Zoho SignにおけるEU GMP付属書11対応

Zoho SignにおけるEU GMP付属書11対応

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欧州連合(EU)Annex 11 は、医薬品の適正製造基準(GMP)に関する EudraLex 第4巻の一部です。これは、EU 市場で事業を行う製薬メーカー、医療機器メーカー、ヒトおよび動物用医薬品の製造業者・販売業者など、ライフサイエンス産業向けの要件を定めています。長年にわたり、これらのガイドラインは、技術の進歩や製薬業界の変化に対応するために更新されてきました。

EU Annex 11 の各セクションは、コンピュータ化システムの導入および運用の各段階に対する体系的なアプローチと具体的な指示を提供します。これは、システムおよびそれを支える IT インフラストラクチャの適用について、バリデーションおよび適格性評価を行うことの重要性を強調しています。基本的な EU GMP 原則に沿うため、EU Annex 11 では、手作業によるオペレーションをコンピュータ化システムに置き換える場合、次のようなことがあってはならないとしています。
  1. 製品品質の低下
  2. プロセス管理レベルの低下
  3. 品質保証基準の低下
  4. プロセス全体のリスクの増加
Zoho Sign は、EU GMP Annex 11 の規制順守を支援するコンピュータ化システムとして位置付けられています。EU GMP Annex 11 は次の 3 つのパートで構成されています。
  1. 一般
  2. プロジェクトフェーズ
  3. 運用フェーズ

一般

1. リスクマネジメント

リスクマネジメントは、患者の安全性、データ完全性、および製品品質を考慮しながら、コンピュータ化システムのライフサイクル全体を通じて適用される必要があります。リスクマネジメントシステムの一環として、バリデーションの範囲およびデータ完全性管理の範囲に関する判断は、コンピュータ化システムに対して正当化され文書化されたリスクアセスメントに基づいて行う必要があります。
  1. Zoho Sign には、変更を行う際にアプリケーションを評価するための明確なバリデーション戦略があり、システムが意図した目的を満たし、期待どおりに動作することを保証しています。
  2. Zoho Sign は ISO 9001 に準拠しており、条項 4 から条項 10 に記載されているとおり、リスクマネジメントを網羅するアプローチに従っています。また、ISO/IEC 27001 にも準拠しており、条項 6.1 ではリスクおよび機会に対処するための処理について定めています。
Zoho Sign を利用する組織は、ユーザーへの文書化および教育を行い、必要なリスクマネジメントを確保する責任を負います。その内容は次のとおりです。
  1. Zoho Sign の利用に伴う患者の安全性、データ完全性、および製品品質に関連するリスクを評価し、組織が定義したリスクが発生した場合にそれを排除するための戦略を実装すること。
  2. 定義したリスクをリスクアセスメントの一環として文書化すること。

2. 要員

プロセス担当者、システム担当者、適格者、IT など、すべての関連要員の間で緊密な連携が必要です。すべての要員は、適切な資格、アクセスレベル、および明確に定義された責任を持ち、割り当てられた職務を遂行しなければなりません。
  1. すべての Zoho 従業員は、顧客に約束した必須の標準および認証に関する定期的なトレーニングを受講する必要があり、さらにデータのプライバシー、保護、完全性などの分野もカバーします。すべての従業員が、自身に割り当てられた役割と責任を果たすことが重要です。
Zoho Sign を利用する組織は、Zoho Sign が承認済み標準に準拠しているかを定期的に再評価し、次のようなプロセスを実装する責任があります。
  1. ユーザーが電子データを管理・運用するためのトレーニングを行うこと。
  2. Zoho Sign の利用を管理し、アプリケーションを利用する前に、送信者と署名者の両方に十分なトレーニングを提供すること。
  3. システムで管理作業を行う前に、システムを管理する管理者に対して十分なトレーニングを提供すること。

