一括メールの送信

一括メールの送信

顧客とのコミュニケーションはビジネスで最も重要な活動の1つであり、そのための最善の方法はメールを使用することです。Zoho CRMは、一括メールを使用して多数の顧客に連絡するオプションを提供しています。また、自動返信の設定、一括メールの予約、使用可能なメールテンプレートの確認と作成も可能です。一括メールのメリットは次のとおりです:
  • 顧客リストの全員にメールを送信する時間を節約できる。
  • ビジネス要件に基づいてメール送信対象リストを新しく作成できる。
  • 都合に合わせて、特定の日時にメールを送信するよう予約できる。
  • メールのオプトアウト 機能を使用して、顧客が自分でメール送信対象リストの登録または登録解除ができる。  
メモ  
  • 一括メール機能は、[見込み客]、[連絡先]、[商談]の各タブと、すべてのカスタムタブで使用できます。Zoho CRMでは、ビジネス要件に関して一括メールを顧客に送信できます。たとえば、最新情報やカスタマイズされたフォローアップメールを一括で顧客に送信できます。一括メールは、メールキャンペーンソフトウェアやツールの代替ではありません。CRMで一括メールを使用する目的は、業務プロセスの簡素化です。
  • メールを送信する前に、データに含まれるメールアドレスが有効であることを確認します。
  • テンプレートからのメールアドレスオプションは、テンプレートで送信元、返信先を設定した後で使用できます。
  • Zoho CRMプランに基づいて一括メールを送信できます。特定の予約日時に予約できる一括メール処理は、最大3件です( 関連項目: メールの制限   )。
  • 一括メールを送信する前に、メールテンプレートを作成する必要があります( 関連項目: メールテンプレート   )。

一括メールの送信と予約

Zoho CRMでは、一括メールをすぐに送信することも、特定の日時に送信予約することもできます。たとえば、朝10時に一部の顧客にメールを送信したくても、その時間は会議で取り込み中の場合、特定の日時にメール送信を予約できます。1つの予約日時に対して、タブごとに5つの一括メール処理を予約できます。メールの受信者は、次の3つのオプションから選択できます: 

  • タブのリストビュー(データの一覧)
  • カスタムビュー
  • 条件に基づく連絡先

I)タブのリストビュー(データの一覧)からの一括メールの送信 

  1. [タブ] を選択します。
  2. データの一覧から  データ を選択し、 [メールの送信] をクリックします。
  3. [一括メール送信]ポップアップで、 [メールテンプレート] を選択します。 または、 [テンプレートの作成] リンクをクリックして、新しいテンプレートを作成することもできます。



  4. [差出人] 項目と [返信先を追加] 項目で、次の手順を実行します:
    • 初期設定では、登録したメールアドレスが両方の項目に表示されます。ただし、選択リストから次のいずれかのオプションを選択できます。
      • データの担当者のメールアドレス。
      • 組織のメールアドレス。

         



  5. [送信オプション] で次の手順を実行します:
    • [今すぐ送信] をクリックすると、すぐにメールを送信できます。
    • 後でメールを送信するには、 [後で実行] をクリックします。メール送信を予約する [日付] [時間] を入力します。



  6. [送信] または [予約] をクリックします。

II)カスタムビューからの一括メールの送信 

  1. タブのリストビュー (データの一覧) ページ で、 [詳細] アイコンをクリックします。
  2. オプションの一覧から [一括メール送信] を選択します。
                       


  3. [一括メール送信の概要] ページで、 [一括メール送信の作成] をクリックします。
  4. 選択リストのカスタムビューから受信者を選択します。



  5. [メールテンプレート] を選択し、上記の手順を繰り返して、一括メールの送信または予約を実行します。

III)条件に基づく一括メールの送信 

  1. タブのリストビュー (データの一覧)ページ で、 [詳細] アイコンをクリックします。
  2. オプションの一覧から、 [一括メール送信] を選択します。
  3. [一括メール送信] の概要ページで、 [一括メール送信の作成] をクリックします。
  4. [宛先] の選択リストから [条件基準] をクリックします。
  5. [条件の入力] で詳細を入力します。
  6. [保存] をクリックします。



  7. [メールテンプレート] を選択し、上記の手順を繰り返して、一括メールの送信または予約を実行します。
             

一括メールでの自動処理の設定

メールが開封されたとき、クリックされたとき、不達になったときに、項目の更新、フォローアップタスクの追加、通話の予約などの自動処理を設定できます。

たとえば、連絡先がメールを開封したときやメールをクリックしたときに、製品の詳細情報を送信するなどのフォローアップタスクを設定できます。同様に、メールが不達になった場合に項目を更新するように設定できます。

自動処理を設定できるメールには、条件がいくつかあります:

  • 一括メールが開封されるかクリックされた場合 - 受信者が一括メールを開封したか、クリックするたびに、項目の更新、フォローアップタスクの追加、通話の予約などの自動処理を設定できます。
  • メールが不達になった場合 - 一括メールが不達になった場合、項目の更新の自動処理のみを設定できます。


