カスタムポータル
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Recruitのカスタムポータルは、管理者がクライアント、連絡先、および候補者にRecruitへのアクセスを延長するために設計されています。ポータルのユーザーは、Zoho Recruitに存在する仕事の機会、候補者、面接などの関連データだけでなく、タブにアクセスできます。また、データの表示、編集、作成そして、メモや添付ファイルの追加も行うことができます。
ポータルがあなたの法人にどのような恩恵をもたらすかをよりよく理解するために、いくつかのシナリオを考えてみましょう。
採用とオンボーディング：もし候補者をあなたの組織にオンボードすることを目指しているなら、詳細（個人的な詳細、銀行の詳細など）を収集する必要があります。候補者はオンボーディングのステータスや他のチェックリストを監視することができます。また、オンボーディングとオファー詳細の確認等について彼らのリクルーターに追跡することもできます、これをカスタムポータルによって行います。
従業員の紹介：従業員紹介システムはカスタムポータルを使使って容易化できます。従業員はポータルにログインして、紹介したい候補者の履歴書をアップロードすることができます。また、各紹介のステータスも追跡することができます。
パートナーからの候補者収集：一般的に、スタッフィング組織は候補者と仕事の開放を交換するために他のスタッフィング組織と協力します。開放が利用可能な場合は、パートナーネットワーク間で共有されます。パートナーはカスタムポータルにログインして、候補者や仕事の開放をアップロードすることができます。
利用可能性
- ポータルの管理権限を持つユーザーは、ポータルを作成し、顧客を招待することができます。
- Zoho Recruitのエンタープライズおよびエンタープライズ試用バージョンのみ利用可能です
メモ
- 最初のポータルがデフォルトで設定または作成され、それは候補者のためのタブになります。これらのポータルはクライアント、連絡先やカスタムタブのために作成することができます。合計5つのポータルまで設定可能です。
- カスタムポータルの追加ライセンスが必要です。
- デフォルトで、Zoho Recruitは10の無料ポータルライセンスを提供します。ポータルライセンスを使い果たした後は、追加のライセンスを購入することができます。
ポータルユーザーが実行できる処理
データの作成、編集、または削除ポータルユーザーがアクセスできるRecruitのタブ内部で。
他のRecruitユーザーにより追加された自分に関連するデータの編集、必要な権限がある場合。例えば、ポータルユーザーに関連付けられた候補者や評価がある場合、そのデータの詳細を編集することができます。
自分に共有されているデータの項目を編集（例：住所、電話番号、メールアドレスなど）は、Recruitアカウントでも反映されます。
自分に関連する他のデータ（候補者データ、面接、職の機会など）を複製し、必要に応じて他の詳細を追加。例えば、ポータルユーザーが候補者データや職の機会を複製したい場合、既存のデータを複製し、必要に応じて編集することができます。
カスタムポータルの設定
ポータルの設定には以下の四つのステップが含まれています：
- カスタムポータルの定義
- ポータル種別の設定
- 項目パーミッションの指定
カスタムポータルの定義
Recruitタブにアクセスするユーザーのためのポータルに名前を付けます。ポータルには権限が設けられ、あなたのZoho Recruitアカウントのデータへのアクセスを有効にするか制限することができます。カスタムページの例としては、連絡先、候補者、部署、オンボーディングなどがあります。
カスタムポータルを定義するには
- カスタムポータルの命名の欄に名前を入力します。
- 次をクリックします。
ポータル タブの設定
この手順では、ポータル ユーザーがアクセスするタブと特定のレイアウトを選択し、データを作成、編集、表示、または削除する権限を設定します。例えば、スタッフィングエージェンシーを運営していて、クライアントに情報を入力してもらいたいとします。これらのクライアント専用のポータルを設定し、彼らにCandidatesタブへのアクセスを許可することができます。クライアントはポータルで自分の詳細を入力し、それがRecruitデータに追加されます。ポータル タブの設定には以下のステップが含まれます：
- タブを選択するあなたはポータル ユーザーにCandidates、連絡先、またはカスタム タブへのアクセス許可を与えるオプションがあります。顧客はタブで自分の詳細を表示し、権限によってはデータの追加や編集が可能になります。