3. サプライヤーおよびサービスプロバイダー

3.1 サードパーティ(例:サプライヤー、サービスプロバイダー)が、コンピュータ化システムまたは関連サービスの提供、インストール、設定、連携、認証、保守(例:リモートアクセスによる)、変更、または維持、あるいはデータ処理のために利用される場合、製造業者とサードパーティとの間には正式な契約が存在しなければならず、その契約にはサードパーティの責任範囲が明確に記載されている必要があります。IT 部門も同様に取り扱う必要があります。
  1. Zoho Sign は、Zoho Sign のデータを保存または処理するサードパーティサプライヤーと正式な契約を締結し、リスク軽減戦略を確実に講じています。
  2. Zoho Sign は、定義されたサプライヤー管理プロセスに基づき、サプライヤーのコンプライアンスを評価しています。
3.2 サプライヤーの能力および信頼性は、製品またはサービスプロバイダーを選定する際の重要な要素です。監査の必要性はリスクアセスメントに基づいて判断する必要があります。
  1. Zoho Sign は ISO 9001 準拠として認証されており、条項 8.4 には、プラットフォームが準拠している外部委託に関する要件が明確に記載されています。
  2. Zoho Sign は、すべてのサプライヤーに対して定期的に監査を実施しています。
  3. Zoho Sign を利用する組織は、Zoho Sign を自社の電子署名ソリューションプロバイダーとして適格とするため、ベンダー評価手順を文書化し、遵守する必要があります。
3.3 市販のパッケージ製品に付属するドキュメントは、規制対象ユーザーがレビューし、ユーザー要件が満たされていることを確認する必要があります。
Zoho Sign は市販のパッケージソリューションではありません
3.4 供給業者またはソフトウェア開発者および導入済みシステムに関する品質システムおよび監査情報は、要求に応じて査察官が利用できるようにしておく必要があります。
  1. Zoho Sign は、GDPR、SOC 2 Type 2、ISO 27001 などの複数の規格・規制・認証への準拠認証を取得しており、ユーザーはこれらをダウンロードできます。手順は定期的に実施され、不整合がないか確認し、その結果は当社のベンダー評価ポリシーに従って文書化されます。
Zoho Sign を利用する組織は、次の事項に責任を負います。
  1. Zoho Sign を自社の電子署名ソリューションとして適格とするためのベンダー評価手順を文書化し、遵守すること。この評価には、第三者レポートやその他必要なコンプライアンス証明書の確認が含まれる場合があります。
  2. ユーザーの要件を満たすシステム運用をサポートするために Zoho Sign が提供するすべてのドキュメントを確認すること。

