カスタムポータル
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Recruitのカスタムポータルは、管理者がクライアント、連絡先、候補者にRecruitへのアクセスを提供できるように設計されています。ポータルユーザーは、Zoho Recruitにある求人、候補者、面接などのタブや一部の関連データにアクセスできます。また、データの表示や編集、作成、メモや添付ファイルの追加も可能です。
ポータルがビジネスにどのように役立つかを理解するために、いくつかのシナリオを見てみましょう。
配属と入社手続き：候補者の入社手続きを進める場合、個人情報や銀行情報などの詳細を収集する必要があります。候補者は、カスタムポータルを通じて、入社手続きのステータスやその他のチェックリストを追跡したり、採用担当者にフォローアップしたり、内定の詳細を確認したりできます。
社員からの紹介：カスタムポータルを使用すると、社員からの紹介制度を簡単に運用できます。社員はポータルにサインインし、紹介したい候補者の履歴書をアップロードできます。さらに、各紹介のステータスを追跡できます。
パートナーからの候補者の収集：一般的に、人材紹介会社は他の人材紹介会社と提携し、候補者や求人を共有します。募集中の求人がある場合、パートナーのネットワーク間で共有されます。パートナーはカスタムポータルにサインインし、候補者や求人をアップロードできます。
利用条件
- ポータルのプロフィールを管理する権限を持つユーザーは、ポータルを作成して顧客を招待できます。
- Zoho Recruitのエンタープライズおよびエンタープライズ試用版でのみ利用できます
メモ
- ポータルは最大5件まで設定できます。最初のポータルは標準のポータルとなり、候補者タブ用に作成されます。
- これらのポータルは、クライアント、連絡先、カスタムタブ用に作成できます。
- カスタムポータルには、追加のポータルユーザーライセンスが必要です。
- 標準では、Zoho Recruitには10件の無料ポータルライセンスが付与されます。ポータルライセンスを使い切った場合は、追加ライセンスを購入できます。
ポータルユーザーが実行できる操作
データの作成、編集、削除は、アクセス権限のあるRecruitのタブ内で実行できます。
自分に関連付けられているデータの編集：必要な権限がある場合、他のRecruitユーザーが追加したデータを編集できます。たとえば、候補者やアセスメントがポータルユーザーに関連付けられている場合、そのデータの詳細を編集できます。
共有されたデータの項目の編集：たとえば住所、電話番号、メールアドレスなどを編集すると、Recruitのアカウントに反映されます。
自分に関連付けられている他のデータの複製（候補者データ、面接、求人など）を行い、必要に応じて詳細情報を追加できます。たとえば、ポータルユーザーが候補者データや求人を複製したい場合、最初から新しいデータを作成する代わりに、既存のデータを複製し、必要な箇所を編集できます。
カスタムポータルの設定
ポータルの設定は、以下の4つの手順で行います。
- カスタムポータルの定義
- ポータルの種類の設定
- 項目別の権限の指定
カスタムポータルの定義
Recruitのタブにアクセスするユーザー向けに、ポータルに名前を付けます。ポータルに権限を設定することで、Zoho Recruitのアカウント内のデータへのアクセスを許可または制限できます。カスタムポータルの例としては、連絡先、候補者、部門、入社手続きなどがあります。
カスタムポータルを定義するには
- ［カスタムポータルの名前を入力してください］に名前を入力します。
- ［次へ］をクリックします。
ポータルタブの設定
この手順では、ポータルユーザーがアクセスできるタブと特定のレイアウトを選択し、データの作成、編集、表示、削除に関する権限を定義します。たとえば、人材紹介事業を運営していて、クライアントに情報を入力してもらいたい場合を考えてみます。このようなクライアント専用のポータルを設定し、候補者タブへのアクセス権限を付与できます。クライアントはポータルで詳細を入力し、Recruitのデータに追加できます。ポータルタブの設定には、以下の手順が含まれます。
- ［タブの選択］：ポータルユーザーに、候補者、連絡先、カスタムタブへのアクセス権限を付与できます。顧客はタブ内で自分の詳細を表示でき、権限に基づいてデータの追加や編集も可能です。
- ［関連タブの選択］：候補者または連絡先のルックアップがあるタブは、関連タブに一覧表示されます。顧客にアクセスを許可する関連タブの一覧を選択できます。ここでは、ルックアップの項目を通じてタブ（候補者、連絡先、カスタムタブ）に関連付けられているデータのみを表示できます。