- 関連タブを選択する候補者や連絡先の検索が含まれるタブは、関連タブの下にリストされます。あなたは顧客がアクセスしたい関連タブを選択することができます。このケースでは、ルックアップ項目を通じてタブ（Candidates、連絡先、カスタムタブ）に関連付けられたデータのみが表示可能です。
- タブデータの権限を設定するタブの各データに対する権限レベルを定義することができます。たとえば、クライアントが郵便住所を表示または編集することを許可したり、求人情報に対する閲覧専用アクセスを提供したりできます。
- フィルタ条件を設定するルックアップフィルタを使用してポータルユーザーが表示するデータを選択します。たとえば、candidatesタブに2つのルックアップ項目を追加した場合、ポータルユーザーに表示されるようにしたいデータに基づいてルックアップを選択することができます。ただし、ルックアップフィルタは、彼らがポータルの設定を変更した場合に既存のポータルユーザーにのみ利用可能です。
- 公開するタブを選択するジョブオープニングタブは公開タブです。ポータルユーザーはタブに存在するデータの表示許可のみを持っています。タブが公開タブカテゴリーから選択されると、それは関連タブ一覧から削除されます。あなたはフィルタ条件全データ/公開のオプションを見るでしょう。すべてのデータオプションはジョブオープニングタブからすべてのデータを表示し、公開オプションは公開済みの仕事のみをリストします。
ポータル タブを設定する方法
ポータルタブ設定ページで、選択するタブドロップダウンリストからタブを選択します。
関連タブセクションで次のことを行います：
- タブ - ポータルユーザーがアクセスする関連タブのチェックボックスを選択します。
- レイアウト - ユーザーがアクセスできる1つまたはそれ以上のレイアウトを選択します。
- 権限 - タブ権限の作成、編集、表示、削除、または共有（編集）を決定します。ポータルユーザーは、その権限に基づいてデータに対して処理を実行することができます。共有（編集）権限では、Recruitユーザーによってタブに追加されたデータをポータルユーザーが編集することができます。
- フィルタ条件 - ドロップダウンリストからフィルターを選択します。
- 公開タブセクションからタブを選択します。
- 次へをクリックします。
項目権限の定義
前の手順（ポータルタブの設定）で選択した関連タブは、項目権限セクションで一覧されます。あなたはポータルユーザーがアクセスしたい項目を選択することができます。また、顧客に編集させたくない項目を表示専用として設定することもできます。Recruit内の必須項目もポータルでは必須としてマークされます。
項目権限を定義する方法
項目権限ページで、ポータルユーザーの利用可能化が必要な項目のチェックボックスを選択します。
- 必要に応じて表示専用チェックボックスをクリックします。
- 次のレイアウトまたはタブに移動して項目権限を定義するために保存して次へをクリックします。
- 完了をクリックします。
ポータルをプレビューする
ポータルの設定が完了一度に、顧客がどのようにデータを表示するかを確認するためにポータルをプレビューすることができます。
ポータルをプレビューする方法：
- 設定 > ポータル設定 > カスタムポータル へ移動します。
- 顧客ポータル設定ページで、プレビューをクリックします。
- プレビューするためにドロップダウンリストからカスタムポータルを選択します。
ノート
- ポータルの概要は、ポータルの設定が完了した後で表示することができます。ポータルの設定詳細でアイテムの権限とポータルタブ設定を編集できます。
- 必要に応じて新しいカスタムポータルを追加することもできます。
ポータルユーザーの購入
初期設定のクライアントポータル以外に追加のポータルユーザーを作成したい場合は、ポータルユーザーを購入する必要があります。ポータルの設定ページや管理サブスクリプションページで購入することができます。
- サブスクリプション管理ページからポータルユーザーを購入するためには：
- あなたの権限アイコンをクリックし、サブスクリプション管理を選択します。
- サブスクリプションページ内のユーザーのアップグレード/追加をクリックします。
- ポータルユーザーの数を選択し、続行を選択します。
- 支払いを続行をクリックします。
ポータルの使用方法
ユーザーへのポータル招待の送信
ポータルを作成した後、顧客を招待することができます。メール招待状にはポータルURLの詳細が含まれます。ユーザーが招待を受け入れると、パスワードを設定するよう求められます。ポータル内で、顧客はまず、標準言語、時間形式、タイムゾーン、国（Recruit設定はデフォルトで表示されます）などの基本情報を設定する必要があります。その後、アクセス権を付与されたタブページにリダイレクトされます。
招待状の送信
- タブ（候補者、連絡先、カスタムタブ）をナビゲートし、データを選択します。
