Zoho Oneの初期設定
Zoho Oneのアカウント登録
Zohoサービスをはじめて利用する場合は、Zohoアカウントの登録が必要です。手順は以下のとおりです。
- Zoho OneのWebサイト
に移動し、［無料お試しはこちら］をクリックします。
- 情報を入力し、［登録］をクリックします。
- 利用開始の設定でカテゴリーを選択して、最初に追加したいZohoアプリを選択します。
メモ： Zoho Oneには多数のアプリが含まれており、追加費用なしですべて利用できます。最初は、いくつかのアプリから利用を開始し、慣れてきたら利用アプリを増やすことをお勧めします。アプリは、必要なときにいつでも追加できます。 - 利用開始の設定が完了したら、登録完了メールを確認して、Zohoアカウントの認証を行います。アカウントの認証が完了したら、組織に関する管理操作を実行できるようになります。
すでに、いずれかのZohoサービス／アプリを利用している場合は、次の手順を実行します。
- Zoho OneのWebサイト
に移動し、サインインします。すでに、サインインしている場合は、［サービスへアクセスする］をクリックします。
- 情報を入力し、［アカウントの作成］をクリックします。
- 利用開始の設定で利用中のアプリの一覧を確認できます。Zoho Oneに関連付けたいアプリを選択し、［続ける］をクリックします。
メモ：有料アプリを追加したい場合は、Zoho Oneのサブスクリプションを無料プランから有料プランにアップグレードする必要があります。
選択したアプリに登録されているすべてのユーザーが、Zoho Oneに自動でインポートされます。インポートしたユーザーの設定は、Zoho Oneの管理画面から可能です。
管理画面（Zoho Directory）へのアクセス
登録完了後、Zoho Oneの管理操作を行うには、Zoho Directoryにアクセスします。Zoho Directoryでは、Zoho Oneの全体の設定をまとめて管理できます。ユーザー、利用中のアプリ、セキュリティなどの設定が可能です。
管理画面（Zoho Directory）にアクセスするには：
- Zoho Oneにサインインします。Zoho Oneのホーム画面が表示されます（ホーム画面ではダッシュボードを作成できます）。
- 左側のメニューから［Directory］をクリックします。
組織の設定
管理画面（Zoho Directory）にアクセスできたら、組織の設定を開始しましょう。組織の設定では、最初にドメインを追加します。ドメインは、さまざまな管理操作の実行に必要です（Active Directoryのユーザーの同期、ユーザー用のメールボックスの作成など）。そのため、まずはドメインを追加、認証し、メールホスティングの有効化を行いましょう。ドメインに関する概要はこちら。
次に、役職と勤務場所を登録します。役職を登録すると、役職ごとに異なるアクセス権限を指定したり、組織の階層を設定したりできます。勤務場所としては、オフィスや支社などを登録します。あらかじめ役職や勤務場所を登録しておくことで、スムーズに利用を開始できます。
アプリケーションの管理
以上の設定が完了したら、Zoho Oneのアプリを設定しましょう。アプリごとの設定を行っておくと、ユーザーが追加された際に簡単にアプリを割り当てることができます。
組織に追加できるアプリには以下の3種類があります。
- Zohoアプリ：Zoho Oneのサブスクリプションで利用できる標準アプリです。
- マーケットプレイスのアプリ：マーケットプレイスに登録されているアプリです。Zoho Creatorで作成されたアプリや、シングルサインオン（SSO）用に連携できる外部アプリも含まれます。
- 拡張連携アプリ：マーケットプレイスには登録されていないアプリです。SAML認証アプリ、共通認証アプリ、ブックマークアプリが含まれます。
利用開始の設定の際に選択したカテゴリーに基づいて、組織には自動的に特定のZohoアプリが追加されています。また、選択したカテゴリーとは関係なく、初期設定で追加されるZohoアプリもあります（Zoho Meeting、Zoho WorkDrive、Zoho Cliq、Zoho Notebook）。
グループの作成
グループを作成すると、ユーザーを効率的に管理できます。Zoho Oneでは、2種類のグループ（部署と共同作業グループ）を設定できます。部署（または部門）を作成すると、組織の階層を設定して、部署ごとに権限を設定できます。一方、共同作業グループでは、部署とは関係なく、プロジェクトなど、特定の目的のためのグループを作成して、権限を設定できます。関連情報：グループの概要
セキュリティポリシーの設定
セキュリティポリシーを設定すると、様々な方法で組織のセキュリティを強化できます。セキュリティポリシーは、組織にユーザーを登録する前に設定しておく方が安全です。パスワードポリシーでは、組織内のパスワードに関して文字数などについての一定の条件を設定できます。多要素認証ポリシーでは、組織内で多要素認証を必須に設定することができます。IPアドレス制限では、アカウントへのアクセスを許可するIPアドレスを指定できます。セッションの管理では、組織内のユーザーのアカウントについて、サインイン中のセッションを管理できます。セキュリティポリシーは、グループに対しても適用できます。関連情報：セキュリティポリシー
条件によるアプリの割り当ての設定
アプリの設定が完了している場合、アプリをユーザーに割り当てることができます。条件による割り当てを設定すると、指定した条件に該当するユーザーに対して、自動でアプリを割り当てることができます。たとえば、あるグループに追加されたユーザー全員に対して自動でZoho Mailのアプリを割り当てることができます。さらに、グループ管理者をZoho Mailの管理者として設定することも可能です。アプリの割り当てを設定しておくと、手動でアプリを割り当てる手間が省けます。
ユーザーの追加
組織の大枠の設定が済んだら、組織にユーザーを追加します。Active DirectoryからZoho Oneに移行する場合は、Zoho One同期ツールを使用すると、簡単にユーザーを追加できます。Zoho One同期ツールには対応していないシステムから移行する場合は、CSVやVCFのような形式のファイルでユーザーをインポートできます。
また、［ユーザー］タブから手動でユーザーを追加することもできます。
必要に応じて、ユーザーをグループに追加します。すでにアプリとセキュリティポリシーをグループに割り当てている場合、グループにユーザーを追加すると、グループのアプリとセキュリティポリシーがユーザーに自動で割り当てられます。
管理者権限の付与
必要に応じて、組織に管理者を追加できます。Zoho Oneでは、組織管理者とアプリ管理者の2種類の管理者を設定できます。組織管理者は、Zoho Oneの組織のユーザー、グループ、ポリシーを管理できます。アプリ管理者は、Zoho Oneに追加した特定のアプリに関する管理操作を実行できます。管理者に関する詳細はこちら
その他の管理操作
以上、Zoho Oneの利用を開始する際の基本的な設定をご紹介しました。Zoho Oneの管理操作の詳細については、管理者ガイドをご参照ください。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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