自動処理を設定するには

  1. [一括メール送信] ポップアップで、 [フォローアップ活動] をクリックします。
  2. 選択リストから [トリガー] を選択します。
    • メールが開封された場合
    • メール内のリンクがクリックされた場合
    • メールが不達の場合
  3. [アクション] を選択し、 [設定] をクリックして、次の手順を実行します:
    • 項目の更新 - メールが開封されたとき、クリックされたとき、不達になったときに更新する必要がある項目を選択します。
      1. [項目の更新] ポップアップで、選択リストから [項目] を選択し、対応する [値] を入力します。
      2. [保存] をクリックします。



    • フォローアップタスクの追加 - これを選択すると、開封されたメール、またはクリックされたメールのデータに、フォローアップタスクが追加されます。
      1. [フォローアップタスクの追加] ポップアップで、件名、期限、ステータス、優先度、割り当て先などの [詳細] を入力します。
      2. [完了] をクリックします。



    • 通話の予約 - メールが開封された、またはクリックされた場合に通話を予約するには、このオプションを選択します。
      1. [通話の予約]ポップアップ で、 [件名] を入力します。
      2. 選択リストから [担当者] を選択します。
      3. [通話の開始日時] を選択します。
      4. [完了] をクリックします。


  4. [完了] をクリックします。

     
メモ 
  • 不達になったメールの場合は、項目の更新のみが可能です。フォローアップタスクの追加や通話の予約はできません。
  • 自動処理ごとに、最大3件の項目更新、2件のフォローアップタスク、2件の通話の予定を追加できます。

一括メールへのフォローアップメールの追加

一括メールを受信者に送信する一方、所定の時間が経過した後に送信するフォローアップメールを予約することもできます。たとえば、ウェルカムメールを顧客に送信した場合、ウェルカムメールを受信または開封した顧客に対するフォローアップメールを追加できます。フォローアップメールの送信日付を選択するか、フォローアップメールを顧客に送信するまでの日数を指定できます。

また、フォローアップメールを送信しない顧客のリストも指定できます。たとえば、製品を購入済みの顧客にフォローアップメールを送信しないという条件を設定できます。フォローアップメールに自動処理を追加することもできます。 

メモ 
  • 最初のメールを 開封した 顧客にフォローアップメールを送信することを選択した場合、フォローアップメールに特定の日付を選択することはできません。フォローアップメールを送信するまでの日数を指定する必要があります。
  • 一括メールには、利用中のプランに応じた数のフォローアップメールを追加できます。
    • エンタープライズプラン:最大3件までのフォローアップメール
    • アルティメットプラン:最大5件までのフォローアップメール

フォローアップメールを追加するには

  1. [一括メール送信の概要] ページで、 [一括メール送信の作成] をクリックします。
  2. [フォローアップメール] にスクロールして、 [フォローアップの追加] をクリックします。



  3. [フォローアップ] ポップアップで、 [フォローアップメールの宛先] を選択します。
  4. メール送信の対象から一部の受信者を除外する場合、 [除外する条件] を指定します。



  5. [メールテンプレート] を選択します。
  6. [フォローアップメールの送信日] のカレンダーから [日付を選択] するか、 [日数] を入力します。
  7. [追加] をクリックします。
  8. [フォローアップ活動] で、 [アクションの実行] をクリックし、選択リストからトリガーを選択します。



メールの編集、停止、削除

[一括メール送信の概要]ページで、予約済み、送信済み、停止済みのメールの一覧を表示できます。停止または予約されたメールはそれぞれのフォルダーに表示され、同様に編集できます。メールで次の操作を実行できます。


  • 予約済みのメール - 後で送信するよう予約した一括メールとフォローアップメールがここに表示されます。これらのメールは、編集、停止、削除できます。予約済みのメールを送信時刻の15分前に編集する場合、メールは停止済みの一覧に移動されます。一括メールを削除すると、関連するフォローアップメールも削除されます。



  • 送信済みメール - 送信済みのメールがここに表示されます。必要に応じて削除することもできます。一括メールが送信され、フォローアップメールがまだ送信されていない場合は、[送信済みメール]からフォローアップメールを編集できます。また、[送信済みメール]フォルダーから、送信済み、不達、到達済み、未配信、開封済み、クリック済み、未クリックのメール数を示すメール統計を表示できます。
  • 停止済みメール - 送信されなかったメールは停止済みの一覧に表示されます。これらのメールは、編集、開始、削除できます。停止済みメールを削除すると、一括メールに関連付けられたフォローアップメールも削除されます。


     
メモ 
  • 一括メールは、一括メールを作成したユーザーのみが編集、停止、開始できます。他のユーザーは、メールの表示/削除のみが可能です。
  • また、Zoho Campaigns連携で、CRMの[見込み客]と[連絡先]を使用してメールキャンペーンを実行することもできます。さらに、クリック数や不達率などを追跡し、Zoho Campaigns内からのメールに標準テンプレートを使用できます。

メール統計の表示

[メールの概要]ページから、送信されたメールの統計を表示できます。統計には、送信済み、開封済み、クリック済み、不達、配信済み、未開封、未クリックのメール数が表示されます。また、各カテゴリーをクリックすると、受信者リストを表示できます。

メール統計を表示するには 

  1. [一括メール送信の概要]ページに移動します。
  2. [送信済みメール] をクリックして、任意のメールを選択します。
  3. メールの統計情報が表示されます。
  4. 開封済みまたは不達のカテゴリーをクリックすると、受信者リストが表示されます。


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