Zoho Projectsにおけるポータル設定 - 概念
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Zoho Projectsでポータルを設定することは、プラットフォームを組織のニーズに合わせてカスタマイズするための重要な手順です。これには、プロジェクトのタイムラインや予算パラメーターの設定からタスクの自動化まで、さまざまな処理が含まれます。
たとえば、あなたが「Donally Apartment Constructions」という建設会社のプロジェクトマネージャーであるとします。Zoho Projectsに登録後、プロジェクトの独自要件に合わせてポータルを設定したい場合を考えます。
構成
ポータル設定:
このセクションでは、ポータルのロゴを変更したり、ポータル名を「Donally Apartments」に設定できます。また、送信者メールを自社ドメインのものに設定し、連絡を取ることが可能です。ポータルURLの変更や、管理者リストからポータルオーナーの再割り当ても行えます。
カスタムドメイン:
カスタムドメインを利用することで、ユーザーやクライアント向けにブランド化された体験を提供できます。カスタムドメインをマッピングすることで、企業のアイデンティティを強化でき、すべてのプロジェクト関連活動を自社ドメイン名のもとで一元管理できます。
例えば、ポータル名が「donallyapartmentconstructions」の場合、初期設定のプロジェクトURLはhttps://プロジェクト.Zoho.com/ポータル/donallyapartmentconstructionsとなります。カスタムドメインを設定すると、https://donallyapartmentconstructions。com/ポータル/abcのようになります。
免責事項:
企業には、ユーザーが遵守すべき特定のポリシーや条件があります。免責事項を利用することで、これらのポリシーをユーザーに提示し、規定の理解および同意を確認できます。
タブ名の変更:
Zoho Projectsでは、課題管理やフェーズのタブ名を法人要件に合わせて変更できます。
例えば、建設会社では「課題」を「欠陥」に変更することで、業界用語に合わせることができ、チームがプロジェクトの要素をより理解しやすくなります。
ポータルの削除:
この機能により、ポータル管理者はZoho Projectsのドメインを完全に削除でき、サーバー上に保存されているデータのバックアップも取得できます。
ユーザー設定:
ここでは、ユーザーの表示名を設定できます。また、階層を組織内のユーザー間で設定することも可能です。
日付 & 時間設定
日付 & 時間設定:
このタブでは、日付形式や時間形式、週の開始曜日を指定できます。また、組織の所定労働時間として、1日の開始時刻と終了時刻を設定できます。さらに、稼働日を選択することで、どの日を週末とするかを決め、選択に基づいて作業項目のスケジュールを設定できます。
休日:
休日を設定することで、プロジェクトスケジュールにおける非稼働日を考慮し、正確なプロジェクト計画が可能となります。
例えば、12月25日を休日として追加できます。これにより、その日はタスクが予約されることはありません。
プロジェクト & 予算
プロジェクト & プロジェクトグループ:
このタブでは、プロジェクトやプロジェクトグループのプレフィックス、限定アクセス用の非公開プロジェクトグループ、分類用タグ、プロジェクト完了率の計算設定など、プロジェクト関連の設定を行えます。
予算設定:
予算設定では、プロジェクト予算の有効化、ユーザー権限に基づく予算へのアクセス制限、初期設定通貨の設定が可能です。予算を有効化後は、予算が自動的に更新される頻度を定義できます。費用計算の際に請求対象外時間を含めることも可能です。実際の費用がしきい値や計画予算を超えた場合のメール通知設定も行えます。また、売上予算やEarned 値 Management（EVM）を有効化し、プロジェクトのパフォーマンス評価にも対応しています。
通貨:
通貨タブでは、Zoho Projectsでの財務処理やレポートの基準となる基準通貨を設定できます。基準通貨を設定する際には、為替レートも追加でき、ホーム通貨の価値を決定できます。
たとえば、「Donally Construction」が複数の海外サプライヤーや請負業者を含む建設プロジェクトを管理しているとします。貴社は米国に拠点を置き、クライアントの多くはヨーロッパにいます。基準通貨を米ドルに設定し、ユーロの現在為替レートを入力することで、取引をUSDに換算できます。これにより、「Donally Construction」は多様な通貨を扱う際も、財務状況を明確に保つことができます。
タスク & 工数表
タスク設定:
Zoho Projectsは、タスク管理を強化するための多様な設定を提供しています。タスクの順序管理、プレフィックスやIDの制御、タスク期間や依存関係の設定が可能です。リソースの割り当てや、タスクを不具合と関連付けてアラートの受信も選択できます。組織レベルのタスク依存関係設定を有効化すると、期限が変更された際に後続タスクが自動的に再調整されます。
時間ログ設定:
このタブでは、時間ログ権限の定義、完了済みタスクや不具合のログ管理、タイマーの制御、タスク作業時間に基づく制限の設定が行えます。また、時間記録の上限を設定したり、低時間しきい値に対するリマインダーをカスタマイズすることも可能です。ユーザーは過去および今後の一定日数分の時間を柔軟に記録できます。
時間ログ承認:
時間ログ承認設定の管理では、記録エントリーの承認必須化、承認者の権限制御、自動承認の設定などが可能です。
建設会社では、時間ログ承認によって日々の作業記録の正確性が確保され、監督者が時間ログを確認・承認できるようになります。
メール通知
設定タブでは、ポータルユーザーやクライアントユーザーを選択し、メール通知の受信対象から除外できます。これらの設定は、タスク、フェーズ、フォーラム、その他の通知の包括的な管理に役立ちます。ポータルユーザーおよびクライアントユーザーは、自身やチームが作成したタスクやフェーズ、担当に割り当てられたもの、または進捗追跡のためフォロー中のタスクなどの更新を受け取ることができます。
Zia
ZiaはZoho Projects内のAIチャットボットで、プロジェクト、タスク、課題、その他のタブに関する質問をし、即座に回答を得ることができます。
たとえば、現場で作業するプロジェクトマネージャーが重要タスクの進捗を確認したい場合、Ziaを利用してタスクのステータスや完了率（%）、関連する課題などを問い合わせることができます。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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