メールテンプレート

メールテンプレート

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候補者や連絡先とのコミュニケーションは、あらゆるビジネスにおいて重要な活動です。Zoho Recruitでは、メールテンプレートを使用して複数の受信者に同じメールを送信できます。候補者への面接通知やフォローメールの送信時に、新しい顧客が登録するたびに同じ内容を入力する代わりに、メールテンプレートを利用できます。また、書式なしテキストでメールを送信するのではなく、より魅力的なメールテンプレートをデザインすることもできます。

メールテンプレートの作成

新しいテンプレートを作成するには
  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［メール］に移動します。
  2. ［+ 新しいテンプレート］ボタンをクリックします。

  3. ドロップダウンリストから、メールテンプレートを作成する対象のタブを選択します。
  4. ［テンプレート名］と［テンプレートの件名］を入力します。
  5. ［メールテンプレート本文］セクションで、各種タブの項目を組み込んでメールのメッセージ本文を作成します。
    • ［利用可能な差し込み項目］のドロップダウンリストから、必要な項目を選択します。送信時には、差し込み項目が関連データに自動的に置換され、受信者ごとにテンプレートがパーソナライズされます。
    • カテゴリー（ユーザー、組織、特定のタブ、関連タブ）に基づいて、該当する項目名を選択します。

    • ［差し込み項目の値のコピー］から項目（例：${Contacts.FirstName}）をコピーし、メールテンプレートの本文に貼り付けます。
      メールテンプレートの件名にも差し込み項目を指定できます。
  6. メールを表示するには、［プレビュー］をクリックします。
  7. ［保存］をクリックします。

メモ

  • テンプレートは最大100,000文字まで作成できます。
  • メールテンプレート内に動画へのリンクを追加できますが、テンプレート自体に動画を埋め込むことはできません。
  • 候補者にメールを送信するためのメールテンプレートを作成する場合、連絡先関連の項目を差し込まないでください。その逆の場合も同様です。
  • 両方の項目を差し込もうとすると、メールテンプレートの作成時にエラーが発生します。
  • メールテンプレートはデータごとに固有です。特定のデータの種類に対して作成されます。
  • たとえば、候補者用または連絡先用のテンプレートを作成できます。候補者にメールを送信する場合は、候補者データ用に作成されたテンプレートのみが利用できます。
  • テンプレートでは、［添付ファイル］ボタンをクリックしてファイルを挿入することで、添付ファイルを追加できます。添付できるファイルは最大10件です。合計サイズの上限は3MBです。

メールテンプレートのサンプル。

${Candidatess.Salutation} ${Candidates.First Name} ${Candidates.Last Name} 様、

${Job Openings.Posting Title}の求人にご応募いただきありがとうございます。近日中にご連絡いたします。ご健闘をお祈りいたします。

よろしくお願いします。
${User.First Name} ${User.Last Name}

メール出力。

Larry King様、

マーケティング担当の求人にご応募いただきありがとうございます。近日中にご連絡いたします。ご健闘をお祈りいたします。

よろしくお願いします。
Patricia Boyle

メールテンプレートのプレビュー

カスタマイズ設定から、標準テンプレートと独自テンプレートをプレビューすることもできます。ただし、テンプレート内のすべての差し込み項目が元の値に置き換えられるわけではありません。組織の項目、現在のユーザーの項目、現在のユーザーの署名のみが元の値に置き換えられます。データ内に値がない差し込み項目がある場合、プレビューには表示されません。

テストメールの送信

メールに問題がないことを確認できるよう、組織内の有効で認証済みのユーザーにテストメールを送信できます。有効で認証済みのユーザーの一覧からユーザーを選択し、テストメールを送信できます。
テストメールの上限：組織あたり1日50件

ニュースレターテンプレートの作成

  1. Zoho Recruitで、［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［メール］に移動します。
  2. メールテンプレートエディターで、［HTMLの編集］ボタンをクリックします。

  3. コードビューモードで、ニュースレターのHTMLコードを貼り付けます。
  4. ［保存する］をクリックします。

メールテンプレートの整理

メールテンプレートのプレビュー

一覧ページ上でテンプレートのプレビューと分析を表示できます。必要に応じて、複数のテンプレートを順番に確認しやすくなります。これにより、テンプレートの見た目や効果を把握し、改善が必要かどうかを判断できます。

テンプレートの削除と移動

不要になったテンプレートを削除したい場合があります。テンプレートを選択し、［削除］ボタンをクリックすると、テンプレートを削除できます。

テンプレート分析の表示

テンプレート分析では、各テンプレートの成果を確認できます。テンプレートに変更が加えられると、そのテンプレートの新しいバージョンと見なされます。これにより、テンプレートの各バージョンの成果を分析し、実施した変更がどの程度受け入れられているかを把握できます。

  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［メール］に移動します。
  2. 対象のメールテンプレートをクリックし、統計アイコンをクリックします。または、メールテンプレート一覧ページで、統計列の下にある統計アイコンをクリックします。テンプレートの統計を示すグラフが表示されます。
  • 次の表示を切り替えられます：
    • 開封率：開封率は、テンプレートを含むメールがクライアントによって開封された回数の割合を示します。
    • クリック率：クリック率は、そのテンプレートを含む特定のメールに対して、クライアントによるクリック数がどの程度記録されたかを示す割合です。
  • ドロップダウン一覧から、割合、件数、またはバージョンを基準にグラフを表示できます。
  • 特定のバージョンをグラフに表示するか、すべてのバージョンを表示するかを選択できます。
  • グラフに表示するデータの日付範囲を指定できます。




