ファイルのアップロード／作成／その他の操作

ファイルのアップロード／作成／その他の操作

現在、新しくユーザー登録を行った場合、アカウント内の［ドキュメント］タブには、Zoho WorkDriveの機能を通じて提供される新しいバージョンが適用されます。このアップデートは、既存ユーザーにも順次適用されています。新しい［ドキュメント］タブでの操作については、「Zoho CRMでのドキュメント管理」のヘルプ記事をご参照ください。

こちらのヘルプ記事では、上記のアップデートが適用されていないユーザー向けに、旧式の［ドキュメント］タブでの操作方法が説明されています。

ファイルのアップロード

［ドキュメント］タブでは、文書／表計算シート／プレゼンテーションなどのさまざまな種類のファイルをアップロードして、組織内で簡単に共有／管理できます。一度に10件までのファイルを添付できます。

利用条件
必要な権限
［ドキュメント］の権限（表示／作成／編集／削除）を持つユーザーが、このこの機能を利用できます。



ファイルをアップロードするには

  1. ［ドキュメント］タブをクリックします。
  2. ［ドキュメント］タブで、画面左上にある［アップロード］をクリックします
    （［アップロード］の隣にある［▼］をクリックし、表示されたメニューから［ファイル］を選択することも可能です）。
  3. 対象のファイルを選択して、アップロードします。
    各ファイルの容量は、100MB以下にする必要があります。
Notes
メモ：
  • フォルダーを指定して、フォルダー内に保存されている複数のファイルを一括アップロードすることも可能です。フォルダーには、100MB以下のファイルを最大10件含めることができます。フォルダーのアップロード機能は、Webブラウザー「Google Chrome」を使用している場合にのみ利用できます。
  • ［ドキュメント］タブで使用可能なファイル容量の上限は、5GBです。

ファイルの作成

［ドキュメント］タブでは、文書／表計算シート／プレゼンテーションなどのファイルを作成／編集することもできます（Zoho Writer／Zoho Sheet／Zoho Showを使用します）。

ファイルを作成するには

  1. ［ドキュメント］タブをクリックします。
  2. ［ドキュメント］タブの画面左上にある［作成］をクリックします。
  3. 表示されたメニューから、作成するファイルの種類をクリックします（文書／表計算シート／プレゼンテーション）。
  4. ファイルの作成画面で、ファイル名を入力します。
    また、下部には、ファイルの保存先となるフォルダー名が表示されます。
  5. ［変更］リンクをクリックすると、ファイルの保存先のフォルダーを変更できます。
  6. フォルダーを選択し、［作成］をクリックします。
    新しいファイルが、作成したファイルの種類に応じて、Zoho Writer／Zoho Sheet／Zoho Showで開きます（文書→Zoho Writer、表計算シート→Zoho Sheet、プレゼンテーション→Zoho Show）。

［ドキュメント］タブからのファイルの添付

［ドキュメント］タブでアップロードしたファイルは、複数のデータに対して関連付けることが可能です。

［ドキュメント］タブからファイルを添付するには

  1. ファイルを添付するデータをクリックして開きます。
  2. データの詳細ページで［添付］の関連リストに移動し、一覧の右上にある［添付する］をクリックして、表示されたメニューから［ドキュメント］を選択します。
  3. 添付画面で、対象のファイルを選択します。
  4. ［添付］をクリックします。
    ファイルがデータに添付ファイルとして関連付けられます。
Notes
メモ：
  • 添付ファイルをクリックすると、データに添付されているファイルをダウンロードできます。
  • なお、データ取得用のAPI（getRecords APIメソッド）を使用してデータを取得した場合でも、［ドキュメント］タブから添付したファイルはダウンロードできません。
  • ［ドキュメント］タブから添付されたファイルは、APIを使用してダウンロードすることができません。

ファイルの削除

ドキュメントのフォルダーを削除する権限がある場合にのみ、フォルダーを削除できます。フォルダーを削除すると、そのフォルダー内のファイルも削除され、［ごみ箱］に移動します。

ファイルを削除するには

  1. ［ドキュメント］タブをクリックします。
  2. ［ドキュメント］タブで、削除対象のファイルが保存されているフォルダーをクリックします。
  3. 削除するファイルを右クリックし、［ごみ箱に移動する］をクリックします。
    ファイルは［ごみ箱］に一覧表示されます。
Notes
メモ：
  • ［ドキュメント］タブ内の［ごみ箱］から削除したファイルやフォルダーを、復元することはできません。

その他の機能

［ドキュメント］タブで実行可能なその他の操作は、次の表のとおりです。

機能 説明
ダウンロード フォルダーからファイルをダウンロードし、ローカルドライブに保存する。
バージョン更新／ロック ドキュメントをロックし、更新したバージョンをアップロードする。
レビュー ドキュメントのレビュー（確認や校閲のコメント）を入力する。