- ［タブのデータ権限の定義］：タブ内の各データに対して権限レベルを設定できます。たとえば、クライアントに住所の表示や編集を許可したり、求人に表示のみの権限を付与したりできます。
- ［フィルター条件］：ルックアップのフィルターを使用して、ポータルユーザーが表示するデータを選択します。たとえば、候補者タブに2つのルックアップ項目を追加している場合、ポータルユーザーに表示させたいデータに基づいてルックアップを選択できます。ただし、ルックアップのフィルターは、既存のポータルユーザーがポータルの設定を編集する場合にのみ利用できます。
- ［公開タブの選択］：求人のタブは公開タブです。ユーザー（ポータル）は、そのタブにあるデータに対して表示権限のみを持ちます。公開タブのカテゴリーからタブを選択すると、関連タブの一覧から削除されます。［フィルター条件］：すべてのデータ／公開のオプションが表示され、すべてのデータオプションでは求人のタブのすべてのデータが一覧表示され、公開オプションでは公開済みの求人のみが一覧表示されます。
ポータルタブを設定するには
ポータルタブの設定ページで、［タブの選択］オプションのドロップダウンリストからタブを選択します。
関連タブのセクションで、次の操作を行います。
- ［タブ］- ポータルユーザーにアクセスを許可する関連タブのチェックボックスを選択します。
- ［レイアウト］- ユーザーにアクセスを許可するレイアウトを1件以上選択します。
- ［権限］- タブの権限として、作成、編集、表示、削除、編集（共有）を選択します。ポータルユーザーは、権限に基づいてデータに対する操作のみを実行できます。編集（共有）権限を付与すると、Recruitユーザーがそのタブに追加したデータをポータルユーザーが編集できます。
- ［フィルター条件］：- ドロップダウンリストからフィルターを選択します。
- 公開タブのセクションからタブを選択します。
- ［次へ］をクリックします。
項目の権限の指定
前の手順（ポータルタブの設定）で選択した関連タブは、項目の権限セクションに一覧表示されます。ポータルユーザーにアクセスを許可する項目を選択できます。また、顧客に編集を許可しない項目を表示のみとして設定することもできます。Recruit内の必須項目は、ポータルでも必須として設定されます。
項目別の権限を指定するには
項目別の権限ページで、ポータルユーザーが利用できるようにする項目のチェックボックスを選択します。
- 必要に応じて、［表示のみ］チェックボックスをクリックします。
- ［保存して次へ］をクリックし、次のレイアウトまたはタブに移動して項目別の権限を定義します。
- ［完了］をクリックします。
ポータルのプレビューの表示
ポータルの設定が完了したら、ポータルをプレビューして、顧客にデータがどのように表示されるかを確認できます。
ポータルのプレビューを表示するには：
- ［設定］→［ポータルの設定］→［カスタムポータル］に移動します。
- 顧客ポータルの設定ページで、［プレビュー］をクリックします。
- プレビューするカスタムポータルをドロップダウンリストから選択します。
メモ
- ポータルの設定が完了すると、ポータルの概要を表示できます。ポータルの設定の詳細で、項目の権限とポータルタブの設定を編集できます。
- 必要に応じて、新しいカスタムポータルを追加することもできます。
ポータルユーザーの購入
標準のクライアントポータルとは別に追加のポータルユーザーを作成する場合は、ポータルユーザーを購入する必要があります。ポータルの設定ページ、またはサブスクリプション管理ページから購入できます。
- サブスクリプション管理ページからポータルユーザーを購入するには：
- ［プロフィールアイコン］をクリックし、［サブスクリプション管理］を選択します。
- サブスクリプションページで、［ユーザー／アドオンのアップグレード］をクリックします。
- ポータルユーザーの数を選択し、［続ける］をクリックします。
- ［支払いに進む］をクリックします。
ポータルの操作
ユーザーへのポータル招待の送信
ポータルを作成したら、顧客の招待を開始できます。招待メールにはポータルURLの詳細が含まれます。ユーザーが招待を承諾すると、パスワードの設定を求められます。ポータルでは、顧客はまず希望する言語、時刻のフォーマット、タイムゾーン、国などの基本情報を設定する必要があります（Recruitの設定が標準で表示されます）。その後、アクセス権限が付与されたタブのページにリダイレクトされます。
招待を送信するには
- タブ（候補者、連絡先、カスタムタブ）に移動し、データを選択します。
- データの詳細ページで、［詳細］アイコンをクリックし、［カスタムポータルに招待］をクリックします。
