主な機能

1. Zoho CRM内に［メール］タブを追加
   
2. Zoho CRMの画面からメールを送受信
   
3. 顧客とのメールのやりとりを組織ユーザーと共有（特定のデータに関するメールのみを共有するか、すべてのデータに関するメールを共有するか選択可能）
   
4. メールのやりとりをスレッド形式（ツリー形式）で表示
   
5. 見込み客や顧客からの受信メールに関する通知
   
6. 自社で利用中のメールアカウントとの連携（POP3とIMAPの両方に対応）

メールアカウントの設定においては、一般的によく利用されているメールサービス／アプリを選択するか、自社で運用しているメールアカウントへの接続情報（POP3またはIMAP）を入力します。一般的によく利用されているメールサービス／アプリについては、専用の連携機能が用意されており、かんたんに設定できます（Zoho Mail、Gmail、Yahoo! Mail、Microsoft Outlook、Microsoft 365など）。また、それらのサービス／アプリ以外を利用している場合は、POP3またはIMAPの接続情報を使用して、任意のメールアカウントを設定できます。

Zoho Mailのメール画面からZoho CRMへのデータの追加

Zoho Mailでは、メールのやりとりから送信者の情報を収集し、Zoho CRMアカウントに保存できます。たとえば、見込み客からメールを受信した際に、見込み客情報をZoho CRMに手動で登録する手間を減らすことが可能です。具体的には、Zoho Mailのメール画面から、送信者の名前やメールアドレスなどの情報を見込み客データとして、Zoho CRMに追加できます。また、Zoho CRMにデータがすでに登録されている見込み客／連絡先からメールを受信した場合、フォローアップ用のタスク、予定、通話やメモを追加したり、商談を作成して関連付けたりすることも可能です。なお、この機能を利用するには、Zoho Mailアドオン（メール設定）の有効化が必要です。

メモ：Zoho Mailのメール画面でZoho CRMとの連携を設定するには、画面右側にある（連携ウィジェット）アイコンをクリックします。  

Zoho Mailのメール画面からの見込み客／連絡先の追加

Zoho CRMに未登録のメールアドレスからメールを受信した場合、メールに記載された情報をもとにZoho CRMに見込み客または連絡先を追加できます。

メールの情報をもとにZoho CRMに見込み客／連絡先を追加するには

1. Zoho CRMで、［セールスインボックス］タブをクリックします。または、Zoho Mail（https://mail.zoho.com）にアクセスして、［メール］画面を開きます。以下は、Zoho Mailの画面からの操作手順です。
   
2. 受信トレイで、対象のメールを開きます。
   
3. 差出人名をクリックし、メニューの一覧から［CRM情報を表示する］を選択します。
   
   
4. Zoho CRMの情報の表示欄で、［見込み客］または［連絡先］を選択します
   （選択内容に応じて、差出人の情報がZoho CRMに見込み客または連絡先として追加されます）。
5. ［姓］、［名］、［電話番号］、［会社］などの詳細を入力します。
   メール内に記載されている情報については、対応する項目に値が自動的に入力されます。
6. 保存ボタンをクリックします。
   

メール画面からのタスク／予定／通話／メモ／商談の関連付け

受信したメールの差出人メールアドレスをクリックして［CRM情報を表示する］メニューを選択した際に、該当のメールアドレスがZoho CRM内に見込み客または連絡先として登録済みの場合、その情報が表示されます。必要に応じて、該当の見込み客／連絡先に関するタスク、予定、通話やメモを追加できます。また、連絡先に対しては商談を追加することも可能です。

タスク／予定／通話／メモ／商談を追加するには

1. Zoho CRMで、［セールスインボックス］タブをクリックします。または、Zoho Mailの［メール］画面を開きます。以下は、Zoho Mailの画面からの操作手順です。
   
2. 受信トレイで、対象のメールを開きます。
   
3. 差出人名をクリックし、メニューの一覧から［CRM情報を表示する］を選択します。
   
   
4. Zoho CRMの情報の表示欄で、活動欄にある［+ タスク］、［+ 予定］、［+ 通話］のいずれかをクリックします。または、［メモ］欄または［商談］欄で新しいデータの作成メニューをクリックします。
   なお、商談の作成は、連絡先の場合のみ可能です（見込み客の場合はできません）。
   
5. 必要な詳細を入力し、保存ボタンをクリックして追加します。
   
   

POP3でのメールアカウントの設定（旧バージョン）

Zoho CRMにおけるPOP3でのメールアカウントの設定機能が新しくなりました。新しい機能は現在、一部のアカウントでのみ利用できますが、他のアカウントでも段階的に利用可能になります。詳細は、こちらをご参照ください。