プロジェクトフェーズ

4. バリデーション

4.1 バリデーション文書およびレポートには、ライフサイクルの関連するステップが網羅されている必要があります。製造業者は、自らのリスクアセスメントに基づき、自社の標準、プロトコル、受入基準、手順、およびデータを正当化できなければなりません。
  1. Zoho Sign は、該当するライフサイエンス関連規制に従い、必要なバリデーションレポートを作成することでシステムをバリデートしています。
  2. Zoho Sign は、HIPAA、SOC 2 Type 2、ISO/IEC 27001、ISO 9001 などの業界標準にも準拠しています。
4.2 バリデーション文書には、(該当する場合)変更管理データおよびバリデーションプロセス中に認められた逸脱に関するレポートを含める必要があります。
  1. Zoho Sign には、ISO 9001 に基づく必要な変更管理および影響評価手順が整備されています。
  2. Zoho Sign には、システム変更を分類・追跡・管理・監視するための必要な SDLC 手順が整備されています。
  3. Zoho Sign を利用する組織は、必要な変更管理手順に従う責任を負います。
4.3 すべての関連システムとその GMP 機能(インベントリ)の最新一覧が利用可能である必要があります。重要なシステムについては、実装および論理構成、データフロー、他のシステムまたはプロセスとのインターフェイス、ハードウェアおよびソフトウェアの前提条件、セキュリティ対策を詳細に記載した最新のシステム記述書が利用可能である必要があります。
  1. Zoho Sign は、資産を管理するために必要な管理策を実装しています。
  2. Zoho Sign は、アーキテクチャ設計およびプロセス記述を含むシステム記述書を、SOC 2 Type 2 などの標準に従って提供します。
4.4 ユーザー要求仕様書(URS)は、コンピュータ化システムに求められる機能を記述し、文書化されたリスクアセスメントおよび GMP への影響に基づいて作成される必要があります。ユーザー要求はライフサイクル全体を通じてトレーサビリティが確保されていなければなりません。
  1. ユーザー要求仕様書(URS)は、エンドユーザーの視点から見た製品の具体的なニーズ、期待、および要件を明確にし、バリデーションの基礎となるドキュメントです。
  2. URS は、製品のインターフェイスやワークフローを含むシステム機能を定義する技術仕様の基礎としても機能します。
  3. 変更管理手順が整備されており、システムへの変更が管理された方法で行われ、すべての変更がテストされ、その結果が文書化されるようになっています。
  4. URS はシステムの設計および開発の初期フレームワークを提供し、この設計に基づき、ユーザーインターフェイス設計やバックエンドフローなどの仕様が文書化されます。
4.5 規制対象ユーザーは、システムが適切な品質マネジメントシステムに従って開発されていることを確実にするために、合理的なあらゆる措置を講じる必要があります。サプライヤーは適切に評価されなければなりません。
  1. Zoho Sign は、安全なソフトウェア提供およびサービスを確保するために、必要な SDLC 手順を実装しています。
Zoho Sign を利用する組織は、次の事項に責任を負います。
  1. 自社の要件に応じて、プロセスの手順および頻度をバリデートすること。
  2. システムの意図した機能を検証するために必要な管理手順を設計し、維持すること。
4.6 個別開発またはカスタマイズされたコンピュータ化システムのバリデーションにおいては、システムのライフサイクル全段階にわたる品質およびパフォーマンス指標を正式に評価・報告するプロセスが整備されている必要があります。
  1. Zoho Sign は、バリデーション成果物を作成することでシステムをバリデートします。また、ツールの意図した要件を満たすために、ユーザー向けにバリデーションパッケージも提供します。
  2. 組織は Zoho Sign をカスタマイズすることができ、そのカスタマイズの品質およびパフォーマンスを管理する責任を負います。
4.7 適切なテスト手法およびテストシナリオの証拠が示されている必要があります。特に、システム(プロセス)パラメータの上限・下限、データの上限・下限、およびエラー処理が考慮されなければなりません。自動テストツールおよびテスト環境については、その妥当性に関する文書化された評価が必要です。
  1. Zoho Sign は、パラメータの上限・下限、データの上限・下限、およびエラー処理方法を考慮したバリデーションパッケージを維持しています。
  2. すべてのテストケースは文書化され、利用可能な状態にしておく必要があります。
4.8 データを別のデータ形式またはシステムに移行する場合、バリデーションには、移行プロセス中にデータの値および/または意味が変更されていないことを確認するチェックを含める必要があります。
  1. Zoho Sign は業界のベストプラクティスに従っており、ISO 9001 に準拠していることも認証されています。
  2. 必要なプロセスが明確に定義されており、製品の機能がテストされ、その結果が文書化されます。
  3. エンドユーザーの視点から見た製品の具体的なニーズ、期待、および要件を明確にするユーザー要求仕様書(URS)は、バリデーションの基礎となるドキュメントです。
  4. URS は、製品インターフェイスおよびワークフローを含むシステム機能を定義する技術仕様の基礎としても機能します。
  5. URS はシステムの設計および開発の初期フレームワークを提供し、この設計に基づき、ユーザーインターフェイス設計やバックエンドフローなどの仕様が文書化されます。
  6. 運用適格性(OQ)および性能適格性(PQ)フェーズが実施されます。運用適格性フェーズでは、システムが期待どおりに動作することを確認するためにテストケースを実行し、性能適格性フェーズでは、実際のデータ量を処理するアプリケーションの能力を評価し、システムの応答性と安定性を確認します。
  7. 加えて、文書化された要件を満たしていることを確認するためのテストも実施されます。
  8. これらのバリデーション結果およびすべての逸脱は、包括的なバリデーションレポートとして記録されます。
  9. バリデーション後、システムに対するあらゆる変更は、堅牢な変更管理プロセスに従って実施されます。
  10. これらすべての変更はリリースとしてまとめられ、 リリースノートを通じて公開されます。