- 一覧からポータルを選択し、［招待］をクリックします。
メモ
- 顧客への招待メールは、データの詳細ページから送信できます。招待の送信オプションは、メールアドレスがある場合にのみ利用できます。
- 招待メールの有効期間は7日間です。
- ポータルに一括招待を送信することはできません。
- 例：Patricia BoyleはRecruitユーザーで、Terranceに連絡先と候補者を作成する権限を付与してポータルへのアクセスを招待します。Terranceがポータルから連絡先を作成すると、その連絡先はRecruitのデータベースに追加され、Patricia Boyleが新しい連絡先の担当者になります。
ポータルユーザーが追加した情報のRecruitでの表示
ポータルユーザーが追加したデータ、メモ、値は、Recruitのタブ内で表示できます。
たとえば、RusselはRecruitユーザーで、Terranceに連絡先タブへのアクセスを招待しました。Terranceには連絡先と候補者を作成する権限があります。Terranceがポータルで新しい連絡先を作成してデータを保存すると、Patriciaは自分のRecruitのアカウント内の連絡先タブでそのデータを表示できます。
データの担当者は標準でTerranceになります。
フィード設定で、ポータルユーザーにアクセス権限を付与したタブを必ず追加してください。その場合にのみ通知を受け取れます。
ポータルユーザーの別のカスタムポータルへの移行
ユーザーをあるカスタムポータルから別のカスタムポータルに移動する必要がある場合があります。たとえば、商品Aと商品Bに関心のある顧客向けに、それぞれ別のポータルを作成したとします。顧客が商品Aの購入に関心がなくなり、代わりに商品Bを購入したい場合、その顧客を商品Bのカスタムポータルに簡単に移動できます。ユーザーは、以下のいずれかの場所から、あるカスタムポータルから別のカスタムポータルに移行できます。
データの詳細ページ- データの詳細ページからカスタムポータルを変更できます。
ポータルユーザーの一覧- 複数のポータルユーザーを一度に別のカスタムポータルに変更する場合は、ポータルの設定ページのポータルユーザーの一覧ポップアップから変更できます。
候補者を連絡先に変換
Zoho Recruitでは、条件を満たした候補者を、手動またはワークフローのルールを使用して自動で連絡先に変換できます。候補者用に1つ、連絡先用に2種類のカスタムポータルを作成し、Recruitの候補者と連絡先を適切なポータルに追加している場合、Zoho Recruitで候補者を連絡先に変換するときに、［連絡先］のカスタムポータルのいずれかを選択するよう求められます。たとえば、候補者のカスタムポータルに候補者A、B、C、Dの4名がいて、［連絡先］タブに「連絡先1」と「連絡先2」という2つのカスタムポータルがあるとします。Zoho Recruitで候補者A、B、C、Dを連絡先に変換すると、候補者の移行先として連絡先のカスタムポータル（連絡先1または連絡先2）を選択するよう求められます。
カスタムポータルの削除
特定のカスタムポータルを削除したい場合があります。その場合は、まずユーザーを別のカスタムポータルに移行してから、カスタムポータルを削除する必要があります。元のカスタムポータルを削除する場合にのみ、ユーザーを別のカスタムポータルに移行できます。
カスタムポータルにユーザーを関連付けていない場合は、そのまま削除できます。
ユーザーを移行してカスタムポータルを削除するには。
- ［設定］→［ポータルの設定］→［カスタムポータル］に移動します。
- ポータルを選択し、カーソルを合わせて、［削除する］をクリックします。
- ポップアップで、［移行して削除］をクリックします。
- ドロップダウン一覧から、ユーザーの移行先のカスタムポータルを選択します。
- ［はい、続ける］をクリックします。
メモ
- カスタムポータルの名前を変更する場合は、ポータルの設定ページで［編集する］オプションをクリックします。
- ポータルに追加されたユーザーを、そのポータルに含めたくない場合は無効にできます。無効なユーザーはユーザーライセンス数にカウントされないため、代わりに別のユーザーを追加できます。
カスタムポータルの無効化
ポータルユーザーは必要に応じていつでも無効にできます。
ポータルユーザーを無効にするには
- ［設定］→［ポータルの設定］→［ポータル］に移動します。
- ［ポータルのユーザーの管理］タブで、ユーザーのステータスバーを［オフ］にします。
メモ
カスタムポータルを無効にすると、そのポータル内のユーザーはカスタムポータルとそのデータにアクセスできなくなります。