Zoho Oneの初期設定

Zoho Oneの初期設定

Zoho Oneのアカウント登録  

Zohoサービスをはじめて利用する場合は、Zohoアカウントの登録が必要です。手順は以下のとおりです。
  1. Zoho OneのWebサイトに移動し、[無料お試しはこちら]をクリックします。
  2. 情報を入力し、[登録]をクリックします。
  3. 利用開始の設定でカテゴリーを選択して、最初に追加したいZohoアプリを選択します。
    メモ:  Zoho Oneには多数のアプリが含まれており、追加費用なしですべて利用できます。最初は、いくつかのアプリから利用を開始し、慣れてきたら利用アプリを増やすことをお勧めします。アプリは、必要なときにいつでも追加できます。
  4. 利用開始の設定が完了したら、登録完了メールを確認して、Zohoアカウントの認証を行います。アカウントの認証が完了したら、組織に関する管理操作を実行できるようになります。
すでに、いずれかのZohoサービス/アプリを利用している場合は、次の手順を実行します。
  1. Zoho OneのWebサイトに移動し、サインインします。すでに、サインインしている場合は、[サービスへアクセスする]をクリックします。
  2. 情報を入力し、[アカウントの作成]をクリックします。 
  3. 利用開始の設定で利用中のアプリの一覧を確認できます。Zoho Oneに関連付けたいアプリを選択し、[続ける]をクリックします。
 メモ:有料アプリを追加したい場合は、Zoho Oneのサブスクリプションを無料プランから有料プランにアップグレードする必要があります。  
選択したアプリに登録されているすべてのユーザーが、Zoho Oneに自動でインポートされます。インポートしたユーザーの設定は、Zoho Oneの管理画面から可能です。

管理画面(Zoho Directory)へのアクセス 

登録完了後、Zoho Oneの管理操作を行うには、Zoho Directoryにアクセスします。Zoho Directoryでは、Zoho Oneの全体の設定をまとめて管理できます。ユーザー、利用中のアプリ、セキュリティなどの設定が可能です。

管理画面(Zoho Directory)にアクセスするには:
  1. Zoho Oneにサインインします。Zoho Oneのホーム画面が表示されます(ホーム画面ではダッシュボードを作成できます)。
  2. 左側のメニューから[Directory]をクリックします。

組織の設定 

管理画面(Zoho Directory)にアクセスできたら、組織の設定を開始しましょう。組織の設定では、最初にドメインを追加します。ドメインは、さまざまな管理操作の実行に必要です(Active Directoryのユーザーの同期、ユーザー用のメールボックスの作成など)。そのため、まずはドメインを追加認証し、メールホスティングの有効化を行いましょう。ドメインに関する概要はこちら。
 
次に、役職と勤務場所を登録します。役職を登録すると、役職ごとに異なるアクセス権限を指定したり、組織の階層を設定したりできます。勤務場所としては、オフィスや支社などを登録します。あらかじめ役職や勤務場所を登録しておくことで、スムーズに利用を開始できます。

アプリケーションの管理 

以上の設定が完了したら、Zoho Oneのアプリを設定しましょう。アプリごとの設定を行っておくと、ユーザーが追加された際に簡単にアプリを割り当てることができます。
 
組織に追加できるアプリには以下の3種類があります。
  1. Zohoアプリ:Zoho Oneのサブスクリプションで利用できる標準アプリです。
  2. マーケットプレイスのアプリ:マーケットプレイスに登録されているアプリです。Zoho Creatorで作成されたアプリや、シングルサインオン(SSO)用に連携できる外部アプリも含まれます。
  3. 拡張連携アプリ:マーケットプレイスには登録されていないアプリです。SAML認証アプリ、共通認証アプリ、ブックマークアプリが含まれます。
利用開始の設定の際に選択したカテゴリーに基づいて、組織には自動的に特定のZohoアプリが追加されています。また、選択したカテゴリーとは関係なく、初期設定で追加されるZohoアプリもあります(Zoho Meeting、Zoho WorkDrive、Zoho Cliq、Zoho Notebook)。
 
これ以外にも、ZohoアプリZoho Creatorで新しく作成した独自アプリマーケットプレイスのアプリを追加可能です。必要なアプリを追加したら、アプリの設定も行いましょう。

グループの作成 

グループを作成すると、ユーザーを効率的に管理できます。Zoho Oneでは、2種類のグループ(部署共同作業グループ)を設定できます。部署(または部門)を作成すると、組織の階層を設定して、部署ごとに権限を設定できます。一方、共同作業グループでは、部署とは関係なく、プロジェクトなど、特定の目的のためのグループを作成して、権限を設定できます。関連情報:グループの概要

セキュリティポリシーの設定 

セキュリティポリシーを設定すると、様々な方法で組織のセキュリティを強化できます。セキュリティポリシーは、組織にユーザーを登録する前に設定しておく方が安全です。パスワードポリシーでは、組織内のパスワードに関して文字数などについての一定の条件を設定できます。多要素認証ポリシーでは、組織内で多要素認証を必須に設定することができます。IPアドレス制限では、アカウントへのアクセスを許可するIPアドレスを指定できます。セッションの管理では、組織内のユーザーのアカウントについて、サインイン中のセッションを管理できます。セキュリティポリシーは、グループに対しても適用できます。関連情報:セキュリティポリシー

条件によるアプリの割り当ての設定 

アプリの設定が完了している場合、アプリをユーザーに割り当てることができます。条件による割り当てを設定すると、指定した条件に該当するユーザーに対して、自動でアプリを割り当てることができます。たとえば、あるグループに追加されたユーザー全員に対して自動でZoho Mailのアプリを割り当てることができます。さらに、グループ管理者をZoho Mailの管理者として設定することも可能です。アプリの割り当てを設定しておくと、手動でアプリを割り当てる手間が省けます。

ユーザーの追加 

組織の大枠の設定が済んだら、組織にユーザーを追加します。Active DirectoryからZoho Oneに移行する場合は、Zoho One同期ツールを使用すると、簡単にユーザーを追加できます。Zoho One同期ツールには対応していないシステムから移行する場合は、CSVやVCFのような形式のファイルでユーザーをインポートできます。
 
また、[ユーザー]タブから手動でユーザーを追加することもできます。
 
必要に応じて、ユーザーをグループに追加します。すでにアプリとセキュリティポリシーをグループに割り当てている場合、グループにユーザーを追加すると、グループのアプリとセキュリティポリシーがユーザーに自動で割り当てられます。

管理者権限の付与 

必要に応じて、組織に管理者を追加できます。Zoho Oneでは、組織管理者とアプリ管理者の2種類の管理者を設定できます。組織管理者は、Zoho Oneの組織のユーザー、グループ、ポリシーを管理できます。アプリ管理者は、Zoho Oneに追加した特定のアプリに関する管理操作を実行できます。管理者に関する詳細はこちら

その他の管理操作 

以上、Zoho Oneの利用を開始する際の基本的な設定をご紹介しました。Zoho Oneの管理操作の詳細については、管理者ガイドをご参照ください。 

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