Zoho CRMでメールマージタスクを実行するためのワークフロールールの作成方法
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Zoho CRMでWriterのメールマージタスクを自動化するには、ワークフフロー ルールを作成します。たとえば、Zoho CRMアカウントでリード登録時にマージと送信タスクを自動化したい場合（各リード登録をマージし、そのリードにメール通知を自動送信するワークフロー ルールを使用）。Zoho.writer.mergeAndSendタスクは、ドキュメント内に挿入されたマージ項目に値を供給し、それぞれのマージ済みドキュメントを指定したメールアドレス宛に個別送信します。
ワークフロー ルールを作成し、それをカスタム関数に関連付けるには、管理ワークフロー権限を持つZoho CRMアカウントが必要です。
手順を詳しく見ていきましょう：
手順 1: Zoho CRMでメールマージテンプレートを作成
開始する前に、必要なテキストや画像を含めたメールマージテンプレートを作成してください。Zoho Writerでメールマージテンプレートを作成し、CRMデータ（見込み客、取引先、連絡先、案件）を利用してメールマージドキュメントを作成できます。
Zoho CRM内でもメールマージテンプレートの作成が可能です。詳細な手順はこちらをご覧ください。
手順 2: Zoho CRMでワークフローを作成
Zoho CRMのワークフロールールは、特定の条件が満たされたときに実行されるメール通知や項目の更新などの一連の処理です。ワークフロールールを作成し、Writerのメールマージタスクを自動化する操作を設定できます。（マージ＆メール送信、マージ＆ダウンロード、マージ＆保存、マージ＆署名、マージ＆呼び出し など）
Zoho CRMでワークフロールールを作成し、カスタム関数を即時実行操作として関連付ける手順の詳細はこちらをご覧ください。
カスタム関数を即時操作として選択したら、以下を実行します：
- Delugeスクリプトエディタで新しいカスタム関数を記述し、ワークフロールールに関連付けてWriterのメールマージタスクを自動化します。
-
関数設定のポップアップで「独自に作成」オプションを選択します。
- 続いて表示される新規関数作成ポップアップで、関数名・表示名を入力し、カスタム関数を関連付けるタブを選択します。次へをクリック。
- Delugeスクリプトエディタでカスタム関数の記述を開始します。Delugeスクリプトエディタでカスタム関数をプログラミングする手順は、こちらで確認できます。
カスタム関数を独自に作成
Writerのメールマージタスク（「マージ＆送信」「マージ＆ダウンロード」「署名用にマージ＆送信」など）を自動化するワークフロールールを作成します。
利用可能なWriterタスクの詳細はこちらをご参照ください。
マージ＆送信
構文
= Zoho.writer.v2.mergeAndSend( , , , , );
= Zoho.writer.v2.mergeAndSend( , , , , );
サンプルスクリプト
『Merge and 送信する』タスクのサンプルスクリプトは、以下の画面に表示されています。
例
CRM データの情報を使ってパーソナライズされた見積書を自動生成し、メールで送信します。さらに、作成した見積書をZoho WorkDrive内の指定フォルダーへ保存したり、見積書をCRM データに添付するなど、複数の処理も実行できます。
Merge and Store
構文
= Zoho.writer.v2.mergeAndStore(
,
,
,
,
);
サンプルスクリプト
『Merge and Store』タスクのサンプルスクリプトは、以下の画面に表示されています。
例
CRM データの情報を使って請求書を生成し、Zoho WorkDriveの指定フォルダーに保存します。また、請求書をメールで送信したり、CRM データ内でステータスを更新するなど複数の処理も実行可能です。
Merge and Sign
構文
= Zoho.writer.mergeAndSign(
,
,
,
,
,
)
サンプルスクリプト
『Merge and Sign』タスクを実行するサンプルスクリプトは、以下の画面に表示されています。
『Merge and Sign』タスクを実行するサンプルスクリプトは、以下の画面に表示されています。
例
複数人の署名が必要な発注書のシナリオを考えてみましょう。営業担当者はCRM データの情報を利用して発注書を作成し、営業マネージャーに承認依頼として送信できます。さらに、承認済み発注書をメールでクライアントに送付することも可能です。
Merge and Invoke
構文
= Zoho.writer.mergeAndInvoke(
,
,
,
)
サンプルスクリプト
「Merge and Invoke」タスクを実行するためのサンプルスクリプトは、下記の画面に表示されています。
「Merge and Invoke」タスクを実行するためのサンプルスクリプトは、下記の画面に表示されています。
例
CRMからクライアントの詳細情報を用いて商談契約書をmergeし、署名用に送信することができます。署名が完了した後、カスタム関数をinvokeして、契約書のコピーをCRMデータに添付ファイルとして保存することも可能です。
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