メールのデータの削除と保持のポリシーに関する注意事項

Zoho CRMにおけるメールのデータの削除（クリーンアップ）と保持のポリシーに基づいて、以下の場合には、IMAP／POP3のメールの同期が一時停止し、Zoho CRMに保存されているメールの設定情報が削除されます。

1. 過去3か月間にZoho CRMからメールを送信していない場合で、かつ、設定済みのメールアドレスで受信したメールを過去6か月間にクリック／開封／返信していない場合
   
2. Zoho CRMの有料プランのライセンス期限の終了後、1か月以上経過した場合
   
3. Zoho CRMの無料試用期間の終了後、1か月以上経過した場合

メモ：メールアカウントへの接続方法（IMAP／POP3）を再設定することで、削除されたメールのデータをすべて再取得することは可能です（ただし、メールサーバー上にメールのデータが残っている場合に限ります）。

POP3でのメールアカウントの設定  

• Zoho Mailアカウントに登録済みの場合は、POP3設定の下に既存のメールアカウントが表示されます。
  
• Zoho Mailアカウントに未登録の場合は、Zoho CRMからアカウントを作成するように求められます。Zoho Mailへのアカウント登録が完了すると、POP3設定の下にこの新しいメールアカウントが追加されます。
  

メールアカウントをPOP3で設定するには

1. ［設定］→［チャネル］→［メール］の順に移動します。
   
2. ［メール設定］→［メール］の画面で、［利用を開始する］→［他のメールサービス］→［POP連携］→［設定する］の順にクリックします。
   
3. 設定画面で、次の詳細情報を入力します。
   
1. ［表示名］：メールアカウントの表示名を入力します。
   
2. ［メールアドレス／ユーザー名］：設定するメールアドレスを入力します。
   
3. 受信サーバー：メールの受信サーバーを入力します（例：Zoho Mailの場合は「pop.zoho.com」、Gmailの場合は「pop.gmail.com」）。
   組織で利用しているメールサーバーの詳細が不明な場合は、組織のシステム管理者にお問い合わせください。
4. ポート番号：ポート番号を選択します（例：995）。
   
5. 必要に応じて、［SSL］を選択します。
   
6. ユーザー名：対象のメールアカウントのユーザー名またはメールアドレスを入力します。
   
7. パスワード：設定するメールアドレスのパスワードを入力します。
   アカウントで2段階認証を有効にしている場合は、通常のパスワードではなく、アプリ専用のパスワードを入力する必要があります。
8. 必要に応じて、［送信メールサーバーに同じ認証情報を使用する］のチェックボックスを選択します。
   送信メールサーバーの詳細が自動入力されます。自動入力しない場合は、チェックボックスを選択せずに、送信メールサーバーの詳細を入力します。
9. 標準のメッセージ設定：サーバー内のメールを削除するタイミングを選択します（メールを残す、受信時に削除する、指定期間後に削除する、Zoho CRMでの削除時に削除する）。
   
   
4. 管理者が設定したメール共有の権限を確認し、［アカウントを追加する］をクリックします。
   管理者が［メール共有の権限］を［ユーザーによる選択］に設定している場合は、こちらで設定可能です
   
   （関連情報：メール共有の権限）。

メモ：

1. POPでのGmailアカウントを設定して利用するのがZoho Mailのみの場合は、［ユーザー名］にはメールアドレスをそのまま入力します（例：username@gmail.com）。
   
2. POPでのGmailアカウントを複数のメールクライアントで設定して利用する場合は、ユーザー名の前に「recent:」という表記を先頭に追加する必要があります（例：recent:username@gmail.com）。さらに、［標準のメッセージ設定］では［サーバー内にメールを残す］を選択する必要があります。なお、上記の設定（ユーザー名の前に「recent:」という表記を先頭に追加する設定）は、Gmailでのみ有効です。他のサービスでは同様の設定を行っても同じようには機能しません。

POP3アカウントのパスワードの変更  

1. Zoho CRMにサインインして、［メール］タブをクリックします。
   または、Zoho Mail（https://mail.zoho.com）にアクセスして、［メール］画面を開きます。
2. ［設定］→［メール］→［メール設定］→［メール］の順に移動します。
   
3. 対象のメールアカウントの受信サーバーの設定で、［パスワード］の横にある編集アイコンをクリックします。
   
4. 新しいパスワードを指定し、［保存する］をクリックします。

1. Zoho CRMにサインインして、［メール］タブをクリックします。
   または、Zoho Mail（https://mail.zoho.com）にアクセスして、［メール］画面を開きます。
2. ［設定］→［メール］→［メール設定］→［メール］の順に移動します。
   
