メールテンプレートの作成

Zoho Workerly では、よく Temps や連絡先に送信するメールテンプレートを簡単に作成できます。新しい仕事が発生するたびに、毎回同じ内容を入力する代わりにメールテンプレートを使用できます。メールテンプレートをデザインして、テキストのみのメールよりも見栄えよく送信することも可能です。

新規テンプレートの作成方法

1. ［設定］>［カスタマイズ］>［テンプレート］>［メール］に移動します。
2. ［+ 新規テンプレート］ボタンをクリックします。
3. メールテンプレートを作成したいタブをドロップダウンリストから選択し、［次］をクリックします。
4. ［テンプレート名］と［テンプレート件名］を入力します。
5. メールテンプレート本文
   
    
   セクションで、各タブから項目を取り入れてメールメッセージ本文を作成します。
   
   • ［利用可能 Merge 項目］ドロップダウンリストから必要な項目を選択します。送信時、マージ項目は自動で該当データに置き換わり、テンプレートが各受信者に合わせてパーソナライズされます。
   • カテゴリー（ユーザー、組織、特定タブまたは関連タブ）に基づき、該当する項目名を選択します。
   • ［Copy Merge 項目 値］から項目（例：${Temps。FirstName}）をコピーし、メールテンプレートの本文に貼り付けます。
     また、メールテンプレートの［件名］にもマージ項目を設定できます。
6. CAN SPAM法に従い、登録解除フォーム（オプトアウト）リンクを用意し、ユーザーが自分のメールアドレスをメーリングリストから削除できるようにします。
7. ［プレビューする］をクリックしてメールを表示します。
8. ［保存］をクリックします。
   

ニュースレターテンプレートの作成

1. Zoho Workerly で、設定 > カスタマイズ > テンプレート > メール を開きます。
2. メールテンプレートエディターで、編集 HTMLボタンをクリックします。
3. コード表示する方法で、ニュースレターのHTMLコードを貼り付け、「Insert」をクリックします。
4. 「保存」をクリックします。

メモ

• テンプレートは最大100,000文字まで作成できます。
• メールテンプレート内で動画へのリンクを設定できますが、動画自体をテンプレートに埋め込むことはできません。
• Temps宛てのメールテンプレートを作成する場合、連絡先に関連する項目を差し込みしないでください。その逆も同様です。
  両方の項目を差し込もうとすると、メールテンプレート作成時にエラーが発生します。
• メールテンプレートはデータ種別ごとに作成されます。
  例えば、ジョブや連絡先用のテンプレートを作成できます。ジョブ宛てにメールを送信する場合、ジョブデータ用に作成されたテンプレートのみ利用可能です。
• 添付ファイルボタンをクリックし、ファイルを挿入することでテンプレートに添付ファイルを追加できます。最大10ファイルまで添付可能で、合計サイズの上限は3MBです。
  

サンプル メールテンプレート

メール出力例

Organize メール テンプレート

プレビューする メール テンプレート

編集ページでテンプレートのプレビューができるため、必要に応じてテンプレートの表示を簡単に確認できます。これにより、テンプレートの見た目やパフォーマンスが把握でき、改善が必要かどうか判断しやすくなります。

削除 and move テンプレート

利用頻度の低いテンプレートや不要なテンプレート、パフォーマンスの低いテンプレートを削除したい場合があります。テンプレートを選択し、削除ボタンをクリックすることで削除できます。

検索する メール テンプレート

必要に応じてテンプレートを検索することも可能です。

• テンプレート名で検索バーを使ってテンプレートを検索できます。

複製する メール テンプレート

既存テンプレートを送信前に少しだけ修正したい場合、新規テンプレートを作成する代わりに既存のテンプレートを複製し、必要な修正を加えて保存できます。テンプレートを複製するには、対象テンプレートをクリックし、プレビューセクション内の複製ボタンをクリックします。

Working With テンプレート フォルダー

テンプレート フォルダーを使えば、類似したテンプレートをまとめて管理できます。テンプレートの数が多くなると検索が大変ですが、同じカテゴリのテンプレートをグループ化することで、必要なテンプレートにすぐアクセスできます。

新規フォルダーの作成

新規フォルダーを作成することで、同じテンプレートをフォルダーに追加し、カテゴリ分けができます。フォルダーは、テンプレートを保存またはテンプレートを他のフォルダーへ移動したい場合のみ作成できます。

1. 新しいテンプレートを作成します。
2. 「保存」をクリックします。
3. テンプレートを保存する際に、フォルダーへ保存するよう求められます。フォルダーを作成するには、「+ 新規フォルダー」をクリックします。
4. 新規フォルダーの名前を入力し、そのフォルダーを誰と共有するか選択します。
   すべてのユーザー、特定のユーザー、または自分のみと共有することができます。
5. 新規フォルダーが作成され、テンプレートが自動的に追加されます。

メモ

• テンプレートを移動する際にフォルダーを作成したい場合は、テンプレート作成後に+ 新規フォルダーをクリックし、フォルダーの詳細を入力し、作成をクリックします。
• メールテンプレートには、すべてのテンプレート、Favorites、関連付け済みテンプレート、自分が作成、自分に共有などの初期設定フォルダーがあります。
  これらのフォルダーは削除やカスタマイズはできません。

マージ項目

マージ項目は、そのテキストの値が都度変わる箇所で使用します。例えば、テンプレートの挨拶部分では、受信者によって名前が変わります。このような場合、マージ項目はマージ項目の値に基づいてデータを取得します。

マージ項目を追加するには、ドロップダウンリストから該当する値を選択し、必要な場所にコピーするだけです。

メモ

• Company ロゴがマージ項目として提供されるようになり、必要な場所に挿入できるようになりました。
  

サポートされていないマージ項目

サポートされていない項目とは、さまざまな理由でZoho Workerly内にもう存在しない項目です。このようなサポートされていない項目のマージ項目値を含むメールテンプレートを作成しようとすると、保存前にサポートされていないマージ項目を削除するよう促すポップアップが表示されます。

サポートされていないマージ項目の一覧はポップアップウィンドウで表示されます。Zoho Workerlyがどのマージ項目がサポートされなくなったか正確に特定できない場合、その項目は単に${Unsupported_Field}として表示されます。

以下は、Zoho Workerlyでマージ項目がサポートされなくなる具体的なケースです。

カスタム項目の削除:

メールテンプレートに削除した項目のマージ項目値が残っている場合、その項目はサポートされていないマージ項目として一覧表示されます。

ルックアップタブのカスタム項目の削除:

メールテンプレートに[タブ]ルックアップから挿入したマージ項目があり、その項目が削除された場合、サポートされていないマージ項目として一覧表示されます。

例えば、JobsタブでTempルックアップを持っているとします。Jobsタブ用に作成したメールテンプレートに、ルックアップ経由でTempsタブから取得したマージ項目値が含まれている場合、その項目をTempsから削除すると、そのテンプレート内でサポートされていないマージ項目として一覧表示されます。

選択済みタブと関連しない項目:

テンプレートを作成するタブと関連しないマージ項目を使用すると、その項目はサポートされていないマージ項目として一覧表示されます。

例えば、Jobsタブ用のメールテンプレートに${Temps。Temp Id}というマージ項目値を挿入した場合、それはサポートされていないマージ項目として一覧表示されます。

メモ

• サポートされていない merge 項目がメールテンプレートの件名や本文に表示される場合があります。これらの値は、メールテンプレートの該当セクションから必ず削除してください。