残業ポリシー - Zoho People 出席サービス
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Zoho PeopleのAttendanceサービスにおけるOvertime規定機能は、組織が従業員の残業を効果的に監視・管理することを可能にします。作業場所、部署、雇用種類などの特定の条件に基づき、残業ルールをカスタマイズでき、正確な記録が実現します。システムは、日次、週次、月次の残業時間を正確に記録し、適切な残業手当率の適用もサポートします。さらに、残業のしきい値を設定することで、月間、年間、またはローリング平均の残業時間が指定した上限を超えた際に、自動的に従業員およびその上司へ通知が行われます。
Overtime規定の追加
Zoho PeopleのOvertime規定設定は、Overtime規定レポート（日本の場合は「36協定レポート」）による従業員の残業管理や、事前に設定した上限超過時のアラート発信に特化しています。出勤ステータス（例：出勤／欠勤）や他のレポートデータには影響しません。
Overtime規定を追加するには：
- 設定 > Attendance > 設定 > Overtime規定へ移動します。
-
Overtime規定を追加をクリックします。
「複製する」オプションでは、既存の規定を複製して新規作成することができます。
日本向けのOvertime規定を追加する場合は、プリフィルオプションを利用し、労働基準法に基づいて規定を設定し、必要に応じてカスタマイズすることができます。
- 日本向けOvertime規定を追加する場合は、労働基準法に基づいて値をプリフィルし、必要に応じてカスタマイズできます。
- 規定名を入力します。
- 場所、部署、または雇用種類に基づき、規定の適用範囲を選択します。
従業員が複数のOvertime（OT）規定の対象となる場合、適用される規定は以下の優先順位で決定されます：
- 雇用種類ベースの規定：これが最優先となります。例えば、従業員がフルタイム、パートタイム、契約社員として分類されている場合、その雇用種類に関連付けられたOT規定が最初に適用されます。
- 部署ベースの規定：雇用種類ベースの規定が割り当てられていない場合、システムは従業員の部署（営業、エンジニアリング、HRなど）に紐づくOT規定を確認します。
- 場所ベースの規定：上記いずれの規定も割り当てられていない場合、従業員の勤務地（ChennaiやBangaloreなど）に関連付けられたOT規定が適用されます。
- 必須のOvertimeルールを有効化し、設定します。
- 毎日 overtime: 有効化し、設定することで、従業員の毎日の通常 overtime および extended overtime 時間を記録できます。
例えば、従業員の勤務時間が1日8時間を超えた場合は毎日 通常 Overtimeとして、10時間を超えた場合は毎日 Extended Overtimeとして記録されます。 - Weekly overtime: 有効化し、設定することで、従業員の週単位の overtime 時間を記録できます。Weekly overtimeはカレンダー週ごとに計算されます。
例えば、従業員の勤務時間がカレンダー週で40時間を超えた場合、weekly overtimeとして記録されます。 - 月間 overtime: 有効化し、設定することで、従業員の月間 overtime 時間を記録できます。
例えば、従業員の勤務時間が135時間を超えた場合、月間 overtimeとして記録されます。 -
Overtime 規定 レポートを有効化すると、適用対象従業員の overtime データを集計して表示できます。この操作により、レポート > 組織 レポート > Attendance > Overtime 規定 レポートで Overtime 規定 レポートを表示または非表示にできます。 詳細はこちら。
Japanリージョンで overtime 規定を追加する場合、レポート名は「労働基準法第36条」となり、レポートヘッダーは組織の各種設定に合わせてカスタマイズできます。
- 以下の通知を有効化することで、従業員およびその上司に overtime 上限到達時の注意喚起ができます。
-
月間の残業が指定された上限を超えた場合に通知します。
この注意の場合、週末の延長残業時間は上限計算から除外されます。 - 年間の残業が指定された上限を超えた場合に通知します。
-
月間残業の上限を年間で指定回数超えた場合に通知します。
この注意の場合、週末の延長残業時間は上限計算から除外されます。 -
合計月間残業が指定された上限を超えた場合に通知します。
この注意の場合、月内のすべての残業時間（週末の延長残業時間を含む）が上限計算に含まれます。 -
直近の連続した複数月の平均残業が指定された上限を超えた場合に通知します。各設定ごとに複数の残業平均上限を追加して、アラートを発生させることが可能です。
通知を発生させるための判定は、暦年内で算出されるローリング平均に基づいています。例として2か月通知の場合、システムは毎月、直近2か月の平均が許容範囲内かどうかを確認し、上限を認証します。 - 「保存」をクリックして、overtime 規定を追加します。
この規定は対象従業員に即時適用され、overtime 時間は設定に従って記録されます。
Overtime 規定レポートを表示
Overtime 規定レポートを表示するには:
レポートで表示されるovertimeの内訳は、overtime 規定の設定に基づいています。規定に変更があった場合、対象従業員のovertime値も更新されます。
- レポート > 組織レポート > Attendance > Overtime 規定レポート（日本地域の場合は「Article 36 レポート」）に移動します。
- フィルターオプションをクリックし、必要なovertime 規定を選択して「送信する」をクリックすると、該当するレポートが表示されます。
従業員のOvertimeデータ（レポート内）
- 通常勤務時間:従業員が1日または1週間の勤務日において想定される標準または予定された勤務時間。
- 毎日通常overtime:1日の中で、標準または予定された勤務時間を超えて勤務した時間。
- 毎日超過overtime:1日ごとの最大許容勤務時間（毎日通常overtimeを含む）を超えて勤務した時間。
- 週次overtime:カレンダー週において、標準合計勤務時間を超えて勤務した時間。
- 月間overtime:月間の標準合計勤務時間を超えて勤務した時間。
- 週末通常overtime:週末に標準または予定された勤務時間内で勤務した時間。
- 週末超過overtime:週末に標準または予定された勤務時間を超えて勤務した時間。
- 休日通常overtime:祝日に標準または予定された勤務時間内で勤務した時間。
- 休日超過overtime:祝日に標準または予定された勤務時間を超えて勤務した時間。
- 深夜通常:通常、22:00から翌6:00の間で、組織の深夜時間設定に基づく深夜帯に勤務した時間が深夜通常時間として記録されます。
- 深夜overtime:深夜帯に該当するovertime時間が深夜overtimeとして記録されます。
- 深夜・休日時間:深夜時間と祝日が重なる時間帯に勤務した時間。例として、深夜時間が22:00から翌6:00で、祝日が午前0時から始まる場合、0:00～6:00の勤務が深夜・休日時間として扱われます。
Overtime 規定のエクスポート
Overtime 規定レポートをエクスポートするには:
- レポート > 組織レポート > Attendance > Overtime 規定レポート（日本地域は「Article 36 レポート」）。
- フィルターアイコンをクリックし、エクスポートしたい該当のovertime 規定を選択します。
- ellipsis アイコンをクリックし、エクスポートするをクリックします。
Overtime 規定の編集
毎日・週次・月間のovertime 時間に対して変更を加えると、該当レポート上のovertime 値も変更されます。
Overtime 規定を編集するには:
- 設定 > Attendance > Configuration > Overtime 規定に移動します。
- 規定名をクリックします。
- 必要な変更をovertime 規定に加えます。
- 保存をクリックします。
Overtime 規定の削除
Overtime 規定を削除すると、該当規定に紐づく従業員の全ての関連 overtime データが完全に削除され、規定はレポート上に表示されなくなります。この操作は元に戻せません。
Overtime 規定を削除するには:
- 設定 > Attendance > Configuration > Overtime 規定に移動します。
- 規定にカーソルを合わせ、削除アイコンをクリックします。
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