Zoho People - 米国リージョン固有機能の概要
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このガイドでは、米国リージョンにおける重要な技術的変更点と機能を紹介します。これらの機能は、米国を拠点とする組織が適切な従業員データを収集し、連邦および州の労働規制を満たし、人事、勤怠管理、休暇、報酬の各プロセスを標準でコンプライアンスに準拠して運用できるように設計されています。各セクションでは、概要、機能にアクセスするためのナビゲーションパス、コンプライアンスにどのように役立つかを簡潔に説明します。
以下で紹介する一部の機能は、古いアカウントや特定のリージョンでは利用できない場合があります。ただし、これらの機能はsupport@zohopeople.comにメールで依頼することで有効化できます。
オンボーディング - 従業員および候補者データ
従業員フォームと候補者フォームでは、米国の法定レポートおよび雇用機会均等レポートに必要な人口統計情報と本人確認データを取得できます。
身元確認項目
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項目
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説明／コンプライアンス上の目的
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退役軍人ステータス
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従業員の被保護退役軍人分類を取得します。VEVRAA／EEOの退役軍人レポートおよび連邦政府契約業者の義務に必要です。
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社会保障番号（SSN）
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給与計算、源泉徴収（W-2）、連邦の本人確認に使用される9桁のSSNを保存します。機密性が高く、マスク可能な項目です。
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民族
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EEOCの標準グループに沿った人種／民族カテゴリを取得し、EEO-1の人口統計レポートを作成できるようにします。
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国民識別番号
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従業員の政府発行の国民IDを取得し、SSNを持たない従業員の本人確認を支援します。
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個人納税者番号（ITIN）
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SSNの取得資格はないものの米国で納税義務がある従業員について、IRS発行のITINを取得します。
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EEOカテゴリ
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各役職を標準のEEO-1職務カテゴリ（例：幹部／上級管理職、専門職）に関連付けます。この関連付けにより、EEO-1レポートを自動で作成できます。
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カスタマイズのヒント：［設定］→［従業員情報］→［サービス拡張］に移動し、従業員フォームを選択して編集すると、項目を追加または既存の項目を調整できます。候補者フォームは「オンボーディング」サービス内で利用できます。
コンプライアンス：これらの項目により、米国の組織はEEOCに沿った人口統計データと職務カテゴリデータを入力元で収集でき、雇用機会均等レポートを作成する際の手動でのデータ準備を不要にできます。
米国用フォーム（I-9、W-4、W-9）
米国の雇用主にとって、連邦の雇用関連フォームを作成して保管することは、採用プロセスに欠かせません。Zoho Peopleでは、米国の主要な雇用関連フォームであるI-9、W-4、W-9に標準対応しています。これらはすぐに使用できる電子署名テンプレートとして用意されているため、人事チームがプラットフォーム外で管理する必要はありません。
これらのテンプレートでは、次のことができます。
- フォームを個々の従業員または組織全体に一括送信する
- 送信前に、既存のZoho Peopleデータから従業員情報を自動入力する
- 新入社員が追加されたときなどに、フォーム配布を自動的に開始するワークフローを設定する
- フォームをオンボーディングフローに組み込み、従業員が入社初日の手続きの一部として入力できるようにする
- 任意の従業員レコードにカスタムボタンを追加し、必要に応じて送信する
- 期限と自動リマインダーを設定し、期限内の完了を促す
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フォーム
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従業員が記入するタイミング
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目的