運用フェーズ

5. データ

他のシステムと電子的にデータをやり取りするコンピュータ化システムには、リスクを最小限に抑えるため、データの正確かつ安全な入力および処理を行うための適切な組み込みチェック機能を備えている必要があります。
  1. Zoho Sign 内のすべての電子データは、保存時には AES-256、転送時には SSL/TLS により暗号化されます。
  2. Zoho Sign は「順番に送信」オプションを提供しており、これにより電子ドキュメントを署名者に対して順次送信できます。
  3. アプリケーション外で機密性の高い電子データ(署名済みデータおよびアクティビティ履歴)を取り扱う際には、データ完全性およびシステムセキュリティの両方を遵守する責任は組織側にあります。
Zoho Sign における 暗号化の詳細およびZoho の暗号化への取り組みも参照してください。

6. 精度チェック

重要なデータを手入力する場合、そのデータの正確性について追加のチェックを行う必要があります。このチェックは、第二の担当者によって、またはバリデートされた電子的手段によって実施することができます。システムに誤った、または不正確に入力されたデータの重要度および潜在的な影響は、リスクマネジメントでカバーされていなければなりません。
  1. Zoho Sign は、システムに入力されたすべてのデータを重要なデータとして扱い、転送中および保存時の両方で暗号化します。
  2. Zoho Sign では、一度送信された電子データの内容を変更することはできません(電子データを重要データとして扱います)。また、組織がニーズに合わせて設定できる、あらかじめ定義された一連のバリデーションを実行します。
  3. Zoho Sign は、改ざん不可能な署名プロセスの記録を生成し、これらはアクティビティレポートおよび完了証明書の両方に記録されます。

7. データ保管

7.1 データは、物理的および電子的手段の両方により損傷から保護されなければなりません。保管されたデータについては、アクセス性、可読性、および正確性が確認される必要があります。保存期間を通じてデータへのアクセスが確保されなければなりません。
  1. すべてのデータは、保存時には AES-256 暗号化、転送時には SSL 暗号化により保護されます。
  2. Zoho Sign は公開鍵基盤(PKI)標準に準拠しており、ドキュメントの信頼できるタイムスタンプ機能も提供します。これにより、ドキュメントの真正性、完全性、および機密性が維持されます。
  3. Zoho Sign のアクティビティレポートは、すべての処理(ドキュメント操作の日付と時刻の両方)を、ドキュメントレベルおよびユーザーレベルの両方で記録し、これらは無効化や更新はできません。
7.2 すべての関連データについて、定期的なバックアップを実施する必要があります。バックアップデータの完全性および正確性、ならびにデータを復元する能力は、バリデーション時に確認し、その後も定期的に監視する必要があります。
  1. 電子データは、その内容とともに暗号化され、複数のデータベースに保存されます。
  2. すべてのデータは、ユーザーが削除しない限り、Zoho Sign アカウントが有効である間は保持されます。
  3. Zoho Sign を利用する組織は、次の事項に責任を負います。
  4. ダウンロードまたは印刷したデータを安全に保管すること。
  5. アプリケーションからデータを削除する前に、すべての電子データのバックアップを保持しておくこと。

8. 印刷物

8.1 電子的に保存されたデータについては、判読可能な印刷コピーを取得できる必要があります。
  1. Zoho Sign では、署名済み電子データおよびそのアクティビティレポートを表示または印刷できます。ダウンロードしたドキュメントは、PDF ビューアで閲覧するか、紙に印刷して閲覧できます。
  2. 可視署名を使用している場合、署名メタデータはダウンロード版および印刷版の両方に表示されます。
  3. Zoho Sign を利用する組織は、印刷されたデータの物理的セキュリティを確保する責任を負います。
8.2 バッチリリースを裏付けるデータについては、元の入力内容からデータに変更があったかどうかを示す印刷物を生成できる必要があります。
このセクションは該当しません。

