Make（旧Integromat）でのZoho Sign連携とワークフロー自動化
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一部の処理はエンタープライズ／APIプランでのみ利用可能です（Zoho Signクレジットを消費します）
Zoho Sign は、オンラインワークフロー自動化プラットフォームである Make（旧 Integromat）でも利用できるようになりました。これにより、Zoho Sign を Web 上の 1000 以上のアプリケーションと連携させて、スマートドキュメントの自動生成、署名の収集、ドキュメントのリアルタイムでの追跡と管理など、さまざまな処理を自動化したワークフローとして構築できます。
Zoho Sign のような電子署名ソフトウェアを紙のドキュメントの代替として利用することで、法人の書類業務における処理時間と事務コストを大幅に削減できます。e サインワークフローはビジネスのペーパーレス化に役立ちますが、書類業務には、法人のオペレーションの一部である他のタスクや対応が伴うことがよくあります。これには、支払い処理や会計データの作成、フォローアップメールの送信、担当者や役員への指示の発行などが含まれます。Make のようなプラットフォームを利用すれば、Zoho Sign と日常的に使用している他のアプリを接続するシナリオを構築することで、これらのタスクを簡単にデジタル化・自動化できます。これにより、そのようなタスクに費やされる手作業の時間を大幅に削減し、生産性を向上させることができます。
前提条件
- 有効な Make／Integromat アカウント
- 有効な Zoho Sign アカウント
- Zoho Sign のアクションモジュールを含み、署名用にドキュメントを送信するシナリオを動作させるには、Zoho Sign クレジットを含むエンタープライズプランまたは API プランが必要です。Zoho Sign クレジットはアドオンとして購入できます。送信される各ドキュメント署名リクエストは Zoho Sign クレジットを消費します。
- Zoho Sign のトリガーモジュールを含むシナリオは、無料版を含むすべてのプランで利用できます。
シナリオとは？
シナリオとは、Integromat 上で作成するワークフローのことで、アプリの変更や処理を自動的に監視し、同じアプリまたは他のアプリで 1 つ以上の処理を実行します。シナリオは、アプリ間でデータを転送・変換するのに役立つモジュールを追加・接続して構築します。
例: Zoho Sign 上のドキュメントのステータスを監視し、ドキュメントに署名されたときに CRM に新しい商談を作成する連携を設定する。
モジュールとは？
モジュールとは、特定のアプリやサービスを使って実行される機能やタスクを表す小さなブロックです。シナリオは、1 つ以上のモジュールを直列に追加し、データの流れと処理方法を設定することで構築します。
例: Zoho Sign を使用して、署名用に送信されたドキュメントの一覧を取得する。
Integromat 上のモジュールは、さらにトリガー、アクション、検索、アグリゲーター、イテレーターなどの種類に分類されます。
トリガーとは？
トリガーモジュールは、アプリ内の特定の変更やイベントを能動的に監視します。この変更やイベントが発生すると、アプリから関連情報を取得し、別のモジュールに渡して利用できるデータセットを生成します。トリガーモジュールはシナリオの先頭にのみ追加でき、1 つのシナリオに含められるトリガーは 1 つだけです。
Zoho Sign は現在、Integromat で 7 種類のトリガーモジュールを提供しています。
- ドキュメントに署名済み - 受信者がドキュメントに署名したときにトリガーされます
- ドキュメント完了 - すべての受信者によってドキュメントへの署名および／または承認が完了したときにトリガーされます
- ドキュメント却下 - 受信者がドキュメントを却下したときにトリガーされます
- ドキュメント取り消し - 送信者がドキュメントを取り下げたときにトリガーされます
- ドキュメント期限切れ - ドキュメントの署名リクエストが期限切れになったときにトリガーされます
- ドキュメント閲覧 - 受信者がドキュメントを閲覧したときにトリガーされます
- ドキュメントを別の担当者に割り当て - 受信者が、他のユーザーに署名または承認を割り当てたときにトリガーされます
これらのトリガーモジュールを使用して、Zoho Sign のドキュメントでこれらの処理が行われたときに、他のアプリでフォローアップ処理を実行するシナリオを作成できます。
アクションとは？
アクションモジュールは、与えられたデータに基づいてアプリ内でタスクを実行します。アクションモジュールは通常、トリガーモジュールと組み合わせて使用され、トリガーによって生成されたデータセットがアクションに渡されて処理されます。アクションモジュールは、タスクの実行時にアプリから関連情報も取得し、利用したり後続のモジュールに渡したりできるデータセットを生成します。アクションモジュールはシナリオの先頭・中間・末尾のいずれにも追加でき、シナリオ内のアクションモジュール数に制限はありません。