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フォームW-4
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通常は入社初日またはオンボーディング中に記入します。従業員は、税務状況が変わった場合にいつでも更新できます。
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従業員の給与から源泉徴収する連邦所得税額を雇用主に知らせます
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フォームW-9
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正規従業員ではなく、独立請負業者、フリーランサー、コンサルタント、仕入先として業務を行う場合に記入します。通常は支払いを受ける前に完了します。
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支払者がIRSに支払額を報告できるよう、労働者の納税者番号（TIN）を提供します。
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フォームI-9
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新しい従業員を採用したときに記入します。従業員は勤務開始日までにセクション1を完了し、雇用主は3営業日以内に書類を確認します。
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従業員の本人確認と米国での就労資格を確認します |
役立つ点：これにより、採用ごとに必須の連邦雇用関連フォームを一貫した一元的な方法で完了し、保管できます。
電子署名機能を利用するには、Zoho Signまたはサードパーティーの電子署名連携が必要です。
報酬データ
Zoho Peopleの報酬サービスでは、日払い、月給、時給など、米国の従業員モデルに適した複数の支払いスケジュールに対応しています。支払いスケジュールでは、従業員の報酬をどのように構成し、支払うかを決定します。
ナビゲーション：［設定］→［報酬］→［構成］→［一般］→［支払いスケジュール］までスクロールします
役立つ点：米国の労働規則に基づき、正確な賃金および給与計算を確保できます。
タイムシートサービス
残業コンプライアンスポリシー（米国全リージョン）
タイムシートサービスには、全50州、コロンビア特別区、プエルトリコ（合計52の管轄区域）を対象とするコンプライアンスポリシーが用意されています。各ポリシーには、その地域に適用される日単位、週単位、および該当する場合は連続勤務日に関する残業ルールが組み込まれています（例：カリフォルニア州の日単位の残業ルールと、連邦の週40時間ルールの違い）。
ナビゲーション：［設定］→［タイムシート］→［構成］→［残業ポリシー］→［残業コンプライアンスポリシー］
役立つ点：管理者は、地域別の正しい残業ルールをすぐに適用でき、ポリシーを一から作成しなくても、残業計算を公正労働基準法（FLSA）および各州の労働法に準拠させることができます。
最低賃金の警告
従業員の賃金単価を設定する際、Zoho Peopleは入力された賃金を、該当する管轄区域における米国労働省（連邦）および州が定める最低賃金と比較します。設定された賃金が適用される最低賃金を下回る場合、システムに警告と説明メモが表示されます。
ナビゲーション：［運用］→［タイムシート］→［従業員賃金単価］
メリット：人事／給与管理者が法定最低賃金を下回る給与を誤って設定しないよう、リアルタイムの防止策として機能し、米国の全州および準州における賃金・労働時間規制の遵守を支援します。
レポート
EEO-1レポート
EEO-1レポートは、米国雇用機会均等委員会（EEOC）が要求する形式で、従業員構成を職種カテゴリー（EEOカテゴリー）、人種／民族、性別別に集計する米国のコンプライアンスレポートです。従業員の民族、性別、役職のEEOカテゴリー項目から直接データを取得します。
ナビゲーション：［レポート］→［組織レポート］→［EEO-1レポート］（「従業員情報」内）
EEO-1レポートにアクセスするには、雇用者識別番号（EIN）が必要です。
メリット：EEOCの基準を満たす連邦政府請負業者や民間雇用主は、手作業でスプレッドシートを作成することなく、年次のEEO-1コンポーネント提出に必要な従業員属性の内訳を生成できます。
給与計算用タイムシートデータの残業詳細
給与計算向けのタイムシートレポートには専用の「残業」列があり、クリックすると通常勤務時間、残業時間、ダブルタイム時間の詳細が計算され、表示されます。
ナビゲーション：［レポート］→［タイムシート］→［タイムシートデータ給与計算用］
メリット：給与計算チームは、FLSAに準拠した残業時間を給与計算へエクスポートできる形式で取得でき、法定基準を超えて勤務した時間に対して従業員へ正しく支払うことができます。
休暇サービス（PTO）
Zoho Peopleでは、米国向けに定義済みでカスタマイズ可能な休暇ポリシーがアカウントに自動追加されます。
ナビゲーション：［設定］→［休暇］→［休暇取得ポリシー］
メリット：ポリシー設定を迅速化し、米国の組織が地域に適した休暇種別（FMLA形式、病気休暇、PTOなど）を拠点全体で一貫して導入できるよう支援します。
勤怠サービス
リモートワーク対応 - 出社打刻とリモート打刻
Zoho Peopleの出社打刻とリモート打刻機能は、すべてのチェックインをオフィス勤務またはリモート勤務として自動分類するため、勤怠データに実際の勤務場所が常に反映されます。
この機能では、次のことができます。