9. 監査証跡

リスクアセスメントに基づき、システムに、GMP 関連のすべての変更および削除の記録(システムが作成する「監査証跡」)を生成する機能を組み込むことを検討する必要があります。GMP 関連データの変更または削除については、その理由を文書化しなければなりません。監査証跡は、利用可能であり、一般に理解可能な形式に変換でき、かつ定期的にレビューされる必要があります。
  1. Zoho Sign のアクティビティレポートは、ユーザーレベルおよびドキュメントレベルの両方で、すべての処理を記録します。これには、誰がどの操作を行ったか、その操作がどの電子データまたはその他の設定に対して行われたかといった詳細が含まれます。
  2. この監査証跡は更新や削除ができないため、完全性の証拠となり、改ざんを防止します。
  3. このアクティビティレポートは自動的に有効化されており、ユーザーが無効化することはできません。アクティビティレポートは Zoho Sign の UI 上でオンライン閲覧するか、CSV 形式でエクスポートできます。
  4. アクティビティレポートおよび関連付けられた署名済みドキュメントは、完了証明書とあわせてダウンロードできます。
  5. 完了証明書には、各署名イベントが記録されており、署名者の名前、メールアドレス、および署名理由が含まれます。
  6. アクティビティレポートおよび完了証明書に表示されるタイムスタンプは、ユーザーが Zoho アカウントで設定したタイムゾーンに従います。
  7. Zoho Sign を利用する組織は、記録されたアクティビティ履歴を定期的にレビューする責任を負います。

10. 変更管理および構成管理

システム設定を含むコンピュータ化システムへのあらゆる変更は、定義された手順に従い、管理された方法でのみ実施されなければなりません。
  1. Zoho Sign は、影響評価および変更要求の文書化を含め、システム(システム設定を含む)に変更を加えるための管理されたプロセスを確立しています。
  2. Zoho Sign は、システム設計に関連するすべての変更を文書化します。Zoho Sign は、すべての機能リリースおよび機能拡張をリリースノートを通じて公開します。

11. 定期評価

コンピュータ化システムは、妥当な状態が維持され、GMP に準拠し続けていることを確認するため、定期的に評価されなければなりません。これらの評価には、該当する場合、現在の機能範囲、逸脱データ、インシデント、問題、アップグレード履歴、パフォーマンス、信頼性、セキュリティ、およびバリデーションステータスレポートを含める必要があります。
Zoho Sign は ISO 9001 に準拠しており、これにはプロセス管理、文書化、および不適合管理が求められます。これは GMP の原則に沿った逸脱およびインシデントにも適用され、システムは年に一度この評価を受けます。

12. セキュリティ

12.1 コンピュータ化システムへのアクセスを認証済みの者に制限するため、物理的および/または論理的な管理策を講じる必要があります。システムへの不正侵入を防止する適切な方法として、鍵、パスカード、パスワード付きの個人コード、生体認証、コンピュータ機器およびデータ保管エリアへのアクセス制限などが含まれます。
  1. Zoho では、物理的および論理的なセキュリティ管理策を実装し、システムアクセスを制限するとともに、認証済みユーザーのアクセスを記録しています。
  2. データは、アクセス管理を利用したプラットフォーム機能とカスタム設定の両方によって保護されています。
  3. Zoho Sign では、ユーザーはアカウント認証情報および多要素認証により認証され、そのうえで組織内の自分のデータへアクセスまたは変更できるようになります。
  4. Zoho Sign にログインするには、ユーザーはメールアドレスとパスワードといった認証情報を入力して本人確認を行う必要があります。
12.2 セキュリティ管理策の範囲は、コンピュータ化システムの重要度に応じて決定されるべきです。
  1. Zoho には、管理者がパスワードを作成する際に従うべき、次のパスワード設定ポリシーがあります。
    1. 最小および最大の文字数を選択する。
    2. 最小の数字および特殊文字数を設定する。
    3. 最大パスワード有効期間を決定する。
    4. 過去に使用したパスワードの再利用を禁止する。
  2. ドキュメントの重要度に応じて、送信者は Zoho Sign が提供するサポート対象の認証方法のいずれかを署名者に要求できます。
    1. メール/SMS ワンタイムパスワード(OTP)
    2. オフライン OTP
    3. EU eID による受信者認証
    4. ナレッジベース認証による受信者認証
12.3 アクセス権限の作成、変更、および取り消しは記録されなければなりません。
  1. Zoho Sign のアクティビティレポートは、すべての処理(ドキュメント操作の日付と時刻の両方)を、ドキュメントレベルおよびユーザーレベルの両方で記録し、この記録は無効化や更新ができません。
  2. さらに、試行されたログインおよび成功したログインを含むユーザーのアカウントアクティビティを監視できます。
12.4 データおよびドキュメントの管理システムは、データを入力、変更、確認、または削除するオペレーターの身元を、日付および時刻とともに特定できるように設計されている必要があります。
  1. Zoho Sign は、権限およびシステムアクセスを制御するためにロールベースモデルを採用しています。
  2. 管理者権限を持つユーザーは、システムにユーザーを追加し、割り当てることができます。
  3. システム内の特定の機能には、管理者のみがアクセスできます。
  4. Zoho Sign のアクティビティレポートは、すべての処理(ドキュメント操作の日付と時刻の両方)を、ドキュメントレベルおよびユーザーレベルの両方で記録し、この記録は無効化や更新ができません。
  5. Zoho Sign を利用する組織は、次の事項について責任を負います。
  6. 組織のパスワードポリシーおよび 2 要素認証ポリシーを設定すること。
  7. ユーザーに対し、自身の認証情報を他者と共有しないよう教育すること。
  8. Zoho Sign システムに対するシステム設定変更および認証済みアクセスの手順を定義すること。