メールテンプレートの複製

別のクライアントに送信する前に、既存のテンプレートの内容に小さな変更を加える必要がある場合があります。まったく新しいテンプレートを作成する手間をかける代わりに、古いテンプレートを複製し、必要な変更を加えて保存できます。テンプレートを複製するには、対象のテンプレートをクリックし、テンプレートのプレビューセクションに表示される［複製］ボタンをクリックします。




テンプレートフォルダーの操作

テンプレートの数が多いと、検索に手間がかかることがあります。テンプレートフォルダーを使用すると、類似するテンプレートをグループ化できます。類似するテンプレートをまとめることで、関連するテンプレートすべてに1か所から簡単にアクセスできます。

新しいフォルダーの作成

新しいフォルダーを作成すると、類似するテンプレートをフォルダーに追加して分類できます。テンプレートを保存する場合や、テンプレートを別のフォルダーへ移動する場合にフォルダーを作成できます。

  1. 新しいテンプレートを作成します。
  2. ［保存する］をクリックします。
  3. テンプレートを保存する際に、保存先のフォルダーを指定するよう求められます。フォルダーを作成するには、［新しいテンプレートフォルダー］をクリックします。
  4. 新しいフォルダーの名前を入力し、フォルダーの共有先を選択します。
    すべてのユーザー、特定のユーザー、または自分のみと共有するよう選択できます。

  5. 新しいフォルダーが作成され、テンプレートが自動的に追加されます。
メモ
メールテンプレートには、すべてのテンプレート、お気に入り、関連付けられているテンプレート、自分が作成したもの、自分に共有されたものなどの標準フォルダーがあります。
これらのフォルダーは削除できません。また、カスタマイズできません。

差し込み項目

差し込み項目は、動的な内容を挿入するためのプレースホルダーとして機能します。たとえば、テンプレートのあいさつ文セクションでは、受信者の名前が受信者ごとに異なります。このような場合、差し込み項目を使用して受信者の名前を動的に取得して表示し、個々の受信者に応じて内容を調整できます。

メールテンプレートに差し込み項目を追加するには、［使用可能な差し込み項目］ドロップダウンでモジュールを選択し、［項目を選択］ドロップダウンで差し込み項目として追加するデータを選択して、［差し込み項目をコピー］の値のテキストボックスから値をコピーします。


シナリオ例

たとえば、関係者全員に情報を共有するため、面接が予定されるたびに同僚へメール通知を送信するとします。また、同僚も、候補者や面接の管理に使用しているZoho Recruitのユーザーであるとします。このような場合、差し込み項目、特に詳細ページのリンクの差し込み項目を使用して、関連する候補者と面接のデータへのリンクをメールテンプレート内に直接含めることができます。これにより、コミュニケーションが効率化され、重要な情報へすばやくアクセスできるため、チームメンバー間の連携と効率が向上します。



メールプレビュー

組織内のユーザーにメールを送信すると、挿入された差し込み項目はZoho Recruitアカウントの値に置換されます。この場合、面接データと候補者データへの該当リンクが追加されます。

メモ：

  • 署名は、差し込み項目として提供されるようになりました。テンプレートの末尾に設定する必要はなく、必要な場所にユーザーの署名を追加できます。
  • 会社ロゴも差し込み項目として提供されるため、必要な場所に挿入できます。

使用できない差し込み項目

サポートされていない項目とは、さまざまな理由によりZoho Recruitに存在しなくなった項目です。このようなサポートされていない項目の差し込み項目の値を使用してメールテンプレートを作成しようとすると、テンプレートを保存する前に［使用できない差し込み項目を削除］するようポップアップで求められます。

使用できない差し込み項目の一覧がポップアップウィンドウに表示されます。Zoho Recruitでサポートされなくなった正確な差し込み項目を特定できない場合、その項目は単に ${Unsupported_Field} と表示されます。

Zoho Recruitで差し込み項目がサポートされなくなる具体的なケースは次のとおりです。

削除されたカスタム項目

削除された項目の差し込み項目値がメールテンプレートに残っている場合、使用できない差し込み項目として一覧に表示されます。

ルックアップタブの削除されたカスタム項目

［タブ］ルックアップから挿入した差し込み項目がメールテンプレートにあり、その項目が削除された場合、使用できない差し込み項目として一覧に表示されます。
求人タブに候補者ルックアップがあるとします。求人タブ用に作成したメールテンプレートに、ルックアップを通じて入力される候補者タブの差し込み項目の値が含まれているとします。この項目を候補者タブから削除すると、テンプレートでは使用できない差し込み項目として一覧に表示されます。

テンプレートを作成しているタブに関連しない差し込み項目を使用した場合、使用できない差し込み項目として一覧に表示されます。
たとえば、求人タブ用のメールテンプレートに差し込み項目の値${Candidates.Candidate Id}を挿入すると、使用できない差し込み項目として一覧に表示されます。

メモ：使用できない差し込み項目は、メールテンプレートの件名と本文に表示される場合があります。メールテンプレート内のこれらのセクションから、該当する値が削除されていることを確認してください。