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Zoho Writer — ドキュメント ワークフロー ガイド 

概要  

Zoho Writerのドキュメント ワークフローは、チーム内でドキュメントのレビューや承認作業を効率化します。

• ワークフローの種類:

• 確認する ワークフロー– チームメンバーからフィードバックを収集します。

• Approval ワークフロー– 正式な承認を取得します。

• 確認する + Approval ワークフロー– 両方を組み合わせた複数手順のプロセスです。

• トリガー: ワークフローは手動で開始することも、自動化することもできます（例：ドキュメントがReadyにマークされた時など）。

• トラッキング: リアルタイムのステータス、履歴ログ、メール通知により、関係者全員が最新情報を把握できます。

• 自動化: Deluge関数や各種連携（Zoho Flow、Zapierなど）を使って、ワークフロー後のタスク（出版、ウォーターマーク追加、ドキュメントのアーカイブなど）を自動化できます。

前提条件  

開始する前に、以下を確認してください。

• ドキュメントが Zoho WorkDriveに保存されていること（ワークフローはWorkDrive上のファイルにのみ適用されます）。

• ワークフロー機能が管理者によって有効化されていること：
  権限 → Admin Panel → Configuration → ワークフロー設定

• 適切な権限が付与されていること：

• ドキュメント所有者はワークフローを割り当てることができます。

• 割り当てられたレビュアーまたは承認者のみが操作できます。

• 最大10名のレビュアーまたは承認者を追加できます。

手順  

手順 1: ワークフローを割り当てる  

1. ドキュメントをWorkDriveまたはZoho Writerで開きます。

2. エディターの上部バンド→ワークフローを割り当て 

3. ワークフロー種類（確認する、Approval、または 確認する + Approval）を選択します。

4. 手動または自動でトリガーするかを選択します。

5. （任意）Delugeを使い、ワークフロー後の業務自動化処理を定義します。

手順 2: ワークフローを開始する  

1. 割り当て後、ワークフローを開始するをクリックします。

2. 必須のレビュアーまたは承認者を追加します。

3. （任意）期限日を設定すると、Writerがリマインダーを送信できます。

手順 3: ワークフロー中  

• 確認ステージ：レビュアーは編集および提案が可能で、オーナーはアクセスが制限されます。

• 承認ステージ：承認者は承認または却下ができます。

• ワークフローは、すべての割り当てられたユーザーがタスクを完了した場合のみ、次に進みます。

手順 4: 進捗の追跡  

• 現在のワークフローの状態は、ドキュメント件名の近くに表示されます。

• 状態ラベルをクリックして、ワークフロー概要のドロップダウンを開きます。

• 「表示する blueprint & 履歴」をクリックして、詳細なワークフロー概要のポップアップを開きます。

• 右上隅の「表示する すべて ワークフロードロップダウン」を利用して、ドキュメント上で実行された過去のワークフロー一覧を表示します。

• ダッシュボードを確認します:

• 担当者 me– あなたの操作を待っているドキュメントです。

• 開始済み by me– 自分が開始したワークフローです。

手順 5: 完了  

• 完了すると、ドキュメント担当者は全権限を再取得します。

• 担当者はメール通知で最終ドキュメントリンクを受け取ります。

トラブルシューティングのヒント  

• ワークフローを割り当てられない場合→ ドキュメントがWorkDriveに含まれていること、管理者がワークフローを有効にしていることをご確認ください。

• レビュアーが編集できない場合→ 確認ステージ中は、割り当てられたレビュアーのみ編集権限があり、オーナーは制限されます。

• ワークフローが止まっている／進まない場合→ すべての割り当てられたレビュアーや承認者がタスクを完了しているかご確認ください。

• ワークフローを停止する必要がある場合→ワークフローステータスポップアップから中止できます。

• 自動化が機能しない場合→ DelugeスクリプトやFlow/Zapier外部連携が正しく設定されているか認証してください。

よくある質問（FAQ）  

Q1. レビュアー／承認者は何人まで追加できますか？
ワークフローごとに最大10名まで追加可能です。

Q2. ワークフローは自動化できますか？
はい、自動的に開始（ドキュメントの準備完了時）またはスケジュールに従って実行できます。

Q3. ワークフロー中のドキュメント権限はどうなりますか？

• 確認中は、レビュワーのみが編集できます。

• その他（オーナーを含む）は、確認が完了するまでアクセスが制限されます。

Q4. 過去のワークフローを追跡できますか？
はい。ドキュメント内の「すべてのワークフローを表示」を使用して履歴を確認できます。

Q5. ワークフローが中断された場合はどうなりますか？
プロセスは即時に停止し、ドキュメントは通常の状態に戻ります。

Q6. 割り当てられたワークフローを中断できますか？
はい、編集権限を持つユーザーであれば中断できます。ワークフロー状態ボタンをクリックし、ワークフローステータスのポップアップでワークフローを中断してください。