13. インシデント管理

システム障害やデータエラーに限らず、すべてのインシデントは報告および評価される必要があります。重大なインシデントの根本原因は特定され、是正処置および予防処置の根拠とされなければなりません。.
  1. Zoho には専任のインシデント管理チームがあり、インシデントの記録、追跡、クローズを含むインシデント対応手順を確立し、適切な是正処置を実施しています。
  2. また、関係者がさまざまな媒体を通じて侵害を認識できるようにする侵害通知プロセスも用意しています。

14. 電子署名

電子データには電子署名を付与できます。電子署名には次のことが求められます。
  1. 社内において、自筆署名と同等の効力を持つこと。
  2. それぞれのデータに恒久的に関連付けられていること。
  3. 付与された日時が含まれていること。
  4. デジタル署名付きの電子データは法的拘束力を持ち、ほとんどの企業間契約および取引において自筆署名と同等の価値があります。
  5. Zoho Sign を使用して署名されたドキュメントは、eIDAS 規則に準拠しています。
  6. ただし、組織は、自社の地域における署名済みドキュメントの法的有効性について、法務部門と協議する必要があります。
  7. すべての電子データには、署名者の氏名、署名日、および実行理由を収集する可視の署名が付与されます。
  8. 署名メタデータは署名済みデータ内に保持されます。改ざんが行われた場合、変更された署名は電子データに関連付けられなくなります。
詳細は Zoho Sign の法的ガイドをご参照ください。

15. 事業継続

重要なプロセスを支えるコンピュータ化システムの可用性を確保するため、システム障害時に(例:手作業または代替システムなど)それらのプロセスのサポートを継続できるような対策を講じる必要があります。代替手段を利用可能な状態にするまでに必要な時間は、リスクに基づき、対象となるシステムおよびそれが支える事業プロセスに対して適切なものでなければなりません。これらの対策は、十分に文書化され、テストされている必要があります。
  1. Zoho のデータセンターは複数の地域に分散して設置されており、24 時間 365 日監視されています。
  2. 災害発生時に、Zoho が事業継続および災害復旧(BC/DR)計画に基づいて運用を継続できるようにするプロセスが整備されています。
  3. データセンター内の各コンポーネントは冗長性を考慮して設計されており、DR サイトはメインサイトからの有効なレプリケーションを提供し、メインサイトに障害が発生した場合に稼働するようになっています。
  4. 少なくとも年に 1 回、事業継続計画(BCP)遵守の一環として DR サイトを稼働させ、システムの可用性を確認するテストを実施しています。
詳しくは Zoho Sign の冗長性と可用性についてをご覧ください。

16. アーカイブ

データはアーカイブすることができます。このデータについては、アクセス性、可読性、および完全性を確認する必要があります。システムに関連する変更(例:コンピュータ機器やプログラムの変更)を行う場合は、データを取得できることを保証し、その取得が可能であることをテストしなければなりません。
  1. 電子データは、その内容とともに暗号化され複数のデータベースに保存されており、同一情報のコピーが、いつでも Zoho Sign のインターフェイスからユーザーに利用可能な状態になっています。
  2. ユーザーが削除操作を行わない限り、Zoho Sign アカウントが有効である間はすべてのデータが保持されます。
Zoho Sign のアカウント無効化ポリシーの詳細はこちらをご覧ください。
Zoho Sign におけるデータ可用性の詳細はこちらをご覧ください。

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