Zoho CRMとSMS（ショートメッセージ）の連携

Zoho CRMとSMS（ショートメッセージ）の連携

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  1. この機能は、現在、インド国内に登記されている企業に所属するユーザーのアカウントでのみ利用できます。
  2. Zoho CRMとSMS（ショートメッセージ）を連携すると、インド国内の顧客に対してSMSで通知を送信できます。利用には、インド電気通信規制庁の分散型台帳のポータルにおける利用登録が必要です。
  3. SMS通知機能は、今後、インド以外の国でも利用可能になる予定です。
見込み客や顧客に対して、メールやSMS（ショートメッセージ）で通知を送信するということはよくあるでしょう。たとえば、予約状況に関するリマインダーや、購入完了通知などです。このような場合、通知手段としては、SMSよりもメールの方が一般的かもしれません。しかし、通知内容によってはSMSの方が適している場合もあります。
 
SMSは、メールよりも開封率や反応率が高いと言われており、重要度や緊急度の高い内容を簡潔に伝えたい場合に適しています。たとえば、配送状況、サービスの利用停止、入金催促などに関する通知には、SMSが適しているでしょう。このように必要に応じてSMS通知を活用することで、顧客とのコミュニケーションを最適化できます。

SMS通知の有効化 

Zoho CRMの組織でSMS通知を有効にするには、以下の手順を実行します。
  1. 組織の基本情報（組織の正式名称、ブランド名、所在地）などを入力します。
  2. 送信者に関する情報を入力します。こちらには、通信サービス事業者などを通じて国の行政機関のポータルに登録した情報を入力します（こちらに入力する必要のある情報は、会社が登記されている国によって異なります）。
    インドの場合、インド電気通信規制庁の分散型台帳のポータルに登録されている内容を入力します。送信者名の入力が完了したら、続けて、送信者名以外の登録情報も入力します。入力が完了したら、［保存する］をクリックします。 
  3. ポイントに関する詳細ページでは、SMS通知の送信に必要なポイント（クレジット、利用権）を購入できます。 
SMS通知を有効にするには：
  1. Zoho CRMの画面右上にある設定アイコンをクリックし、［チャネル］→［SMS］に移動します。
  2. ［有効にする］をクリックします。
  3. ［続ける］をクリックします。
  4. 表示された画面で、以下の情報を入力します。

    1. 組織の正式名称／商号
    2. ブランド名
    3. 市区町村
    4. 都道府県／州
    5. 郵便番号
    6. 国

  5. ［次へ］をクリックします。
  6. 送信者情報の入力画面で、以下の情報を入力します。

    1. 送信者名（送信者ID／ヘッダー）：インド電気通信規制庁の分散型台帳のポータルに登録されている送信者名（アルファベット大文字や数字によるID）です。
    2. 登録番号（PEID）：ポータルで発行された19桁の番号です。
    3. 組織名（エンティティ名）：ポータルに登録されている組織名です。
    4. 送信者の個別ID：ポータルで発行された送信者の個別IDです。 
    5. 通信サービス事業者：送信者IDを登録した通信サービス事業者です。
  7. ［保存する］をクリックします。

ポイントの購入と利用 

SMS通知を送信するには、ポイントが必要です。この機能では、SMS通知を送信するごとに、利用可能残高からポイントが差し引かれます。SMS通知の機能を有効にすると、ポイントに関する詳細ページが表示されます。このページでは、ポイントの利用可能残高や利用状況を確認できます。また、ポイントの購入、自動チャージ設定、購入履歴の表示なども可能です。

ポイントを購入するには：
  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックし、［チャネル］→［通知］→［SMS］→［利用明細］に移動します。
  2. ［ポイントを購入する］をクリックします。 
SMS通知は、利用可能残高にポイントがある場合にのみ送信可能です。自動チャージ設定を行うと、ポイントがなくなる前に自動でポイントをチャージ（追加購入）できるため、都度購入による手間と時間を節約できます。
 
自動チャージ設定を行うには：
  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックし、［チャネル］→［通知］→［SMS］→［利用明細］に移動します。
  2. ［…］（その他）アイコンをクリックします。
  3. ［自動チャージを管理する］をクリックします。
  4. 切り替えボタンをクリックすると、自動チャージ設定が有効になります。
  5. ［最低残高（チャージ基準）］を指定します。
  6. ポイントが最低残高より少なくなると、自動でポイントがチャージされます。

また、［最低残高を下回ったときに追加するポイント］を指定します。最低残高を下回ったときに、こちらで指定した数のポイントが自動でチャージされます。

料金

SMS通知を送信するには、機能を利用するためのポイントが必要です。ポイントは、SMS通知を送信するごとに、差し引かれます。料金の詳細については、お問い合わせください。

［SMS通知］の［設定］タブ 

［SMS通知］の［設定］タブでは、Zoho CRMのユーザーに対するリマインダー設定を有効にできます。有効にすると、Zoho CRMのタスク、予定、通話に関して、各担当者にSMSのリマインダーが送信されるようになります。
 

SMSテンプレートの設定 

SMS通知の機能の有効化と、ポイントの購入が完了したら、SMSテンプレートの設定を行いましょう。SMSテンプレートとは、メッセージのひな形です。SMS通知を送信するには、規制当局のポータルに示されているガイドラインに従ってSMSテンプレートを作成し、規制当局から承認を受ける必要があります。