- 生体認証デバイス、IP範囲、ジオフェンス設定された場所、キオスクなど、出社打刻として扱うチェックイン元を定義する
- その他すべてのチェックインをリモート打刻として自動分類する
- 初回打刻、最終打刻、勤務時間の過半数、または最低オフィス勤務時間のしきい値に基づいて、混在する日のルールを設定する
- 組織の用語に合わせて表示ラベルをカスタマイズする
メリット：タイムゾーンや在宅勤務先が異なるハイブリッドチームを管理する米国のIT企業では、勤怠レポートの判断に迷う必要がなくなります。すべての入力が自動分類されるため、手動で対応しなくても、出社とリモートの状況を人事が明確かつ正確に把握できます。
リモートワークポリシー
Zoho Peopleのリモートワークポリシーは、IT組織が監督を維持しながら柔軟な働き方を管理できるよう支援します。
この機能では、次のことができます。
- リモートワーク日の週次または月次の上限を設定する
- 上限を超えた場合に承認を必須にする
- 特定の曜日のリモート打刻を制限する
- 従業員がリモートで打刻した際に、リモートワーク申請を自動記録する
- 部門、役職、所在地、または個々の従業員ごとにポリシーの適用範囲を設定する
メリット：米国のIT企業にとって、このバランスを適切に保つことは実際のビジネスに大きな影響を与えます。リモートワークポリシーにより、定義可能、追跡可能、一貫して適用可能な形で、自社の条件に沿った柔軟性を提供できます。
祝日ギャラリー（休暇）
Zoho Peopleの祝日ギャラリーでは、標準および地域別の祝日リストを一元的に確認できます。管理者は地域別に祝日を参照し、関連する祝日を祝日リストに一括追加できるため、組織設定を簡素化できます。
ナビゲーション：［運用］→［休暇］→［祝日］→［祝日の追加］→［祝日ギャラリー］
メリット：組織は数回のクリックで米国の連邦および州の祝日リストを従業員の所在地やシフトに適用でき、勤務日、給与計算、休暇の計算を正確に行えます。
福利厚生サービス
Zoho Peopleの福利厚生サービスは、従業員の福利厚生を管理するための一元化された体系的なプラットフォームを組織に提供します。プラン設定や対象条件の定義から、従業員の登録、扶養家族の管理まで、従業員福利厚生のライフサイクル全体を人事チームが管理できるよう設計されています。
このサービスでは、医療、歯科、視力、HSA、401(k)、STD、LTDなど、さまざまなカテゴリーの福利厚生プランを管理できます。
ナビゲーション：［設定］→［福利厚生］→［カテゴリー］／［プラン］／［提供会社］.
メリット：米国の組織は、健康保険、退職金制度、その他の制度などの福利厚生プランの管理、対象条件の定義、登録状況や扶養家族の管理を1か所で行え、正確な福利厚生管理とレポート作成を支援します。データは、サービスプロバイダー、政府機関（IRSなど）、保険会社、医療管理者などとの共有用にエクスポートできます。
OKR（目標と主要な成果）
Zoho PeopleのOKR（目標と主要な成果）は、明確な目標を設定し、測定可能な進捗を追跡することで、組織が本当に重要なことに集中できるよう支援します。目標は、組織、チーム、または個人が達成したいことを定義するもので、簡潔で意欲を高める内容であり、組織の戦略と整合している必要があります。主要な成果は、成功をどのように測定するかを示すもので、具体的、測定可能、期限付きである必要があります。通常、集中力を維持するために、各目標には2～5個の主要な成果を設定します。サブの主要な成果は、主要な成果をより小さく実行可能なステップに分解し、複雑な目標を管理しやすくし、マイルストーンを明確にします。
ナビゲーション：［パフォーマンス］→［OKR］
メリット：個人、チーム、組織の目標を測定可能な成果と連携させ、従業員全体の集中力、透明性、説明責任を高めます。
連携サポート
Zoho Peopleは、米国の企業で広く利用されている次のような業界有数のアプリケーションとシームレスに連携できます。
- Microsoft 365
Zoho PeopleをMicrosoft 365と連携して、ユーザー管理、カレンダー同期、従業員の共同作業を効率化できます。従業員は人事情報にスムーズにアクセスでき、管理者は一般的なID管理や生産性向上のワークフローを自動化できます。 - Microsoft Teams
Zoho Peopleの通知、承認申請、人事関連の更新をMicrosoft Teams内で直接受信できます。マネージャーは、共同作業用のワークスペースを離れることなく、申請を確認して対応できます。 - Google Workspace
Zoho PeopleをGoogle Workspaceと接続して、従業員アカウントの管理を簡素化し、組織データを同期できます。従業員は、既存のGoogle認証情報と生産性向上ツールを使用して人事サービスにアクセスできます。 - DocuSign
内定通知書、ポリシー確認書、従業員フォームなどの人事書類を、DocuSignを通じて電子署名用に送信できます。署名状況を追跡し、完了した書類を人事プロセス内で安全に保存できます。 - Adobe Sign
Adobe SignをZoho Peopleと連携して、書類の署名ワークフローを自動化できます。人事チームは従業員関連書類をデジタルで送信、追跡、管理できるため、紙の書類を減らし、承認を迅速化できます。 - Slack
人事関連のリアルタイム通知、承認アラート、従業員情報の更新をSlackで直接受信できます。従業員とマネージャーは、アプリケーションを切り替えることなく、重要な人事申請を把握して対応できます。 - QuickBooks
承認済みのタイムシートや従業員関連データをZoho PeopleからQuickBooksに同期できます。これにより、手入力を減らし、給与計算の正確性を高め、会計プロセスを効率化できます。