メールテンプレート

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候補者や連絡先とのコミュニケーションは、あらゆる法人シナリオにおいて重要な活動です。Zoho Recruit では、複数の宛先に一度にメールを送信するためのメールテンプレートを提供しています。面接通知やフォローアップメールを候補者に送信する際、毎回同じ内容を新しい顧客ごとに入力する必要はなく、メールテンプレートを利用できます。また、メールテンプレートをデザインすることで、プレーンテキストで送るよりも魅力的なメールを作成できます。

メールテンプレートの作成

新規テンプレートを作成するには

設定 > カスタマイズ > テンプレート > メール に移動します。
+ 新規テンプレート ボタンをクリックします。
メールテンプレートを作成するタブをドロップダウンリストから選択します。
テンプレート名とテンプレート件名を入力します。
メールテンプレート本文セクションで、各タブから項目を取り入れながらメール本文を作成します。
- 利用可能なマージ項目ドロップダウンリストから、必要な項目を選択します。送信時、マージ項目は自動的に該当データに置き換わるため、各受信者に合わせたパーソナライズが可能です。
- カテゴリー（ユーザー、組織、特定タブ、関連タブ）に基づいて、該当する項目名を選択します。
- （例：${連絡先.FirstName}）のように、コピーしたマージ項目を「Copy Merge 項目値」からメールテンプレート本文に貼り付けます。
  件名にもマージ項目を設定できます。
プレビューする をクリックしてメールを表示します。
保存をクリックします。

メモ

テンプレートは最大100,000文字まで作成できます。
メールテンプレート内に動画のリンクを挿入することは可能ですが、動画自体をテンプレートに埋め込むことはできません。
候補者宛てのメールテンプレートを作成する場合、連絡先に関する項目を差し込まないでください。逆の場合も同様です。
両方の項目を差し込もうとすると、メールテンプレート作成時にエラーが発生します。
メールテンプレートはデータごとに作成され、それぞれ特定のデータ種類に対応しています。
例えば、候補者用や連絡先用のテンプレートを作成できます。候補者にメールを送信する場合は、候補者データ用に作成されたテンプレートのみが利用可能です。
テンプレートには、添付ファイルボタンをクリックして添付ファイルを挿入できます。最大10ファイルまで添付可能で、合計サイズの上限は3MBです。

メールテンプレートのサンプル:

${Candidatess.敬称} ${Candidates.名} ${Candidates.姓} 様

このたびは${Job Openings。Posting 件名}の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。後日、担当者よりご連絡いたします。今後のご活躍をお祈りしております。

敬具
${ユーザー.名} ${ユーザー.姓}

メール出力例：

Larry King様

このたびはMarketing Executive職へのご応募、ありがとうございました。近日中にご連絡いたします。ご健闘をお祈り申し上げます。

敬具
Patricia Boyle

メールテンプレートのプレビュー

初期設定およびカスタムテンプレートは、カスタマイズ設定からプレビュー可能です。ただし、テンプレート内のすべての差し込み項目が元の内容で置き換えられるとは限りません。組織項目、現在ユーザー項目、および現在ユーザー署名のみが元の内容に置き換えられます。差し込み項目にデータが入力されていない場合、プレビューで表示できません。

テストメールの送信

組織内の有効かつ確認済みのユーザー宛にテストメールを送信し、メールに問題がないかを確認できます。リストから有効な確認済みユーザーを選択し、テストメールの送信が可能です。

テストメールの上限 - 1日あたり50通／組織

Newsletterテンプレートの作成

Zoho Recruitで、設定 > カスタマイズ > テンプレート > メールに移動します。
メールテンプレートエディタで、編集HTMLボタンをクリックします。
コード表示モードで、NewsletterのHTMLコードを貼り付けます。
「保存」をクリックします。

メールテンプレートの整理

メールテンプレートのプレビュー

リストページ上でテンプレートのプレビューや分析を直接表示できるため、必要に応じて次々とテンプレートを簡単に確認できます。これにより、テンプレートの見た目やパフォーマンスを把握し、改善が必要かどうか判断しやすくなります。

テンプレートの削除および移動

不要になったテンプレートを削除したい場合があります。テンプレートを選択し、「削除」ボタンをクリックすることで、削除できます。

テンプレート分析を表示

テンプレート分析を利用することで、各テンプレートのパフォーマンス情報を参照できます。テンプレートに変更が加えられると、新規バージョンとして扱われます。各バージョンのパフォーマンスを分析でき、変更がどれだけ承認されたかを把握するのに役立ちます。

「設定 > カスタマイズ > テンプレート > メール」へ移動します。
必要なメールテンプレートをクリックし、統計アイコンをクリックします。もしくは、メールテンプレートのリストページで、統計列下の統計アイコンをクリックすることもできます。テンプレートの統計グラフが表示されます。

できること toggle は以下の間で切り替え可能です：
- 開く単価：Opened 単価は、クライアントがテンプレートを含むメールを開封した回数の割合（%）を示します。
- クリック単価：Clicked 単価は、テンプレートを含む特定のメールでクライアントによって記録されたクリック数の割合（%）を示します。
ドロップダウンリストから割合（%）、件数、またはバージョン差出人を選択して、グラフを表示できます。
グラフに表示する特定のバージョンまたはすべてのバージョンのいずれかを選択可能です。
グラフに表示するデータの日付範囲も指定できます。

