「既存レコードの更新」

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概要

Zoho CRM内の既存のレコードを更新するには2つの方法があります：

新しいレコードを追加する際に、Upsert Record アクションを使用する - Zoho CRMに同じ値のレコードが存在する場合、新しい値で更新されます。存在しない場合は、Zoho CRMに新しいレコードが作成されます。
Update Record インテグレーションのセットアップを使用する - Upsert Recordアクションを使用してZoho CRMの既存のレコードを新しい値で更新することができますが、フォームを使用してZoho CRM内の特定のレコードを参照・変更する場合は、Zoho FormsのUpdate Recordオプションを使用する必要があります。 Update Recordオプションを使用するには、Zoho CRMモジュールからレコードを検索し、フォーム内に取得したデータを事前に設定するZoho CRMフィールドをフォームに追加する必要があります。受信者はフォーム内の事前に設定されたデータを編集してエントリーを送信できます。 Update Recordオプションは、Zoho CRM内の既存のレコードを変更された値で置き換えます。また、フォームを事前に設定してZoho CRM内のコンタクトリストに送信し、受信者の回答をZoho CRMに更新することもできます。

Update Record Setup

Upsertレコードアクションの使用

Zoho CRMにレコードをUpsertするには、フォームをZoho CRMに統合して新しいレコードを追加する必要があります。

フォームビルダーで、統合タブに移動し、左側のメニューからZoho CRMをクリックします。統合をクリックします。
フォームデータを押し出すために必要なZoho CRMのモジュールとレイアウトを選択し、必須のZoho CRMフィールドを対応するZoho Formsフィールドにマップします。
すべてのフィールドがマップされたら、アクションの下のUpsert Recordオプションを選択して統合を保存します。 Upsert Recordアクションについての詳細はこちらをご覧ください。

レコードを更新するオプションの使用

Zoho CRM に Zoho Forms を使用してレコードを更新するには、

フォームに Zoho CRMフィールドを追加して設定してください。
インテグレーション タブに移動して クリックして Zoho CRMを選択します。
クリックしてレコードを更新してください。

フォームにZoho CRMフィールドを追加した後に、「レコードを更新」が表示されます。

フォームにZoho CRMフィールドを設定した際に選択したモジュール、レイアウト、およびルックアップの選択肢が自動的に入力されます。
Zoho CRM のフィールドを Zoho フォームのフィールドにマッピングします。
Zoho Formsのサブフォームがある場合、更新したいサブフォームフィールドをZoho CRMのサブフォームフィールドとマッピングできます。

注： Zoho CRMのサブフォームエントリーを更新オプションを使用して更新する場合、Zoho CRMのサブフォームに存在するすべてのエントリーが削除され、新しい値に置き換えられます。
選択できるのは アクション です。Zoho CRMのUpdate Recordオプションを使用してエントリーが更新されるたびに、Zoho CRM内でトリガーされるアクションです。
クリック統合して設定を保存します。

Zoho CRMからプリフィルドフォームを配布する

Zoho CRM内の複数の連絡先にプリフィルドフォームを送信し、その回答をZoho CRMに更新するには、

Zoho Formsを設定して、更新レコードオプションを使用して、Zoho CRMのレコードを更新します。
Zoho CRMで、 データの事前投入 を設定 > MARKETPLACE > Zoho > Zoho Forms で有効にしてください。
Zoho CRM で選択したコンタクトにメールを草案として直接事前設定されたフォームのリンクを含めるか、モジュールのメールテンプレートを構成するときにフォームのリンクを挿入することができます。
Zoho CRMモジュールからコンタクトを選択し、事前に設定されたリンクを含むメールを送信します。フォーム。 詳しくはこちら をご覧ください。

Zoho CRM でレコードを更新した際にアクションをトリガーする

Zoho Forms の「レコードを更新」オプションを使用して、Zoho CRM にレコードが更新されるたびに、Zoho CRM 内で特定のアクションをトリガーできます。

自動化＆プロセス管理
このオプションは、Zoho Formsを使用して既存のレコードを更新するときに、Zoho CRM内のワークフロールール、ブループリント、CommandCenter、および承認プロセスをトリガーします。

注意: 更新レコードの際、レビューのプロセスはサポートされません。

添付ファイルと署名
このオプションを使用すると、Zoho FormsからZoho CRMアカウントに添付ファイルと署名が送信され、Zoho CRM内の既存レコードが更新されます。 Zoho FormsからZoho CRMに次の添付ファイルをプッシュできます。

署名
ファイルアップロード/画像アップロードフィールドの添付
メール通知を介して送信されたドキュメントのみがZoho CRMにプッシュできます。
フォーム提出のPDF
は、デフォルトのテンプレート、カスタムテンプレート、フォーム提出ワークフローで送信されたPDF、および承認プロセスで送信されたPDFをZoho CRMに添付することができます。

もし、フォーム提出ワークフローのPDFを選択した場合、フォームの提出後にレスポンダーに送信されるPDFテンプレート（例えば、サンクスページからダウンロードしたPDF、またはメール通知で送信されるPDFなど）が、Zoho CRMに添付ファイルとして投入されます。
もし、承認プロセスのPDFを選択した場合、レスポンダーに最終承認メールと共に送信されるPDFテンプレートが、Zoho CRMに添付ファイルとして投入されます。

注意: もし、フォーム添付ファイルの管理を使用してZoho WorkDriveにファイル添付を保存するように設定している場合、Zoho CRMモジュールへはZoho WorkDriveの添付リンクのみが投入されます。

レコードにタグを追加する

このオプションでは、Zoho Formsを使用してZoho CRMに更新されたレコードにタグを追加します。好きなタグ名を入力するか、フォームフィールドの値をタグとして使用することができます。また、Zoho CRMで作成された既存のタグ名を入力して、更新されたレコードをそのタグに関連付けることもできます。

レコードの既存のタグを更新する際に新しいタグを上書きするか、既存のものに追加するかを選択することができます。