- データ詳細ページで、その他のアイコンをクリックし、カスタムポータルへの招待を選択します。
- リストからポータルを選択し、招待 をクリックします。
メモ
- データ詳細ページから顧客へメール招待を送信できます。メールを送信する招待のオプションは、メールアドレスが存在する場合にのみ利用可能です。
- 招待メールは7日間だけ有効です。
- ポータルへ大量の招待を送信することはできません。
- 例：Patricia BoyleはRecruitユーザーで、連絡先と候補者を作成する権限を持ってポータルにアクセスするようTerranceを招待します。Terranceがポータル上で連絡先を作成すると、それはRecruitデータベースに追加され、Patricia Boyleが新たな連絡先の担当者となります。
Recruitでポータルユーザーによって追加された情報を見る
ポータルユーザーによって追加されたデータ、メモ、値はRecruitタブ内で閲覧することができます。
例えば、RusselはRecruitユーザーであり、Terranceを連絡先タブにアクセスするよう招待しました。Terranceは連絡先と候補者を作成する権限を持っています。彼がポータルで新規の連絡先を作成し、データを保存すると、Patriciaは彼のRecruitアカウント内の連絡先タブでそれを表示することができます。
データの担当者は初期設定でTerranceとなることを覚えておいてください。
ポータルユーザーがアクセスできるように設定したタブをフィードの設定に追加することを忘れないでください。そうしないと、通知を受け取ることができません。
ポータルユーザーを別のカスタムポータルに移行する
あなたはユーザーを一つのカスタムポータルから別のカスタムポータルへ移動する必要が生じるかもしれません。たとえば、商品Aに興味がある顧客と商品Bに興味がある顧客のために2つの別々のポータルを作成しました。もし顧客が商品Aに興味を持たなくなり商品Bを購入したいと考えている場合、彼らを商品Bのカスタムポータルへ簡単に移動させることができます。以下のどの場所からでもユーザーを一つのカスタムポータルから別のカスタムポータルへ移行させることができます。
データ詳細ページ - データの詳細ページからカスタムポータルを変更することができます。
ポータルユーザーリスト - 一度に複数のポータルユーザーを別のカスタムポータルに変更したい場合、ポータル設定ページのポータルユーザーリストポップアップから行うことができます。
候補者を連絡先に変換
Zoho Recruitでは、手動またはワークフロールールを使用して既定の候補者を連絡先に変換することができます。もしあなたが候補者用の1つのカスタムポータルと連絡先用の2種類のポータルを作成し、Recruitの候補者と連絡先をそれぞれ適切なポータルに追加している場合、候補者をRecruitで連絡先に変換する際に、連絡先のカスタムポータル（連絡先1または連絡先2）を選択するよう求められます。例えば、候補者のカスタムポータルにA、B、C、Dの4人の候補者がいて、連絡先タブに2つのカスタムポータル（連絡先1と連絡先2）がある場合、A、B、C、DをRecruitで連絡先に変換すると、どの連絡先のカスタムポータル（連絡先1または連絡先2）に候補者を移行するかを選択するよう求められます。
カスタムポータルの削除
特定のカスタムポータルを削除したいと思う状況があるかもしれません。その場合、まずユーザーを別のカスタムポータルに移動させ、その後カスタムポータルを削除します。ユーザーを別のカスタムポータルに移動できるのは、元のカスタムポータルを削除したい場合だけです。
カスタムポータルにユーザーをリンクしていない場合、そのまま削除できます。
カスタムポータルの削除および転送の方法:
- 設定に移動し、ポータル設定 > カスタムポータルを開きます。
- ポータルを選択し、ホバーし、次に削除をクリックします。
- ポップアップで転送して削除をクリックします。
- ユーザーを移動させるカスタムポータルをドロップダウンリストから選択します。
- はい、続けるをクリックします。
メモ
- カスタムポータルの名前を変更したい場合は、ポータル設定ページで編集オプションを選択します。
- ポータルの一部であることを望まないユーザーエージェントを非活性化できます。非活化したユーザーはユーザーライセンスにカウントされないので、別のユーザーと置き換えることができます。
カスタムポータルの非活性化
必要に応じてポータルユーザーを非活性化できます。
ポータルユーザーを非活性化する方法
- 設定に移動し、ポータル設定 > ポータルを開きます。
- 管理ポータルユーザータブで、ユーザーのステータスをオフにトグルします。
メモ
カスタムポータルを非活性化すると、ポータル内のユーザーはカスタムポータルとそのデータへのアクセスを失います。