SMSテンプレートの設定手順は、以下のとおりです。

Zoho CRMにおけるSMSテンプレートの作成 

まず、Zoho CRMでSMSテンプレートを作成します。テンプレートの名前とメッセージの内容を入力します。メッセージの内容には、差し込み項目（受信者ごとに個別の情報を表示するための項目）を挿入できます。また、タブの選択欄では、SMS通知の送信処理をどのタブに関連付けるかを指定します。 
 
SMSテンプレートを作成するには：
まず、Zoho CRMでテンプレートを作成します。作成手順は以下のとおりです。
  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックし、［自動化］→［処理］→［SMS通知］→［SMSテンプレート］の順に移動します。
  2. ［+ 新しいSMSテンプレート］をクリックします。
  3. 表示された画面で、テンプレート名、メッセージの本文を入力します。タブの選択欄では、SMS通知の送信処理をどのタブに関連付けるかを指定します。
  4. ［保存する］をクリックします。
  5. テンプレートの作成が完了したら、コピー用のリンクをクリックして、テンプレートの内容をコピーします。

    コピーしたら、規制当局が運営するポータルに移動し、内容を申請フォームに貼り付けて、申請します。 
作成したメッセージテンプレートを確認するには、SMSテンプレートの一覧ページで対象のテンプレートをクリックします。画面右上にある編集ボタンをクリックすると、テンプレート名とメッセージの内容を編集できます。

Notes
メモ：
  1. SMSテンプレートの作成後は、タブを変更することはできません。
  2. メッセージを編集したら、再度、送信して、承認を得る必要があります。編集画面では、編集内容を下書きとして保存するか、申請するかを選択できます。 

SMSテンプレートの承認

申請したテンプレートが承認を受けたら、ポータルから承認済みテンプレートのファイルをダウンロードし、Zoho CRMにアップロードします。 
 
なお、承認を受けるためには、規制当局によって定められた規定やガイドラインに準拠してテンプレートが作成されている必要があります。

承認済みテンプレートのファイルのアップロードとSMSの内容の関連付け

承認済みテンプレートをZoho CRMにアップロードし、アップロードしたテンプレートと、Zoho CRMに登録されているテンプレートを関連付けます。SMS通知の送信は、関連付けの設定に基づいて、実行されます。 
 
承認済みテンプレートのファイルをアップロードするには：
  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックし、［自動化］→［処理］→［SMS通知］→［SMSテンプレート］の順に移動します。
  2. 画面右上に表示されているファイルの送信ボタンをクリックします。
  3. アップロードするファイル（承認済みテンプレートのファイル）を選択します。
  4. ［次へ］をクリックします。
  5. 表示された画面で、アップロードしたファイルのテンプレートと、Zoho CRMに登録されているテンプレートを関連付けます。
関連付けが完了すると、メッセージテンプレートが承認済みであるかどうかをチェックするために、テスト用のメッセージが送信されます。承認済みであることが確認できると、Zoho CRMでテンプレートが有効になります。

SMS通知の設定 

SMSテンプレートの登録が完了したら、SMS通知を設定しましょう。設定しておくと、ワークフロー（自動処理）によってSMS通知を自動送信できるようになります。

SMS通知の設定を追加するには：
  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックし、［自動化］→［処理］→［メッセージ通知］の順に移動します。
  2. ［通知］タブで、［+ 通知を作成する］をクリックし、［SMS通知］を選択します。
  3. 表示された画面で以下の設定を行います。
    1. 名前：SMS通知の設定名を入力します。
    2. タブ：SMS通知を関連付けるタブを選択します。
    3. 受信者：タブを選択し、SMSの受信者（宛先）の電話番号が登録されている項目を選択します。
    4. メッセージテンプレート：送信したいテンプレートを選択します。
  4. ［保存する］をクリックします。
SMS通知の一覧ページで通知名をクリックすると、通知の詳細ページを表示できます。詳細ページで画面右上に表示されている編集ボタンをクリックすると、通知の設定を編集できます。

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インドでは、Zoho CRMからSMS通知を送信するには、受信者（宛先）の携帯電話番号が、「+91-XXXX-XXXXXX」の形式で登録されている必要があります。
Notes
メモ：
  1. 一度、SMS通知の設定を追加すると、後から対象のタブを変更することはできません。

ワークフロー（自動処理）へのSMS通知の関連付け

ワークフローを設定すると、特定の条件を満たしたときにSMS通知を自動で送信できます。実行タイミングと条件を設定したら、［すぐに実行する処理］の欄で、［+ 処理］をクリックし、SMS通知の送信処理を選択します。

表示された画面で使用したいSMS通知の設定を選択します。また、SMS通知の設定を新しく作成することも可能です。
なお、新しく作成する場合、メッセージテンプレートは、承認済みのテンプレートから選択する必要があります。

担当者宛てのリマインダー   

Zoho CRMで管理者権限を持つユーザーがSMS通知を有効にすると、初期設定で、担当者宛てのリマインダー設定が有効になります。このリマインダー設定が有効になっていると、Zoho CRMのタスク、通話、予定に関して、各担当者宛てにSMSを通じてリマインダーが送信されます。リマインダーのSMSを受信したくないユーザーは、個別に設定を変更して、通知を無効にできます。個別に通知を無効にするには、画面右上にあるカレンダーアイコンをクリックし、［今日］→［詳細設定］→［設定…］→［リマインダー］の順に移動し、SMS経由のリマインダーを無効にするためのチェックボックスを選択します。
また、Zoho CRMの管理者権限を持つユーザーは、組織全体に対してこのリマインダー設定を無効にできます（管理者が設定を無効にするには、画面右上にある設定アイコンをクリックし、［自動化］→［処理］→［SMS通知］→［設定］に移動します）。