メールの送受信

メールの送受信

Zoho CRMからメールを送受信して、メールでのコミュニケーションに営業情報を反映させられます。

Zoho Mailオプションを使用すると、 [見込み客] [連絡先] [商談] タブでメールを送信できます。連絡先と連絡を取るためにメールサービスを切り替える必要はありません。Zoho Mailオプションを使用すると、お気に入りのメールクライアントをZoho CRMと連携でき、すべてのビジネスコミュニケーションをZoho CRMで一括管理できます。

メールの送信

[見込み客]、[連絡先]、[商談]タブからのメールの送信 

  1. [タブ] タブ をクリックします。
    ここでのタブは、[見込み客]、[連絡先]、[取引先]などのタブを指します。
  2. [タブ]ホーム ページで、 一覧表示 からデータを選択します。
  3. [データの詳細] ページで、 [メール] の関連リストに移動し、 [メールの送信] をクリックします。



  4. [メールの作成] ページで、メールメッセージを入力し、ファイルを添付し、CCとBCC項目に追加のメールアドレスを指定します。
  5. [送信] をクリックします。
    このメールは、受信者に送信され、Zoho Mailと設定したメールクライアントの送信済みフォルダーの [メール] の関連リストにコピーが保存されます。 関連項目: 添付ファイルの制限
メモ
  1. データのサブのメールアドレスを指定して、該当のメールアドレス宛にメールを送信することもできます。

[メール]タブからのメールの送信

[メール] タブは、CRMアカウントにPOP3プロトコルを使用したメールサービスを設定している場合にのみ表示されます。Zoho CRM内のデータ宛に直接、メールを送信できます。送信したメールは、該当データの [メール] の関連リストに表示されます。

[メール]タブからメールを送信するには
  1. [メール] タブに移動して、 [新しいメール] をクリックします。


  2. [宛先] 欄にメールアドレスを入力します。
    「@」に続けてデータの名前を入力することで、該当データ宛にメールを送信することもできます。



  3. メールを作成して、 [送信] をクリックします。
    該当データの [メール] の関連リスト欄に、メールが表示されます。

メモ
  1. メールに追加する添付ファイルは、10MB以下にする必要があります。 関連項目: 添付ファイルの制限

Gmailアカウントからのメールの送信

簡単な設定手順で、Gmailアカウントからメールを送信でき、Zoho MailとZoho CRMに送信済みアイテムとして表示されます。
Gmailアカウントでこのオプションを有効にするには、GmailのPOPアカウントに対してZoho Mailフィルターを設定します:
  1. Zoho Mailにログインし、 [設定] > [メールの整理] > [フィルター] > [フィルターの追加] をクリックします。
  2. [フィルター] ページで、次の操作を行ってください。
    • [フィルター名] を追加します。
    • メッセージの条件として、 [送信元]、[次の値と等しい] とGmailアカウント(...@ gmail.com )を選択します。
    • [フォルダーに移動] オプションで、 [送信済み] を探して選択します。
    • [保存] をクリックします。

 

メモ 

  • 上記のオプションは、GmailとZoho CRMを連携している場合にのみ機能します。


不達メール

メールが不達になり、受信者に届かない理由はいくつかあります。その理由は、ハードバウンスとソフトバウンスに分類されます。ソフトバウンスは、メールが受信者に届かない理由が一時的なものである場合です。これには、次のいずれかの理由が考えられます:

  • 受信者のメールボックスが上限に達している
  • メールメッセージのサイズが大きすぎる
  • 受信者のサーバーがダウンしている

ハードバウンスの場合の最も一般的な理由は、メールアドレスが有効でないことです。有効なメールアドレスでもハードバウンスが発生するその他の理由は次のとおりです:

  • 受信者のメールサーバーによってメールの配信がブロックされている 
  • 受信者がメールの登録を解除した

Zoho CRMからメールを送信したときに、「メールアドレスが存在しません」 という警告メッセージが表示された場合は、ハードバウンスが考えられます。この場合は、同じメールアドレスに今後メールを一切送信できない可能性があります。 

メールの送信予約

多くの顧客が異なるタイムゾーンにいるとします。もしくは、重要な会議が午後にあり、特定の時間にメール対応ができなくなる場合を想定します。このような場合、システムが適切なタイミングでメールを送信するように、Zoho CRMでメールを予約できます。この機能は、エンタープライズプランとアルティメットプランで利用できます。Zoho CRMでは、次の3種類の予約オプションを提供しています: 

  • メールに最適な時間 - Zoho CRMによって提案される時間
  • 標準の予約オプション (今日、明日)            
  • 任意の日時           

メールを送信予約するには

  1. 目的のタブに移動します。  
    メールの予約は、[見込み客]、[連絡先]、その他のカスタムタブで使用できます。 
  2. データを選択し、 [メールの送信] をクリックします。
  3. [メールの作成] ウィンドウで [メールの予約] アイコンをクリックします。



