Zoho Projects におけるポータル構成 - コンセプト
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Zoho プロジェクトでポータルをセットアップすることは、組織のニーズに合わせてプラットフォームをカスタマイズする上で重要なステップです。このプロセスには、プロジェクトのタイムラインや予算のパラメータを設定することから、タスクを自動化することまで、複数のアクションが含まれます。
例えば、「Donally Apartment Constructions」という建設会社のプロジェクトマネージャーであると想像してください。あなたはZoho プロジェクトに登録し、プロジェクトの特定のニーズに合わせてポータルを設定することを目指しています。
構成
ポータル設定:
このセクションでは、ポータルのロゴを変更し、ポータル名を「Donally Apartments」としてラベル付けするオプションがあります。送信者メールを設定して、自社ドメインからのメッセージを送信できます。ポータル URLは変更可能で、ポータル所有者を管理者リストから再割り当てすることができます。
カスタム ドメイン:
カスタムドメインを持つことで、ユーザーやクライアントにブランド体験を提供できます。カスタムドメインをマッピングすることにより、会社のアイデンティティを強化し、すべてのプロジェクト関連の活動が会社のドメイン名の下で行われることを保証できます。
例えば、あなたのポータル名が「donallyapartmentconstructions」の場合、デフォルトのプロジェクトURLはhttps://projects.zoho.com/portal/donallyapartmentconstructionsとなります。カスタムドメインを使用すると、https://donallyapartmentconstructions.com/portal/abcとなります。
免責事項:
組織には、すべてのユーザーが準拠する必要がある特定のポリシーや規約があります。免責事項を利用すれば、ユーザーにそのようなポリシーを表示し、その理解と承諾の確認を得ることができます。
名前を変更するモジュール:
Zoho プロジェクトの問題追跡とマイルストーンモジュールは、ビジネス要件に合わせて名前を変更することができます。
例えば、建設会社では、問題を「不具合」として名前を変更することができ、これは建設業界の用語に沿っており、チームがプロジェクトのコンポーネントを理解しやすくなります。
ポータルを削除する:
この機能により、ポータル所有者は自分のZoho プロジェクトドメインを完全に削除し、同時にサーバー上に保管されているデータのバックアップを作成することができます。
ユーザー設定:
ユーザーの表示名を設定できます。階層を定めて、組織内のユーザー間の序列を確立することもできます。
日付 & 時間設定
日付 & 時間設定:
このセクションでは、日付フォーマット、時間フォーマット、週の最初の日を指定できます。また、典型的な稼働日の始業時間と終業時間を定めることによって、組織の営業時間を設定できます。勤務日を選択することで、どの日を休日とみなすか決めることができ、選択に基づいて作業項目をスケジュールできます。
休日:
休日を設定することにより、プロジェクトのスケジュールに非稼働日を考慮し、正確なプロジェクト計画を保証できます。
例として、12月25日を休日に設定することができます。その結果、特定の日にはタスクがスケジュールされません。
プロジェクト & 予算
プロジェクト & プロジェクトグループ:
このセクションでは、プロジェクトおよびプロジェクトグループの接頭詞の設定、限定アクセス用のプライベートプロジェクトグループ、分類タグ、プロジェクトの完成度を算出するためのオプションなど、プロジェクト関連設定を行うことができます。
予算設定:
予算設定では、プロジェクトの予算を有効にし、ユーザープロファイルに基づいて予算へのアクセスを制限し、デフォルト通貨を設定します。予算を有効にすると、予算が自動的に更新される頻度を定義できます。非請求可能な時間を費用計算に含めるオプションもあります。実際の費用が閾値または計画された予算を超えた場合にメール通知を設定することができます。また、売上予算とアーンドバリューマネジメント(EVM)を有効にして、プロジェクトのパフォーマンスを評価することもできます。
通貨:
通貨セクションでは、Zohoプロジェクトでの財務業務や報告の基準として基軸通貨を設定できます。基軸通貨を設定する際には、国内通貨の価値を決定するために為替レートも加えることができます。
例えば、あなたが「Donally Construction」の建設プロジェクトを管理しており、いくつかの国際的なサプライヤーや契約業者と関わっているとします。あなたの会社は米国にあり、ほとんどのクライアントはヨーロッパにいます。基軸通貨を米ドルに指定し、現在のユーロ為替レートを入力して取引をUSDに変換することで、「Donally Construction」は世界中の複数の通貨を扱う際に財務の透明性を維持する助けとなります。
タスク & 工数表
タスク設定:
Zohoプロジェクトではタスク管理を向上させるための様々な設定を提供しています。タスクの順序を保持し、プレフィックスやIDを管理し、タスクの期間と依存関係を設定することができます。さらに、リソースを割り当てたり、タスクを不具合と連携したり、アラートを受け取るオプションを選択できます。タスク依存性を組織レベルでアクティベートすると、期日が変わると自動的に後続のタスクが調整されます。
工数表設定:
このセクションには、タイムログの権限設定、完了したタスクや不具合のログ管理、タイマーの管理、タスク作業時間に基づく制限の設定が含まれています。また、ログイン時間の時間制限の設定や、低時間のしきい値に対するリマインダーのカスタマイズも行うことができます。ユーザーは、過去および未来の特定の日数にわたって時間を記録することができ、時間追跡の柔軟性を高めます。
工数表承認:
タイムシート承認の設定を管理し、ログエントリの承認を要求し、承認者の承認権限を管理し、自動承認の設定を行います。
建設会社では、タイムシート承認により、監督者がタイムシートを確認し、作業時間を承認することで、日々のタスクの正確な記録と作業時間の承認が保証されます。
メール通知
設定タブでは、ポータルユーザーやクライアントユーザーを選択し、彼らがメール通知を受け取らないようにすることができます。これらの設定は、タスク、マイルストーン、フォーラム、その他の通知の包括的な管理に役立ちます。ポータルユーザーとクライアントユーザーの両方が、自分が作成した、自分またはチームに割り当てられた、進行状況を追跡するためにフォローしているタスクやマイルストーンの更新を受け取ることができます。
Zia
ZiaはZohoプロジェクト内のAI搭載チャットボットであり、あなたのプロジェクト、タスク、問題、その他のモジュールに関するクエリに対して即座に回答を提供します。
例えば、現場のプロジェクトマネージャーであり、重要なタスクの進行状況を確認する必要がある場合、Ziaを使用してタスクの状態、完了率、関連する問題点などを問い合わせることができます。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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