ファイルブロック

ファイルブロック

ファイルブロックとは

ファイルブロックは、自動ガイドボットの回答として、顧客から情報を取得するための質問ブロックのうちの1つです。ファイルブロックは、顧客からの回答として音声、動画、ファイル、文書などのさまざなまファイルを受け取るために使用できます。ファイルの種類や形式には制限がなく、多様なデータの収集に役立ちます。

ファイルブロックの利用メリット

ファイルブロックを利用すると、顧客による入力内容を自動で検証して、あらかじめ指定した形式のファイルのみを受け付けることができます。これによってさまざまな目的や要件に対応でき、顧客から必要な情報を効率的かつ確実に収集できます。


対応している経路
対応している経路

ファイルブロックは、以下のインスタントメッセージサービスとの連携による問い合わせ経路の自動ガイドボットで利用できます。

 

ファイルブロックの作成

自動ガイドボットのフローの作成時に、ファイルブロックを追加して設定できます(フローの作成方法についてはこちらをご参照ください)。

1. フローにファイルブロックを追加するには、[+](追加)アイコンをクリックします。 
2. ブロックの追加画面が表示されるので、[質問の表示][ファイル]の順に選択します。


3. ブロック名を入力します。
4.  質問の項目に質問内容を入力します。 
5. 利用者から受信するファイルの形式を選択し、[保存する]をクリックします。

自動ガイドボットでは、以下の形式のファイルを受信できます。許可しない形式については、選択を解除できます。

対応しているファイル形式は、以下のとおりです。
      ドキュメント:TXT、PDF、DOC、DOCX、ZIP、XLS、CSV、HTML、XML、PPT
      音声:MP3、WAV、AIFF、OGG
      動画:MP4、3GP、AVI、MPG、MOV、MKV
      WhatsApp連携は、PDFファイルのみに対応しています。

6. ブロックの変数は、入力されたブロック名に基づいて自動的に入力されます。必要に応じて変更できます。

7. 初期設定の検証エラーのメッセージを、ブロックの利用目的に合わせて編集できます。
8. [詳細設定]に移動します。



9. プレビュー画面で、ファイルブロックがどのように動作するかを確認します(プレビュー画面が表示されていない場合は、[プレビュー]ボタンをクリックするとプレビューを確認できます)。
10. 表示内容に問題がなければ、[保存する]をクリックします。その後、フローを公開します。

Notes
  1. このブロックを入力必須にせず、顧客が回答をスキップできるようにする場合は、[ブロックをスキップする]の切り替えボタンをクリックして有効にします。
  2. ただし、この設定はWhatsApp、Telegram、Facebook Messengerの経路では利用できません(ブロックは入力必須に設定されます)。
  3. フローの終了ブロックとして設定する場合、ブロックの追加/編集画面で、[終了ブロック]の切り替えボタンをクリックして有効にします。
  4. ファイルは、ドラッグ&ドロップするか、選択することで添付できます。ファイルサイズの上限は、14MBです。
  5. ただし、WhatsApp、Telegram、Facebook Messengerの場合、ファイルのサイズの上限は、10MBです。

ファイルブロックの編集

ブロックの設定内容は、必要に応じていつでも編集できます。フローが公開中、または下書きであっても編集は可能です。編集するには、以下の手順を実施します。

1.  フローの一覧画面で対象のフローをクリックし、フローの編集画面を開きます。


2.対象のファイルブロックの欄で、[…](その他の操作)アイコンをクリックします。

3.表示された操作メニューの一覧から[編集する]を選択します。

4.ブロックの編集画面が表示されるので、必要に応じてブロックを編集します。

5. フローを公開します。



Notes
  1. ブロックを編集した際に、顧客と自動ガイドボットとのチャットのやりとりが進行中の場合、進行中のやりとりには以前のフロー(ブロック)の設定内容が適用されたままになります。以降で新しいチャットのやりとりを開始する際には、更新後のフロー(ブロック)の設定内容が適用されます。
  2. ブロックの変更後に変更内容を反映させるには、フローを再度公開する必要があります。
  3. 入力変数に変更を加えると、その変数が使用されているすべてのフローで自動的に更新されます。

ファイルブロックのコピー

作成したブロックの設定情報を再利用する場合、ブロックのコピー(複製)機能を利用できます。対象のブロックをコピーして、新しいブロックとして貼り付けることでフローに追加できます。貼り付けたブロックの設定情報はそのまま適用するか、必要に応じて変更を加えることができます。

