マージテンプレートで条件、範囲、日付によるレコードの絞り込み

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概要

差し込みを実行する際、データ元のすべての行から文書を作成する必要がない場合があります。データをフィルターすると、必要な行のみを選択できます。たとえば、差し込み対象として指定したデータ、しきい値を超える金額のデータ、特定の日付範囲内の行のみを差し込めます。

フィルター条件に一致しない行は差し込み対象から除外され、その行の文書は作成されません。

データは、次の3つの方法でフィルターできます。

条件に基づいて指定—1つ以上の条件を適用し、ステータス項目が「はい」と等しい、名前が「A」で始まる、金額が1,000より大きいなど、指定した基準に一致するデータのみを抽出します。
範囲に基づいて指定—1～50行目など、特定の範囲からデータを選択します。条件を設定せずに、差し込むデータ数を調整できます。
日付条件に基づいて指定—日付形式の項目を基準日または日付範囲と比較して、データをフィルターします。

メモ：この記事では、データ全体のフィルター方法、つまり文書を作成する行の指定方法について説明します。項目の値に基づいて1つの文書内のセクションを表示または非表示にする場合は、差し込みテンプレートに条件項目を追加する方法をご参照ください。

［データ元の選択］で、［フィルター］アイコンをクリックします。
フィルター方法を選択します。
- ［条件に基づいて指定］—1つ以上の条件を設定します。
- ［特定の範囲］—行の範囲を指定してデータを選択します。

条件を使用して、指定した基準を満たすデータのみを抽出できます。差し込みを実行するたびに1つ以上の条件演算子を適用でき、利用可能な条件一覧を使用して、テキスト、数字、日付、画像などのデータ形式をフィルターできます。

条件を設定するには、次の手順を実行します。

Zoho Sheetのシート全体ではなく、指定した行の文書のみを作成する場合を考えてみましょう。

データ元に差し込みが必要ですか？などの列を追加し、差し込む各行の列にはいと入力します。その他の行は空白にするか、別の値（例：いいえ）を設定します。
フィルターで、次の条件を設定します。
- ［項目］：差し込みが必要ですか？
- ［演算子］：次の値と等しい
- ［値］：はい
フィルターを適用し、差し込みを実行します。

結果：はいが入力されている行のみが差し込まれ、文書が作成されます。いいえ、空白、その他の値を含む行は除外され、その行の文書は作成されません。

値は完全一致で照合されます。「Yes」、「yes」、「YES」、「Y」、空白のセルはすべて異なる値として扱われます。使用する値を1つに決め、統一してください。
末尾のスペースに注意してください。「はい」のようにスペースを含むセルは、「はい」に設定した条件と一致しません。データ元から不要なスペースを削除してください。
データ元の列で入力値を統一してください。Zoho Sheetで、選択肢をはい／いいえに限定したデータ検証のドロップダウンを適用すると、すべての入力値を統一できます。これにより、意図せずデータが除外されるのを防げます。
チェックボックス項目や真偽値項目は、テキスト項目とは動作が異なります。指定用の列がテキスト項目ではなくチェックボックスの場合、保存される値は「はい」という単語ではなく、真偽値（例：true／false）で表されることがあります。項目に実際に保存されている形式に一致する演算子と値を選択してください。

条件を設定せずに差し込むデータ数を調整する場合は、1～50行目など、特定の範囲からデータを選択します。

日付に基づく条件を使用してデータをフィルターするには、次の手順を実行します。

正確にフィルターできるよう、条件の日付または時刻の書式が、選択した項目で使用されている書式と一致していることを確認してください。