Zoho Sign は現在、Integromat で 1 つのアクションモジュールを提供しています。
API コールを実行 - Zoho Sign アプリ内の特定のエンドポイントに対して、認証済みのカスタム API コールを実行します
シナリオを作成する手順
シナリオの作成には一切コーディングの知識は不要で、数分で完了します。プロセスの各ステップで、十分な情報とヒントが表示されます。
- Integromat のダッシュボードで + Create a new scenario をクリックします。
- 接続したいアプリを選択し、Continue をクリックします。
- シナリオエディター画面で、中央にクエスチョンマークが表示されている空のモジュールをクリックします。
- シナリオに最初に追加するアプリを選択します。
- 実装したいモジュールを選択します。
- トリガーモジュールの場合は、使用するアプリの Webhook を選択し、OK をクリックします。
アクションモジュールの場合は、使用するアプリの接続を選択し、OK をクリックします。
- モジュール左下の小さな円にある稲妻アイコンをクリックし、そのモジュールのスケジュールを設定します。
- モジュールの右側にあるプラスアイコンをクリックして、同じシナリオ内に別のモジュールを追加します。
- シナリオに次に追加するアプリを選択します。
- 実装したいモジュールを選択します。
- 使用するアプリの接続を選択し、最初のモジュールから渡されたデータを基にモジュールを設定して、OK をクリックします。
- 必要に応じて、モジュール間の接続線をクリックしてフィルター条件を設定し、OK をクリックします。
- これでシナリオの設定は完了です。
- シナリオをテストするには、シナリオエディター画面左下の Run once をクリックします。
- 正常に実行されると、すべてのモジュールの上にある緑色のバブルにチェックマークが表示され、シナリオが実行可能な状態であることが示されます。
- シナリオエディター画面左下のトグルを使用して、シナリオをオンに切り替えます。
Zoho Sign 接続を追加する手順
シナリオに Zoho Sign モジュールを追加するには、Integromat と Zoho Sign 間の接続が常に必要です。接続を作成すると、Integromat による Zoho Sign アカウントへのアクセスが許可され、データの取得やお客様に代わった操作の実行が可能になります。通常、この操作は 1 回のみで済みますが、この認可が期限切れになったり不十分になった場合は、Integromat と Zoho Sign アカウントの再接続や、権限の延長を求められることがあります。Integromat と Zoho Sign 間には複数の接続を作成することもできます。
- Zoho Sign モジュールの設定パネルで、Add をクリックします（Connection セクション内）。
- 接続名を入力し、Continue をクリックします。
- 認可ポップアップで Integromat に付与される権限を確認し、承認 をクリックします。
Zoho Sign Webhook を追加する手順
Zoho Sign のトリガーモジュールを使用して Integromat がリアルタイムにデータを取得するには、Webhook が必要です。Webhook の作成には Zoho Sign 接続を利用します。そのため、Webhook を追加する前に Zoho Sign 接続を作成していることを確認してください。Integromat アカウント内には複数の Zoho Sign Webhook を作成できます。
- Zoho Sign のトリガータブの 設定 パネルで、Webhook の下にある 追加する をクリックします。
- Webhook の 名前 を入力し、続ける をクリックして、Webhook を作成できるよう Zoho Sign 連携の権限を拡張します。
- 認可ポップアップで Integromat に付与される権限を確認し、承認する をクリックします。
- 保存 をクリックします。
Zoho Sign アクションタブを使用して API コールを送信する手順
Integromat の Zoho Sign アクションタブを使用すると、適切なヘッダーとデータパラメーターを指定して、Zoho Sign アプリ内の特定のエンドポイントに対して認証済みのカスタム API コールを送信できます。Zoho Sign への API コールの詳細については、API ドキュメントをご覧ください。
- シナリオに Zoho Sign を追加したら、アクションタブで Make an API 通話 を選択します。
- 使用する Zoho Sign 接続を選択します。
- エンドポイントパス（URL）、HTTP メソッド、リクエストヘッダー、クエリ文字列、および API コールの本文を追加し、OK をクリックします。
- タブを実行すると、出力は セット販売 > 本文 > requests の下で確認できます。
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