1. Upsert レコードアクションを使用して新規レコードを追加する方法 - Zoho CRM に同一の値を持つレコードが既に存在する場合は、そのレコードが新しい値で更新されます。存在しない場合は、Zoho CRM に新しいレコードが作成されます。
2. 「レコードを更新」連携を設定する方法 - Upsert レコードアクションを使用して、Zoho CRM の既存レコードを新しい値で更新することもできますが、フォームを使って回答者に Zoho CRM の特定のレコードを表示・編集させたい場合は、Zoho Forms のレコードを更新オプションを使用します。レコードを更新オプションを使用するには、Zoho CRM のタブからレコードを検索して取得したデータをフォームに事前入力する Zoho CRM 項目をフォームに追加する必要があります。回答者はフォーム上の事前入力データを編集し、送信できます。レコードを更新オプションでは、Zoho CRM の既存レコードが更新後の値で置き換えられます。また、 事前入力済みフォームを送信 して、Zoho CRM 内の連絡先リストに配布し、その回答内容を Zoho CRM に更新することもできます。

レコード更新の設定

Upsert レコードアクションを使用する

1. フォームビルダーで、左側メニューの CRM の下にある Integrations タブに移動し、Zoho CRM をクリックします。連携するをクリックします。
   
2. フォームデータを送信したい Zoho CRM のタブとレイアウトを選択し、必須の Zoho CRM 項目をすべて対応する Zoho Forms 項目にマッピングします。
   
3. Zoho CRM にサブフォームがある場合は、Zoho CRM のサブフォーム項目を Zoho Forms の対応するサブフォーム項目にマッピングします。
4. すべての項目をマッピングしたら、処理の下にあるUpsert レコードオプションを選択し、連携を保存します。Upsert レコードアクションの詳細をご覧ください。
   

1. フォームに Zoho CRM 項目 を追加して設定します。
   

2. フォームビルダーで Integrations タブに移動し、左側メニューの CRM の下にある Zoho CRM をクリックします。

3. レコードを更新をクリックします。

   

   レコードを更新オプションは、フォームに Zoho CRM 項目を追加した後にのみ表示されます。
   フォームで Zoho CRM 項目を設定した際に選択したタブ、レイアウト、ルックアップの選択内容は、自動的に反映されます。

4. 更新したい Zoho CRM 項目を、対応する Zoho Forms 項目にマッピングします。
   
   
   
   

5. Zoho CRM にサブフォームがある場合は、更新したいサブフォーム項目を Zoho Forms の対応するサブフォーム項目にマッピングします。
   
   
   
   
   

6. フォームをタブと連携する際に、ルックアップフィルターを設定して、フォーム項目の回答と一致する既存のレコードを Zoho CRM 内で検索することができます（Lookup Mapping セクション）。
   メモ: Lookup Mapping セクションは、Zoho CRM にルックアップ項目を追加している場合にのみ利用できます。

7. Zoho Forms の「レコードを更新」オプション経由で Zoho CRM のレコードが更新されるたびに、Zoho CRM 内で実行する アクション を選択できます。
   

8. 連携する をクリックして設定を保存します。

更新の設定

Zoho CRM にサブフォームがある場合、Append または Overwrite オプションを使用してサブフォームを更新できます。Zoho CRM 項目を使用してサブフォームが事前入力されている場合、次のように動作します。

Zoho CRM から Zoho Forms へのサブフォームデータの事前入力

Overwrite

Overwrite を使用して事前入力されたサブフォームデータを更新すると、Zoho CRM では次のような結果になります。

既存行の更新

Zoho Forms で事前入力された行を編集すると、Zoho CRM の対応する行が更新されます。

新規行の追加

Zoho Forms のサブフォームに新しい行を追加すると、Zoho CRM のサブフォームにも新しい行が作成され、追加されます。

行の削除

Zoho Forms で事前入力された行を削除すると、Zoho CRM の対応する行も削除されます。

Append

Append を使用して事前入力されたサブフォームデータを更新すると、Zoho CRM では次のような結果になります。

既存行の更新

Zoho Forms で事前入力された行を編集すると、Zoho CRM の対応する行が更新されます。

新規行の追加

Zoho Forms のサブフォームに新しい行を追加すると、Zoho CRM のサブフォームにも新しい行が作成され、追加されます。

行の削除

Zoho Forms で事前入力された行を削除しても、Zoho CRM の対応する行は削除されません。

事前入力なしで CRM のサブフォームデータを更新する

サブフォームのマッピングをフォームビルダーで設定せず（つまり、フォームに事前入力せずに）、CRM のサブフォームデータのみを更新したい場合は、更新方法として Append または Overwrite の 2 つから選択できます。

Append:Append を選択すると、Zoho CRM に既にあるサブフォームの行に対して、新しいサブフォーム行が追加されます。
Overwrite:Overwrite を選択すると、Zoho CRM の既存のサブフォーム行が、Zoho Forms のサブフォームから送信されたデータで置き換えられます。

Zoho CRM から事前入力済みフォームを配布する     

自動化 & プロセス管理
このオプションを有効にすると、Zoho Forms から既存データを更新する際に、Zoho CRM のワークフロールール、Blueprint、CommandCenter、承認プロセスがトリガーされます。

メモ: データ更新時には、レビュー用プロセスはサポートされません。

添付ファイル & 署名
このオプションを有効にすると、Zoho Forms から Zoho CRM アカウントへ、既存データを更新する際に添付ファイルと署名が送信されます。Zoho Forms から Zoho CRM に送信できる添付ファイルは次のとおりです。

1. 署名
   
2. ファイルアップロード／画像アップロード項目の添付ファイル
   
3. マージドキュメント（メール通知で送信されたドキュメントのみ Zoho CRM に送信できます）
4. フォーム送信の PDF
   フォーム送信の PDF として、標準テンプレート、カスタムテンプレート、フォーム送信ワークフローで送信された PDF、および承認プロセスで送信された PDF を Zoho CRM への添付ファイルとして送信するよう選択できます。

• 「フォーム送信ワークフローの PDF」を選択した場合、フォーム送信後に回答者へ送信される PDF テンプレート（例：サンキューページからダウンロードされた PDF や、メール通知で送信された PDF）が、Zoho CRM に添付ファイルとして送信されます。
  

• 「承認プロセスの PDF」を選択した場合、最終承認メールとともに回答者へ送信される PDF テンプレートが、Zoho CRM に添付ファイルとして送信されます。