Zoho CliqにおけるeDiscoveryとデータ保持ポリシー

Zoho CliqにおけるeDiscoveryとデータ保持ポリシー

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Zoho Cliq では、管理者がポリシーを使用してデータを保持し、特定のデータを検索して調査したり、そのデータを保持したりコンプライアンス目的で保持されたデータをエクスポートすることができます。
以下の手順に従って、Zoho Cliq で eDiscovery とデータ保持を行います。
 手順 1:  管理者パネルに移動し、eDiscoveryData Administrationの下で選択します。
 手順 2:  Retention 規定」を選択し、「有効にする Data Retention」をクリックします。

ここでは、保持期間の設定やカスタム retention policies の作成ができます。

保持期間: 

ポリシーは重要なデータを保持するために設定されます。管理者が特定の期間データを保持したい場合、保持期間を設定できます。指定された期間より前のすべてのデータは削除されます。
日数を選択して保持期間を設定するか、保持する ずっとを選択し、保存をクリックします。

メモ:

  • 最小の保持期間は90日です。データは保持日付が終了した7日後に削除されます。

カスタム保持ポリシー: 

保持ポリシーは、重要なデータを保護しつつ、特定の情報を定期的に削除することを目的として作成されます。この方法により、重要な情報の保存を確実にしながら、ストレージの定期的な最適化も可能となります。 管理者は、カスタム保持ポリシーの作成や既存のポリシーの表示を組織内で行うことができます。
カスタム保持規定を作成する手順:
  1. + 新規 カスタム 規定」を選択します。
  2. 規定名(最大50文字)を入力します。
  1. 規定の適用対象を指定します:特定のユーザー、会話、または組織全体。
  1. 保持の条件を、以下のパラメーターに基づきドロップダウン設定から指定します。

パラメーター

Conversation 種類

すべてのチャネル、組織チャネル、組織完了済みチャネル、チームチャネル、チーム完了済みチャネル、パーソナルチャネル、外部チャネル、グループチャット、Botチャット、スレッド、ダイレクトチャット

メッセージ contains

キーワードを指定

メッセージ 種類

テキスト、添付ファイル、リンク

が次の前

日付を指定

が次の後

日付を指定

リンクに含まれる

値を指定

ファイルの種類

PDF、JPG、PNG、およびすべて

メモ: 複数の条件を適用して、結果をさらに絞り込むことができます。
  1. 条件を定義した後、プレビューするをクリックすると、指定した条件に合致する結果が表示されます。その後、作成を選択します。

規定は、リストに名前や担当者、適用対象スコープなどの詳細とともに表示されます。
 手順 3:  特定のデータに対するinvestigationを開始します。
Investigationタブで、法的手続きやポリシーに関連するデータを検索・保持するためのinvestigationを開始できます。Investigation タブ。
ここでは、investigationが「open」「closed」「trashed」として分類されています。
investigationを開始するには:
  1. Investigationを作成」をクリックします。
  1. investigationの名前および説明を入力し、「作成」を選択します。

investigationは「開く」としてリスト表示され、名前、説明、担当者、最終更新日などの詳細が表示されます。

  1. 特定のインベスティゲーションをクリックして、 検索するおよび Holdタブにアクセスします。
「検索する」では、条件に基づき電子的に保存された情報(ESI)を検索・取得できます。検索するを作成するには、:
  1. +作成 検索する」をクリックします。
  1. 検索するの名前を入力します。
  1. 適用対象を指定します:特定のユーザー、会話、または組織全体。
  1. 検索する条件を定義し、「検索する」をクリックします。
  • 検索するの結果は検索するタブに一覧表示されます。検索結果をエクスポートまたは削除することもできます。
  • 検索に対応するデータをエクスポートするには、検索の横にあるエクスポートアイコンをクリックします。表示されるポップアップで、セキュリティ設定(保護なし、パスワード保護、またはパスワード暗号化)を選択し、ファイル形式(JSON、XML、またはPDF)を選択します。その後、エクスポートするをクリックします。
  • 検索を削除するには、削除アイコンを選択し、確認画面で削除をクリックします。

Hold: 

Hold機能では、申請済み条件に基づいてすべてのESIデータを保持することができます。Holdを作成するには、以下の手順を行います。
  1. 「+作成 Hold」をクリックします。
  1. Holdの名前を入力します。
  1. 適用対象を指定します。特定のユーザー、会話、または組織全体から選択できます。
  1. Holdの条件を定義し、「Hold」をクリックします。
  • ホールド結果はHoldタブに一覧表示されます。エクスポートや削除、検索の操作が可能です。
  • ホールドをエクスポートするには、ホールドの横にあるエクスポートアイコンをクリックします。表示されるポップアップで、セキュリティ設定(保護なし、パスワード保護、またはパスワード暗号化)を選択し、ファイル形式(JSON、XML、またはPDF)を選択して、エクスポートするをクリックします。
  • ホールドを削除するには、削除アイコンを選択し、確認画面で削除をクリックします。

メモ:
  • 調査の状態は、「開く」、「完了済み」、または「Trashed」に変更できます。対象の上にカーソルを合わせて完了済みReopen復元するを選択してください。



手順 4: Holdタブで、e-Discovery用に作成されたすべてのホールドを表示します。Holdタブ。

Holdタブでは、調査用に作成したすべてのホールドを一覧で確認できます。ここでは、ホールドリストが組織またはユーザーごとに分類されています。ホールドをここからエクスポートしたり、エクスポート済みのホールド一覧も確認できます。

 


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