お客様はZylkerにとって大切です」へ編集すると、開封率に違いが生じる可能性があります。これを確かめるには、両方のバージョンのパフォーマンスを確認します。

メールテンプレートのパフォーマンスを追跡するには

  1. Zoho CRMアカウントで [設定] に移動します。
  2. [カスタマイズ] で、 [メールテンプレート] をクリックします。
  3. [メールテンプレート] ウィンドウでは、 [メールテンプレート] タブでさまざまなフォルダーにあるメールテンプレートの一覧を確認できます。
  4. [統計] という名前の列で次のいずれかのアイコンをクリックします。
    •  :メールの開封ステータスがグラフで表示されます。

または、[統計]ウィンドウで[表]と[グラフ]を切り替えて、テンプレート統計とバージョン履歴の両方を表示することもできます。

[グラフ] には、次の3種類の形式で、メールの開封ステータスが表示されます:

  • パーセント表示



  • 回数表示


  • バージョン表示




それぞれの棒にカーソルを合わせると、ツールチップが開き、詳細が表示されます。



日付を調整して、特定の期間におけるテンプレート統計を確認できます。また、[統計]ウィンドウの[検索]タブで特定のテンプレートを検索することもできます。


表形式ビュー には、同じテンプレートの異なるバージョンのパフォーマンスが表示されます。このビューには、変更の日付、変更したユーザー、変更時にユーザーが入力したコメントが表示されます。



このようにして、どのようなテンプレート変更が有効であるかを判断できます。 

メモ 
  • テンプレート統計は、Zoho CRMの次の場所で送信するメールテンプレートを選択する場合にもアクセスできます:                                   
    • 一括メール
    • メールの作成ウィンドウ
    • メール送信のワークフローの処理


関連情報











                        • Related Articles

                        • セールスシグナルの有効化

                          セールスシグナルは、Zoho CRMアカウントで受信できる、さまざまなコミュニケーションチャネル(手段)での顧客とのやり取りに関する通知です。Zoho CRMでセールスシグナルを有効にできるコミュニケーションチャネルは、次のとおりです:  受信メール メールの分析(開封、クリック、不達) 不在着信(Zoho電話連携による) アンケートへの回答(Zoho Survey連携による) キャンペーンへの反応(Zoho Campaigns連携による) 不在時のチャット(Zoho SalesIQ連携による) ...
                        • セールスシグナルの表示

                          各通知には、詳細情報が含まれていて、取り組む際に重要な内容を一目で確認できます。通知をクリックすると、データに関連する詳細情報をいつでも取得できます。   メールのシグナル 未読のメールがある場合、セールスシグナルをクリックすると、メールの内容を表示できます。メールを開いた場合と同様に、 [メールの表示] リンクを使用できます。 [返信] と [全員に 返信] オプションを使用すると、メールにすばやく返信できます。   メールの分析のシグナル ...
                        • Zoho CRMのメールオプションの比較

                          営業担当者にとって最も重要なツールはCRMのはずですが、顧客とのコミュニケーションのほとんどはメールで行われています。見込み客をフォローアップしたり、営業の詳細を更新したりするのに、CRMの画面とメールの受信トレイを都度切り替えて利用する必要があります。  ...
                        • メールオプションの種類

                          Zoho CRMのメール機能には、次の2つの種類があります:           標準のメール機能:           たとえば、見込み客にメールを送信したいが、Zoho CRMでメールアドレスを設定していない場合を考えてみます。このような場合、Zoho CRMからメールを送信できるでしょうか? 答えは、「はい、送信できます。」 営業活動ではメールのやりとりが非常に重要であることから、Zoho CRMには標準のメール機能が備わっています。Zoho CRMのメール機能は、Zoho ...
                        • セールスシグナルの概要

                          顧客が窓口担当者のみを通じて企業とコミュニケーションを取っていた時代は終わりました。現在では、顧客は企業とのコミュニケーションに複数のチャネル(経路)を使用しています。Webサイトへのアクセスからアンケートへの記入、サポート問い合わせの発行、TwitterやFacebookへの投稿まで、顧客は企業内のさまざまな部門の複数の人々と連絡を取ることができます。窓口担当者だけでは、これらすべてのチャネルを常に把握するのは非常に困難です。Zoho ...

                        Resources

                        Videos

                        Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                        eBooks

                        Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                        Webinars

                        Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                        CRM Tips

                        Make the most of Zoho CRM with these useful tips.