概要
お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。
組織内で承認プロセスを設けることは、特定のドキュメント、アプリケーション、請求書、予算、発注書、割引、休暇時間などを承認するために不可欠です。既存の手動承認プロセスを効率化し、管理しやすくするために、適切なフォームを作成し、承認プロセスを設定することで、繰り返し発生する承認タスクを自動化できます。 複数段階の承認 を設定し、組織内から指定した承認者を追加することで、新規フォームエントリーが受信された際に通知され、 確認 および承認を行うことができます。さらに、承認プロセスの各段階で メール通知をトリガー することが可能であり、フォームエントリーが承認された場合のみ連携設定を処理するよう選択できます。この自動化により、遅延を防ぎ、チームメンバー間で均一な運用を実現する体系的なアプローチが確立できます。
フォーム承認はどのように機能しますか？
例えば、複数段階の承認が必要な応募者向けの求人応募フォームを考えてみましょう。
1. 応募者が求人応募フォームを提出します。
2. チームリーダーに応募者のスクリーニング通知が届きます。
3. チームリーダーが応募者を承認します。
4. テクニカルリーダーに第2ラウンドの応募者確認通知が届きます。
5. テクニカルリーダーが応募者を承認します。
6. 人事担当者に応募者確認の通知が届きます。
7. 人事が候補者を承認します。
8. Final Approval ステータス - 承認済み
8. Final Approval ステータス - 承認済み
9. 従業員が最終決定の通知を受け取ります。
承認プロセスがWebアプリケーションで設定されていれば、モバイルアプリを使用して申請の承認や却下も行えます。
Form Approval ワークフローの使用例
Form approval ワークフローは、データを収集し、その後確認・承認を必要とする企業や組織で一般的に利用されています。以下は、form approval ワークフローの活用例です。
従業員オンボーディング
HR 部署は、新規従業員の個人情報、職務内容、部署などの情報を収集し、関連するマネージャーやチームリーダーに承認申請を送信するために、form approval ワークフローを利用できます。承認後、正式にオンボーディングが可能となります。
購買申請
企業は、従業員から商品、数量、予算などの購買申請を収集し、関連するマネージャーや部署長に承認申請を送信するために form approval ワークフローを活用できます。承認されると、購入が実行されます。
異動申請
組織は、従業員から異動の種類、日付、理由などの異動申請を収集し、関連するマネージャーやHR担当者に承認申請を送信するために form approval ワークフローを利用できます。承認後、異動が実施されます。
経費レポート
組織は、従業員から出張、宿泊、食事などの経費を含む経費レポートを収集し、関連するマネージャーや会計担当者に承認申請を送信するために form approval ワークフローを活用できます。承認後、経費が精算されます。
サービス申請
サービスプロバイダーは、クライアントからサービスの種類、範囲、予算などのサービス申請を収集し、関連するプロジェクトマネージャーやサービス提供担当者に承認申請を送信するために form approval ワークフローを利用できます。承認後、サービスが開始されます。
承認プロセスの種類
ワークフローの複雑さに応じて、Zoho Forms では2種類の承認ワークフローを提供しています。
基本承認
基本承認プロセスは、複数レベルのシンプルで直線的な承認フローに適しています。複雑な条件を必要としない直列の承認フローを希望する場合に最適です。フォームのエントリーは、承認者のチェーンを段階的に処理されます。最初の承認者が申請を承認すると、次の承認者へ進みます。複数段階の承認を設定することが可能です。例えば、異動申請は従業員のマネージャー、次にHR、最後に部署長の順に進みます。このタイプのワークフローには条件分岐は含まれません。すべての申請が同じ経路で各承認段階を進みます。
詳細承認
詳細承認プロセスは、各段階で条件付きロジックを設定できる柔軟性を備えています。フォームの回答内容に応じて処理や承認経路が変化する複雑な承認ワークフローに適しています。条件付きルールを設定し、送信内容に基づいて次にどの承認者へ進めるかを決定できます。例えば、経費の合計が一定金額を超える場合、より上位の承認が必要になることがあります。ワークフロー内の各レベルで独自の条件を設定でき、送信データに応じて異なる分岐の処理を実行することが可能です。
Form 承認を設定する手順
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