Zoho CliqにおけるeDiscoveryとデータ保持ポリシー
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Zoho Cliq では、管理者がポリシーを使用してデータを保持し、特定のデータを検索して調査したり、そのデータを保持したり、コンプライアンス目的で保持されたデータをエクスポートすることができます。
以下の手順に従って、Zoho Cliq で eDiscovery とデータ保持を行います。
手順 1: 管理者パネルに移動し、eDiscoveryをData Administrationの下で選択します。
手順 2: 「Retention 規定」を選択し、「有効にする Data Retention」をクリックします。
ここでは、保持期間の設定やカスタム retention policies の作成ができます。
保持期間:
ポリシーは重要なデータを保持するために設定されます。管理者が特定の期間データを保持したい場合、保持期間を設定できます。指定された期間より前のすべてのデータは削除されます。
日数を選択して保持期間を設定するか、保持する ずっとを選択し、保存をクリックします。
メモ:
-
最小の保持期間は90日です。データは保持日付が終了した7日後に削除されます。
カスタム保持ポリシー:
保持ポリシーは、重要なデータを保護しつつ、特定の情報を定期的に削除することを目的として作成されます。この方法により、重要な情報の保存を確実にしながら、ストレージの定期的な最適化も可能となります。 管理者は、カスタム保持ポリシーの作成や既存のポリシーの表示を組織内で行うことができます。
カスタム保持規定を作成する手順:
-
「+ 新規 カスタム 規定」を選択します。
-
規定名（最大50文字）を入力します。
-
規定の適用対象を指定します：特定のユーザー、会話、または組織全体。
-
保持の条件を、以下のパラメーターに基づきドロップダウン設定から指定します。
|
パラメーター |
値 |
|
Conversation 種類 |
すべてのチャネル、組織チャネル、組織完了済みチャネル、チームチャネル、チーム完了済みチャネル、パーソナルチャネル、外部チャネル、グループチャット、Botチャット、スレッド、ダイレクトチャット |
|
メッセージ contains |
キーワードを指定 |
|
メッセージ 種類 |
テキスト、添付ファイル、リンク |
|
が次の前 |
日付を指定 |
|
が次の後 |
日付を指定 |
|
リンクに含まれる |
値を指定 |
|
ファイルの種類 |
PDF、JPG、PNG、およびすべて |
メモ: 複数の条件を適用して、結果をさらに絞り込むことができます。-
条件を定義した後、プレビューするをクリックすると、指定した条件に合致する結果が表示されます。その後、作成を選択します。
規定は、リストに名前や担当者、適用対象スコープなどの詳細とともに表示されます。
手順 3: 特定のデータに対するinvestigationを開始します。
Investigationタブで、法的手続きやポリシーに関連するデータを検索・保持するためのinvestigationを開始できます。Investigation タブ。
ここでは、investigationが「open」「closed」「trashed」として分類されています。
investigationを開始するには：
-
「Investigationを作成」をクリックします。
-
investigationの名前および説明を入力し、「作成」を選択します。
investigationは「開く」としてリスト表示され、名前、説明、担当者、最終更新日などの詳細が表示されます。
-
特定のインベスティゲーションをクリックして、 検索するおよび Holdタブにアクセスします。
検索する:
「検索する」では、条件に基づき電子的に保存された情報（ESI）を検索・取得できます。検索するを作成するには、:
-
「+作成 検索する」をクリックします。
-
検索するの名前を入力します。
-
適用対象を指定します：特定のユーザー、会話、または組織全体。
-
検索する条件を定義し、「検索する」をクリックします。
-
検索するの結果は検索するタブに一覧表示されます。検索結果をエクスポートまたは削除することもできます。
-
検索に対応するデータをエクスポートするには、検索の横にあるエクスポートアイコンをクリックします。表示されるポップアップで、セキュリティ設定（保護なし、パスワード保護、またはパスワード暗号化）を選択し、ファイル形式（JSON、XML、またはPDF）を選択します。その後、エクスポートするをクリックします。
-
検索を削除するには、削除アイコンを選択し、確認画面で削除をクリックします。
Hold:
Hold機能では、申請済み条件に基づいてすべてのESIデータを保持することができます。Holdを作成するには、以下の手順を行います。
-
「+作成 Hold」をクリックします。
-
Holdの名前を入力します。
-
適用対象を指定します。特定のユーザー、会話、または組織全体から選択できます。
-
Holdの条件を定義し、「Hold」をクリックします。
-
ホールド結果はHoldタブに一覧表示されます。エクスポートや削除、検索の操作が可能です。
-
ホールドをエクスポートするには、ホールドの横にあるエクスポートアイコンをクリックします。表示されるポップアップで、セキュリティ設定（保護なし、パスワード保護、またはパスワード暗号化）を選択し、ファイル形式（JSON、XML、またはPDF）を選択して、エクスポートするをクリックします。
-
ホールドを削除するには、削除アイコンを選択し、確認画面で削除をクリックします。
メモ:
-
調査の状態は、「開く」、「完了済み」、または「Trashed」に変更できます。対象の上にカーソルを合わせて完了済みやReopen、復元するを選択してください。
手順 4: Holdタブで、e-Discovery用に作成されたすべてのホールドを表示します。Holdタブ。
Holdタブでは、調査用に作成したすべてのホールドを一覧で確認できます。ここでは、ホールドリストが組織またはユーザーごとに分類されています。ホールドをここからエクスポートしたり、エクスポート済みのホールド一覧も確認できます。
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