ZapierでのZoho Sign連携
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Zapier 連携はエンタープライズ／API プランでのみ利用可能です - Zoho Sign クレジットを消費します
Zoho Sign は、人気が高く高機能な連携プラットフォームである Zapier で利用できるようになりました。これにより、Zoho Sign を 1,500 以上の外部 Web アプリケーションと接続し、ドキュメントの作成、署名の収集、その他さまざまな処理を自動ワークフローで実行できます。
Zoho Sign のような電子署名アプリケーションを利用する主な利点は、電子署名とデジタル署名ワークフローによりペーパーレス化を進めることで、書類処理にかかる時間と関連する事務コストを大幅に削減できる点です。ただし、書類が完了したとき、または開始する必要があるときには、その前後に、業務プロセスを完結させるための別の対応が発生します。メールの送信、担当者へのタスクの割り当て、追加書類への署名取得、会計データの作成、支払い処理など、これらはすべて手作業で行う必要があります。
Zoho Sign と Zapier を組み合わせることで、デジタルアプリケーション同士を接続し、これらのタスクを自動化するZap（ザップ）を簡単に作成できます。これにより、全体的な業務処理時間を短縮し、生産性を向上させることができます。
前提条件
- 有効な Zapier アカウント
- 有効な Zoho Sign アカウント
- 署名用ドキュメントを送信する Zap には、Zoho Sign クレジットを含むエンタープライズまたは API プランが必要です - Zoho Sign クレジット は追加購入でき、送信される各ドキュメントの署名依頼ごとに Zoho Sign クレジットが消費されます。- Zoho Sign のトリガーを利用する Zap は、無料版を含むすべてのプランで利用できます。
Zap とは？
Zap とは、Zapier を使用して 2 つ以上のアプリケーション間で作成される連携（ワークフロー）のことで、アクション（タスクや機能）と呼ばれる一連の処理を、自動化条件であるトリガーに基づいて自動実行します。Zap は数分で設定でき、コーディングは一切不要です。通常は連携できないアプリ間でワークフローを構築し、日々のタスクを自動化できます。
例: CRM に新しいリードが追加されるたびにトリガーが発生し、そのリードに対して Zoho Sign から署名用ドキュメントが送信される連携。
トリガーとは？
トリガーとは、条件を満たしたときに 1 つ以上のアクションを実行する、イベントベースの条件です。Zapier で Zap を作成する際は、選択したアプリケーションでサポートされているトリガーアクションの一覧から 1 つを選び、トリガー条件として設定します。各トリガーは、条件を満たした際に、そのイベントに関連する情報を Zapier に渡し、後続のアクションで利用できるようにします。
Zoho Sign は現在、受信者とのやり取りに基づき、Zapier で 5 種類のトリガーをサポートしています。
- ドキュメントが却下された - 署名依頼が署名者によって却下されたときに実行されます。
- ドキュメントが完了した - 署名用に送信されたドキュメントが、すべての署名者による署名と、すべての承認者による承認を経て完了したときに実行されます。
- ドキュメントが署名された - 署名用に送信されたドキュメントが、いずれかの署名者によって署名されたときに実行されます。
- ドキュメントの有効期限が切れた - 署名依頼の有効期限が切れたときに実行されます。
- ドキュメントが取り消された - 署名用に送信されたドキュメントが、送信者によって取り下げられたときに実行されます。
これにより、Zoho Sign アカウント内でこれらのイベントが発生した際に、他のアプリケーションでフォローアップ処理を実行することができます。
アクションとは？
アクションとは、トリガー条件が満たされたときに、Zap 内の他のアプリケーションによって実行されるタスクや機能のことです。Zap には、トリガーに対するフォローアップアクションを少なくとも 1 つ設定する必要がありますが、複数のアプリケーションにまたがる複数のアクションを設定することもできます。トリガーアプリケーションから Zapier に渡された情報は、アクションアプリケーションに送信され、そこで利用されます。
Zoho Sign は現在、Zapier の Zap で実行できるアクションを 1 種類サポートしています。
テンプレートを送信 - 事前入力済みのドキュメントテンプレートを署名用に送信します。
このアクションを利用するには、Zoho Sign アカウント内にあらかじめテンプレートが作成されている必要があります。トリガーアプリケーションから取得した情報でテンプレートに事前入力するには、テンプレート内の「Prefill by you」セクションに項目が含まれている必要があります。テンプレート管理の詳細については、 ヘルプドキュメントをご覧ください。
Zap を作成する手順
Zap の作成にコーディングの知識は一切不要で、設定ウィザードに従ってステップごとに進めることができます。
- Zapier に Zoho Sign へのアクセスを認可するほか、Zap を作成したい他のアプリケーションにもアクセス権を付与します。
- Zapier のダッシュボードで Make a Zap! をクリックし、接続する 2 つ以上のアプリケーション（少なくとも 1 つは Zoho Sign）を選択して、トリガー条件とそれに続くアクションを設定します。
- トリガーを設定します - トリガーアプリとイベントを選択し、サンプルデータでトリガーをテストします。トリガーアプリケーションが Zoho Sign の場合は、トリガーイベントを選択します。
- アクションを設定します - アクションアプリとアクション内容を選択し、トリガーアプリから取得した情報を渡します。サンプルデータでアクションをテストします。 アクションアプリケーションが Zoho Sign の場合は、実行するアクションを選択します。
- Zap に名前を付け、有効化します。
Zapier に Zoho Sign へのアクセスを認可する手順
Zoho Sign のあらかじめ用意されたトリガーとアクションを使用して、お気に入りのアプリとの Zap を作成するには、まず Zapier に Zoho Sign アカウントへのアクセスを認可する必要があります。
- Zapier アカウントにログインするか、新しいアカウントを作成します。
- 上部ナビゲーションメニューのMy Appsをクリックします。
- ドロップダウンからConnect a new account...をクリックします。
- Zoho Signを検索し、ドロップダウンからアプリケーションを選択します。
- ポップアップ表示される Zoho サインインページで Zoho の認証情報を入力し、アカウントにサインインします。
- 承認するをクリックして、Zapier に Zoho Sign アカウントへのアクセス権を付与し、データの取得やその他のタスクを実行できるようにします。
- 設定が完了すると、Zoho Sign アカウントはConnected accountsセクションに追加されます。正しく接続されているか確認するためにテストすることもできます。
- 接続が正常に追加されたら、自動化（Zap）の作成を開始できます。
アイデアが必要な場合は、Zoho Sign + Zapierで可能な連携をすべてご覧ください。Zap の設定中に問題が発生した場合やご不明な点がある場合は、Zapier サポート宛てに contact@zapier.com までお問い合わせください。