    この連絡先への メールに最適な時間についてZoho CRMからの提案がある場合は、その時刻が表示されます。この時刻を選択して、即座に予約できます。



  4. [予約時間] ポップアップで、次に示すオプションから時刻を選択できます。
    • メールに最適な時間:Zoho CRMのアシスタントであるZiaからの提案です。CRMは、顧客とのメールの傾向を学習し、顧客がメールをチェックできる可能性が最も高い時刻を提案します。ここで表示される時刻のいずれかを選択して、メールが即座に確認されるようにできます。
    • 標準の予約オプション:[今日の夕方(午後6時)]などの標準オプションから選択できます。
    • 任意の日時:特定の日付、時刻、タイムゾーンを自由に指定できます。



  5. [予約] をクリックします。
    選択したとおりにメールが予約されます。データの [メールの関連リスト] に予約されたことが表示されます。メールのステータスを確認して、予約済みか、配信済みかなどを確認できます。



    予約した時刻より前に、メールを表示して編集できます。[編集]をクリックすると、作成ウィンドウが開きます。このウィンドウでは、変更、再予約、チェックボックスを無効化して、即座にメールを送信できます。予約されたメールを関連リストから削除することでキャンセルすることもできます。メールを送信する前に、必要に応じてメールを編集または削除できるのは、メールを予約したユーザーだけであることに注意します。共有権限を持つユーザーは、メールの表示のみ可能です。
メモ 
  • CRMによって提案される メールに最適なタイミング は、[見込み客]と[連絡先]タブでのみ利用できます。 
  • メールを予約するには、ユーザーに メールの送信 権限が必要です。

ドキュメントの添付

メールを送信するには、[メール]タブから送信する、または(タブ内の)データから直接送信する、の2つの方法があります。メールを送信する際、ローカルドライブ、Zoho Docs、Googleドキュメントからドキュメントを添付できます。メールの送信は、[見込み客]、[連絡先]、[商談]、[発注書]、[受注書]、[見積書]、[請求書]の各タブからのみ可能です。

ドキュメントを添付するには

  1. [タブ] タブ をクリックします。
    ここでのタブは、[見込み客]、[連絡先]、[取引先]などのタブを指します。
  2. タブのホーム ページで、データを選択します。
  3. [データの詳細] ページの [メール] の関連リストで、 [メールの送信] をクリックします。
  4. [メールの作成] ウィンドウで、添付ファイルのアップロードに使用するオプションを選択します。 
メモ 
  • Zoho Docsからの添付は、Zoho Mailオプションを設定した後にのみ使用できます。
  • 無料プランでは、最大3MBまでのファイルを添付できます。
  • プロフェッショナルプランとエンタープライズプランでは、最大10MBまでのファイルを添付できます。
  • どのプランでも、Zoho Mailオプションユーザーは最大10MBまでのファイルを添付できます。
  • 1つのメールに対して、Zoho Docsから最大5件までの添付ファイルを添付できます。

メールから関連リストへのドキュメントの添付 

顧客や同僚からの受信メールには、今後の参考のためにZoho CRMのデータに保存すべき添付ファイルが含まれている場合があります。ファイルを手動でダウンロードして添付する代わりに、「[添付]関連リストに追加」オプションを使用できます。

該当データへのアクセス権限を持つ組織のメンバーは、必要に応じて、メールのやりとりに目を通すことなく、簡単に添付ファイルを参照できます。

メール内に添付されている画像、ドキュメント、ファイルを直接、該当データの[添付]関連リストに追加できます。


メモ 
  1. 添付ファイルは、ファイルストレージの上限に制限されます。つまり、利用中のプランに許可されているストレージ上限の範囲で添付できます。
  2. 現在のところ、添付ファイルの複製は識別されません。

メールの受信

メールを受信すると、Zoho MailサーバーはそのメールをZohoメールボックスに取得します。その後、同じメールがZoho CRMでも取得されます。特定の見込み客、連絡先、商談に関連する受信メールは、それぞれ[見込み客]、[連絡先]、[商談]ページの[メール]セクションに表示されます。商談に関連付けられているメインの連絡先に関するメールは、[商談]ページの[メール]セクションに一覧表示されます。

重要事項:

  • Zoho Mailオプションを データレベルの共有オプションを持つアカウントとして設定した場合 、[見込み客]、[連絡先]、[商談]ごとに共有オプションを有効にする必要があります。
  • Zoho Mailを非公開アカウントとして設定している場合でも、(有効になっていれば)他のユーザーのメールを表示できます。
  • メールアドレスがない見込み客、連絡先、商談では、[メール]セクションにメールは表示されません。
  • (見込み客または連絡先の)メールアドレスに変更があった場合、新しいメールアドレスにリンクされたメールのみが取得されます。以前のメールアドレスにリンクされたメールは、CRMでは使用できなくなります。
  • メールボックス(Zoho CRM用に設定されたメールアドレス)を変更した場合、以前設定したメールボックスのメールは表示されなくなります。ただし、これらのメールはZoho Mailで使用できます。
  • 無効化されたユーザーのメールは、[見込み客]、[連絡先]、[商談]ページには表示されません。ただし、このメールは個人のメールアカウントで表示できます。
  • 特定の連絡先のメールを検索する際、お使いのアカウントのアーカイブされたメールも表示されます。

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