• 顧客リストの全員にメールを送信する時間を節約できる。
  
• ビジネス要件に基づいてメール送信対象リストを新しく作成できる。
  
• 都合に合わせて、特定の日時にメールを送信するよう予約できる。
  
• メールのオプトアウト 機能を使用して、顧客が自分でメール送信対象リストの登録または登録解除ができる。  
  

メモ  

• 一括メール機能は、［見込み客］、［連絡先］、［商談］の各タブと、すべてのカスタムタブで使用できます。Zoho CRMでは、ビジネス要件に関して一括メールを顧客に送信できます。たとえば、最新情報やカスタマイズされたフォローアップメールを一括で顧客に送信できます。一括メールは、メールキャンペーンソフトウェアやツールの代替ではありません。CRMで一括メールを使用する目的は、業務プロセスの簡素化です。
  
• メールを送信する前に、データに含まれるメールアドレスが有効であることを確認します。
  
• テンプレートからのメールアドレスオプションは、テンプレートで送信元、返信先を設定した後で使用できます。
  
• Zoho CRMプランに基づいて一括メールを送信できます。特定の予約日時に予約できる一括メール処理は、最大3件です（ 関連項目： メールの制限   ）。
  
• 一括メールを送信する前に、メールテンプレートを作成する必要があります（ 関連項目： メールテンプレート   ）。

一括メールの送信と予約

Zoho CRMでは、一括メールをすぐに送信することも、特定の日時に送信予約することもできます。たとえば、朝10時に一部の顧客にメールを送信したくても、その時間は会議で取り込み中の場合、特定の日時にメール送信を予約できます。1つの予約日時に対して、タブごとに5つの一括メール処理を予約できます。メールの受信者は、次の3つのオプションから選択できます： 

• タブのリストビュー（データの一覧）
  
• カスタムビュー
  
• 条件に基づく連絡先
  

I）タブのリストビュー（データの一覧）からの一括メールの送信 

1. ［タブ］ を選択します。
   
2. データの一覧から  データ を選択し、 ［メールの送信］ をクリックします。
   
3. ［一括メール送信］ポップアップで、 ［メールテンプレート］ を選択します。 または、 ［テンプレートの作成］ リンクをクリックして、新しいテンプレートを作成することもできます。
   
   
   
   

   
   
4. ［差出人］ 項目と ［返信先を追加］ 項目で、次の手順を実行します：
   
   • 初期設定では、登録したメールアドレスが両方の項目に表示されます。ただし、選択リストから次のいずれかのオプションを選択できます。
     
     • データの担当者のメールアドレス。
       
     • 組織のメールアドレス。
       
       
       
        
       
       
       

       
       
5. ［送信オプション］ で次の手順を実行します：
   
   • ［今すぐ送信］ をクリックすると、すぐにメールを送信できます。
     
   • 後でメールを送信するには、 ［後で実行］ をクリックします。メール送信を予約する ［日付］ と ［時間］ を入力します。
     
     
     
     
     
     
     
6. ［送信］ または ［予約］ をクリックします。
   

II）カスタムビューからの一括メールの送信 

1. タブのリストビュー （データの一覧） ページ で、 ［詳細］ アイコンをクリックします。
   
2. オプションの一覧から ［一括メール送信］ を選択します。
   

                      
   
   
   
   
3. ［一括メール送信の概要］ ページで、 ［一括メール送信の作成］ をクリックします。
   
4. 選択リストのカスタムビューから受信者を選択します。
   
   
   
   
   
   
   
5. ［メールテンプレート］ を選択し、上記の手順を繰り返して、一括メールの送信または予約を実行します。
   

III）条件に基づく一括メールの送信 

1. タブのリストビュー （データの一覧）ページ で、 ［詳細］ アイコンをクリックします。
   
2. オプションの一覧から、 ［一括メール送信］ を選択します。
   
3. ［一括メール送信］ の概要ページで、 ［一括メール送信の作成］ をクリックします。
   
4. ［宛先］ の選択リストから ［条件基準］ をクリックします。
   
5. ［条件の入力］ で詳細を入力します。
   
6. ［保存］ をクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
7. ［メールテンプレート］ を選択し、上記の手順を繰り返して、一括メールの送信または予約を実行します。

一括メールでの自動処理の設定

メールが開封されたとき、クリックされたとき、不達になったときに、項目の更新、フォローアップタスクの追加、通話の予約などの自動処理を設定できます。

たとえば、連絡先がメールを開封したときやメールをクリックしたときに、製品の詳細情報を送信するなどのフォローアップタスクを設定できます。同様に、メールが不達になった場合に項目を更新するように設定できます。

自動処理を設定できるメールには、条件がいくつかあります：

• 一括メールが開封されるかクリックされた場合：受信者が一括メールを開封したか、クリックするたびに、項目の更新、フォローアップタスクの追加、通話の予約などの自動処理を設定できます。
  
• メールが不達になった場合：一括メールが不達になった場合、項目の更新の自動処理のみを設定できます。
  
  
  

自動処理を設定するには

1. ［一括メール送信］ ポップアップで、 ［フォローアップ活動］ をクリックします。
   
2. 選択リストから ［トリガー］ を選択します。
   
   • メールが開封された場合
     
   • メール内のリンクがクリックされた場合
     
   • メールが不達の場合
     
3. ［アクション］ を選択し、 ［設定］ をクリックして、次の手順を実行します：
   
   • 項目の更新 - メールが開封されたとき、クリックされたとき、不達になったときに更新する必要がある項目を選択します。
     
     1. ［項目の更新］ ポップアップで、選択リストから ［項目］ を選択し、対応する ［値］ を入力します。
        
     2. ［保存］ をクリックします。
        
        
        