メールテンプレートを複製する

既存のテンプレート内容を送信前に少しだけ変更したい場合があります。新規テンプレートを一から作成する代わりに、修正前のテンプレートを複製し、必要な変更を加えて保存できます。テンプレートを複製するには、テンプレートをクリックし、プレビューセクションに表示される「複製」ボタンをクリックしてください。

テンプレートフォルダーの利用

テンプレートの数が多くなると、目的のものを探すのが大変になることがあります。テンプレートフォルダーを使えば、類似したテンプレートをまとめてグループ化できます。グループ化することで、関連するテンプレートに一括でアクセスでき、業務効率が向上します。

新規フォルダーの作成

新規フォルダーを作成することで、類似したテンプレートをフォルダーごとに分類できます。テンプレートを保存したい場合や、テンプレートをあるフォルダーから別のフォルダーへ移動したい場合にフォルダーを作成できます。

新規テンプレートを作成します。
「保存」をクリックします。
テンプレートを保存する際、保存先のフォルダーを選択するよう求められます。フォルダーを作成するには、「新規テンプレートフォルダー」をクリックしてください。
新規フォルダーの名前を入力し、フォルダーの共有先を選択します。
すべてのユーザー、特定のユーザー、または自分のみと共有することができます。
新規フォルダーが作成され、テンプレートが自動的に追加されます。

メモ
メールテンプレートには、すべてテンプレート、Favorites、関連付け済みテンプレート、自分が作成、自分に共有などの初期設定フォルダーがあります。
これらのフォルダーは削除やカスタマイズができません。

Merge項目

Merge項目は、動的な内容を挿入するためのプレースホルダーとして機能します。例えば、テンプレートの挨拶部分で受信者の名前が異なる場合、このようなシナリオではMerge項目を使用し、受信者ごとに異なる名前を自動的に取得して表示できます。

メールテンプレートにMerge項目を追加するには、利用可能Merge項目ドロップダウンからタブを選択し、選択する項目ドロップダウンで追加したいデータを選択し、Copy Merge項目値テキストボックスから値をコピーしてください。

例シナリオ

たとえば、面接が予定された際に、全員が最新情報を把握できるよう、メール通知を同僚に送信するとします。また、同僚もZoho Recruitのユーザーであり、候補者や面接の管理にこのプラットフォームを使用していると仮定します。このような場合、メールテンプレート内にマージ項目、特に詳細ページリンクのマージ項目を活用することで、該当する候補者および面接データへのリンクを直接含めることができます。これにより、コミュニケーションが効率化され、チームメンバー間の情報共有や業務効率が向上します。

メールプレビューする

組織内のユーザー宛にメールを送信すると、挿入したマージ項目はZoho Recruitアカウントの値で自動的に置き換えられます。この場合、面接および候補者データへの該当リンクが追加されます。

メモ:

署名はマージ項目として利用できるようになりました。これにより、テンプレートの末尾に署名を設定する必要がなく、必要な箇所にユーザーの署名を追加できます。
会社のロゴもマージ項目として用意されており、必要な場所に挿入できます。

サポートされていないマージ項目

サポートされていない項目とは、さまざまな理由によりZoho Recruitで利用できなくなった項目です。これらのサポートされていない項目のマージ項目値を使ってメールテンプレートを作成しようとすると、「サポートされていないマージ項目を削除してください」というポップアップが表示され、テンプレートを保存する前に対応が必要となります。

サポートされていないマージ項目の一覧がポップアップウィンドウに表示されます。Zoho Recruit が正確なサポート対象外のマージ項目を特定できない場合、その項目は単に ${Unsupported_Field} と表示されます。

Zoho Recruit でマージ項目がサポートされなくなる具体的な場合は以下の通りです。

削除されたカスタム項目

メールテンプレートに削除済み項目のマージ項目値が残っている場合、その項目はサポートされていないマージ項目としてリストされます。

ルックアップタブの削除されたカスタム項目

メールテンプレートにルックアップから挿入されたマージ項目があり、その項目が削除された場合、その項目はサポートされていないマージ項目としてリストされます。
たとえば、求人タブに候補者ルックアップがあり、求人タブ用に作成したメールテンプレートに候補者タブからルックアップを使用して取得したマージ項目値が含まれているとします。この場合、候補者から該当項目を削除すると、その項目はテンプレート内でサポートされていないマージ項目としてリストされます。

選択したタブに関連しない項目

テンプレートを作成しているタブに関連しないマージ項目を使用している場合、その項目はサポートされていないマージ項目としてリストされます。
例えば、求人タブ用のメールテンプレートに ${Candidates。Candidate Id} というマージ項目値を挿入した場合、その項目はサポートされていないマージ項目としてリストされます。

メモ: サポートされていないマージ項目は、件名や本文のメールテンプレートで確認できます。メールテンプレート内のこれらのセクションから該当する値を削除してください。