「メールテンプレートの作成方法」

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メールテンプレートの作成

候補者やコンタクトとのコミュニケーションは、あらゆるビジネスシナリオで重要な活動です。 Zoho Recruitは、複数の受信者に1つのメールを送信するためのメールテンプレートを提供します。面接の通知やフォローアップメールを候補者に送信する場合は、新しい顧客がサインアップするたびに同じ内容をタイプする必要がなく、メールテンプレートを使用することができます。また、メールテンプレートをデザインして、プレーンテキストでメールを送信するよりも魅力的にすることもできます。

新しいテンプレートを作成する

セットアップを開き、次にカスタマイズ、テンプレート、そしてメールの順に進みます。
「+ 新しいテンプレート」をクリックしてください。
ドロップダウンリストから、電子メールテンプレートを作成するモジュールを選択してください。
テンプレート名とテンプレートの件名を入力してください
メールテンプレート本文セクションで、各モジュールのフィールドを組み込んでメールメッセージ本文を作成します：
- 利用可能なマージフィールドのドロップダウンリストから必要なフィールドを選択します。送信時には、マージフィールドが各受信者に関連するデータで自動的に置き換えられるため、テンプレートが個々の受信者に個人化されます。
- カテゴリ（ユーザー、組織、特定モジュール、または関連モジュール）に基づいて、関連するフィールド名を選択します。
- （例えば、${Contacts.FirstName}）を、メールテンプレートの本文からコピー・マージフィールド値からコピーし、貼り付けます。
  メールテンプレートの件名に関しても、マージフィールドを提供することができます。
クリックしてプレビューを表示します。
クリックして保存してください。

注意

最大10万文字のテンプレートを作成することができます。
メールテンプレートにビデオへのリンクを挿入することはできますが、ビデオをテンプレート内に埋め込むことはできません。
候補者へのメールを送信するメールテンプレートを作成する場合は、関連するフィールドをマージしないでください。
両方のフィールドをマージしようとすると、メールテンプレートの作成中にエラーが発生します。
メールテンプレートはレコード固有です。特定のレコードタイプ用に作成されます。
例えば、候補者または連絡先用のテンプレートを作成することができます。候補者へメールを送信する場合、候補者レコード用に作成されたテンプレートのみが利用可能です。
添付ファイルボタンをクリックして添付ファイルを挿入することで、テンプレートに添付ファイルを追加することができます。最大10個の添付ファイルを追加できます。合計サイズ制限は3MBです。

サンプルメールテンプレート：

${Candidatess.Salutation}${Candidates.First Name}${Candidates.Last Name}様

${Job Openings.Posting Title}のお仕事への応募ありがとうございます。近日中にご連絡いたします。ご活躍をお祈りいたします！

敬具
${User.First Name} ${User.Last Name}

メール出力:

拝啓、ラリー・キング様

マーケティングエグゼクティブの仕事をお申し込みいただきありがとうございます。改めてご連絡させていただきます。ご活躍をお祈りしております。

敬具
パトリシア・ボイル

メールテンプレートのプレビュー

また、カスタマイズ設定からデフォルトおよびカスタムテンプレートをプレビューすることもできます。しかし、テンプレート内のすべてのマージフィールドは元の値で置き換えられるわけではありません。組織フィールド、現在のユーザーフィールド、および現在のユーザーサインのみが元の値で置き換えられます。 レコード内のマージフィールドに値がない場合、プレビュー内でそれらを表示できません。

テストメールの送信

組織内の有効な確認済みユーザーにテストメールを送信して、メール内に問題がないかどうかを確認することができます。有効な確認済みユーザーのリストからユーザーを選択してテストメールを送信できます。

ニュースレターテンプレートの作成

Zoho Recruitでは、「設定 > カスタマイズ > テンプレート > メール」にアクセスしてください。
メールテンプレートエディターで、「編集HTML」ボタンをクリックしてください。
コードビューモードで、ニュースレターHTMLコードを貼り付けてください。
「保存」をクリックしてください。

メールテンプレートの整理

メールテンプレートのプレビュー

一覧ページ上でテンプレートのプレビューと分析を表示できるため、必要に応じてテンプレートを1つずつ確認するのがより簡単になります。これにより、テンプレートの外観やパフォーマンスを確認し、改善が必要かどうかを決定するのに役立ちます。

テンプレートの削除と移動

時には、もう使用しないテンプレートを削除したい場合があります。テンプレートを選択し、[削除] ボタンをクリックすることでテンプレートを削除できます。

テンプレートのアナリティクスを見る

テンプレート分析を行うことで、各テンプレートのパフォーマンスを把握できます。テンプレートを変更した場合、それは新しいバージョンのテンプレートとして扱われます。これにより、テンプレートの各バージョンのパフォーマンスを分析し、実装した変更がどのように受け入れられたかを把握することができます。

