予定の追加、編集、削除
Zoho Deskの予定機能では、打ち合わせやサポート対応などに関する予定を登録できます。予定の詳細としては、場所、開始時間、所要時間などを指定することが可能です。
予定機能を活用することで、予定を簡単に管理できるだけでなく、チーム内で予定を共有して抜け漏れのない対応を行うことができます。予定は、問い合わせの詳細ページからも作成できます。たとえば、問い合わせ対応の中で打ち合わせや架電の必要が発生した場合にも、問い合わせからすぐに予定を作成することが可能です。
予定の追加
予定の追加方法には以下のようなものがあります。
- 画面右上のかんたん追加アイコンから予定を作成する
- 問い合わせの詳細ページから予定を作成する
また、予定は、画面上部のメニューにある［活動］タブから作成することもできます。
かんたん追加アイコンから予定を作成するには：
- 画面上部のメニューで［活動］タブをクリックします。
- 画面左側のメニューの下部に表示されている［予定］をクリックします。
- 画面右上にある
（かんたん追加）アイコンをクリックします。
- 予定の追加画面で、件名、開始時間、所要時間、連絡先の名前など、予定の詳細を入力します。
- ［送信する］をクリックします。
予定を問い合わせに関連付けるには：
予定を問い合わせに関連付ける方法としては、2つの方法があります。
［活動］タブから関連付ける方法
- 画面上部のメニューで［活動］タブをクリックします。
- 画面左側のメニューの下部に表示されている［予定］をクリックします。
- 画面右上にある
（追加）アイコンをクリックします。
- 予定の追加画面で［問い合わせ］の項目に移動し、関連付けたい問い合わせを検索して、選択します。
- ［保存する］をクリックします。
［問い合わせ］タブから関連付ける方法
- 画面上部のメニューで［問い合わせ］タブをクリックし、対象の問い合わせを開きます。
- 問い合わせの詳細ページで、問い合わせの件名の下部に表示されている［活動］をクリックします。
- ［活動を追加する］の上にマウスのカーソルを重ねて、［予定］を選択します。
予定の追加画面では、［問い合わせ］の項目に、関連する問い合わせが自動で入力されます。 - ［送信する］をクリックします。
メモ：
- 予定終了時刻を過ぎている場合でも、予定のステータスを完了に更新しない限り、予定のステータスが自動で完了になることはありません。
- 予定は、［ステータスの種類］が［完了］である（緑のドットアイコンが表示されている）ステータスに設定された場合にのみ、完了したものとして処理されます。［ステータスの種類］が［未完了］である（黒のドットアイコンが表示されている）ステータスに設定した場合は、完了状態を示唆するようなステータス名であったとしても、完了として処理されません。
添付ファイルの追加
予定には、添付ファイルを追加できます。打ち合わせやサポート対応を円滑に進めるには、あらかじめ関連する資料に目を通すなどの準備が必要な場合があります。このような関連資料は、添付ファイルとして予定に追加しておくと予定前に必要な情報を漏れなく確認できます。文書、表計算シート、地図など、さまざまなファイルを添付することで、予定に関する情報をまとめて管理することが可能です。
添付ファイルを追加するには：
- ［活動］タブ→［予定］をクリックし、予定の一覧から対象の予定をクリックして開きます。
- 予定の詳細ページで、予定の件名の下部に表示されている［添付ファイル］タブをクリックします。
- ［クラウドから添付］または［ファイルを選択］をクリックします。
［クラウドから添付］をクリックすると、クラウドサービスからファイルを添付できます（利用できるクラウドサービス：Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Microsoft OneDrive、Dropbox、Box、Evernote）。［ファイルを選択］をクリックすると、コンピューターからファイルをアップロードできます。
添付ファイルの一覧では、ダウンロードアイコンをクリックすると添付ファイルをダウンロードできます。また、削除アイコンをクリックすると添付ファイルを削除できます。
リマインダーの設定
予定にはリマインダーを設定できます。
通知方法には、以下の3種類があります。
- ポップアップによる通知
- メールによる通知
- SMSによる通知
予定のリマインダーを設定するには：
- 画面上部のメニューで［活動］タブをクリックし、対象の予定を開きます。
- 予定の詳細ページでその他（…）アイコンをクリックし、
（編集）アイコンをクリックします。
- ［リマインダーを設定する］の切り替えボタンをクリックして有効にします。
- 選択リストからリマインダーの送信タイミングを指定します。
タイミングとしては、開始時刻までの時間か、特定の日時のいずれかを指定できます。 - 通知形式には、［ポップアップ］、［メール］、［SMS］を指定できます。
- ［保存する］をクリックします。
リマインダーの設定欄で［+］アイコンをクリックすると、複数のリマインダーを設定できます。
予定の編集
登録した予定は、必要に応じて編集できます。
予定を編集するには：
- 予定を開いて、予定の詳細ページを表示します。
- 予定の詳細ページでその他（…）アイコンをクリックし、［編集する］をクリックします。
- 予定の編集画面で必要に応じて内容を編集します。編集が完了したら、［保存する］をクリックします。
なお、予定の編集画面には、予定の一覧からも移動できます。編集するには、予定の一覧で編集したい予定にマウスのカーソルを重ねて編集アイコンをクリックします。
予定の削除
予定は必要に応じて削除できます。
予定を削除するには：
- 予定を開いて、予定の詳細ページを表示します。
- その他（…）アイコンをクリックし、［削除する］をクリックします。
- 確認画面が表示されるので、［削除する］をクリックします。
削除した予定は、［ごみ箱］に移動します。
［ごみ箱］から予定を完全に削除するには：
- 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
- ［データ管理］の欄にある［ごみ箱］を選択します。
- ページ上部の［ごみ箱］という記載の隣にある選択リストをクリックし、［予定］を選択します。
- 完全に削除したい予定を選択し、右上にある［削除する］をクリックします。
- 確認画面が表示されるので、［OK］をクリックします。
［ごみ箱］内の予定の復元
［ごみ箱］にある予定を元の場所に戻すことができます。
［ごみ箱］内の予定を復元するには：
- 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
- ［データ管理］の欄にある［ごみ箱］を選択します。
- ページ上部の［ごみ箱］という記載の隣にある選択リストをクリックし、［予定］を選択します。
- 復元したい予定を選択し、右上にある［元に戻す］をクリックします。
- 確認画面が表示されるので、［続ける］をクリックして、操作を確定します。
メモ：
- ［ごみ箱］内のデータを復元すると、復元したデータに関連付けられていたすべてのデータも復元されます。
- ［ごみ箱］から完全に削除した予定は、復元できません。
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