1. 招待メールを通じた登録
   
2. 登録フォームを通じた登録
   

ポータルへの登録フォーム

ポータルへの登録フォームの作成

1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、［チャネル］→［ポータル］の順に移動します。
   
2. 一覧から、対象のポータルユーザーの種類を選択します。
   
3. 表示されたページで右上にある［…］（その他）アイコンをクリックします。
   
   
   
   
4. メニューから、［ポータルへの登録フォームの管理］をクリックします。
   
5. ポータルへの登録フォームの管理画面が表示されます。この画面からは、既存の登録フォームの編集や、新しい登録フォームの作成が可能です。
   

   
   

   

   
   

   既存の登録フォームを編集する場合、登録フォーム名をクリックし、表示された画面の右上にある編集アイコンをクリックすると、フォームの編集画面が表示されます。新しい登録フォームを作成する場合、［ポータルへの登録フォームを作成する］をクリックし、フォームの基本情報を入力します。
   

   

   
   
6. なお、フォームの［種類］は［ポータルへの登録フォーム］にあらかじめ指定されています。［作成する］をクリックすると、フォームの編集画面が表示され、登録フォームの編集を開始できます。
   

 ポータルへの登録フォームの編集には、Webフォームの管理権限とポータル管理権限の両方が必要です。

ポータルへの登録フォームの編集

編集画面の右上にある［プレビュー］ボタンをクリックすると、登録フォームのプレビューを表示できます。

登録フォームの編集が完了したら、［次へ］をクリックし、登録フォームの詳細設定を行います。

1. ポータルへの登録フォームの場合、［移動先ページのURL］には、ポータルのホーム画面のURLがあらかじめ指定されています。このURLを編集することはできません。
   
2. データの担当者の設定欄では、対象ユーザーを直接選択するか、割り当てルールを選択することで、データの担当者を指定できます。
   
3. タグの設定欄では、フォームに追加するタグを指定することが可能です。
   
4. ダブルオプトイン（2段階の同意確認）は、初期設定で有効になっています。この設定を無効にすることはできません。
   
5. 連絡先の担当者への通知を有効にすると、見込み客や連絡先が登録フォームから情報を送信した場合に、該当の見込み客や連絡先の担当者に通知メールを送信できます。
   

［保存する］をクリックすると、登録フォームのURLが生成されます。登録フォームのURLをコピーし、メールやWebサイトなどに埋め込みます。

ポータルへの登録時のメールを通じたワンタイムパスワード認証  

登録完了メールのカスタマイズ 

1. 画面右上の設定アイコン→［チャネル］→［ポータル］の順に移動し、ポータルユーザーの種類を選択します。
   
2. 表示されたページで右上にある［…］（その他）アイコンをクリックし、メニューから［メールテンプレートのカスタマイズ］をクリックし、一覧から編集対象のメールテンプレートを選択します。 
   
3. 必要に応じて、テンプレートの内容を編集します。なお、テンプレートには必ずポータルのURLを含めるようにしてください。テンプレートからポータルのURLを削除すると、エラーメッセージが表示されます。
   
   
   
   
   
   
4. 編集が完了したら、［テンプレートを保存する］をクリックします。
   
   
   
   

ポータルへの登録時のエラー  

1. 登録フォームが無効になっている場合：登録フォームが無効になっている場合、［ポータルへのアクセスは保留中です］というエラーメッセージが表示されます。この場合、認証用のワンタイムパスワードの送信やポータルユーザーの登録は実行されません。ただし、この場合も、フォーム送信者の情報は、Zoho CRMのユーザーに対してメールで送信されます。
   
   
   
   
2. ポータルユーザーの種類が無効になっている場合：ポータルユーザーの種類が無効になっている場合、［ポータルが無効になっているため、このポータルにアクセスできません］というエラーメッセージが表示されます。これは、ポータルユーザーの種類を無効にすると、該当のポータルユーザーの種類に関連付けられている登録フォームも無効になるためです。なお、ポータルユーザーの種類を有効にしても、関連付けられている登録フォームは自動で有効にはなりません。登録フォームも手動で有効にする必要があります。
   
   
   
   
   
3. ポータルユーザーが無効になっている場合：ポータルユーザーが無効になっている場合、［利用しようとしているアカウントは無効になっています］というエラーメッセージが表示されます。
   
   
   
   
4. ポータルユーザー数が上限に達している場合：Zoho CRMのアカウントでポータルユーザー数が上限に達している場合、［メールアドレス「（該当のメールアドレス）」のユーザーに対して、このポータルが無効になっています］というエラーメッセージが表示されます。
   
   例：Zoho CRMのアカウントでポータルユーザー数の上限が500人であるとします。この場合、登録済みのポータルユーザー数が上限の500人に達すると、ポータルユーザーの新規登録はできなくなります。ただし、この場合も、登録フォームの利用は可能です。新しい登録希望者によって登録フォームから送信された登録情報は、［ポータルへのアクセスが保留中のユーザー］の一覧に追加されます。
   
   この一覧を表示するには、設定アイコン→［チャネル］→［ポータル］→いずれかのポータルユーザーの種類→［ユーザー］タブの順にクリックし、左上の選択リストで［ポータルへのアクセスが保留中のユーザー］をクリックします。
   
   
   ［ポータルへのアクセスが保留中のユーザー］の一覧にデータが追加されるたびに、Zoho CRMのユーザーに対して通知メールが送信されます。Zoho CRMのユーザーは、［ポータルへのアクセスが保留中のユーザー］の一覧内のデータに対して手動でアクセス権を付与できます。
   なお、アクセス権の付与は、ポータルユーザー用のライセンスを追加購入した場合にのみ実行できます。また、［ポータルへのアクセスが保留中のユーザー］の一覧では、保留中データの一括承認（アクセス権の一括付与）や一括却下も実行できます。
   
   ［ポータルへのアクセスが保留中のユーザー］の一覧に追加可能なデータ数の上限は、100件です。上限に達すると、それ以降に登録フォームを通じて送信されたデータは［ポータルへのアクセスが保留中のユーザー］の一覧には自動で追加されなくなります。なお、その場合も、Zoho CRMのユーザーに対する通知メールは送信されるため、Zoho CRMのユーザーが通知メールを確認し、データを手動でポータルに追加することはできます。
   

ポータルユーザーの種類のページでは、利用中のZoho CRMアカウントのポータルユーザー数を確認できます。また、ポータルユーザーの種類を作成する際に、必要なポータルユーザー用のライセンスを追加購入することも可能です。

プランごとの制限

1. 試用版では、ポータルを1件のみ作成できます。
   
2. ポータルへの登録フォームの機能は、エンタープライズプランとアルティメットプランにおいてのみ利用可能です。ポータルへの登録フォームは、ポータルユーザーの種類ごとに5件まで作成できます。
   
3. ［ポータルへのアクセスが保留中のユーザー］の一覧に追加可能なデータ数の上限：
   
1. 試用版：10件
   
2. 有料プラン：100件