1.フローの一覧画面で対象のフローをクリックして、フローの編集画面を開きます。対象のファイルブロックの欄で[…](その他の操作)アイコンをクリックします。
2.表示された操作メニューの一覧から[コピーする][ブロック]を選択します。ブロックの設定情報が、クリップボードにコピーされます。

3.フローの編集画面で、コピーしたブロックを貼り付けるには、[+](追加)アイコンをクリックします。  
4. ブロックの追加画面が表示されるので、[クリップボードから]に移動し、[ブロックを貼り付ける]をクリックします。
5.ブロックの設定情報が表示されるので、必要に応じて編集し、[貼り付ける]をクリックします。


 
  • クリップボードにコピーしたブロックの設定情報は、何度でも貼り付けることができます。
  • コピーしたブロックが不要になった場合、クリップボードの内容を消去することが可能です。消去するには、[クリップボードから]の右側にある[x](クリップボードの内容を消去する)アイコンをクリックします。
  • 既存のブロックをコピーする際、変数を含む設定情報がすべてコピーされます。フローに追加する前に、設定情報を必要に応じて編集できます。
  • ブロック名は重複しない名前にする必要があるため、コピーして貼り付けたブロックの名前には、既存のブロック名の後に「_copy」が自動で追加されます。このブロック名は、必要に応じて変更できます。
  • コピーしてフローに追加したブロックを削除すると、クリップボードに保存されていた設定情報も削除されます。

ファイルブロックの削除

1.フローの一覧画面で対象のフローをクリックし、フローの編集画面を開きます(フローにカーソルを合わせると表示される鉛筆アイコンをクリックすることでも編集画面が表示されます)。

2.対象のファイルブロックをクリックします。
3.表示された操作メニューの一覧から[削除する][ブロック]を選択します。

                    
4.表示された確認メッセージで、[はい、削除します。]をクリックします。
5.削除したブロックを復元したい場合は、この段階でフローの編集画面の左側にある[元に戻す]アイコンをクリックすることで復元可能です。ただし、以降の手順を行うと、復元できなくなりますのでご注意ください。 

6.フローの設定画面の右上にある[保存する]をクリックして、フローの下書きを保存します。
7.
フローの設定が完了したら、[公開する]をクリックして、フローを公開します。

Notes
  • ブロックを削除した際に、顧客と自動ガイドボットとのチャットのやりとりが進行中の場合、進行中のやりとりには以前のフロー(ブロック)の設定内容が適用されたままになります。以降で新しいチャットのやりとりを開始する際には、更新後のフロー(ブロック)の設定内容が適用されます。
  • ブロックの削除後に変更内容を反映させるには、フローを再度公開する必要があります。

他の内容に関連付けられているブロックを削除しようとすると、エラーメッセージが表示されます。以下のファイルは、エラーの表示例です。


ブロックの後に続く経路が設定されている場合:

ブロックが別のフローへの移動処理に使用されている場合:


Idea

利用例


顧客がオンラインストアで購入した商品に複数の不具合が見つかり、サポートが必要になったとします。顧客はオンラインストアのサポート窓口にチャットで連絡しました。すぐに自動ガイドボットによる応答があり、商品の不具合報告が受け付けられました。
 

その際、顧客は購入した商品が破損しており、異常音がすると報告しました。さらに、商品の包装の状態も悪かったことを伝えました。顧客は商品に関する問題報告の方法として、すべての問題を一度に伝えられるように、商品の状態を撮影して、動画ファイルとして添付することにしました。

フローにおけるファイルブロックの例

複数の問題に関する問い合わせ

以下のファイルは、上記の利用例の内容をもとに自動ガイドボットのフローを作成したものです。
自動ガイドボットのメッセージ:「商品に関するすべての問題について確認することができるファイルをアップロードしてください」

設定内容:




自動ガイドボットでの表示内容:




顧客がファイルを添付して送信した後:



ヒントと留意点
 

  • 必要なファイルの種類とその理由を明確に説明します(例:「履歴書と職務経歴書のPDFファイルをアップロードしてください」)。
  • 対応しているファイルの種類と制限を一覧で表示します。
  • ファイルサイズの上限を明記し、必要に応じて、ファイルの圧縮方法についても記載する。
  • GDPR(EUデータ保護規則)に準拠しながら、アップロードされたファイルがどのように使用、保存、共有されるかを顧客に通知します。

Notes
フローごとにブロックを500件まで追加できます。ブロック数の上限に達した場合にブロックをさらに追加するには、新しいフローを作成して移動ブロックで接続するか、既存のフローから不要なブロックを削除する必要があります。

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