        
        
        
   • フォローアップタスクの追加 - これを選択すると、開封されたメール、またはクリックされたメールのデータに、フォローアップタスクが追加されます。
     
     1. ［フォローアップタスクの追加］ ポップアップで、件名、期限、ステータス、優先度、割り当て先などの ［詳細］ を入力します。
        
     2. ［完了］ をクリックします。
        
        
        
        
        
        
        
   • 通話の予約 - メールが開封された、またはクリックされた場合に通話を予約するには、このオプションを選択します。
     
     1. ［通話の予約］ポップアップ で、 ［件名］ を入力します。
        
     2. 選択リストから ［担当者］ を選択します。
        
     3. ［通話の開始日時］ を選択します。
        
     4. ［完了］ をクリックします。
        
        
        
        
        
        
4. ［完了］ をクリックします。
   
   
    

メモ 

• 不達になったメールの場合は、項目の更新のみが可能です。フォローアップタスクの追加や通話の予約はできません。
  
• 自動処理ごとに、最大3件の項目更新、2件のフォローアップタスク、2件の通話の予定を追加できます。

一括メールへのフォローアップメールの追加

一括メールを受信者に送信する一方、所定の時間が経過した後に送信するフォローアップメールを予約することもできます。たとえば、ウェルカムメールを顧客に送信した場合、ウェルカムメールを受信または開封した顧客に対するフォローアップメールを追加できます。フォローアップメールの送信日付を選択するか、フォローアップメールを顧客に送信するまでの日数を指定できます。

また、フォローアップメールを送信しない顧客のリストも指定できます。たとえば、製品を購入済みの顧客にフォローアップメールを送信しないという条件を設定できます。フォローアップメールに自動処理を追加することもできます。 

メモ 

• 最初のメールを 開封した 顧客にフォローアップメールを送信することを選択した場合、フォローアップメールに特定の日付を選択することはできません。フォローアップメールを送信するまでの日数を指定する必要があります。
  
• 一括メールには、利用中のプランに応じた数のフォローアップメールを追加できます。
  
  • エンタープライズプラン：最大3件までのフォローアップメール
    
  • アルティメットプラン：最大5件までのフォローアップメール

1. ［一括メール送信の概要］ ページで、 ［一括メール送信の作成］ をクリックします。
   
2. ［フォローアップメール］ にスクロールして、 ［フォローアップの追加］ をクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
3. ［フォローアップ］ ポップアップで、 ［フォローアップメールの宛先］ を選択します。
   
4. メール送信の対象から一部の受信者を除外する場合、 ［除外する条件］ を指定します。
   
   
   
   
   
   
5. ［メールテンプレート］ を選択します。
   
6. ［フォローアップメールの送信日］ のカレンダーから ［日付を選択］ するか、 ［日数］ を入力します。
   
7. ［追加］ をクリックします。
   
8. ［フォローアップ活動］ で、 ［アクションの実行］ をクリックし、選択リストからトリガーを選択します。
   
   
   
   
   

メールの編集、停止、削除

［一括メール送信の概要］ページで、予約済み、送信済み、停止済みのメールの一覧を表示できます。停止または予約されたメールはそれぞれのフォルダーに表示され、同様に編集できます。メールで次の操作を実行できます。

• 予約済みのメール - 後で送信するよう予約した一括メールとフォローアップメールがここに表示されます。これらのメールは、編集、停止、削除できます。予約済みのメールを送信時刻の15分前に編集する場合、メールは停止済みの一覧に移動されます。一括メールを削除すると、関連するフォローアップメールも削除されます。
  
  
  
  
  
  
  
  
• 送信済みメール - 送信済みのメールがここに表示されます。必要に応じて削除することもできます。一括メールが送信され、フォローアップメールがまだ送信されていない場合は、［送信済みメール］からフォローアップメールを編集できます。また、［送信済みメール］フォルダーから、送信済み、不達、到達済み、未配信、開封済み、クリック済み、未クリックのメール数を示すメール統計を表示できます。
  
• 停止済みメール - 送信されなかったメールは停止済みの一覧に表示されます。これらのメールは、編集、開始、削除できます。停止済みメールを削除すると、一括メールに関連付けられたフォローアップメールも削除されます。
  
  
  
  
  

メモ 

• 一括メールは、一括メールを作成したユーザーのみが編集、停止、開始できます。他のユーザーは、メールの表示/削除のみが可能です。
  
• また、Zoho Campaigns連携で、CRMの［見込み客］と［連絡先］を使用してメールキャンペーンを実行することもできます。さらに、クリック数や不達率などを追跡し、Zoho Campaigns内からのメールに標準テンプレートを使用できます。

メール統計の表示

［メールの概要］ページから、送信されたメールの統計を表示できます。統計には、送信済み、開封済み、クリック済み、不達、配信済み、未開封、未クリックのメール数が表示されます。また、各カテゴリーをクリックすると、受信者リストを表示できます。

メール統計を表示するには 

1. ［一括メール送信の概要］ページに移動します。
   
2. ［送信済みメール］ をクリックして、任意のメールを選択します。
   
3. メールの統計情報が表示されます。
   
4. 開封済みまたは不達のカテゴリーをクリックすると、受信者リストが表示されます。
   
   
   
   
   

トラブルシューティングのヒント

詳細は、一括メール送信に関するトラブルシューティングをご参照ください。