条件による割り当てでは、指定した条件に基づいてアプリをユーザーに自動で割り当てることができます。ユーザーに個別にアプリを割り当てる時間を節約することが可能です。指定したユーザーがグループに追加されたり、グループから削除されたりした際に、自動処理が実行されます。

 

以下では、条件による割り当ての例を説明します：佐藤さんはZylker社のシステム管理者です。佐藤さんは、組織でZoho CliqとZoho Deskを利用することにしました。Zoho Deskには管理者、担当者、制限付き担当者の3種類の役割があり、佐藤さんは［経理］と［営業］の2つの部署を設定しました。新しく入社した従業員に対して個別にアプリを割り当てる時間を節約するために、佐藤さんは条件による割り当て機能を利用することにしました。佐藤さんは［メンバー］と［マネージャー］の2種類のグループを作成し、自身を2つのグループに登録しました。

 

その後、条件による割り当て機能を利用して、Zoho Deskに対する割り当て条件を設定しました。

また、佐藤さんはすべてのユーザーに対してZoho Cliqを割り当てる条件を追加しました。

佐藤さんには上記の3つ条件がすべて当てはまるため、条件の優先順位が考慮されます。アプリの割り当てにおいて、優先順位はとても重要です。

アプリの割り当てにおいて、優先順位がアプリの設定に影響を与えます。優先順位を適切に設定することで、アプリの割り当てを効果的に自動化できます。

アプリに複数の条件が追加されている場合、条件が追加された順番で、条件の優先順位が設定されます。［アプリケーション］ページの［条件による割り当て］セクションで、条件を並べ替えることができます。

また、優先順位は設定の種類（1つの値のみ指定可能な項目、複数の値を指定可能な項目）に基づいて、アプリの設定に影響を与えます。ユーザーに複数の条件を適用する場合、1つの値のみ指定可能な項目には、優先順位が最も高い条件の項目値のみが考慮されます。ただし、複数の値を指定可能な項目には、すべての値の組み合わせが適用されます。

上記の例では、佐藤さんには上記の3つ条件がすべて当てはまります。また、［マネージャー］グループに関する条件が1番目に追加されているため、この条件の優先順位が最も高く設定されています。役割 は1つの値しか指定できない項目であるため、佐藤さんには管理者権限が割り当てられます。部署 は複数指定可能な項目であるため、佐藤さんには両方の部署へのアクセス権限が割り当てられます。

グループからユーザーが削除されると、各ユーザーの権限も自動で変更されます。

 

たとえば、鈴木さんが長期休暇を取得したとします。佐藤さんは、グループから鈴木さんを削除しますが、組織からは削除しません。鈴木さんの担当者としての権限は取り消されますが、上記の3番目の条件に基づいて、［営業］部署の［制限付き担当者］の役割が保持されます。また、Zoho Cliqへのアクセス権限も保持されます。