設定に移動してください カスタマイズ > テンプレート > メール。
必要なメールテンプレートをクリックし、ステータスをクリックしてくださいアイコン。または、メールテンプレート一覧ページで、ステータスの下のアイコンをクリックしてください。テンプレートの統計を示すグラフが表示されます。

以下から切り替えることができます：
- 開封率：開封率とは、そのテンプレートを含むメールがお客様によって開かれた回数の割合を示すパーセンテージです。
- クリック率：クリック率とは、そのテンプレートを含むメールにおけるお客様からのクリックの割合を示すパーセンテージです。
グラフを表示する際、ドロップダウンリストからパーセンテージ、回数、バージョンのいずれかを選択することができます。
特定のバージョンだけをグラフに表示したり、すべてのバージョンを表示したりするかを選択することができます。
データをグラフに表示する日付の範囲を定義することができます。

電子メールテンプレートの複製

時々、既存のテンプレートのコンテンツを少し変更する必要がある場合があります。新しいテンプレートを作成する手間をかける代わりに、古いテンプレートをクローンして必要な変更を行って保存することができます。テンプレートをクローンするには、テンプレートをクリックして、テンプレートのプレビューセクションに表示されるクローンボタンをクリックします。

テンプレートフォルダを操作する

テンプレートが多数ある場合、検索するのは大変です。テンプレートフォルダを使用すると、似たようなテンプレートをグループ化できます。似たようなテンプレートをグループ化することで、一か所ですべての類似テンプレートに容易にアクセスできます。

新しいフォルダを作成する

新しいフォルダを作成することで、同じテンプレートをフォルダに追加することでテンプレートをカテゴリ分けすることができます。テンプレートを保存したいときや、フォルダ間でテンプレートを移動したいときにはフォルダを作成することができます。

新しいテンプレートを作成します。
「保存」をクリックします。
テンプレートを保存する際、フォルダーに保存するかを尋ねられます。新しいフォルダーを作成するには、「新しいテンプレートフォルダー」をクリックします。
新しいフォルダーの名前を入力し、フォルダーを共有するユーザーを選択します。
すべてのユーザー、特定のユーザー、または自分自身だけで共有することができます。
新しいフォルダーが作成され、テンプレートが自動的に追加されます。

注意
メールテンプレートには、すべてのテンプレート、お気に入り、関連テンプレート、自分が作成したもの、および他のユーザーと共有したものなどのデフォルトフォルダがあります。これらのフォルダは削除またはカスタマイズすることはできません。

マージフィールド

マージフィールドは、特定のテキストの値が変化する場所で使用されます。例えば、テンプレートのあいさつセクションでは、受信者によって名前が異なります。このような場合、マージフィールドは、マージフィールドの値に基づいてデータを取得します。

マージフィールドを追加するには、ドロップダウンリストから適切な値を選択し、テンプレート内の必要な場所にコピーします。

注意

サインはマージフィールドとして提供されています。ユーザーのサインをテンプレートの最後に構成する必要がなくなり、必要な場所に追加できます。
会社のロゴもマージフィールドとして提供されているため、必要な場所に挿入できます。

サポートされていないマージフィールド

サポートされていないフィールドとは、Zoho Recruitで様々な理由によりもはや存在しないフィールドのことです。このようなサポートされていないフィールドの合併フィールド値を使用して電子メールテンプレートを作成しようとすると、保存する前に「サポートされていない合併フィールドを削除」するポップアップが表示されます。

サポートされていないマージフィールドのリストがポップアップウィンドウに表示されます。 Zoho Recruitがサポートされていない正確なマージフィールドを識別できない場合、そのフィールドは単に ${Unsupported_Field}と表示されます。

以下は、Zoho Recruitでマージフィールドがサポートされない特定のインスタンスです。

削除されたカスタムフィールド

もし、削除されたフィールドの値を持つメールテンプレートを継続して使用すると、サポートされていないマージフィールドとしてリストされます。

削除されたルックアップモジュールのカスタムフィールド

もし、メールテンプレートに[モジュール]からルックアップしたマージフィールドが挿入されていて、そのフィールドが削除された場合、それはサポートされていないマージフィールドとしてリストされます。
例えば、ジョブオープニングモジュールに候補者ルックアップがあります。ジョブオープニングモジュール用に作成されたメールテンプレートには、候補者モジュールからルックアップを介して取得したマージフィールドの値が含まれています。このフィールドを候補者から削除した場合、テンプレート内でサポートされていないマージフィールドとしてリストされます。

選択したモジュールに関係しないフィールド

モジュールに関係しないマージフィールドを使用した場合、サポートされていないマージフィールドとして表示されます。
例えば、ジョブオープニングモジュール用のメールテンプレートに${Candidates.Candidate Id}というマージフィールド値を挿入した場合、サポートされていないマージフィールドとして表示されます。

注意
サポートされていないマージフィールドは、件名と本文のメールテンプレート内で表示される場合があります。これらの値をメールテンプレート内から削除してください。