3. 対象のメールアカウントの送信サーバーの設定で、［パスワード］の横にある編集アイコンをクリックします。
   
4. 新しいパスワードを入力し、［保存する］をクリックします

Gmail連携

1. Gmailの設定で他のメールサービス／クライアントからのアクセスを有効にする
   
2. Zoho CRMでメールアカウントを設定する
   
3. メール共有の権限を設定する

Gmailの設定で他のメールサービス／クライアントからのアクセスを有効にする  

1. Gmailアカウントにサインインします。
   
2. （設定）アイコンをクリックして、［設定］を選択します。
   
3. ［設定］ページで、［メール転送と POP/IMAP］をクリックします。
   
4. ［すべてのメールで POP を有効にする］または［今後受信するメールで POP を有効にする］を選択します。
   
5. POPを通じたアクセスによりメール（メッセージ）が取得された後、該当のメールをサーバーに残すかどうかを選択します。Zohoとの連携においてはZohoがPOPクライアントとして機能しますが、この設定では、Zohoによってメールが取得された後にGmailのサーバーに該当のメールをGmailのサーバーに残すかどうかを指定します。
   
6. ［変更の保存］をクリックします。
   

POPアカウントの設定  

1. Zoho CRMアカウントにサインインします。
   
2. ［設定］→［チャネル］→［メール］→［メール設定］→［メール］の順に移動します。
   
3. メールアカウントの設定画面で、［設定する］をクリックします。
   
4. メールアカウントの設定画面で、メールアカウントの追加用リンクをクリックします。
   
5. Zoho MailのPOP3設定ページで、［POPアカウントを追加する］をクリックします。
   
6. POP3アカウントの設定情報を入力します。設定情報については、このページ内の上記の表をご参照ください。
   
7. メールアカウントの詳細を認証するには、アカウントのテスト用リンクをクリックします、受信サーバーを確認します。
   
8. 上記の手順の完了後、アカウントの作成用リンクをクリックします。
   メールアカウントが設定されます。必要に応じて、このアカウントを標準のメールアカウントとして有効にすることもできます。
9. ［保存する］をクリックします。
   

メール共有の権限設定  

1. ［設定］→［チャネル］→［メール］→［メール設定］→［メール］の順に移動します。
   
2. メールアカウントの設定画面で、次の手順を実行します。
   
1. Zoho CRMに設定する対象のメールアカウントを選択します。
   設定済みのメールアカウントが一覧に表示されます。
2. ［メール共有の権限］で、メール共有の範囲を、［非公開］、［公開］（組織全体に共有）、［個別指定］から選択します
   （関連情報：メール共有設定）。
   
3. ［詳細設定］で、必要に応じて、［顧客とのメールをZoho Mailで集約／抽出できるようにする］のチェックボックスを選択します。この設定を有効にすると、顧客（見込み客、連絡先）から受信したすべてのメールを集約／抽出できます。顧客とのメールを特定のフォルダーに集約するか、顧客とのメールに特定のラベルを付けて抽出することが可能です
   （関連情報：メールマグネット）。
3. ［保存する］をクリックします。
   

Zoho Mailアドオンのエラーメッセージ 

1. Mail Box (your mail ID) you have configured earlier is not reachable. Please select a new "Mail Box".（設定済みのメールアカウントの受信トレイにアクセスできません。新しい「受信トレイ」を選択してください。）
   このメッセージが表示される理由の1つに、Zoho Mail設定（［設定］ > ［個別設定］ > ［自分の設定］）で、初期設定のメールアドレスを変更した場合があります。

メモ：Zoho Mailの標準アカウントのメールアドレスと、Zoho CRMのZoho Mailアドオンのメールアドレスは同じものにする必要があります。

1. The Zoho Mail server is currently unavailable.Please try after a while.（現在、Zoho Mailサーバーは利用できません。しばらく経ってから再度お試しください。）
   メールサーバーにアクセスできない場合、メールは表示されません。この場合は、しばらく経ってから再度アクセスしてください。

1. Your account status in Zoho is still not confirmed.（Zohoアカウントの認証が完了していません。）
   Zohoアカウントの登録時のメールアドレス認証が完了していない場合、メールは表示されません。次の手順に従って、アカウントを認証します。
1. Zohoアカウント（http://accounts.zoho.com/）にアクセスして、［プロフィール］→［メールアドレス］→［自分のメールアドレス］の順に移動します。
   
2. 認証メールの再送信用アイコンをクリックします。
   
3. 受信したメールを確認し、認証用リンクをクリックします。
   
4. Zoho Mail（mail.zoho.com）にアクセスして、メールアカウントを有効にします。
   
5. Zoho CRMでメールアカウントを設定します。

1. Your email is queued in Zoho Mail - Outbox（Zoho Mailの送信トレイでメールの送信が保留になっています）
   送信トレイの設定により、Zoho Mailからメールを送信する前に、指定した時間でメールの送信を保留できます。送信トレイ機能を有効にすると、数分後に、送信済みのメールがデータの詳細ページの［メール］の関連リストに表示されます。