Zoho CliqのeDiscoveryおよびデータ保持ポリシー

Zoho CliqのeDiscoveryおよびデータ保持ポリシー

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Zoho Cliq を使用すると、管理者はポリシーを使用してデータを保持し、特定のデータを検索して調査し、そのデータをホールドし、コンプライアンス目的で保持されたデータをエクスポートできます。
以下の手順に従って、Zoho Cliq での eDiscovery とデータ保持を行います。
 手順 1:  管理者パネルに移動し、eDiscoveryを、Data Administrationの下から選択します。
 手順 2:  ［Retention 規定］を選択し、［有効にする Data Retention］をクリックします。

ここで、保持期間を設定し、カスタム保持ポリシーを作成できます。

保持期間: 

ポリシーは、重要なデータを保持するために設定されます。管理者が特定の期間データを保持したい場合は、保持期間を設定できます。その期間より前のすべてのデータは削除されます。
保持期間は日数で選択することも、［保持する ずっと］を選択することもできます。選択後、［保存］をクリックします。

メモ:

  • 設定できる最小の保持期間は 90 日です。データは、保持日付の有効期限が切れてから 7 日後に削除されます。

カスタム保持ポリシー: 

保持ポリシーは、重要なデータを保護しつつ、特定の情報を定期的に自動削除するために作成されます。この方法により、重要な情報を確実に保持できるだけでなく、ストレージを定期的に最適化することにも役立ちます。 管理者は、組織向けにカスタム保持ポリシーを作成したり、既存のポリシーを表示したりできます。
カスタム保持規定を作成するには:
  1. ［+ 新規 カスタム 規定］を選択します。
  2. 最大 50 文字で規定名を入力します。
  1. 規定の適用対象を指定します（特定のユーザー、会話、または組織全体）。
  1. 次のパラメーターに基づき、ドロップダウン設定から保持条件を設定します。

パラメーター

値

会話の種類

すべてのチャンネル、組織チャンネル、組織の完了済みチャンネル、チームチャンネル、チームの完了済みチャンネル、個人チャンネル、外部チャンネル、グループチャット、ボットチャット、スレッド、ダイレクトチャット

メッセージに含まれる語句

キーワードを指定

メッセージの種類

テキスト、添付ファイル、リンク

次の日付より前

日付を指定

次の日付より後

日付を指定

リンクに含まれる語句

値を指定

ファイルの種類

PDF、JPG、PNG、およびすべて
メモ: 結果を絞り込むために、複数の条件を適用できます。

  1. 条件を定義したら、プレビューをクリックして条件に一致する結果を表示し、問題なければ作成を選択します。

作成した規定は、名前、担当者、適用範囲などの詳細とともに一覧に表示されます。
 手順 3:  特定のデータに対する調査を開始する
法的手続きやポリシーに関連するデータを検索・保全するための調査を、Investigation タブから開始できます。
ここでは、調査は open（進行中）、closed（完了）、または trashed（ゴミ箱）として分類されます。
調査を開始するには:
  1. [調査を作成] をクリックします。
  1. 調査の名前と説明を入力し、[作成] を選択します。

調査は「開く」として一覧に表示され、名前、説明、担当者、最終更新日などの詳細が表示されます。

  1. 特定の調査をクリックして、[検索] タブと [Hold] タブにアクセスします。
[検索] では、適用した条件に基づいて電子的に保存された情報 (ESI) を特定・取得できます。検索を作成するには:
  1. [+検索を作成] をクリックします。
  1. 検索名を入力します。
  1. 検索の適用対象を指定します: 特定のユーザー、会話、または組織全体。
  1. 検索条件を定義し、検索をクリックします。
  • 検索結果は [検索] タブに一覧表示されます。検索をエクスポートまたは削除することができます。
  • 検索に対応するデータをエクスポートするには、検索の横にあるエクスポートアイコンをクリックします。表示されるポップアップで、セキュリティ設定（保護なし、パスワード保護、パスワード暗号化）を選択し、ファイル形式（JSON、XML、または PDF）を選択して、[エクスポート] をクリックします。
  • 検索を削除するには、削除アイコンを選択し、確認画面で [削除] をクリックします。

Hold: 

[Hold] では、適用した条件に基づいてすべての ESI データを保全できます。Hold を作成するには:
  1. [+Hold を作成] をクリックします。
  1. Hold 名を入力します。
  1. Hold の適用対象を指定します: 特定のユーザー、会話、または組織全体。
  1. Hold 条件を定義し、Holdをクリックします。
  • Hold の結果は [Hold] タブに一覧表示されます。検索と同様に、エクスポートまたは削除を選択できます。
  • Hold をエクスポートするには、Hold の横にあるエクスポートアイコンをクリックします。表示されるポップアップで、セキュリティ設定（保護なし、パスワード保護、パスワード暗号化）を選択し、ファイル形式（JSON、XML、または PDF）を選択して、[エクスポート] をクリックします。
  • Hold を削除するには、削除アイコンを選択し、確認画面で 削除をクリックします。

メモ:
  • 調査のステータスを、マウスオーバーして 完了済み、Reopen、復元する を選択することで、オープン、完了、またはゴミ箱に変更できます。



手順 4: ［Hold］タブで、eDiscovery 用に作成されたすべてのホールドを表示します。

［Hold］タブでは、調査用に作成されたすべてのホールドを表示できます。ここでは、ホールド一覧は組織別またはユーザー別に分類されています。ここからホールドをエクスポートし、エクスポート済みのホールド一覧を表示することもできます。