概要
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組織内での承認プロセスは、特定のドキュメント、申請書、請求書、予算、購買注文、割引、休暇時間などを承認するうえで不可欠です。既に運用している手動の承認プロセスを効率化し、よりスムーズに管理できるようにするために、適切なフォームを作成して承認プロセスを設定することで、繰り返し発生する承認業務を自動化できます。 複数段階の承認 を設定し、組織内の指定承認者を追加できます。指定承認者には、新しいフォーム送信が レビュー および承認のために受信されたタイミングで通知されます。承認プロセスの各段階で メール通知をトリガー することもでき、フォーム送信が承認された場合にのみ、フォームに設定した各種連携を実行するよう選択できます。この自動化により、遅延を防ぎ、チームメンバー間で一貫した運用を実現する体系的なアプローチを確立できます。
フォーム承認はどのように機能しますか？
For 例, consider a job application form for candidates that requires multi-level approval:
1. 候補者が求人応募フォームを送信します。
2. チームリーダーに候補者の一次選考の通知が届きます。
3. チームリーダーが候補者を承認します。
4. テクニカルリーダーに、候補者の2次選考レビューの通知が届きます。
5. テクニカルリーダーが候補者を承認します。
6. 人事担当者に、候補者の最終レビューの通知が届きます。
7. 人事担当者が候補者を承認します。
8. 最終承認ステータス：承認済み
8. 最終承認ステータス：承認済み
9. 従業員に最終決定の通知メールが送信されます。
Webアプリケーションで承認プロセスを設定したら、モバイルアプリを使用して、送信内容を承認または却下することもできます。
フォーム承認ワークフローの利用例
フォーム承認ワークフローは、データを収集したうえで、次の処理に進む前に内容を確認・承認する必要がある企業や組織で一般的に利用されています。以下は、フォーム承認ワークフローの活用例です。
従業員のオンボーディング
人事部門はフォーム承認ワークフローを使用して、新入社員の個人情報、職務内容、所属部署などの情報を収集し、従業員が正式に入社する前に、関連するマネージャーやチームリーダーに承認依頼としてフォームを送信できます。
購買申請
企業はフォーム承認ワークフローを使用して、従業員からの購買申請（品目、数量、予算など）を収集できます。その後、購入を確定する前に、関連するマネージャーや部門責任者に承認依頼としてフォームを送信できます。
休暇申請
組織はフォーム承認ワークフローを使用して、従業員からの休暇申請（休暇の種類、日程、理由など）を収集できます。その後、休暇を確定する前に、関連するマネージャーや人事担当者に承認依頼としてフォームを送信できます。
経費精算レポート
組織はフォーム承認ワークフローを使用して、従業員からの経費精算レポート（出張費、宿泊費、食費など）を収集できます。その後、経費を精算する前に、関連するマネージャーや経理担当者に承認依頼としてフォームを送信できます。
サービス申請
サービス提供者はフォーム承認ワークフローを使用して、顧客からのサービス申請（サービスの種類、範囲、予算など）を収集できます。その後、サービスを開始する前に、関連するプロジェクトマネージャーやサービス提供担当者に承認依頼としてフォームを送信できます。
承認プロセスの種類
ワークフローの複雑さに応じて、Zoho Forms では2種類の承認ワークフローを利用できます。
基本承認
基本承認プロセスは、複数段階のシンプルで順次進行する承認フロー向けに設計されています。複雑な条件を伴わない直線的な承認フローが必要な場合に最適です。フォーム送信は、承認者のチェーンを手順ごとに順番に処理されます。最初の承認者が送信内容を承認すると、次の承認者に進みます。複数の承認段階を定義できます。たとえば、休暇申請の場合、まず従業員の上長、次に人事、最後に部門長へと回付される、といった流れにできます。この種類のワークフローには条件分岐は含まれません。すべての送信が、すべての承認段階で同じ経路に従います。
詳細承認
詳細承認プロセスでは、複数段階で条件付きロジックを設定できるため、より柔軟な運用が可能です。フォームの回答内容に応じて異なる処理が必要となる、複雑な承認ワークフローに適しています。送信されたデータに基づき、次にどの承認者へ回付するかを決定する条件ルールを設定できます。たとえば、合計経費が一定金額を超える場合は、より上位の承認が必要になる、といった設定が可能です。ワークフロー内の各レベルに固有の条件を設定でき、送信されたデータに応じて異なる分岐を実行できます。